ROTULADO Y FACTURACION
ROTULADO DE CAJAS
PARA DESPACHO A
CLIENTES
• Después de realizar el chequeo completo de la
orden de alistamiento procedemos a generar las
facturas.
• Se verifican el numero de cajas y que los rótulos
sean los correspondientes al pedido auditado.
• Leer detenidamente las observaciones que
especifica copias de facturas , invimas o papelería
anexa.
• Dirección y transportadora de despacho se
verifican en la pantalla que se genera al guardar la
factura.
• Verificar si en la orden de alistamiento se
especificaba nota crédito por avería o faltante y
pasar la copia al auxiliar contable para realizar la
Nota crédito correspondiente
• Si se realiza un cambio de lotes debe enviarse copia
al cliente de la certificación de lotes.
ROTULADO DE CAJAS
PARA DESPACHO A
CLIENTES
• Las cajas que se alistan para ser
despachadas al cliente, en el rotulo y/o
remesa de despacho debe contener la
siguiente información:
1. Nombre completo del cliente.
2. Si debe ser entregado a una persona en
especial debe indicarse, por ejemplo:
RAMEDICAS – Atte. Flor Mejía
C.C.12345678
3. Indicar el numero de la factura de venta
que se genero por el pedido.
4. Dirección del cliente, según este en la
factura como dirección de entrega,
Teléfono del cliente.
INGRESO DE GUIAS DE
DESPACHO POR PAGINA
WEB
• El facturador debe ingresar al aplicativo de la
transportadora para diligenciar la guía de
despacho correspondiente.
• Después de generar la guía, se debe escribir
de forma legible en la factura el numero de
remesa que genera el sistema del despacho,
en la parte superior de la factura.
• En las facturas debemos escribir numero de
cajas y nombre del facturador y del
empacador.
• Cada facturador debe validar si el despacho,
corresponde a una entrega de factura con
servicio Boomerang (radicación de factura );
si es así, se genera en la remesa el servicio.
CLIENTES CON CONDICIONES
ESPECIALES DE ENVIO DE FACTURA
En el proceso de Facturación y Despacho hay clientes que por
su proceso de Distribución y Dispensación solicitan los
siguientes requerimientos :
• Envió de Remisión y/o OP: descrita también en las
observaciones de la orden de alistamiento por lo tanto no se
imprime la Copia cliente en caso que lleve boomerang se
envía la original como soporte de entrega y la OP con el
pedido.
• Pedidos de zona franca , debe llevar un formato donde se
describe la información pedida por la entidad, en la
actualidad manejamos dos clientes FCV –Fundación
Cardiovascular Colombia y/o HIC hospital Internacional
Colombia y Unidrogas.
COPIAS DE FACTURAS MANEJO
INTERNO OBLIGATORIO
• CONTROL ESPECIAL
Se deben imprimir 2 copias archivo para el despacho
de productos de control especial , las cuales una
copia va pegada a la copia OP, y la otra se dejara en el
lugar destinado por la Dirección técnica.
FACTURACION SISTEMA MANTIS
✓ Ingresamos con usuario y contraseña asignados
✓ Escogemos CREACIONES Y CONSULTA, luego
seleccionamos PEDIDOS-FACTURACION
✓ Escogemos la opción ORDEN DE
ALISTAMIENTO
✓ Se debe verificar que banderas tenemos
asignada en la mesa y determinar cuales
están al 100 % de alistamiento para
proceder a la Facturación
✓ Se escanea la bandera y esta nos arrojara el # de orden de
alistamiento, porcentaje de alistamiento y para empezarlo
a facturar debemos dar en la casilla SI y nos arrojara el
pedido en la pantalla.
✓ Si en nuestra mesa no hay pedidos asignados verificamos
la mesa de locales ( 01-07) y la caja rápida (08) para dar
apoyo.
✓ Después de terminado el pedido debemos devolver la
tarjeta (banderín) al coordinador de bodega.
VERIFICAMOS EL
PEDIDO EN FISICO
✓ En el momento de verificación del pedido el
sistema arrojara una alerta donde nos indicara
si el ITEM que estamos escaneando le falta, le
sobra o no se encuentra dentro del pedido.
✓ Debemos tener muy presente la dirección de entrega,
ciudad de entrega y las observaciones del pedido.
✓ Escoger el numero de copias según el requisito del cliente.
Estas recomendaciones deben ser tenidas en
cuenta ya que si fallamos debemos volver a realizar
los procesos , aumentamos los costos logísticos en
tiempos y fletes.
• VERIFICAR LAS OBSERVACIONES
• VERIFICAR DIRECCION DE ENTREGA
• VERIFICAR DETENIDAMENTE CUAL ES LA
TRASNPORTADORA A DESPACHAR
• REVISAR LOS SEGUROS ANTES DE GUARDAR LA
REMESA N° OP, N° CAJAS
• VERIFICAR LOS ROTULOS ANTES DE PEGARLOS
EN LAS CAJAS ( sticker Laterales)
TRANSPORTES
Cuando realizamos solo facturas en el espacio donde se
escribe la remesa debe quedar consignado el asunto por
ejemplo: PQRS, nota crédito ,producto entregado directo por
el proveedor , estas facturas solo podrán ser realizadas por el
Coordinador de bodega, Dirección logística, Dirección
Técnica.
Enunciamos algunas manejadas
RECOGEN -RAMEDICAS
TCC
SERVIENTREGA-BOYACA-MOCOA…….
ENCARGA –CONECTAMOS—PEDIDOS LOCALES
COOTRASTAME-TRASLACOR
COTRASCAL SAS-SANTADER-NORTE STDER
TERMINAL –COPETRAN-
COTRANSMAGDALENA,COTRASANGIL.
✓ Por ultimo ingresamos en numero de cajas y el numero de
remesa (guía) y guardamos la información. La
transportadora ya esta seleccionada por el sistema y es la
que nos indica por donde debemos enviar el pedido.
CORREO CONFIRMACION DE PEDIDO QUE
LE LLEGA AL CLIENTE AL MOMENTO DE
GUARDAR EL PEDIDO FACTURADO
MUCHAS GRACIAS…
