BASE DE DATOS
¿Qué es Microsoft Access?
Microsoft Access es un programa que forma parte del paquete Microsoft Office cuya
función es la creación y administración de Bases de Datos. Access le permitirá acceder
de manera rápida y eficiente a todos los datos almacenados en una Base de Datos.
Con Microsoft Access usted puede realizar el control de los empleados, listado de
precios y productos, listados telefónicos, facturación, etc.
Es una herramienta útil para utilizar en empresas, escuelas y todo aquella institución u
organización que deba manejar y/o administrar gran cantidad de Información.
¿Qué es una base de datos?
Se denomina Base de Datos a aquellos archivos que se caracterizan por almacenar en
forma ordenada, información relacionada con un tema específico. Dicho en otras
palabras, es un conjunto de información relacionada entre sí con un tema en particular.
Una Base de Datos puede contener cantidad de información considerable que estará
regido por la memoria de la PC. Las Bases de Datos se pueden relacionar, ya que son
Bases de Datos Relacionales.
¿Cómo ingresar a Access?
Para ingresar 1 clic en MENU INICIO, luego ubicarse sobre la opción PROGRAMAS y hacer
1 clic en Microsoft Access.
NOTA: es importante considerar que en algunas PC esta ruta puede variar y en lugar de
encontrar a Access directamente dentro de "Programas" la encuentre dentro del grupo
"Microsoft Office".
Partes de la ventana
La apariencia de la ventana Microsoft Access es similar a la de todas aquellas que
trabajan bajo el entorno gráfico de Windows.
Cada vez que Ud. abra Microsoft Access aparece en pantalla la ventana del programa
conjuntamente con la ventana de la Base de datos diferentes opciones para elegir y
dentro de ellas, la opción base de datos en blanco.
Docente: Zelada, Mariano 2025
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Creando una base de datos
Al ingresar al programa aparece la ventana y dentro de las opciones, deberá seleccionar
la opción "Base de datos en Blanco". (Recuerde que puede crear una Base de Datos en
blanco o abrir una base de datos existente).
Aparecerá en pantalla un cuadro nuevo en el que debe determinar el nombre de la base
de datos y el lugar donde será guardada dicha base de datos.
Seleccionar el lugar
donde será guardada la
base de datos
Escribir el nombre para el
archivo
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En el cuadro DE LAS CARPETAS... debe determinar la ubicación para el archivo (unidad
de almacenamiento, carpeta, subcarpeta, etc.) y en el cuadro Nombre de archivo debe
determinar el nombre con el que quiere Identificar a nuestro archivo.
Por último, deberá realizar clic en el botón "Crear".
Observará que en la Barra de Titulo de la ventana, aparecerá la denominación completa
del archivo. La mayoría de los programas solamente muestran el nombre, pero no la
extensión.
NOTA: recuerde que toda denominación de archivos contiene 2 partes: el Nombre que
es asignado por el usuario y la Extensión que es asignado directamente por el programa,
pero que puede ser modificado por usted, y que Indica de qué tipo de archivo se trata,
en este caso es accdb.
Tablas
Al definir el concepto de Base de Datos se mencionó que éstas se podrían relacionar por
la que se denominaban Base de Datos Relacionales. Siempre que se hable de Base de
Datos Relacionales se debe pensar automáticamente en la Tabla.
¿Qué es una tabla?
Es una estructura que contiene un conjunto básico de Información de la Base de Datos.
Una Base de Datos en Blanco no tendrá ninguna tabla hasta que no comience a
generarlas.
NOTA: una Base de Datos está compuesta por varias Tablas, pero además contiene un
conjunto de instrucciones para ordenar y trabajar rápidamente con los datos como las
Consultas, Formularios, Informes y Macros.
¿Cómo crear una tabla?
Para poder crear una tabla, se deberá tener en pantalla la base de Datos que creo. En
donde irá agregando las tablas para incorporar los datos necesarios.
