CAPÍTULO 3
3.2 Concepto de Contabilidad
La contabilidad es la disciplina que ordena, registra e interpreta los hechos económicos de
una organización, para conocer su situación actual, su pasado, y para vislumbrar su futuro.
Constituye un sistema capaz de convertir datos dispersos en información útil. Crea, así,
una base firme sobre la que es posible reflexionar acerca de las posibilidades de la empresa,
tomar decisiones y orientar su rumbo. Esquemáticamente, podría explicarse de la siguiente
manera:
Hechos Procesamiento
Información
económicos de datos
Compras Ordenamiento Interpretación
Ventas Medición y análisis para
Cobros Clasificación la toma de
Pagos Registro decisiones
etc. Resumen y el control
INFORMACIÓN
TRANSICIÓN INFORMACIÓN ÚTIL
DISPERSA
Es importante destacar, que todo reconocimiento de los hechos económicos se sustenta en
los documentos comerciales o comprobantes, que son la evidencia y el respaldo concreto
de aquellos.
3.3 Origen y evolución de la contabilidad
La primera técnica contable se llamó Teneduría de libros y es tan antigua como el comercio
mismo. Su origen, desarrollo y aplicación han seguido las diversas evoluciones de la civili-
zación de los pueblos.
Se cree que los grandes comerciantes de la antigüedad, como los fenicios, sirios y cartagi-
nenses, llevaban una contabilidad bastante regular y ordenada dado lo rudimentario que
era aún su sistema de escritura. En cambio, los mercaderes medievales de Europa hacían
anotaciones en libros contables, pero de naturaleza muy precaria porque apenas sabían
sumar, restar, multiplicar y dividir. Además, no tenían la noción de que los cálculos debían
ser exactos: los agricultores hacían nudos en sus pañuelos para recordar sus negocios...
Con el tiempo, los mercaderes cristianos trajeron del Lejano Oriente los números arábigos
y un sistema para llevar la contabilidad en mejor forma: la Partida Doble.
Históricamente existieron 3 métodos contables: partida simple, mixta y doble, siendo este
último método el que ha tenido mayor repercusión y ha perdurado a través de los años.
51
PROCESAMIENTO CONTABLE
Los primeros vestigios de la Teneduría de libros se remontan al siglo XIII, época en que su
método, la mencionada Partida Doble, era conocida y practicada en Génova, Florencia y
otras ciudades italianas. En 1419, se encontró un libro mayor en una biblioteca de Alema-
nia, de lo que se infiere que ya se habían implementado sus principios. Finalmente, en ese
mismo siglo, Fray Luca Pacioli, matemático y profesor italiano, fue el primero que la dio a
conocer de modo formal.
En 1795, en Francia, se publicaron los primeros tratados de Teneduría de libros y en 1816,
Eduardo De Grange dio a conocer su famoso Diario-mayor.
A principios del siglo XIX, José Maria Brost editó “Curso completo de Teneduría de libros o
modo de llevarlos por Partida Doble”.
Posteriormente, la revolución industrial y la evolución científica y tecnológica propia del
siglo XX, impusieron grandes cambios en las modalidades de comercialización y adminis-
tración. Desde entonces, el uso de la Contabilidad se generalizó a todo tipo de organizacio-
nes, trascendiendo las instituciones religiosas y estatales, a las que en un principio se
limitaba su aplicación.
A partir de la crisis de 1930, los criterios y costumbres de la práctica contable convergieron
en normas más universales, que contribuyeron en gran medida a su mejor ordenamiento e
interpretación.
Ya en nuestros tiempos, la ciencia contable ha debido soportar las embestidas de la tecno-
logía de la información que, avalada por su sorprendente rapidez y efectividad, generó críti-
cas a la Contabilidad, pretendiendo abarcarla y superarla. Pero así como no sería provecho-
sa una calculadora para quien no comprendiera qué operación realiza la máquina ni qué
representa el resultado obtenido, tampoco resultaría útil una computadora y su programa
de contabilidad para un comerciante que careciese del respaldo del conocimiento contable.
