OFIMATICA EMPRESARIAL
CURSO MICROSOFT PROJECT
Es un programa de administración de proyectos diseñado, desarrollado y
comercializado por Microsoft para ayudar en el desarrollo de planes, asignación de
recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar
cargas de trabajo.
La Administración de Proyectos
La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas
y recursos para alcanzar un objetivo, con delimitaciones de tiempo, recursos o costos.
Un plan de proyecto puede ser tan sencillo, como, por ejemplo, el cumpleaños de algún
familiar, de nuestra pareja o de algún amigo en el cual comenzamos a programar con
antelación todas las labores que vamos a realizar hasta lograr nuestro objetivo, (cada
tarea cuenta con un tiempo determinado de ejecución en un día específico), recomiendo
que todas esas tareas sean escritas y que a medida que se vayan cumpliendo sean
chuleadas. O puede ser tan complejo, como, por ejemplo, la construcción de un estadio,
una carretera o de un puente que atraviesa un rio e interconecta 2 ciudades, con cientos
o hasta miles de tareas y recursos, y un presupuesto de mucho dinero.
La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del
proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre
los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.
Además, todos los proyectos constan de tres fases principales:
1. Fase de Creación y Planificación de un Proyecto
2. Fase de Ejecución y Seguimiento del Proyecto
3. Fase de Cierre del Proyecto
Para la creación de un proyecto recomiendo la construcción de un mapa mental (cuyo
creador es Tony Buzan) que traerá consigo beneficios como, tener una visión global del
proyecto, ayudar a organizar ideas, gestionar el tiempo, planificar mejor las tareas,
tomar decisiones, entre otras; y para esto se puede empezar con una hoja de papel, un
lápiz y colores para comenzar o si se quiere ser más tecnológico, hay varios programas
de computador que ayudarán a esta tarea como son MindManager, Xmind, iMindMap,
etc., donde permite planear un proyecto para luego ser exportado a Microsoft Project.
Programas de gestión de proyectos
Existe en el mercado una variedad de programas que permiten ayudar a los
administradores de proyectos a ejecutar sus labores de una mejor manera, los hay
para Windows, MAC y Linux algunos con costo como Microsoft Project, intervals,
basecamp, goplan, proyectos net easy, aceproject, zoho projects, deskaway, workspace
y otros gratuitos como ProjectLibre, open workbench, ganttproject, fusiondesk starter
edition, taskjuggler, otros también en línea como redmine, dotproject, projectpier,
collabtive, trac, phpcollab y phprojekt entre otros.
En este caso, hablaremos de Microsoft Project que es un programa para la gestión de
proyectos. Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de
tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como
materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el
presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible
que puede ser utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a
programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su
progreso.
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¿Qué es un proyecto?
Es un conjunto planificado de tareas que, combinado con recursos humanos,
materiales y financieros, todos están encaminados a obtener un producto o lograr un
determinado objetivo, con un tiempo de inicio y de fin determinado.
Antes de realizar un proyecto debo de tener en cuenta lo siguiente:
Cuál va a ser el objetivo, su alcance.
Cuáles son las tareas a realizar
Quien se encargará de las tareas
Cuanto tiempo durarán esas tareas
Costo del proyecto
Delimitaciones
Temporalidad
Todo proyecto está delimitado por una fecha de comienzo y una fecha de finalización.
Por lo general se sabe la fecha de comienzo y se calcula la fecha de finalización.
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Fecha Inicio Fecha Final
Pero en ocasiones se conoce la fecha de finalización de un proyecto y toca calcular
retrospectivamente la fecha de comienzo.
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Fecha Inicio Fecha Final
Fases de un Proyecto
1. FASE DE EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN
a. Llevar y actualizar información del avance del Proyecto
b. Comparar avances con la Línea Base
2. FASE DE CIERRE
1. Cierre del proyecto
Triangulo de Proyecto
El administrador del proyecto deberá hacer un balance de las delimitaciones
del Proyecto que son ámbito (tareas), costo y tiempo.
