...

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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE . -~'l."·

CAPÍTULO XXVI

HERRAMIENTAS DEL
.J PROCESO CON.TABLE:
LOS REGISTROS AUXILiARES

l. EL REGISTRO MAYOR AUXILIAR

1.1. El registro mayor auxiliar en un medio manual de registración.

1.1.1. Circunstancias que justifican su implementación

rl. Los registros mayores auxiliares surgen por la existencia y uso de un
gran número de cuentas individuales por parte de la organización, las que al
estar incluidas en el mayor general generan un registro de considerable tama-
ño y volumen.
Por razones físicas, el manejo de este registro está bajo la responsabilidad
(J de una persona, lo que produce un importante problema, el estrangulamiento
:~1'.
del normal flujo de la información, también denominado cuello de botella.
Estos problemas harán que la información se atrase en forma considerable
cuando mayor sea la cantidad de cuentas colectivas e individuales a utilizar, ha-
ciendo perder a la información contable una de sus principales cualidades, la
oportunidad.
La solución está en realizar una adecuada división del trabajo a través
de la implementación de un sistema analítico-sintético de registración, con
registros principales y auxiliares.
El sistema analítico-sintético de registración, consiste· en implementar

~
·::-.·, registros auxiliares que se conforman por un conjunto de cuentas analíticas e
:. .:Y;~·
·'7,
individuales, de concepto homogéneo, segregadas de las cuentas colectivas del
: :\ registro mayor general.

458 Héctor C. Ostengo ·.. ···':~~'·~:-~~:Editorial Osmar D. Buyatti 459

.-~:J[~,,,
 -~~~-'.f

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE ·•. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Por lo tanto, se deja en el registro mayor general el manejo de la cuenta 4. Es flexible al permitir la intercalación de nuevas cuentas individuales ya
sintética o colectiva que trabaja como resumen de la información, al mostrar en que es un registro de hojas movibles o sueltas.
forma condensada los débitos; créditos y saldos, los que se expresan en forma 5. No es exigido por la ley, por lo tanto es no indispensable desde el punto
detallada en cada una de las cuentas individuales del registro mayor auxiliar de vista estrictamente legal.
respectivo.
En vista a estas circunstancias, se debe desagregar el registro mayor
general en tantos registros mayores auxiliares como sea necesario, según el ·<CONTIE~E >: . ·: .
grado y calidad de información que se desee obtener y de la cantidad de cuentas .• OINFORMACIÓN 'PÓR :{t
individuales en que se subdividen las distintas cuentas colectivas.
.·coNcEPTOS ANÁLOGós."
.·• •• '·,'o_•.<.·
:· .. ¡

Esto permite la simultaneidad de tareas y posibilita encargar o asignar el

manejo de.cada registro auxiliar a distintos responsables.
Se dice, entonces, que el registro mayor auxiliar es un registro que fa- ·~ ~- . ';-: ~

~'-----'--...'.~,_.,...:~;.......;.~·. ~'I · ~~~~~~~~f>:/j

1 .•

cilita la división del trabajo y la implementación de áreas de responsabilidad ·j\jo IN~ISPE\\IS~,BL,E

dentro de la estructura del sistema de información contable.
Ahora bien, si las cuentas individuales son pocas no se justifica la utiliza-
._···· .· SIEMPRE.PARA sus:-::.''.-
ción de estos registros mayores auxiliares, llevándose los mismos directamen- .....'-PRIMERÁ
' ... '' .
-:.~.·
ENTRADA" --~ . . ·é:ul:Nt.As.iÑ01viouÁLÉs~
' . ~ ~.- . . .
te en el registro mayor general.
...
!;
1.1.2. Características y tipos de registro mayor auxiliar
Por ser una desagregación del registrJDnayor general, se deduce al ma-
yor auxiliar como un registro específico y autónomo que tiene entidad cuando .....
el medio de registración es manual, perdiendo tal entidad cuando el medio de ~--

registración es por PED, ya que estos registros auxiliares quedarían incorpora-

·¡ Figura 1
dos dentro del registro mayor general.
Por lo tanto, la tabulación de las características y tipos de registros ma-
yores auxiliares, como registro específico y autónomo, se refiere exclusivamen- Ejemplos de tipos de registros mayores auxiliares:
te a los casos en que los mismos se llevan por el medio manual de registración",
a saber (ver :fig. 1):
1. Surge de la desagregación lógica de una cuenta colectiva de mayor ge-
neral que de por sí ya es homogénea, por lo tanto éste es también un
. .':·;, ,.~_'-·, . . ._.:~:~~i~~~~6~~~~~~0~,i~~~~~~~~~::··::<~::·.-::/,:i:·:f:\.
: :)·:- REG~~_TRO M;t\YqR A~x~L.14R DE -~ERCAoE:!{ÍAS ~ FICHA.s'·sro.c~< :,
registro homogéneo. " ·.· -~ ' ··>REGISTROMAYOR-AUXILIARDE PROVEEDOREs··,;,; x.\7 __ ; .;:........