El conocimiento contable es el que sustenta y da significado a la información obtenida.
Actualmente, la informática es aliada de la disciplina contable: la asiste, la complementa y
propicia un trabajo más veloz y eficaz. Pero es preciso acompañar su servicio con la com-
prensión profunda de los principios de contaduría, para introducir los datos apropiados en
el sistema, dar las órdenes correspondientes y así obtener información cierta y oportuna a
partir de un output que de otra forma resultaría erróneo o inservible.
3.4 Recursos
Los recursos más importantes con que cuenta la Contabilidad para cumplir con su objetivo
son los documentos comerciales y los Libros de Comercio.
De acuerdo con las disposiciones legales vigentes en nuestro país, existen libros principa-
les y auxiliares.
Los principales son:
El libro Diario, que registra cronológicamente las operaciones realizadas. Es obligatorio.
El libro de Inventarios y Balances, que permite conocer, en forma detallada, la conforma-
ción del Patrimonio y las pérdidas y ganancias obtenidas en un año de actividades de la
organización. Es obligatorio.
El libro Mayor, que informa sobre los movimientos y los saldos de cada uno de los ele-
mentos que forman el patrimonio y sobre los resultados de la empresa.
52
CAPÍTULO 3
El objetivo de los libros auxiliares o subdiarios es agilizar el registro de operaciones de una
misma índole, haciendo que, cuando el volumen de transacciones es importante, resulte
más rápido y menos repetitivo. Su información, en forma resumida, pasa periódicamente al
libro Diario General. Algunos libros auxiliares son:
IVA compras (obligatorio)
Ante la AFIP-DGI
IVA ventas (obligatorio)
Sueldos y Jornales (obligatorio). Ante el Ministerio de Trabajo
Caja ingresos, que muestra las entradas de dinero en efectivo.
Caja egresos, que refleja las salidas de dinero en efectivo.
Bancos, que muestra el movimiento de las cuentas bancarias.
Hechos económicos
Documentos Diario Inventarios y
(ventas, Mayor
comerciales General Balances
compras, etc.)
Subdiarios
Los libros principales y auxiliares
constituyen el pilar fundamental
del sistema de información inter-
na. Junto con el sistema de infor-
mación externa, permiten la ade-
cuada toma de decisiones.
Según los requisitos legales en
vigencia, todos los libros utiliza-
dos deben ser rubricados, sellados
y foliados. Este trámite lo realiza
la Inspección General de Justicia
(IGJ), que así otorga validez legal
a todo lo que éstos contengan.
Dicho trámite queda acreditado
con una etiqueta, donde se con-
signan los datos generales de la
organización, que la IGJ pega en
la primera página del libro y que
sólo es otorgada a aquellas orga-
nizaciones que hayan cumpli-
mentado ciertas exigencias de
orden jurídico.
Modelo de rubricación.
53
PROCESAMIENTO CONTABLE
El artículo 54 del Código de Comercio dispone como prohibiciones:
1) Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas.
2) Dejar espacios en blanco o huecos; todos los registros o partidas se han de suceder unos
a otros, sin que entre ellos quede lugar para adiciones.
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas.
4) Tachar.
5) Mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación y foliación.
De este modo, puede descartarse toda posibilidad de que se adultere la información.
Si se utilizan medios informáticos, también deben respetarse los requisitos anteriores.
La contabilidad computarizada ha sido expresamente autorizada por la ley 19.550 de Socie-
dades Comerciales, sus modificaciones y resoluciones provenientes de la Administración
Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
Los trabajos que salen de la impresora se copian en los libros mediante un proceso especial
de copia directa o láser, que generalmente realizan las librerías comerciales.
La mayoría de los libros tiene una diagramación especial que habitualmente presenta dos
columnas. Éstas responden al sistema de Partida Doble y se denominan: DEBE y HABER.