Docente: Zelada, Mariano 2025
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Para crear una tabla nueva tendrá que trabajar con dos tipos de vistas que Access le
brinda.
Tipos de vistas de una tabla
VISTA DISENO: (o crear una tabla en VISTA DISENO) con esta vista se podrá establecer
los diferentes campos de la tabla y las propiedades o características correspondiente
para cada uno de ellos.
VISTA HOJA DE DATOS: (o crear una tabla introduciendo datos) con esta vista podrá
crear una tabla directamente ingresando los datos, pero quedará pendiente establecer
las propiedades de los campos.
NOTA: se aconseja crear las tablas utilizando la VISTA DISENO.
- Una vez abierta la base de datos, deberá realizar clic en "Crear".
- Luego clic en la opción "Tabla" desde la barra de herramientas.
- Automáticamente, aparecerá en pantalla la tabla 1.
- Deberá cambiar el modo de trabajo a "vista de Diseño" utilizando el botón "Ver"
(desde la barra de herramientas).
- Solicitará guardar la tabla antes de cambiar de vista. En el cuadro que brinda,
escribir el nombre para la tabla y clic en "Aceptar".
- En la ventana VISTA DISENO, encontrará las siguientes partes: Nombre del
campo, Tipo de Datos, Descripción y Propiedades del campo. En cada casillero
deberá ir completando de acuerdo a la necesidad de trabajo planteada:
o Nombre del campo: se indican los nombres de cada uno de los campos o
columnas de la tabla. Deberá escribir los campos uno debajo del otro,
luego se verán, uno al lado del otro formando columnas.
o Tipos de datos: es el tipo o clase de dato a ingresar en ese campo. Se
puede elegir siguientes tipos:
TEXTO: caracteres alfanuméricos hasta 255.
NUMERO: caracteres numéricos.
MEMO: caracteres hasta 32000.
FECHA/HORA: colocar las fechas y horas.
SI/NO: (Verdadero/Falso) permite crear campos tipo casilla de
Verificación.
Docente: Zelada, Mariano 2025
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OBJETO OLE: Incrustar objetos como imágenes solo en los
formularios o informes.
AUTONUMERACIÓN: numera cada registro por orden.
MONEDA: formato de moneda.
HIPERVÍNCULO: permite trabajar con vínculos a direcciones web
o a archivos.
ASISTENTES PARA BÚSQUEDA: permite crear listas desplegables
con posibilidad de elegir o buscar datos o campos de otra Tabla.
o Descripción: es un texto explicativo que se visualizará en la barra de estado de
la ventana y que le mostrará un detalle cuando trabaje en ese campo. Es
optativo.
o Propiedades del campo: son ciertas características que usted puede definir
luego de haber elegido el tipo de dato para cada campo de la tabla. Entre las
propiedades de los campos podrá encontrar:
TAMANO DEL CAMPO: el número máximo de caracteres (para un
campo de texto es de 255).
FORMATO: el diseño de la presentación del campo.
MASCARA DE ENTRADA: modelo para los datos al ingresar en el
campo.
TITULO: etiqueta para el campo cuando es usado en un
formulario.
VALOR PREDETERMINADO: valor introducido automáticamente
para nuevos registros.
REGLA DE VALIDACIÓN: una expresión que limita los valores a
introducir automáticamente para nuevos registros.
TEXTO DE VALIDACIÓN: el mensaje de error que aparece cuando
no se cumple con la regla de validación.
REQUERIDA: para hacer o no obligatorio el ingreso de datos en
ese campo.
INDEXADA: para colocar un índice con o sin duplicados (el índice
acelera las búsquedas y las ordenes, pero hace lentas las
modificaciones.
- Debe ingresar los Nombres de campo, determinar el tipo de datos, etc.
- Luego deberá guardar la tabla utilizando el botón "Guardar" (desde la barra de
herramientas) o al cerrar la tabla, también pedirá que la misma sea guardada.
Docente: Zelada, Mariano 2025
