Nacional; cambio que aplicará en el siguiente periodo académico.
En caso de que se exima del valor de matrícula por más de un programa, el estudiante deberá pagar
el valor de matrícula del programa no asumido por la Política de Gratuidad en la Matrícula. En caso
de que no lo pague, se le descontarán de los periodos a financiar del programa académico cubierto
por la Política de Gratuidad en la Matrícula y se reconocerá el valor de matrícula ordinaria neta a
la(s) institución(es) respectiva(s) en el acta de cierre del periodo conciliado.
Artículo 13. Renovación del beneficio. Para renovar el beneficio de la Política de Gratuidad en la
Matrícula los estudiantes deberán cumplir con los siguientes requisitos:
1. Estar matriculado(a) en un programa académico de pregrado (técnico profesional, tecnológico o
universitario), en alguna de las Instituciones de Educación Superior públicas relacionadas en el
presente reglamento y registrado en el SNIES.
2. No tener título profesional universitario.
3. No contar con alguna de las causales de terminación del beneficio establecidas en el presente
reglamento.
La renovación del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matricula se realizará mediante el
siguiente procedimiento:
1. La institución de educación superior pública cargará la plantilla de caracterización durante el mes
siguiente al cierre de la matrícula financiera.
2. El Ministerio de Educación Nacional validará la información reportada por la institución de educación
superior pública en la plantilla de caracterización y le informará a cada institución el resultado de la
renovación del beneficio.
3. El Ministerio de Educación Nacional y la institución de educación superior pública conciliarán el reporte
de validación de requisitos de los estudiantes y suscribirán el acta de cierre correspondiente, en la que
quedará constancia de los estudiantes que cumplen y no cumplen los requisitos de renovación de la
Política de Gratuidad en la Matricula.
Parágrafo 1. La renovación del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matrícula no tendrá en
cuenta las veces que el estudiante aplace su proceso de matrícula, siempre que conserve la
condición de estudiante conforme a los reglamentos internos de la institución de educación superior
respectiva. En cualquier caso, la duración del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matrícula
corresponderá a la establecida en al artículo 10 del presente reglamento operativo.
Parágrafo 2: Las Instituciones de Educación Superior (ES) públicas en el marco de las disposiciones
legales y sus procedimientos internos son responsables de evaluar la continuidad del estudiante en
el programa académico respectivo. En este sentido, si un beneficiario pierde su calidad de
estudiante, perderá automáticamente el beneficio de la Política de Gratuidad en la matrícula en la
IES pública.
Parágrafo 3. En caso de que, el beneficiario esté matriculado(a) en más de un programa académico,
el beneficio se renovará en el programa al que se le asignó inicialmente.
Artículo 14. Cambio de IES y/o de programa. Los beneficiarios de la Política de Gratuidad en la
Matrícula podrán cambiar de IES y/o programa académico atendiendo a las disposiciones que en
dicha materia contemplen las IES a que hace referencia el presente reglamento operativo, sin que
esto afecte la continuidad del beneficio. Para que el cambio de programa o de IES se efectúe, la IES
a la cual cambió o desea cambiar deberá reportarlo como matriculado en el SNIES. Cada cambio
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que realice el estudiante acumulará los periodos ya financiados. En este sentido, a los periodos
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académicos a financiar, una vez el estudiante realice el cambio, se le descontará los periodos
académicos ya financiados.
Parágrafo. El cambio de programa de pregrado se podrá realizar a un nivel de formación diferente
al financiado inicialmente, de acuerdo con las siguientes situaciones:
a) Si el cambio se realiza a un programa con mayor número de periodos académicos, se
habilitarán los periodos adicionales de acuerdo con los establecidos en el registro calificado
del nuevo programa.
b) Si el cambio se realiza a un programa con menor número de periodos académicos, se
disminuirán los periodos aprobados inicialmente en función del registro calificado del nuevo
programa.
Artículo 15. Causales de terminación del beneficio. Las siguientes son las causales de
terminación del beneficio de la Política de Gratuidad en la Matrícula:
a) Por cumplimiento de la duración del beneficio según el presente reglamento.
b) Cuando el beneficiario(a) haya accedido a la Política de Gratuidad en la Matrícula con
información no veraz, o con documentos adulterados.
c) Cuando pierda la condición de estudiante de acuerdo con los reglamentos internos de las IES,
la cual deberá informarlo al Ministerio de Educación Nacional a través de la plantilla de
caracterización.
d) Obtener un título de profesional universitario.
e) Por fallecimiento del estudiante.
Parágrafo 1: Los(as) beneficiarios que incurran en las causales b y c podrán retomar el beneficio
una vez sea reportado(a) como matriculado(a) en una IES pública por el número de periodos
disponibles a financiar por la Política de Gratuidad en la Matrícula.