3.5 Registración
3.5.1 Partida Doble
El sistema de información contable utiliza el método de la Partida Doble para dejar registra-
das o “asentadas” sus operaciones en los Libros de Comercio. De esta forma, se hace posi-
ble el análisis cualitativo y cuantitativo de la situación económica y financiera de la organi-
zación.
La idea central de la Partida Doble es sencilla: cada operación comercial es única e indepen-
diente de otras pero deberán registrarse en dos columnas diferentes.
Por ejemplo, si compramos mercaderías por $ 1000 y las pagamos con dinero, se registra
que ingresaron mercaderías por $1000 y que salieron $1000 para su pago.
Si todos los hechos económicos que ocurren en una empresa se anotan así, en cualquier
momento puede realizarse un balance.
Balance deriva de bilancia, que significa “balanza” en italia-
no. A grandes rasgos, y al igual que en una balanza, en un
balance puede considerarse que hay dos platillos: en el
derecho, se colocan las deudas contraídas con terceros y
las deudas de la empresa hacia quienes aportaron los fon-
dos para su existencia (pasivo y patrimonio neto); en el
izquierdo, lo que se compró con el capital (activo). Lógica-
mente, lo colocado en ambos platillos debe ser equivalen-
te. De lo contrario, si la balanza se inclina hacia un lado, se
ha cometido un error.
54
CAPÍTULO 3
Los principios de la Partida Doble a tener en cuenta son:
1) QUIEN RECIBE ES DEUDOR Y QUIEN ENTREGA ES ACREEDOR. Esto significa que si alguien
recibe un bien porque lo compra, es deudor, ya que debe pagar por él al acreedor, que es
quien se lo vende.
2) NO HAY DEUDOR SIN ACREEDOR NI ACREEDOR SIN DEUDOR. Emparentado con el princi-
pio anterior, éste explica que –evidentemente- en toda operación existen dos partes, el
que compra y el que vende, o el que adquiere un derecho y el que se obliga.
3) TODO VALOR QUE ENTRA DEBE SER EQUIVALENTE AL QUE SALE. El monto que sale o se
paga por un bien, debe ser igual al valor del bien que ingresa a la empresa y viceversa.
4) TODO VALOR QUE INGRESA POR UNA CUENTA DEBE SALIR POR LA MISMA. La denomina-
ción que la contabilidad le da a un determinado elemento cuando ingresa a la empresa,
debe conservarse también cuando el mismo sale de ella.
5) LAS PERDIDAS SE DEBITAN Y LAS GANANCIAS SE ACREDITAN. La Partida Doble, como su
nombre lo indica, utiliza dos columnas, las llamadas DEBE y HABER. Las pérdidas deben
anotarse en el Debe, es decir que deben debitarse, y las ganancias deben anotarse en el
Haber o acreditarse.
3.5.2 Cuentas
Como ya se ha visto, toda organización, desde su inicio o como consecuencia de sus activi-
dades, tendrá:
Cuentas patrimoniales Cuentas de resultado
Bienes propios y dere- Deudas, que PATRIMONIO Resultados Resultados
chos a cobrar (lo que le conforman el NETO que está negativos (que positivos (que
deben a la empresa). PASIVO de la constituido por provienen, por provienen, por
Todo esto se denomina empresa: la diferencia ejemplo, de ejemplo, de las
ACTIVO: ( A) (P) entre el Activo y costos y ventas):
el Pasivo: gastos): (RP)
El Activo puede estar El Pasivo puede (PN) (RN)
constituido por: estar constitui-
Caja do por: El Patrimonio Resultados Resultados
Banco Cta.cte. bancaria Neto está Negativos Positivos
Banco caja de ahorro Acreedores integrado, puede ser por: puede ser:
Banco plazo fijo varios fundamental- Costo de las Ventas
Deudores Proveedores mente, por el mercaderías Descuentos
Documentos a cobrar Documentos a Capital vendidas obtenidos
Mercaderías pagar Gastos grales. Intereses
Materias primas Descuentos ganados o
Cheques
Materiales otorgados o cobrados
diferidos a
Productos en proceso cedidos Alquileres
pagar
Productos terminados Fletes pagados ganados o
Intereses a
Maquinarias - Instalaciones o perdidos cobrados
pagar
Muebles y útiles - Rodados Intereses Comisiones
Terrenos Comisiones a
pagar y/o ganadas o
Llave de negocio
Alquileres a Alquileres cobradas
Patentes - Concesiones
pagar pagados o
Franquicias -
perdidos
Cheques diferidos a cobrar
Intereses a cobrar
...y todo lo que ...y todo lo que
Alquileres a cobrar
...y todo lo que sea “pagado, sea “ganado,
...y todo lo que sea sea “a pagar”. perdido, cedido cobrado u
“a cobrar”. u otorgado”. obtenido”.
