TEMA 4: ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA (II):

EL ÁREA DE APROVISIONAMIENTO - COMERCIAL Y FINANCIERA –

CONTABLE

1. SECCIÓN DE COMPRAS

1.1. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Una de las partidas más importantes de gastos en la empresa lo constituyen las

adquisiciones de existencias, materias primas y/o mercaderías necesarias para la
actividad propia de la empresa.

Las funciones del departamento de compras se pueden sintetizar en las siguientes:

✔ Seleccionar proveedores y buscar alternativas. Para la empresa es importante tener
una buena lista de proveedores con unas condiciones de venta y mantener contacto
con ellos. La empresa seleccionará a los proveedores que sean más adecuados y podrá
recurrir a ellos en caso de necesidad, y evitar así retrasos e incumplimientos que
pueden dar lugar a rupturas de stocks.

✔ Determinar los procesos y procedimientos para aprovisionarse. Se señalarán, los

mecanismos y trámites para comprar, indicando responsables y documentación
necesaria para todo el proceso.

✔ Pedido y selección de presupuestos y realizar las compras. Cuando se trata de compras

de gran volumen económico se pedirán presupuestos para cada compra, seleccionando
los más adecuados. Para compras pequeñas, se realizará una primera selección que se
repetirá hasta que cambien las condiciones, momento en que se volverá hacer una
selección para determinar el proveedor que sea más adecuado.

✔ Garantizar que los materiales que se han adquirido tengan una calidad adecuada. El
departamento ha de garantizar la satisfacción tanto del cliente interno (departamento
de producción) como del externo (otra empresa de producción o consumidor final).

✔ Gestionar la relación con los proveedores. Una compra no termina con el pedido. Se
hace imprescindible hacer un seguimiento de todo el proceso posterior (entrega
correcta, devoluciones, faltantes, pagos,…).

1.1.1. MEDIOS DE COMUNICACIÓN A UTILIZAR POR EL PERSONAL DEL

ÁREA DE COMPRAS

Medio Ventajas Inconvenientes

• Es barato • El teléfono móvil
• Todos disponen de él puede no tener
• Puede ser fijo y móvil cobertura
Teléfono • Se puede contratar • El teléfono fijo no
tarifa plana con red puede trasladarse a
internet asociada distintos lugares
• Las tarifas cambian
 permanentemente
entre compañías y es
difícil disponer
siempre de la mejor
tarifa
• Queda constancia de la • El correo electrónico
comunicación hace del fax un equipo
Fax realizada ‘anticuado’
• Precisa de una línea
telefónica para su
funcionamiento
• Puede enviarse y • Si la red ‘cae’ no
recibir comunicación funciona
las 24 horas del día los
Correo electrónico 365 días al año
• Pueden remitirse
archivos multimedia
• Se ahorra papel y
tiempos de espera

1.2. TAREAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Relación entre funciones y tareas en la sección de compras

Funciones Tareas
Adquisición de Recabar información de almacén.
materiales Sondear a los distintos proveedores.
Cursar los pedidos.
Proveer a las Remitir la mercancía al área que la precise, generalmente almacén o
demás áreas fabricación

Relación de la sección de compras con otros departamentos o áreas de la

empresa

Con Descripción
Sección de Al objeto de conocer el estado de almacén, determinado los productos a
Almacén adquirir y la cantidad necesaria
Al objeto de conocer el estado de liquidez de la empresa en cada
momento.
Departamento • Si hay liquidez se pueden adquirir grandes volúmenes de
económico - pedidos para aprovecharnos de los descuentos por cantidad
financiero (rappel).
• Si no hay liquidez, se deberán negociar pagos aplazados de la
compra o adquisiciones de pequeños pedidos, que lógicamente
encarecen el producto adquirido.
Sección de Ventas El departamento de compras ha de estar en contacto con la sección de
 ventas ya que sabiendo como evolucionan las ventas, se podrá hacer
una planificación de las compras necesarias para abastecer a los
clientes. Es imprescindible conocer el grado de satisfacción de los
clientes con los productos que la empresa comercializa. Si los clientes
no están satisfechos, sería hora de cambiar de proveedor.
Sección de Contabilizará las operaciones de compra
Contabilidad

1.3. DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Relación entre funciones y tareas en la sección de compras

Nombre Ámbito Utilidad

Documento que elabora la
Sección de Compras y que
remite a varios proveedores al
Solicitud de pedido Externo objeto de conocer sus
condiciones comerciales
sobre productos concretos de
su catálogo
Pedido en firme por el que la
Sección de Compras solicita a
Pedido Externo un proveedor unos artículos
concretos con indicación de la
cantidad y precio unitario
Documentos regulados por la
legislación que acreditan una
operación de compra-venta.
Facturas recibidas Externo La sección de Compras recibe
las facturas de los
proveedores. Es preciso
registrarlas en el Libro de
Facturas Recibidas
Documento que utiliza la
Sección de Compras para
Catálogo Externo conocer los distintos artículos
que comercializan sus
proveedores
 Relación entre funciones y tareas en la sección de compras