2. Contiene información parcial y sólo referida a los conceptos vinculados

a la cuenta colectiva del mayor general, es por lo tanto registro auxiliar.
;;•.... :·: :_:;RRE~.~vR~~;fJ~R~;:ib~~R;~E~d¿G~i~i~~SAAló~~~;-~·-·t·-~ ~.... ~·-

3. Se registra directamente desde los comprobantes a :fin de proporcionar un

procedimiento adecuado de control interno. Utiliza a las cuentas colec- El diseño, que cuenta con renglones para facilitar la escritura, en su for-
tivas registradas en el mayor general, como control. Bajo este esquema, ma más generalizada es el siguiente:
es siempre un registro de primera entrada. f'···_
460 Héctor C. Osteogo · • ' ·, Editorial Osmar D. Buyatti 461

-· -:-
ftf''!
"· ..
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,! :
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
~· ~ :
~ '. ,.::_-
)fi~gistros mayores aux~liares, e.ad~ OEF que ~o~tenga cuentas colectivas e indi-
~T~iduales, debe ser registrada s1gmendo los s1gmen.tes pasos:
1º Se vuelcan los datos directamente del comprobante a la o las cuentas
individuales' del registro mayor auxiliar.
2~ Desde el mismo comprobante, el dato englobado o resumido se anota en
el registro diario general, en la cuenta colectiva que se corresponde con
las cuentas individuales ya registradas en el registro mayor auxiliar.
3° Esta información almacenada en el diario general, se pasa posterior-
mente al registro mayor general, mediante la denominada acción de
mayorización.
4° El circuíto se completa con el control cualitativo y cuantitativo de los
pases realizados desde el comprobante-fuente hacia ambos registros, se-
gún se ve en la igualdad expresada a continuación:
Figura 2

· Donde el control básico es: ·

il
Pigura 3

,. .. , La utilización de registros mayores auxiliares ert un medio de registra-

;~:dón manual, Úene las siguientes ventajas: ·
j}.' - Facilita la di~isión del trabajo al permitir el trabajo simultáneo en varios
Habrá tantas hojas o fichas de este diseño como cuentas individu~l :,-, registros mayores auxiliares y
tenga desagregada ·1a ?uenta colectiva respectiva. Permite determinar e implementar áreas de responsabilidad, al quedar
Por ejemplo habrá tantas fichas de mercadería "A", "B", "C", etc., cqq cada uno de ellos bajo el manejo. y responsabilidad de un encargado.
tipos de mercaderías comercialice la organización y las mismas estarán engl
badas dentro· de la cuenta mercaderías del registro mayor general (ver fig. t
. • l''
· 1.2. El.registro mayor auxiliar en un medio con PED.
. Otro ejemplo, hal:>rá tantas fichas individuales de clientes que comfü
nen el registro mayor auxiliar de clientes (o 'de deudores varios), com.o ca& , . · Cuando una organización implementa un medio de registración por .. -,
tidad de clientes tenga la organización, cuya suma totalestá englobada enii fPED, los registros mayores auxiliares quedarían· inco;.porados dentro del m'a.~ .,.
cuerita clientes del registro mayor general (ver fig. 3). :'~¡;: ';yor general (ver fig. 4). .
En resumen, esta relación entre cúentas individuales y. cuentas cole{ En este medio de registración; basado. en el procesador electrónico de
vas, permite utilizar a estas últimas como cÍientas control. · :;~~ '.datos, el esquema de registración analítico-sintético se implementa dentro del
/propio esquema de registros principales.
1.1.3. Pasos para una registración analítico-sintética Aquí ya no existen los cuellos de botella por no poder realizar una buena
Cuando se desagrega el registro mayor. general, obteniéndose distint; :división del trabajo, ya que se tiene la posibilidad de acceder simultáneamen-
. ~/~¡ ·?.
4!)2 Héctor C. ü'ste~¡ ¡~~itorial Osmar D. Buyatti 463
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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Yfl~•h1 {~· EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
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te, a través de dist~tas ter~inales, al software del procesador y consecuente-{~~l~ ~fi:: 2. EL REGISTRO SUBDIARIO O DIARIO AUXILIAR
mente a su roemona y archivo. ;:.·.~?-·~; ';',j
Dada la velocidad ~ue ·dispon~ est~, medio, po: más elev~da que sea l~-~~~f.~l. ~;:_ · 2.1. Consideraciones generales respecto a los subdiarios
can~idad de OEF que realice l~ organiz~~ion, no se pierde el atnbuto de opor-'.¿¡;if~:.;17-f,·
tumdad que debe poseer toda mformac10n contable. 1
• _:; \'..!) ~f El estudio de los registros subdiarios no se hará separadamente, en fun-
·_ •'Jo t/J::.:.
En otras palabras, al llevar tanto las cuentas colectivas como las indivi-~·~. ~::'-~~ {t ción al medio de registración que tenga implementado la organización, como se
duales en los registros principales, se hace innecesario desagregar el registra··~-.~·~~~: ~r. hizo en el caso de los registros mayores auxiliares (ver ítem 1).
mayor general en registros mayores auxiliares, ya que en definitiva estos últi- \''?~,~~ Ki· La razón de esto obedece a que tanto en el medio manual como en el
mos quedan incorporados dentro del sistema de registros principales. . \.:.:.;~~):V,;: medio con PED y por una razón u otra, es necesaria la utilización de registros
Se genera así un registro mayor principal analítico-sintético (ver fig. 4). \' {;· ..
- t\.J<·!l'-f
! }I· subdiarios. Fundamentalmente por los requerimientos de los organismos de fis-
El control es: . : · .;' ."»~ calización que exigen la implementación de determinados tipos de subdiarios
. ~·:· :·"¡ ;f~· (ver el siguiente ítem 3.)
~-·~: ~ ~: Además de estas exigencias, para el caso del medio manual hay otros
motivos que requieren su utilización, lo que será desarrollado en este ítem.
~ . ~~~ t~
~" ' La organización, entre el gran número de hechos económicos registra-
.;1~:··
'-.lo l.'~
bles que realiza, pro.cesa muchas OEF de carácter repetitivo, es decir, aquellas
referidas a cuentas análogas o a conceptos idénticos. Por ejemplo todas las
.. ~ ~¡.'/ ~~r.. compras, todas las ventas, todos los pagos, to.dos las cobranzas, etc.
;; .
'" ,.•.,...
~~