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PROCESAMIENTO CONTABLE
Se entiende por CUENTA al concepto que agrupa elementos del patrimonio de la empresa con
características similares u homogéneas, permitiendo expresar su valor monetario.
Cada cuenta representa, además, una unidad de información que responde a una necesidad de
información. Por ejemplo, para una entidad puede ser necesario identificar individualmente
cada uno de sus gastos, entonces utilizará cuentas como “Gastos de luz”, “Gastos de telé-
fono”, etc. A otra, en cambio, le bastará con utilizar la cuenta “Gastos de servicios”.
Las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto, pertenecen al grupo de Cuentas Patrimo-
niales, en tanto describen elementos que integran el patrimonio de la organización. Las
cuentas de Resultado Positivo y Negativo, constituyen el grupo de Cuentas de Resultado,
porque surgen como consecuencia o resultado de las operaciones realizadas.
Todas ellas representan una herramienta esencial para el registro contable.
La estructura de una cuenta puede graficarse de la siguiente manera:
CUENTA
DEBE HABER
SALDO
Los movimientos se anotan en una u otra columna de manera acorde con ambos miembros
de la ecuación patrimonial de modo que se cumpla su igualdad. La diferencia entre ambas
columnas se denomina saldo.
A continuación, se expone una descripción más detallada de cada una de las cuentas
presentadas en el cuadro anterior:
56
CAPÍTULO 3
CUENTAS DE ACTIVO
CUENTA Elemento o hecho que representa
Caja y Bancos: Caja Dinero en efectivo.
bienes con poder
cancelatorio, le- Valores a depositar Cheques recibidos de terceros.
gal e ilimitado
Banco cta. cte. Dinero depositado en cuenta corriente en un banco.
Inversiones:
Banco caja de Ahorro Dinero depositado en caja de ahorro en un banco.
colocaciones Banco plazo fijo Dinero depositado en un banco, a plazo fijo.
de dinero con
ánimo de lucro Moneda extranjera Monedas de otros países en poder de la empresa.
Personas que deben dinero a la empresa porque le compraron
Deudores por ventas mercaderías en cuenta corriente comercial (a plazo).
Deudores varios Personas que deben a la empresa por otras causas.
Cuentas por Documentos a cobrar Pagarés a favor de la empresa.
Cobrar:
derechos frente Alquileres a cobrar Monto que se cobrará por ceder el uso de un bien.
a terceros.
Intereses a cobrar Monto adicional de dinero que se cobrará por otorgar tiempo para un pago.
Cheque dif. a cobrar Cheque diferido recibido de un tercero.
Tarjetas de crédito Cupones de tarjetas de crédito a nuestro favor, aún no cobradas.
Bienes que la empresa se dedica especialmente a vender. Ej.,
Mercaderías
medicamentos para una farmacia, juguetes para una juguetería, etc.
Bienes de
Elementos esenciales con que se fabrica el producto a vender.
cambio:
Materias primas Ej., la madera de los muebles, el cuero de los zapatos.
bienes
destinados a Elementos adicionales con que se fabrica el producto a vender. Ej., para
la venta Materiales
los muebles, los tornillos; para los zapatos, el hilo con que se cosen.