Documentos:
✔ Solicitud de pedido

✔ Pedido
✔ Facturas recibidas

✔ Catálogo
A veces el proveedor y el cliente están asociados de modo, que utilizan los mismos
documentos modificando únicamente los datos de su empresa. Esto ocurre en lo que
llamamos ‘fabricación asociada’, así ambas empresas agilizan la elaboración, gestión y
remisión de los documentos comerciales.

1.4. APLICACIONES INFORMÁTICAS ESPECÍFICAS

Las empresas utilizan programas informáticos para:

✔ Registrar sus artículos

✔ Registrar sus proveedores

✔ Generar documentos tipo relacionados con la compra-venta

✔ Generar documentos tipo relacionados con el IVA

La secuencia de acciones que se ha de realizar al comenzar a utilizar un programa de

facturación son:
1. Dar de alta la empresa, configurando sus datos generales

2. Dar de alta las familias de artículos

3. Dar de alta los artículos,, indicando precios, descuentos, tipo de IVA,…

4. Dar de alta los distintos almacenes de que dispone la empresa

5. Dar de alta a los proveedores habituales

6. Otras utilidades de que disponga el programas

2. SECCIÓN DE ALMACÉN

El Almacén se encarga de…

• Inventariar…
Los productos, detectando las necesidades futuras antes de que se produzcan roturas
de stocks.

• Solicitar…
Al área de compras los productos a peticionar, indicando:
✗ Calidad
✗ Cantidad
✗ Plazo de entrega
✗ Lugar de entrega

• Almacenar, custodiar…
Los productos adquiridos o producidos hasta que se produzca la siguiente fase:
✗ Venta
✗ Incorporación al proceso productivo
 • Y siempre respetando…
Las normas de Seguridad e Higiene en el Trabajo

2.1. FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN

Funciones de la sección de Almacén

Pedido La sección de Almacén pedirá a la sección de compras aquellos productos que

vayan agotándose para cubrir las demandas futuras.
Recepción Como respuesta al pedido previo, la sección de almacén recepcionará las
cantidades previamente peticionadas.
Control A través de los inventarios periódicos, se puede conocer el estado del almacén
en cada momento.
Remisión La sección de ventas solicitará distintos pedidos al almacén, el cual preparará
dichos pedidos para ser servidos a nuestro cliente en tiempo y forma.

2.2. TAREAS DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN

Relación entre funciones y tareas en la sección de almacén

Función Tareas
Pedido • Estudio de las necesidades futuras
• Elaboración del documento ‘hoja de pedido’
• Comprobación del albarán con la hoja de pedido
• Recuento físico de la mercancía y verificación de su estado
Recepción • Colocación de la mercancía en el lugar asignado en el almacén
• Gestión de las incidencias, por falta de mercancía o deterioro de la
misma
• Cumplimentación del documento ‘ficha de almacén’
Control • Realización de inventarios físicos periódicos
• Estudio de las desviaciones sobre la previsión de necesidades
Remisión • Preparación de los pedidos
• Elaboración del documento ‘albarán’
2.3. DOCUMENTOS DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN

Los documentos del área de almacén

Función Documento Imagen

Pedido Hoja de pedido

Recepción/ Albarán
Remisión
 Control Ficha de control de artículo

3. SECCIÓN DE VENTAS

3.1. FUNCIONES DE LA SECCIONES DE VENTAS

• Si la empresa es grande se puede crear un departamento que podría tener distintas

secciones.

• Si la empresa es pequeña, el departamento de ventas quedaría reducido a una o dos

personas y el mismo podría estar incluido en un departamento comercial
constituyéndose en Sección.

• Funciones que se desarrollan en el área de Ventas:

✗ Función Ventas: implica la selección, formación, motivación y dirección de la fuerza
de ventas, así como la puesta en marcha de distintas técnicas de ventas para el
logro del pedido por parte del cliente.

✗ Función Marketing: desarrolla las distintas actividades del marketing, tanto del
marketing relacional como del marketing mix. Estas actuaciones se concretarán en
el plan de marketing.