.li ,.
Como todas estas operaciones deben registrarse en un mismo y único
,...~ ~..,...
registro diario general, se presenta un nuevo cuello de botella o punto de es-
n;:¿~tJ·;~&,:l:··~~Ro·sg~:op~¡~_~.Y,e,~~~·R§;l,_~ttP.~~:,v:~~-~A~l·~.!~;. q)~tiN.t,()s5'.~Í~J~f;{~~ ·;i
~: ;¡o:;~.· trangulamiento de la información, ya que sólo una persona puede trabajar al
•1,,.
Figura 4 ., '· mismo tiempo en dicho registro.
'A~- Este problema de registración se soluciona desagregando el registro
·~ ~~
Se observa que el control pasa a un segundo plano ya que el procesador diario general en diversos registros subdiarios, en función de la diferente ti-
lo realiza automáticamente, además, se debe recordar que el comprobante- pología de las OEF repetitivas que la organización realiza.
fuente se procesa una vez y no dos veces como se vio en el medio manual. No .:·'¡.;,:o, El artículo 322 del CCC que hace referencia al registro diario, expresa
obstante, el sistema permite implementar otros tipos de controles y todos de ·...-1·~
...,- ..
que las operaciones relativas a la actividad pueden llevarse individualmente o
excelente calidad. en forma resumida por un período que no exceda el mes. Como consecuencia
ti'.
de esta disposición, este artículo hace referencia a los subdiarios, cuando dice:
En definitiva, lo que se prioriza en este esquema de registración con utiliza- ., ..·. "Estos resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en
ción del PED, es definir el nivel de lectura y análisis de cada partida (ver fig. 4): ~.
ti, . .. . ·;,_..
:~
subdiarios, los que deben ser llevados en las formas y condiciones establecidas:·

~l ;-. 1
Nivel de lectura y análisis sintético ~ se leen únicamente cuentas co-
en los artículos 323, 324 y 325".
lectivas y aquellas otras cuentas individuales que no tengan implementa- • <

... __ ....
. "El registro o Libro Caja y todo otro diario auxiliar que forma parte del
da o no se correspondan con uná cuenta colectiva. ~:.:

sistema de registraciones contables integra el Diario y deben cumplirse las for-

Nivel de lectura y análisis analítico ~ se leen las cuentas individuales, j :~~-
...... malidades establecidas para el mismo".
que en el medio manual conformarían el registro mayor auxiliar. 1 ...J.

~~
'::.-:
De este artículo se pueden inferir algunas características vinculadas con
. -~
~ ••i

~'-e

464 Héctor C. Ostengo ~ :; Editorial Osmar D. Buyatti 465

...!. :~ .....
. -"1~
\L:~:i: .·:f.
 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE ··: EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

los subdiarios. En primer lugar, el vínculo entre diario y subdiario, puede da:
.¡'~~·:~

<;~'.~~~
.
- 6. La registración en los registros subdiarios es cronológica al igual que
de dos (2) formas . '
a saber: ;,(fft~ ~ ~=:
""l '_·" '. ~(
en el registro diario general. Lo mismo ocurre con el registro mayor
(a)A través de asientos resiímenes del contenido del subdiario, los que se <t~D;~[;_ general y los registros mayores auxiliares, que son cronológicos dentro
registran en el registro diario (primera parte de lo expresado en el artí- . '::·i:~~ L < de cada concepto análogo o cuenta, sólo que su cronología no es suce-
culo 327 anterior). En la figura 6 se ve la flecha con un (a), que indica el :· \~'.·:>H\'. siva hoja por hoja como en el registro diario general y los registros
tipo de vínculo. Es el vínculo más usual. · :7j\/1 &:. subdiarios.
(b) Cuando el subcj.iario se considera que integra el registro Diario, por lo .-:.->.F:~ ~,-_:
que es una extensión de este. Aquí no hay necesidad de hacer asientos " - -
resúmenes (segunda parte de lo expresado en el artículo 327 anterior). En.
fa figura 6 se ve la flecha con un (b), que indica el tipo de vínculo. Es el .·
vínculo menos usual. .