Parágrafo 2. Los(as) estudiantes que hayan perdido su calidad de beneficiarios de la Política de
Gratuidad en la Matrícula desde el componente de Equidad del programa Generación E o del Fondo
Solidario para la Educación durante las vigencias 2022 y 2023 por superar el número de
aplazamientos permitidos o por haber desistido voluntariamente, podrán continuar con el beneficio
por el número de periodos disponibles a financiar por la Política de Gratuidad en la Matrícula. En
ningún caso será retroactivo.
Parágrafo 3. El Ministerio de Educación Nacional verificará con las bases de datos de la
Registraduría Nacional del Estado Civil el total de beneficiarios de la Política de Gratuidad en la
Matrícula con para determinar las personas fallecidas y de esta manera terminar el beneficio.
Artículo 16. Giro de recursos. Para el giro de los recursos las IES públicas, se adelantará el
siguiente procedimiento para cada periodo académico:
El Ministerio de Educación Nacional informará a cada IES pública el tope máximo de recursos para
el siguiente periodo, para lo cual se tendrá en cuenta el número de beneficiarios(as) antiguos que se
encuentran habilitados para renovar el beneficio, el número de estudiantes nuevos (cupos
adicionales) a cubrir y el incremento esperado en el valor de matrícula neta.
1. Una vez sea informado a cada IES pública el valor total de recursos asignados para el siguiente
periodo, el representante legal o su delegado allegará al Ministerio de Educación Nacional, por el
medio que este disponga, una certificación que contendrá la siguiente información:
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a. La relación de programas ofertados o abiertos para el respectivo periodo académico.
b. Las fechas del calendario académico para cada proceso (admisión,matrícula, inicio de
clases, etc.).
c. El compromiso explícito de cargar la información de los estudiantes en las plantillas del SNIES
a más tardar un mes después del cierre del proceso de matrícula.
d. El requerimiento del 80% del recurso para implementar la Política de Gratuidad en la
Matrícula.
e. Número y tipo de cuenta bancaria en la que recibirá el desembolso de los recursos. Para el
efecto deberá anexar el certificado expedido por la correspondiente entidad financiera.
2. Previa validación de la certificación y la generación del correspondiente Concepto Técnico desde
la Subdirección de Apoyo a la Gestión de las IES, el Ministerio de Educación Nacional solicitará
a la Junta Administradora de la Política de Gratuidad en la Matrícula la aprobación de giros. Una
vez los mismos sean aprobados por dichas instancias se tramitará el desembolso del 80% de
los recursos asignados por esta fuente a cada IES pública durante el primer mes del periodo
académico.
3. Cada IES pública recibirá un segundo desembolso correspondiente al monto restante de los
recursos requeridos para el respectivo periodo académico, previa aprobación de la Junta
Administradora de la Política de Gratuidad en la Matrícula y el cumplimiento de las siguientes
actividades:
a. La validación por parte del Ministerio de Educación Nacional de la información reportada en
el SNIES por la IES pública, conforme a lo establecido en el presente Reglamento.
b. La conciliación entre la IES pública y el MEN referente a los beneficiarios(as), valores
proyectados y ejecutados para el respectivo periodo académico en el marco de la política de
gratuidad en general.
Parágrafo 1. Concluida la conciliación de recursos se firmará un acta de cierre del periodo
académico entre el Ministerio de Educación Nacional y las IES dejando en claro la relación de
estudiantes beneficiarios(as) y el monto de recursos entregados por el Ministerio de Educación
Nacional. Se espera que esta acta quede en firme durante el mismo periodo académico, de tal
manera que la asignación y giro de recursos del siguiente periodo académico no se retrase.
Parágrafo 2. Si posterior a la firma del acta de cierre se presenta alguna novedad, esta deberá ser
reportada por la IES pública al Ministerio de Educación Nacional mediante la plantilla de SNIES
definida para tal fin, quien procederá a darle el trámite correspondiente.
Parágrafo 3. Los incrementos en el valor de la matrícula de los programas de pregrado para cada
vigencia corresponderán al índice al que acuda la IES para determinar dicho aumento, conforme a
las disposiciones que internamente tuvieran aprobadas por decisiones formales de sus instancias
competentes y que hubieran sido reportadas a la Subdirección de Inspección y Vigilancia del
Ministerio de Educación Nacional, en los tiempos definidos para tal fin. El incremento en el valor de
la matrícula de cada IES pública se reconocerá por una única vez en cada vigencia fiscal.
Parágrafo 4. Si, conforme con las disposiciones de cada una de las IES públicas, un estudiante
beneficiario(a) de la Política de Gratuidad aplaza, reserva cupo o se retira en un lapso que implique
la devolución total de su matrícula neta, ese valor será informado por la IES pública al Ministerio de
Educación Nacional para que no sea girado a la Institución. En estos casos se considerará que el
estudiante no ha hecho uso efectivo de uno de los periodos que cubre la Política de Gratuidad en la
Matrícula.
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