✗ Función de atención al cliente: como fin de la cadena de comercialización, logrando

fidelizar al cliente a través de una atención personalizada de sus inquietudes,
quejas o sugerencias.
 • Las funciones de la sección de ventas se pueden simplificar en:
✗ Elaborar pronósticos de ventas

✗ Establecer precios

✗ Realizar publicidad y promoción de ventas

✗ Llevar un adecuado control y análisis de las ventas

✗ Servicio postventa

3.2. TAREAS DE LA SECCIÓN DE VENTAS

Relación entre funciones y tareas en el área de ventas

Funciones Tareas concretas

✔ Creación y motivación del equipo de ventas
Ventas ✔ Consecución de pedidos por parte de clientes
✔ Elaboración de facturas
✔ Acciones relacionadas con el precio (promociones y ofertas)
Marketing ✔ Acciones relacionadas con el producto
✔ Acciones relacionadas con la promoción y comunicación
✔ Acciones relacionadas con la distribución
Atención al ✔ Servicio post-venta
cliente ✔ Gestión de las sugerencias y reclamaciones
✔ Acciones encaminadas a la fidelización del cliente

3.3. DOCUMENTOS DE LA SECCIÓN DE VENTAS

La factura es el documento mercantil que refleja una operación de compraventa. Se

encuentra regulada por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se
aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Tipos de Facturas

Tipo Descripción
Ordinarias Documentan una operación económica, ya sea esta una compraventa o la
prestación de algún servicio
Documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien
Rectificativas devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por
volumen
Documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un
Recapitulativas período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las
anteriores
Factura Es una versión electrónica de la factura, la cual tiene validez legal y no es
 electrónica necesaria la versión física del documento. Se puede guardar en distintos
formatos
Factura pro- Documenta una oferta comercial, con indicación de la forma exacta que
forma tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como
justificante. Suele incluir la fecha máxima de validez

4. ÁREA FINANCIERO-CONTABLE

4.2. LAS FINANZAS DE LAS PYMES

Para una empresa, hablando en términos financieros, hay 2 cuestiones clave:

✔ Disponer de crédito
• En este caso, serán los bancos los que facilitarán una cartera de créditos renovable
que, previo pago de unos intereses, se irán saldando y renovando en las fechas y
condiciones convenidas.

✔ Disponer de liquidez
• En este caso, la liquidez estará en la cuenta corriente de la empresa.

4.4. EL ÁREA CONTABLE DE LA EMPRESA

✔ Cada documento mercantil que llega o se genera en la empresa, da lugar a su

correspondiente asiento contable.

✔ El asiento contable siempre está compuesto por dos o más cuentas pertenecientes a
algunas de las muchas que establece el Plan General Contable.

✔ Los documentos que han generado el hecho contable hay que reseñarlos con el sello
‘Contabilizado’, indicando el n.º de asiento y fecha.
 ✔ Utilizar un software específico, que nos facilite:
• Asientos contables predefinidos

• Llevar los libros obligatorios y auxiliares

• Elaborar balances

• Presentar cuentas anuales

• Búsquedas avanzadas de asientos en el histórico

4.5. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL ÁREA CONTABLE

Tipos de Libros Tipos de asientos

SIMPLES: Asientos con una sola cuenta en el Debe y otra en el
OBLIGATORIOS: Balances Haber
(Inicial, trimestral y final) COMPUESTOS: Asientos con dos o más cuentas en el Debe y dos o
Diario más cuentas en el Haber
Cuentas anuales MIXTOS: Asientos con una cuenta en el Debe o el Haber y dos o
más en la contrapartida
INDIVIDUALES: Reflejan un único hecho mercantil en un único
asiento contable
VOLUNTARIOS: Libro RESUMEN: Reflejan varios hechos mercantiles en un único
Mayor asiento contable
Otros que se considere PREDEFINIDOS: Son aquellos que un programa informático tiene
oportuno preestablecidos, modificando únicamente las cantidades de cada
cuenta, el n.º de asiento y fecha

4.6. APLICACIONES INFORMÁTICAS ESPECÍFICAS DEL ÁREA CONTABLE Y

FINANCIERA

Cualquier programa de contabilidad informatizada ofrece las siguientes posibilidades:

✔ Crear asientos predefinidos

✔ Llevar los libros obligatorios y auxiliares

✔ Exportar e informar datos de los otros programas que componen el paquete gracias a
la compatibilidad que existe entre ellos

✔ Remitir información a través de archivos a organismos públicos

5. GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN SISTEMA DE RED INFORMÁTICA

5.1. GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN SISTEMA DE RED INFORMÁTICA

EN EL ÁMBITO INTERNO

5.2. GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN UN SISTEMA DE RED INFORMÁTICA

EN EL ÁMBITO EXTERNO

Sistema de red informática externa

Entidades financieras Organismos Oficiales Agentes comerciales

Las entidades financieras Gracias al sistema RED La comunicación con clientes
disponen de servicios on-line podemos remitir distinta y proveedores, suele
para empresas donde poder documentación a la Seguridad realizarse a través del correo
realizar distintas gestiones Social electrónico