En ambos casos se deberá considerar al subdiario como un registro in-

dispensable no citado expresamente por el artículo 322 y por lo tanto cumplir
con las formas y condiciones establecidas por el artículo 323 (encuadernación :.., ...
. ,.

--~rn
e individualización por el Registro Público), por el artículo 324 (vinculado con
las prohibiciones) y por el artículo 325 (vinculados a la cronología, idioma,
moneda y lugar de permane:p.cia en los registros}.

2.2. Características de los subdiarios

Las principales características de los registros subdiarios son (ver :fig. 5}:
l. Al ser una desagregación del re.gistro diario general, en función de OEF
repetitivas análogas, es también un registro homogéneo.
'
2. Contiene información parcial producto de la desagregación operada, por ·:~ 1j
lo tanto es un registro auxiliar.
...:~·.;:
3. Es siempre un registro de _primera entrada para aquellas OEF repeti- ·:· ;·1?./
tivas que tienen implementado un registro subdiario, dejando al registro
diario general como registro de segunda entrada de las. citadas OEF Figura 5
repetitivas registradas en el registro subdiario.
4. Ya sea que su vínculo con el registro diario sea a través de asientos resú- 2.3. Algunsas de las consecuencias lógicas de la implementación de
menes o formando parte integrante del mismo, el registro subdiario debe subdiarios
cumplir con las mismas formalidades que el registro diario. Por lo tanto,
para un medio de registración manual, debe ser encuadernado a priori
y para un medio con PED, debe ser encuadernado a posteriori. Cuando el medio de registración es manual, estas consecuencias se
pueden tipificar en:
5. En función del artículo 327 antes citado y analizado, se concluye que
es un registro indispensable no citado expresamente como tal por el
artículo 322 del CCC. <'t~ .,!~lf;
a. la reducción del tiempo de trabajo y
b. la reducción de la posibilidad de cometer errores.
466 Héctor C. Ostengo Editorial Osmar D. Buyatti 467
 .-.~··
. :~>.. •...~: t:.~
';::_~\!·: ~-.· .
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
--=-- . ·... ··,;·- <

a. La reducción o ahorro de tiempo de trabajo se obtiene: ·1· idénticas y se codifican las cuentas que se debitan y las cuentas que se
> Al permitir la simultaneidad de tareas, tal cual se vio también en el acreditan.

"J
caso de los registros mayores auxiliares, al existir la posibilidad de asignar a 2º Se distribuyen estos comprobantes entre los registros subdiarios habilita-
uno o más responsables la registración de cada subdiario en particular. ! dos que correspondan.
·. 1
:> Al reducir la cantidad de pases desde el registro diario general al re- 3° Si se tienen habilitados registros mayores auxiliares, se procede a volcar-
gistro mayor general, ya que los datos que el registro diario general recibe son los en el que corresponda.
acumulados o agregados, pues provienen de asientos resúmenes o globales 4º Se vuelca el comprobante en el registro subdiario correspondiente, utili-
de los registros subdiarios. Estos asientos resúmenes podrán hacerse uno, dos í zando las columnas tabuladas si tiene cuenta habilitada o en la columna
o tres por mes, por lo que la mayorización en el mayor general se simplifica 1
.! de varios si no tiene columna específica habilitada .
al reducirse considerablemente la cantidad de asientos de diario. Es importante 5° Al final de la semana, quincena o mes se elabora el asiento resumen. Se
l.
recordar aquí lo que establece el cuarto párrafo del artículo 61 LGS - ley 19550, f reitera que el período de resumen o globalidad de un asiento resumen no
que dice: "El libro Diario podrá ser llevado con asientos globales que no com~ puede exceder de un mes, según lo establece el cuarto párrafo del artículo
prendan períodos mayores a un (1) mes". 61 de la LGS y el artículo 327 del CCC.
> Su diseño tabulado permite, columnas específicas que eliminan el Para elaborar el asiento resumen, se suman todas las cantidades de cada
texto. En ese sentido, los asientos se registran en una sola línea y, además, lo columna habilitada; respecto a los movimientos de la columna varios,
que debe escribirse está simplificado, ya que se eliminan descripciones de deta- como contiene diversos tipos de cuentas requiere un trabajo adicional, se
lles extensos. deben sumar cuenta por cuenta análoga, obteniéndose una única cifra por
cada tipo de cuenta.
b. La reducción de la posibilidad de cometer errores 6º Se vuelca el asiento resumen en el registro diario general.
> La división del trabajo genera áreas de responsabilidad, esto facilita ·.• Si el registro subdiario está integrado con el diario general, los pasos 5° y
la asignación de tareas y delimitación de responsabilidades, lo que permite la 6° no se realizan, ya que no se hacen asientos resúmenes y del subdiario
ubicación o localización de errores en forma más exacta e inmediata. se pasa directamente al paso 7°. Recordar lo que dice el último párrafo.
del artículo 327 en la parte pertinente: . .. "todo otro diario auxiliar que
2.4. Contenido y vínculos con el diario forma parte del sistema de registraciones contables integra el Diario ...
"(ver fig. 6).
En general, los registros subdiarios están diseñados para sistematizar los 7º Se procede a la mayorización en el registro mayor general (ver fig. 6).
asientos de las OEF repetitivas, ya que en su rayado se prevé la existencia de 8° Finalmente se hace el control entre las cuentas individuales de los regis-
distintas columnas que representan las distintas cuentas que deben debitarse y tros mayores auxiliares y sus correspondientes cuentas colectivas en el
acreditarse. registro mayor general, visto en el ítem 1.
Para aquellas operaciones en que intervienen cuentas que no tienen ta-
bulación (o columna) específica habilitada, se debe disponer de una columna En el registro diario general además de los asientos resúmenes, se ie~
adicional de varios. Para este tipo de operaciones, se habilitará también, una gistran directamente todas las otras OEF que no se registran previamente en un
columna de detalle para poner el nombre de la cuenta. registro subdiario, tanto por ser no repetitiva como por no tener un subdiario
Los pasos seguidos para una registración de OEF repetitivas que tengan habilitado. Con la implementación de los subdiarios, el registro diario general
habilitado registros subdiarios, son: '.
L se hace más sintético ya que la información analítica ahora está contenida en
1 º Del comprobante fuente de un hecho económico registrable, se hace ,
.í aquellos (ver fig. 6) .
la clasificación de los mismos según conceptos y cuentas análogas o

