GESTION DEL TIEMPO
Planea tu dia
By Coach Héctor Peña
10 PRINCIPIOS DE LA GESTION DEL TIEMPO
Desarrolla el sentido Identi ca objetivos Has planes de
del tiempo de largo plazo mediano plazo
Planea Usa tu mejor Organiza el trabajo
tu dia tiempo. de tu o cina.
Gestiona tus Delega Has uso del tiempo Cuida tu
reuniones efectivamente comprometido. salud
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“La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, Identi ca objetivos de largo plazo
sino agendar tus prioridades”. Stephen Covey.
EL PROPOSITO DE EL PROPOSITO
TU ORGANIZACION DE TU TRABAJO
EJERCICIO. De nir el propósito de su organización requiere una respuesta
a la pregunta. ¿Por qué existe la organización? Escribe en tu libreta el
propósito de tu organización.
EJERCICIO. De nir el propósito de tu trabajo requiere una respuesta a la pregunta. ¿Por qué existe mi trabajo?
Escribe en tu libreta el propósito de tu trabajo.
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Identi ca objetivos de largo plazo
Identi car los objetivos a largo plazo, la estrategia de tu
empresa o negocio propio y tu rol en ella, resultará de
re exionar sobre las siguientes preguntas:
¿Dónde nos encontramos ahora?
¿Dónde queremos estar dentro de 3 o 5 años?
¿Qué fortalezas y debilidades tenemos?
¿Hay alguna amenaza que debemos evitar?
¿Hay alguna oportunidad que debemos aprovechar?
¿Cómo podemos mejorar?
¿Cómo podemos llegar a donde queremos?
Estas mismas
Es muy importante que llegues a un punto en el que preguntas las
puedas tener claros los objetivos a largo plazo y ser capaz debes aplicar a tu
de traducirlos en metas a mediano y corto plazo. vida personal o
académica.
Con esto mejoraras exponencialmente tu enfoque y el
aprovechamiento de tu tiempo.
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OBJETIVOS SMATER Haz planes de mediano plazo
Utiliza la metodología SMARTER para de nir y validar tus
objetivos.
S SPECIFIC (Especí cos) - STRATEGIC (Estratégicos).
M MEASURABLE (Medibles) - MEANIGFULL (Signi cativos).
A AGREED (Acordados) - ATTAINABLE (Alcanzables).
R REALISTIC (Realistas) - REWARDING (Grati cantes).
T TIMELY (Con fecha límite) - TEAMBUILDING (De equipo).
E EVALUATED (Evaluados) - EMPOWERING (Empoderados).
R REVIEWED (Revisados).
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Haz planes de mediano plazo
EJERCICIO. De ne tus áreas de responsabilidad (y cómo
se medirá su desempeño) y para cada área debes
establecer objetivos y asignarles un presupuesto de
tiempo.
Requerirás:
Conocer el contexto en el que operas y alienar los objetivos
de largo con los planes de mediano plazo.
Dedicar tiempo para planear y ejecutar.
Ser exible y adaptable a los cambios.
La revisión y seguimiento de tus planes de mediano plazo y objetivos debe realizarse en intervalos (Semanal, mensual y
trimestral) de tal forma que te ayude a dirigir tus acciones, la gestión tu tiempo y a realizar los ajustes necesarios para lograrlos.
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La regla de oro es planear cada día en ciclos semanales y
Planea tu día
revisar el día a detalle la noche anterior.
Al programar tu día, debes establecer prioridades basado en
la urgencia y la importancia. Si usas el tiempo alineado a tus
prioridades, habrás abordado las tareas importantes. Ese es
el arte de la gestión del tiempo.
EJERCICIO. Planea las tareas de tu día utilizando la matriz de
importancia - urgencia.
Tu plan del día debe seguir estas reglas: Planea tu día
Realízalo al nal del día anterior.
Enumera las tareas principales. (en relación con los
planes de la semana).
Prioriza tareas de acuerdo con la matriz de
importancia.
Agrupa. (P.E. llamadas telefónicas, correos).
Decide ¿Cuándo realizarás las tareas de mayor
prioridad? y bloquea el tiempo para hacerlas.
Decide sobre las tareas restantes.
Comparte tu plan con los involucrados.
Algunos consejos.
Estás logrando al menos sus principales actividades
prioritarias. Si no, entonces considera:
¿Estas tratando de hacer demasiado?
¿No estabas preparado? ¿Faltaba información?
El problema más común son las interrupciones y la solución
¿Estaba mal de nida la tarea?
es aprender a decir “No”. Ser implacable con el tiempo y
¿Encontraste difícil tomar una decisión? amable con las personas.
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Usa tu mejor tiempo
Debes considerar que hay ciertos momentos del día en los
que nos desempeñamos mejor. Se aplica el principio de
Pareto que establece que el 20% de su tiempo produce el
80% de tus resultados.
Para hacer mejor uso de tu mejor tiempo. (Cuando piensas
con más claridad y estás más alerta). Necesitas saber
qué parte de tu día es en la que puedes realizar mejor
ciertos tipos de tareas y planear tu agenda en
consecuencia.
¿Eres una persona de mañana, tarde o noche?
Como seres humanos:
Nuestra memoria a corto plazo normalmente es mejor
por la mañana.
Alcanzamos el estado de máxima alerta al mediodía.
Y somos manualmente más diestros en la tarde.
“Una hora de planeación puede
ahorrarte 10 horas de trabajo”.
Dale Carnegie.
Gracias