Productos en proceso Productos cuyo proceso de fabricación no se ha terminado.
Productos terminados Productos listos para vender.
Elementos destinados al uso, no a la venta, y que están adheridos al
Instalaciones inmueble, aunque pueden separarse con cierto trabajo.
Ej. carteles, ventiladores de techo, estanterías.
Bienes destinados al uso, y que pueden trasladarse.
Muebles y útiles
Ej., mesas, sillas, calculadoras, etc.
Bienes Bienes destinados al uso, y que pueden trasladarse con facilidad debido
de uso: Rodados a que poseen ruedas. Se utilizan para transporte. Ej., camiones, autos, etc.
bienes
destinados al
uso en la Maquinarias Máquinas industriales.
empresa y Instalaciones y equipos que componen el sistema informático de
cuya vida útil Equipos de computación la empresa.
es mayor a un
año.
Bienes destinados al uso de la empresa, no a la venta, y que no
Inmuebles
pueden ser trasladados. Ej., casas, departamentos, locales, etc.
Terrenos para uso de la empresa. Si poseen edificios construidos
Inmuebles, Terrenos sobre ellos, forman, en conjunto, los inmuebles.
se Divide en: Edificios Construcciones para uso de la empresa.
Prestigio y clientela de la empresa que pueden originar ganan-
Llave de negocio cias futuras. Es un bien intangible, es decir, no material, pero que
posee valor económico.
Bienes Concesiones Es un bien intangible que representa el permiso obtenido del
Intangibles: Estado para explotar un recurso u obra. Ej., concesión de una ruta.
son bienes
no corpóreos Privilegios, amparados por ley, que aseguran a su poseedor el
con valor Patentes
económico uso o venta de un invento por un tiempo determinado.
Permiso para utilizar el nombre y el know how o forma de produc-
Franquicias ción y trabajo de otra empresa, remitiéndole, a cambio, un porcen-
taje de las ganancias.
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PROCESAMIENTO CONTABLE
CUENTAS DE PASIVO
CUENTA Elemento o hecho que representa
Personas a las que la empresa debe por compras en cuenta
Acreedores corriente comercial o préstamos obtenidos.
Personas a las que la empresa debe por compra de mercaderías
Proveedores en cuenta corriente comercial.
Cuentas
por pagar: Documentos a pagar Pagarés entregados a favor de terceros.
obligacio-
nes a pagar Cheques diferidos a Cheques diferidos entregados a terceros.
a terceros.
pagar
Alquileres a pagar Monto que se pagará por obtener el uso de un bien.
Comisiones a pagar Monto que se pagará a un intermediario en una operación comercial.
Intereses a pagar Monto adicional de dinero que se pagará por obtener un plazo para
pagar una deuda.
CUENTAS DE PATRIMONIO NETO
CUENTA Elemento o hecho que representa
Capital Es la diferencia entre el Activo y el Pasivo, vale decir, es lo que realmente
posee la empresa.
Otras Serán analizadas con posterioridad.
CUENTAS DE RESULTADO NEGATIVO
CUENTA Elemento o hecho que representa
Costo de mercaderías
Gastos incurridos en la obtención de las mercaderías que se vendieron.
vendidas
Gastos Generales Gastos varios de la empresa. Ej., viáticos, limpieza, etc.
Descuentos otorgados o Rebaja de precio que se hace a un cliente por pago en efectivo o adelan-
cedidos tado.
Sueldos y Jornales Remuneraciones pagadas a los empleados.
Servicios Servicios pagados, como luz, gas, teléfono, etc.
Fletes pagados o perdidos Gastos de transporte.
Intereses pagados o Representan el recargo que se aplica a un determinado valor, por
perdidos ejemplo, por el pago en cuotas o en cuenta corriente.
Alquileres pagados o
perdidos Representa el pago mensual por el uso de un bien inmueble
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CAPÍTULO 3
CUENTAS DE RESULTADO POSITIVO
CUENTA Elemento o hecho que representa
Ventas Ingresos que se obtienen al vender mercaderías.
