Paso 18.
Gestión del cambio y
de contratistas
Paso 18. Gestión del cambio y de
contratistas
Gestión del cambio
(Aplica para nivel estándar y avanzado)
Todo sistema de gestión debe afrontar los cambios que conlleva su
implementación para lograr adaptarse de manera exitosa a los procesos
de transformación que surgen por cambios en la operación de la
organización, la legislación, nuevos mercados, nueva tecnología, entre
otros aspectos. Este procedimiento se recomienda este articulado con el
definido en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
para controlar de manera uniforme estos impactos en la gestión de la
organización.
La gestión del cambio es un enfoque sistemático que permite a la
organización minimizar el impacto que los cambios pueden generar en
su operación. Para este proceso se proponen los siguientes pasos:
1 Identificación del cambio
Es necesario que la organización identifique los cambios que puedan
tener algún tipo de impacto en la gestión de la seguridad vial y lo
reporte al área encargada de dar manejo de este requerimiento. Este
cambio puede ser permanente, temporal o de emergencia.
Algunos cambios pueden ser:
Cambio de normatividad
Nuevas rutas
Nueva tecnología vehicular
Nuevos clientes
Nuevos proveedores
Nuevos productos y/o servicios
Cambio en la modalidad de contratación de conductores
2 Analizar el cambio
El Comité de Seguridad Vial en conjunto con las áreas de la organización
a las cuales el cambio pueda llegar a afectar se debe analizar el impacto
de este cambio y su relación con los procedimientos que actualmente se
implementan en la organización. Como resultado de este análisis se
debe establecer un plan de trabajo que incluya actividades, recursos,
responsables de la implementación y fecha de inicio y cierre del mismo,
de manera que permita presentar la transición del cambio para obtener
la aprobación del mismo.
3 Aprobar el cambio
Contando con la planeación para la implementación del cambio se
puede aprobar este por parte de la alta dirección de la empresa,
asegurando así los recursos necesarios para su adopción en la
organización.
4 Implementar el cambio
Iniciar el proceso de implementación del cambio por parte de los
responsables designados en el plan de trabajo dando cumplimiento a las
actividades y fechas planteadas. Por parte del Comité de Seguridad Vial
se debe realizar seguimiento de la implementación de este cambio.
GESTIÓN DEL CAMBIO
Nombre de
la
Proceso
organizaci
ón
GESTIÓN DEL CAMBIO
Fecha de
Fecha de
la
inicio de la
identificaci
gestión del
ón del
cambio
cambio
Descripció
n de la
razón del
cambio
Descripció
n del
cambio
propuesto
Áreas
involucrad
as en el
cambio
Riesgos de
implement
ar el
cambio
Responsable Recurso Fech Fech Observacio
de s a de a de nes de
Acciones
implementac requerid inici cierr seguimient
ión os o e o
Validación (Firma de los integrantes del Comité de Seguridad Vial)
técnica del
GESTIÓN DEL CAMBIO
cambio
Aprobació
n del (Firma de la alta dirección)
cambio
Gestión de contratistas
(Aplica para nivel estándar y avanzado)
En complemento con los manuales de contratistas establecidos en el
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo desde el Plan
Estratégico de Seguridad Vial se debe verificar el cumplimiento de la
gestión de la seguridad vial por parte de los contratistas o terceros
considerando los siguientes aspectos:
1 Plan Estratégico de Seguridad
Vial
La organización debe verificar que los contratistas que estén obligados a
implementar el Plan Estratégico de Seguridad Vial estén dando
cumplimiento a este requerimiento. Para este requisito, al momento de
la contratación se debe asegurar el cumplimiento de los pasos
requeridos para el nivel de la empresa contratista o tercerizada.
MISIONALIDAD
NIVEL Servicio de transporte Actividades diferentes
terrestre automotor al transporte
Entre de 11 y 19 vehículos Entre de 11 y 49 vehículos
Básico
o entre 2 y 19 conductores o entre 2 y 49 conductores
Estándar Entre de 20 y 50 vehículos Entre de 50 y 100 vehículos
o entre 20 y 50 o entre 50 y 100
conductores conductores
Más de 50 vehículos o más Más de 100 vehículos o
Avanzado
de 50 conductores más de 100 conductores
En general, la empresa contratista deberá adoptar los formatos,
protocolos y procedimientos de la organización contratante a menos que
se exprese lo contrario. Adicional a las disposiciones establecidas en el
PESV, esta herramienta cuenta con 4 fichas técnicas que aclaran los
requisitos en términos de vehículos y seguridad y salud en el trabajo:
A.
D.
Requisit E.
B. C. Sustanci
os por Requisit
Vehículo Motocicleta as
tipo de os SG-
s s peligros
transpor SST
as
te
2 Empresas que no requieren
PESV
De igual manera, para aquellas empresas que no estén obligadas a
implementar el PESV, la organización debe definir los requisitos
aplicables principalmente en temas de capacitación del personal,
mantenimiento de los vehículos y manejo de siniestros viales.
Como mínimo se deberá dar cumplimiento a:
1.1. Requisitos de seguridad vial para vehículos
Los vehículos que se vinculen a la operación de la organización deberán
cumplir como mínimo con los siguientes requerimientos:
ANTIGÜEDAD MÁXIMA (Lo define cada organización)
SEGURIDAD ACTIVA (Lo define cada organización)
SEGURIDAD PASIVA (Lo define cada organización)
NÚMERO DE AIRBAGS (Lo define cada organización)
Licencia de tránsito – Tarjeta de propiedad
SOAT
Revisión técnico-mecánica
DOCUMENTACIÓN
Seguros (Lo define cada organización)
Historial de mantenimientos preventivos y
correctivos
Historial de siniestros viales
Diligenciamiento del chequeo pre-operacional
INFORMACIÓN (Diario)
PERIÓDICA Reporte de ejecución del plan de mantenimiento
(Mensual)
1.2. Requisitos de seguridad vial para conductores
Los conductores que se vinculen a la operación de la organización
deberán cumplir como mínimo con los siguientes requerimientos:
EDAD MÍNIMA (Lo define cada organización)
COMPETENCIA (Lo define cada organización en términos de
MÍNIMA formación, experiencia y educación)
LICENCIA DE
CONDUCCIÓN (Lo define cada organización)
REQUERIDA
DOCUMENTACIÓN Licencia de conducción
Cédula de ciudadanía
Concepto del examen médico
Certificado de vigencia de la licencia de
conducción (RUNT)
Certificado de no infracciones de tránsito
Afiliación y pago de seguridad social
Historial de siniestros viales
Seguros (Lo define cada organización)
INFORMACIÓN Pago de seguridad social
MENSUAL Reporte de infracciones de tránsito
De igual manera, deberán participar de las capacitaciones que defina la
organización en seguridad vial y reportar de manera oportuna cualquier
novedad en sus condiciones de salud.
1.3. Requisitos de seguridad vial para el manejo de
siniestros
En cuanto al manejo de siniestros viales sin importar su gravedad, los
contratistas deberán reportar estos hechos a la organización de manera
inmediata y realizar la investigación siguiendo los lineamientos
establecidos en el paso 13 del PESV.
3 Monitoreo a contratistas
La organización debe designar responsables para el monitoreo a
contratistas y definir un mecanismo de evaluación del cumplimiento de
los mismos.
Es recomendable que esta evaluación se integre a la realizada en el
Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el Trabajo.