468 Héctor C. Ostengo Editorial Osmar D. Buyatti 469

pr
EL SISTEMA DE INFORMAciÓN CONTABLE
; EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
t.:.----------
¡;{' referida al movimiento de fondos, dando origen al subdiario de caja, el que

,~JJi~l~ll~lfl;~r
!:3"'·~;t; 1~.t Juego para profundizar la división del trabajo y cumplir con pautas de control
:{~:1.'.V?d~ ~t interno se lo divide en registro subdiario de caja ingreso (como sinónimo de
.::·'.g(F~~tf¡F entrada de fondos) y en registro subdiario de caja egreso (como sinónimo de
::·."
./~'?'.f0 ~·.:; salida de fondos).
·:' {;\V:i! r.,:.· En general, todos los subdiarios están diseñados bajo la forma de un dia-
~):~'.,::/{~ t· río tabulado, correspondiendo un conjunto de columnas para movimientos al
'.}j,;.¡+;~ ~;: debe (flujos) y un conjunto de columnas para movimientos al haber (flujos).
· :·:~:iJE:~]~L Así por ejemplo, el ·subdiario de caja ingresos o entradas contie-
i''/',~::·."¡;¡;-i.
..... · . . , :;,,, r• · ne ver fiig.. 7·)·.
. ( .
·<?/~~~ tt:. 1. Un conjunto de datos cualitativos· distri.buidos en columnas de la siguien-

'0~l;;a ~ r;::, día ymes,

/+: ';ifr: - tipo y número de comprobante,
, ·;.:~E -
,·;~~f~~ttJ~~~~M{~~:~~~:¡~wei~~~~~~1~@i~i~~~~~~t~;~f¡;~~~Yl~t,i1Im~~¡f~
detalle de la operación,
·.. ( 2. Un conjunto de datos cuantitativos distribuidos en .columnas de la si-
Figura 6 guiente forma:
una primera columna de· importes que representan los débitos a la
Ejemplos de tipos de registros subdiarios son: cuenta caja, ·
un conjunto de columnas específicas con los nombres de las cuentas
que representan los créditos (haber), ·
3. Una parte de cuentas varias compuesta de:
~
una cólumna cualitativa para el nombre de la cuenta de haber ~ acre-
ditada que no tiene columna específica,
JtEGiSTRO ~UBQIARI<:) ()EV~l\ITA~J"'.) :, . •.·.
una columna cuantitativa para el importe acreditado en dicha cuenta.
·'\:qrREGIS'FRO'>:S.üBDl;ARIO'.'DE'CllENtl
;;\!;~~,q1~m~~~~;9.~;R~!&~1S!L~~~1~,q.t\?ie~~r·· , .... "·" · ~
.,,,
,::~~~J.~'T~~8J~l~gl;~!X#~P:Wt~~9~F:~'g~1t,,, ... ,
.'1";

...
.•..
·. I~~~ .......
(*) (**) Estos subdiarios són alternativos según el sistema de registra- ,·,
ción que se implemente y el medio de registración (manual o PED) que utiliza :1}
:''·
la organización. ~>

1 ~.'.1~··»
2.5. Diseño de los registros subdiario de caja ingreso y egreso .:Ti.~
'.!'~·
•t:·.
Estos registros subdiarios son de utilización cuando la organización tiene .:·¡¡.
implementado el medio de registración manual. ..,."~:
' ..· Figura 7
La primera desagregación que experimenta el registro diario general está 1
,,:-
471
470 Héctor C. Ostengo .•. ¡;;· Editorial Osmar D. Buyatti
';,·.,.]~;
 ~~.~~~-

·.. ·:~~~;; ....