Esta simbología fue popularizada por Harold Kerzner.
Si el costo o el tiempo aumentan o disminuyen por cualquier razón
(presupuesto), el ámbito y el tiempo/costo se van a ver afectados.
No pasa lo mismo si se reduce el ámbito ya que afectará de forma proporcional
a los otros 2 lados del proyecto.
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Inicio de Proyecto
Para empezar un proyecto y llevarlo a cabo, lo primero que se debe saber son las Tareas
a desarrollar y su Duración, es decir las fechas de inicio y finalización de las mismas.
La directriz de un proyecto debe tener en cuenta tres aspectos importantes:
Recursos:
Trabajo
Material
Costos.
Gestor de los Proyectos (persona que administra el proyecto)
Parte de Microsoft Office Project
Diagrama de Gantt
Henry Laurence Gantt, (padre de la
Gestión), Ingeniero Industrial Mecánico
Norteamericano y discípulo de Taylor,
desarrolló y popularizó entre 1910 y 1915,
este tipo de diagrama con sus
investigaciones en la Administración
Científica (bonificación por tarea y el
humanismo).
Es la representación gráfica de la
dedicación de un tiempo determinado en
realizar tareas o actividades.
Tareas
Son todas las labores secuenciales a realizar de forma lógica y ordenada a través del
desarrollo de un proyecto, las cuales constan de alguien que la ejecute, de un costo, de
un principio y un fin.
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Se pueden introducir en el Diagrama de Gantt con su duración, su fecha de inicio y su
fecha de fin, ya sean programadas de forma manual o de forma automática.
Vínculos de Tareas
1. FIN A COMIENZO (FC). Una tarea no puede comenzar hasta que haya
terminado otra
2. COMIENZO A COMIENZO (CC). Una tarea no puede comenzar hasta que
no haya comenzado otra
3. FIN A FIN (FF). Una tarea no puede finalizar hasta que haya terminado otra
4. COMIENZO A FIN (CF). Una tarea no puede finalizar hasta que haya
comenzado otra (Ej. Una tarea no termina hasta que el proceso de auditoria
no haya empezado)
Estructura de EDT (Estructura descomposición de Tareas)
Es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que
será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear
los productos entregables requeridos.
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Recursos
1. Trabajo: Son todos los recursos humanos constituidos por personas y
equipamiento necesarios para realizar las tareas programadas.
2. Material: Son todos los elementos consumibles utilizados en la construcción,
como cemento, arena, hierro, cables, ladrillos, etc. y recursos financieros
(Dinero).
3. Costos: Son todos los gastos que no se ven representados en la obra como los
de representación, viáticos, viajes, comidas, vuelos, pago recibos (celular,
internet etc.), también son los que nos permiten contratar, arrendar o comprar
recursos que pueden ser humanos, instalaciones, equipos o materiales
Los Hitos
Son acontecimientos importantes / especiales de un proyecto, los cuales se quiere
resaltar en el transcurso del tiempo
Tareas Criticas
Son todas aquellas labores que, por su complejidad, dependencia de terceros o
incertidumbre, que influyen o alteran el fin de un proyecto.
En el programa Project a las tareas críticas se les puede asignar un color rojo.
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Ruta Critica
Es el conjunto de tareas (o a veces una sola tarea) que controla las fechas de
comienzo y fin calculadas para el proyecto.
Diagrama de Red
Permite comprender las relaciones entre las tareas.
Línea Base
Es el conjunto de actividades o tareas que la conforman, su organización en el
calendario, sus costos, y los requerimientos técnicos que se necesitan. Con la línea
base de un proyecto, es posible medir su avance real conforme se van realizando
cada una de sus tareas.
Informes
Es la manera como le rendimos cuentas a nuestros jefes o dueños del proyecto de
cómo está avanzando la obra.
Fase de Ejecución y seguimiento
Ahora si podemos comenzar a EJECUTAR el proyecto y hacerle un seguimiento para
saber si lo planificado se está ejecutando.
Fase de Cierre
Finalización del Proyecto y entrega del mismo.
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