Rebaja obtenida en el precio de una compra por pago en efectivo o
Descuentos obtenidos
adelantado.
Intereses cobrados o Representa el recargo que se cobra, por ejemplo, por el cobro en
ganados cuotas o en cuenta corriente.
Alquileres ganados o Representa el cobro mensual por dar en uso un bien inmueble.
cobrados
Comisiones ganadas o Representa el dinero que se percibe por haber realizado una tarea,
cobradas encargada a otra persona.
3.5.2.1 Terminología relacionada con las cuentas
Debitar una cuenta: significa colocar su importe en la columna DEBE.
Acreditar una cuenta: implica colocar su importe en la columna HABER.
Saldo de una cuenta: es la diferencia entre la columna Debe y la columna Haber y muestra el
valor en pesos de cada cuenta, en determinado momento. El saldo será deudor en la medida
que los valores debitados sean mayores que los acreditados, en caso contrario, el saldo será
acreedor.
DEBE < HABER SALDO ACREEDOR
DEBE > HABER SALDO DEUDOR
DEBE = HABER CUENTA SALDADA (SALDO CERO)
En este punto es importante recordar que los nombres DEBE y HABER nada tienen que ver
con que se “DEBE” o que “HAY” algo. Simplemente, identifican a cada columna. Estas deno-
minaciones son de origen latino; debet y kredit significaron debe y fía respectivamente. Los
usos y costumbres hicieron que aún hoy se sigan utilizando estos términos, aunque sin su
acepción original.
59
PROCESAMIENTO CONTABLE
3.5.3 Libro Diario
El libro Diario es el primer paso del registro contable. En él se vuelcan todas las operaciones
que realiza la empresa, en forma cronológica.
Para llevar a cabo el registro en el libro Diario es preciso tener presente, además de las
cuentas y los principios de la Partida Doble ya mencionados, las reglas que se resumen en
el siguiente cuadro:
DEBE HABER No es DEBE HABER
caprichosa esta
distribución de
A+ A- movimientos:
los aumentos PASIVO
P- P+ de las partidas ACTIVO
coinciden con
PN- PN+ ambos lados de PN
la ecuación
RP- RP+ contable
RN+ RN- RN RP
Esto significa que, cuando a raíz de una operación comercial se produce un aumento de una
cuenta de activo, éste debe anotarse en el DEBE, pero si disminuye, en el HABER.
Un aumento de una cuenta de pasivo se registra en el HABER, mientras que su disminución,
en el DEBE.
Un aumento de una cuenta de Patrimonio Neto se registra en el HABER, y su disminución en
el DEBE.
Un aumento en una cuenta de Resultado Positivo se registra en el HABER, y su disminución,
en el DEBE.
Un aumento en una cuenta de Resultado Negativo se registra en el DEBE, mientras que su
disminución, en el HABER.
Mafalda, por Quino
64
CAPÍTULO 3
Ejemplo de registro
El día 1/3 nuestra empresa (monotributista), dedicada a la venta de muebles, ha comprado
mercaderías a otro monotributista por $ 4.326,50 en efectivo. El encargado de la “jornaliza-
ción” o registración en el Diario, deberá pensar:
¿Qué cuentas utilizo?
MERCADERÍAS CAJA
¿Qué tipo de cuentas son?
Activo Activo
¿Aumentan o disminuyen?
Porque se Porque
adquieren queda menos
más + - dinero en
mercaderías efectivo
Se coloca en Se coloca en
el DEBE la cuenta el HABER la
MERCADERÍAS cuenta CAJA
N° de asiento Mayor donde están
folio del libro «mayorizadas»
las cuentas
Fecha Cuentas DEBE HABER
Marzo 1 Mercaderías 4.326,50
a Caja 4.326,50
Por la compra de mercaderías
s/factura C Nº 068
Mes día columna
para los
N° del siguiente centavos
asiento
Leyenda que
explica la operación
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