. .~(·:·.i..~ ·)'!~··
~~·~-~ EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

-
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE ;'0;·
:.f'"..fi¡.~~;
J~ .....~.·? ·,~\··.
------;::.~~·."· .::::.~. :~<·
Control básico: total columna (1) = L columnas (2) <·,·\:~~: *-< Del tipo de información que se requiera,
De la característica específica de la organización,
. :<:.. '_>~
Con respecto al registro subdiario de caja egreso o salida, la distribü~,; : .';~ > Del tipo de equipo o medio de procesamiento que se disponga y
ción es similar, s~lo que la primera columna corresp~nde a los créditos (haber} . ·' ···~ ~- · fundamentalmente de las exigencias de los organismos de contralor y
para la cuenta caja, y el resto de las columnas especificas y la columna de va~::· ' i~ k:. fiscalización.
rios corresponde a movimiento al debe (ver fig. 8). - ·· ~.~-
w:· ·:-:...
.· ~.;· }<· riEci1sr~Ac1ó.Ñ :-.
- .~ ~: ·.~--~- .
POR MEDló·· .'
\;~~ -~~. -MANUÁL <.-
f~ ~· ___., ...\.·."'='~···.«.·!.;_:.::'/!

'·:~·......::,:.

u
_ '.·

RE~ÍSTRACló'Ñ ._.
. ·:¡--··
·:'. \:\:
~ .
•
.-
POR MEDIÓ PEO'
••
·; ·_ . ·:
~ .... --~;!,;!-·•• ,_,,_ , •.

::f.
. ; ~~:
' ~, 1:!7·_
Figura 8
J~~· ~-t-'
Control básico: total columna (1) = L columnas (2) ·.tk· LOS REGISTROS SUBDIARIOS SEGÚN LAS NORMAS DE CON-
.·~-~¡' 3.
~ .~ TRALOR Y FISCALIZACIÓN
Nota: El registro subdiario de ventas y el registro subdiario de compras, ·· ..·-} .f''
tipificados anteriormente, su diseño y contenido se verán en el ítem 3. vincii- ·
lado con los registros auxiliares exigidos· por los organismos de contralor y . . -~ :~ 3.1. Sujetos obligados a llevar registraciones
fiscalización. · . · ·; '2: ., l~--

S i se utilizan medios de procesamiento electrónico de datos - PED, Ja:s. S{:· El organismo de contralor y fiscalización nacional, bajo la forma de la
características expresadas anteriormente en este capítulo respecto a este medio ·} h:
Administración Federal de Ingresos Públicos - AFIP, obliga a todo individuo,
de registración, hace inexistente el problema de la gran cantidad de OEF. · '· .::·~~: comerciante, ente económico, organización, etc., ·que realiza actos o hechos
repetitivas. -~ . .}~;:'. económicos registrables y que, además, están obligados a e~itir comprob~~- , ;1-,,
Es por eso que, generalmente cuando se implementa PED no se contem- ·:--/ · -~ ;f tes en los términos de lo desarrollado en el ítem 5. del capitulo XV, a llevar .,. .·
pla la existencia autónoma de registros subdiarios, ya que éstos se encuentra~ ""··' :\~ ::~r determinados registros, cuyo diseño y características serán desarrollados en el
incorporados dentro del propio registro diario general, salvo aquellos exigi- :·:· ~"t ~~ ·presente ítem 3. ___..
dos por los organismos de contralor y fiscalización, que s.e verán en el ítem~ ·~. ~;~ ~I- La registra~ión en estos registros puede efectuarse a través de un medio
(ver fig. 9). · . ·>.• ·. :~- :•,f,, manual o un med10 PED.
, Si ~ien e?' PED norma~ente no se desagreg~~ estos registros subdi8.fios;.' {:. ·.~ !~'. ·
No ~stán obligad?s a hacer ~stas registraci~nes, los or~~ismos, es~ata­
habra qmenes implementen sistemas de computac10n que contengan subsiste-· .. ·. -~~~l:t· les, las entidades financieras, los directores de sociedades anommas, smdicos,
mas con utilización de subdiarios, todo dependerá: '. j: .':'!t socios gerentes de sociedades de responsabilidad limitada, consejeros de so-
•· r .i¡t,,-1
473
472 Héctor C. Ostengo~:f~, -. [{:~~::·Editorial Osmar D. Buyatti
.:.i&~~ ~;_;ú:.
r·:·!:

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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

ciedades cooperativas, etc., las instituciones religiosas, las asociaciones que no exentos en el impuesto al valor agregado, NR-no responsables del impuesto al
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persigan :fines de lucro, las fundaciones, mutuales y asociaciones deportivas y valor agregado, etc. Esto es así, ya que, además, sirven de elementos de control
de cultura fisica, entre otros. Tampoco están obligados los pequeños contribu- .· para todos los otros tributos nacionales, como ser el impuesto a las ganancias,
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yentes inscriptos en el régimen simplificado (o monotributo ). · impuestos internos, etc. Cuando se trate de RE y NR, el diseño del registro
Sin embargo, el hecho de no estar obligados a registrar las operaciones subdiario es simplificado (ver fig. 11).
en los términos de esta norma, no obsta que deban dar cumplimiento a otras . Estos registros, también son requeridos en fiscalizaciones de organismos
disposiciones legales en la materia, por ejemplo cumplir con las exigencias del · provinciales y/o municipales de recaudación.
Código de Comercio. ·
El carácter amplio y abarcativo de la norma de la AFIP, estipula que: 3.3. Características y exigencias vinculadas a los registros
> Los sujetos que confeccionan estados contables a partir de su sistema de
registración: utilizarán los registros que se encuentren autorizados por el l. Cuando se trate de registros confeccionados por medios manuales, éstos
Código de Comercio y por la Ley de Sociedades Comerciales. deben estar encuadernados y foliados (nota: se incluye en este requisi-
> Los sujetos cjue no efectúen registraciones que les permitan confeccionar to, el caso de organizaciones que tienen la modalidad de transcribir las
estados contables: también están obligados a llevar los registros del ítem registraciones previas efectuadas en hojas móviles copiativas, en libros
3.2. (por medio manual o PED), los que deberán cumplir con las forma- copiadores encuadernados y foliados).
lidades establecidas por artículo 54 del Código de Comercio ya visto. 2. Cuando se trate de registros confeccionados por medios PED, deberán
confeccionarse en hojas con dos (2) numeraciones:
En otras palabras, todos los sujetos obligados a cumplir con las exigen- Pre-impresa y progresiva, al momento de la adquisición de las hojas y
cias del órgano de contralor y :fiscalización deberán llevar estos registros, inde- Consecutiva y progresiva, que le asigna el programa computarizado
pendientemente que confeccionen estados contables o no. utilizado.
Estas hojas deben conservarse ordenadas correlativamente y deben ser en-
3.2. Tipificación de los registros exigidos cuadernadas por semestre calendario o por lote de hasta cien (100) hojas,
cuando esta cantidad se alcanzara antes de la finalización del semestre.
Los registros exigidos por el organismo de contralor y :fiscalización - 3. Los registros encuadernados deben mantenerse y conservarse en el domi-
AFIP, tienen la tipificación de un registro subdiario, los que se clasificaran en: cilio fiscal del sujeto, conjuntamente con la documentación respaldatoria.
Registro subdiario de ventas, comúnmente denominado !VA-ventas. Deben estar a disposición del órgano de control y fiscalización, a partir
Registro subdiario de compras, comúnmente denominado !VA-compras. de los quince (15) días corridos de cumplido el plazo semestral, o el lí-
mite de las cien hojas, según corresponda.
4. Si los registros están integrados al sistema de registración de la orga-
Esta denominación es un tanto equivocada, ya que lo que se debe re-
nización, se considerarán registros indispensables de la misma fonna
gistrar excede la mera operación de compras y de ventas. En estos registros se
que el registro diario general y el registro de inventarios y balances,
deben incluir y/o registrar todas las operaciones, ya sea ventas, locaciones y
en los términos del artículo 44 del Código de Comercio. Por lo tanto, es
servicios prestados, así como compras, locaciones y servicios recibidos, sean
necesario que estos subdiarios cumplan con la rubricación (individuali-
estas operaciones gravadas, exentas o no gravadas con el IVA.
zación datada y firmada), conforme lo dispone el artículo 53 del Código
Es de destacar, que estos registros subdiarios deben ser llevados obli- de Comercio.
gatoriamente por los sujetos que determina el organismo de contralor y fis-
calización, independientemente a su categorización como sujetos en el IVA: ·,·
Rl-responsables inscriptos en el impuesto al valor agregado, RE-responsables
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3 ..4. El diseño de los registros subdiarios ·;";;fij~~i¡! con la discriminación del tipo de venta (contado o clientes) o del tipo de
. ::t';~~~·~1: mercadería vendida (ventas art. "Z", ventas art. "Y", etc.).
Estos registros subdiarios (compras y ventas), tienen un diseño parecido .+Et:,:fi~:
entre sí. · . ";~,t':i,: <=>2. Para el caso de registraciones realizadas por sujetos exentos (RE) y
<=>l. Para el caso de registraciones realizadas por responsables inscriptos ·,·:;".:··\ no responsables (NR) del impuesto al valor agregado, el diseño es más sencillo
en el impuesto al valor agregado (RJ) (ver fig. 10), el diseño no tiene mayores .. '!: y/o simplificado (ver fig. 11) y es aproximado al que se detalla a continuación:
variaciones, ya se trate del registro subdiario de compras o del registro subdia- · ·
río de ventas (es por eso que se explicita un sólo diseño).
En general las columnas que cubren los datos mínimos requeridos son:

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:11r: Figura 11
Figura 10
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3.5. Algunas normas particulares de registración
Respecto a las columnas 4 y 5 de la figura 1O, cuando se trate de ope- ·' · '. ~:,
raciones efectuadas a consumidores finales ( CF), no ~orresponde cumplir con · ~ -· ·~ '.'.? :>a. Registración centralizada de comprobantes emitidos: no es nece-
estos datos, excepto cuando la operación sea igual o superior a un determinado .... · ~ ~ . sario tener habilitados registros en cada sucursal, local, etc. cuando la registra-
monto, el que debe ser definido y actualizado por la AFIP. ··. ~ t:·: ción de los comprobantes emitidos se efectúe en forma centralizada en la casa
Se aclara que en el diseño de la figura 1O se incluyen solamente las co- .j f.: matriz o central. · · · ·:.;:r-.o.
lumnas mínimas requeridas, por lo tanto se podría agregar más columnas de ·) L :> b. Registración de notas de crédito, débito o documentos similares
información. Por ejemplo: .:::_.:¡ :~: · emitidos o recibidos por devoluciones, rescisiones, descuentos, bonificacio- .,.··
~En el caso del registro subdiario.de compras, se podrían agregar coluro- ·.<:.:'J~~'. nes, quitas, etc. se debe efectuar de igual forma que el resto de los comproban-
nas con la discriminación
.
del tipo de compra (contado o en cuenta co- · :'..:·:::.:
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~' ~ (_. tes ya mencionados.
rriente) y del tipo de mercadería comprada (mercadería "Z", mercadería ,:''.," O:H;: >c. Registración de las operaciones en forma global diaria, sólo en
"Y'' ) . ·.i.·. ¡.~ ...

, etc. y ' :. ·"-·""··"'

·->~·. ·. los casos siguientes:
-+ En el caso del registro subdiario de ventas, se podrían agregar columnas ·.· · · ::~ f·•
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·..:::.·:·;·:.'({f.' Editorial Osmar D. Buyatti 477

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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

1. Sujetos exceptuados de la obligación de emitir comprobantes.

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2. Operaciones de contado realizadas con consumidores finales, siempre
que el importe de cada comprobante no supere el monto que determine
laAFIP. .'····
3. Cuando las operaciones realizadas en el día, sea por un importe inferior CAPÍTULO XXVII
o igual al que determine la AFIP.
4. Comprobantes clase "B" o "C" recibidos de terceros en el curso del mes
calendario. LOS SISTEMAS DE REGISTRACIÓN
Lo comentado en puntos 3. y 4. no se aplica a los sujetos que confeccio-
nan estados contables a partir de sus registraciones.
De utilizarse la modalidad establecida en los puntos l., 2. y 3. se debe in- 1. CONCEPTUALIZACIÓN DE SISTEMA
dicar el primero y el último número de los comprobantes emitidos diariamente.
El DRAE define sistema, como: el conjunto de reglas o principios sobre
>d. Registración de tiques: se efectúa mediante un asiento resumen una materia, racionalmente enlazados entre sí, o el conjunto de cosas que re-
obtenido del total de la cinta testigo del controlador fiscal. r· lacionadas ordenadamente entre sí, contribuyen a un determinado objeto.
_¡, El CCC de la ley 26.994 cita el vocablo sistema en várias oportunidades,
3.6. Plazos para registrar en los subd-iarios y plazo de conservación
de los mismos f
...
-
en tal sentido el artículo 322 y que se refiere a registros indispensables, en su
controvertido inciso c) dice: ... "aquellos que corresponden a una adecuada
integración de un sistema de contabilidad... "
Por su parte, el artículo 327 que se refiere a registro Diario, en su último
La registración de los comprobantes emitidos o recibidos se efectuará párrafo dice: ... "todo otro diario auxiliar que forma parte del sistema de regis-
dentro de los primeros 15 (quince) días corridos del mes inmediato siguiente a ....-.!' ' traciones contables integra el Diario ... "
aquel en el cual se haya producido su emisión o recepción.
Por lo que no cabe duda que en el espíritu de la ley de fondo, Código
Los registros subdiarios utilizados deberán conservarse en archivo por Civil y Comercial, está vigente la conceptualización de lo que es un sistema.
un término que se extenderá hasta 5 (cinco) años después de operada la pres-
A su vez la disciplina contable, basándose en el uso y las prácticas conta-
cripción del período fiscal a que se refieran (según ley de procedimiento fiscal).
bles (base empírica), establece que un sistema de registración se compone de:
Existe una nómina de sujetos que se encuentran obligados a uti_lizar PED
Un conjunto de datos captados de hechos económicos registrables (OEF),
para efectuar las registraciones de los comprobantes emitidos y recibidos, así
como almacenar electrónicamente dichas registraciones que es la información procesable.
-1 Un conjunto de comprobantes.
Un conjunto de cuentas.
Un conjunto o juego de registros y
Una rutina o circuito por donde fluye la información, desde la documen-
tación fuente hasta su salida como información procesada (ver fig. 1) .
.. 1•"'

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