Actividad 5.
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1. ¿Qué son las formas o formularios?
Un Formulario es un documento utilizado para la recolección de datos de
manera estructurada. Se designa con el término de Formulario a aquella
plantilla que contiene espacios vacíos, los cuales están destinados para ser
rellenados por algún individuo con un propósito específico.
2. ¿Cómo se clasifican las formas?
SEGÚN SU PRESENTACIÓN:
Simples y Compuestas
Simples: De estructura básica, Contienen los campos esenciales para
registrar una transacción, como fecha, descripción, monto y cuentas
involucradas.
Compuesta: Con mayor detalle: Incluyen secciones adicionales para
registrar información más específica o detallada sobre la transacción.
SEGÚN SU USO:
Para Originar una Acción:
Inician un proceso: Estos formularios dan inicio a una operación contable o
administrativa.
Para Registrar una Acción:
Documentan una transacción: Capturan la información de una operación ya
realizada.
Para Informar Resultados:
Presentan información resumida: Muestra los resultados de un periodo
contable.
SEGÚN SU ELABORACIÓN:
1- Mecanizados: Son formularios preimpresos en masa, con espacios en
blanco que se agregan automáticamente al imprimir el documento.
2- Semi-mecanizados: Combinan elementos preimpresos con espacios
para completar a mano y, a veces, incluyen campos que se llenan
automáticamente.
3- Manuales: Se crean completamente a mano, sin ningún formato
preestablecido.
3. Usos de las formas.
Registro de transacciones: Permiten documentar cada operación
financiera de manera sistemática, asegurando que se registren
correctamente en los libros contables.
Control interno: Facilitan el seguimiento de ingresos y gastos, ayudando a
prevenir fraudes y errores.
Generación de informes: A partir de los datos recopilados, se pueden
elaborar estados financieros y otros informes que reflejan la salud financiera
de la empresa.
Cumplimiento normativo: Ayudan a garantizar que la empresa cumpla
con las normativas fiscales y contables vigentes.
Toma de decisiones: Proporcionan información clave que permite a los
gerentes y directivos tomar decisiones informadas sobre la operación y
estrategia de la empresa.
4. Ventajas y desventajas del uso de las formas
Ventajas:
• Ahorro de tiempo
• Alcance masivo
• Mejora la efectividad y la precisión de los datos
• Informes en tiempo real
Desventajas:
• Contribución al daño ambiental
• Coste de impresión y material
• Riesgo de pérdida
• Riesgo de mal llenado
5. Elementos que debemos de considerar para confeccionar una forma y su
definición e importancia
Identificación: Es la parte donde se indica el nombre de la entidad, título del
formulario, fecha, código.
Instrucciones: Indica como se debe llenar el formulario, su distribución (al
final).
Cuerpo:
Incluye toda la información necesaria para que el formulario una
vez completado cumpla su objetivo. Los conceptos dentro del
cuerpo deben estar organizados según lo establezca el procedimiento para
el cual el formulario ha sido diseñado.
Conclusión:
Está conformada por todos los datos que validen el contenido
del formulario, tales como firmas y sellos.
Objetivo:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos
medios para alcanzar un fin.
Objetivos específicos,
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por
último, dar valor legal a determinadas transacciones.
Importancia: Su importancia radica en que sirven de soporte a las
transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios,
además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de
la forma.
Para diseñar formularios útiles debemos tener en cuenta los
siguientes cuatro lineamientos de diseño de formularios:
1. Que los formularios sean fáciles de llenar.
2. Que cumplan con el propósito para el que se diseñaron.
3. Que su diseño contribuya a que se completen con precisión.
4. Que sean atractivos.
7. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de
la pantalla.
Los cuatro lineamientos para el diseño de pantallas son importantes, pero
no exhaustivos. incluyen lo siguiente:
1. Mantener la pantalla simple.
2. Mantener la presentación de la pantalla consistente.
3. Facilitar el movimiento del usuario entre las pantallas y páginas de
visualización.
4. Crear una pantalla atractiva y agradable.
8. Consideraciones de implementación y uso de las formas
La persona que se asigna para llevar a cabo la implementación,
mantenimiento y control de las formas pertenece al nivel de control medio
dentro de la estructura organizacional y puede ser designado con varios
nombres, dentro de los que se encuentran:
• Administrador de formas.
• Especialista en formas.
• Controlador de formas.
• Gerente de formase.
• Gerente de sistemas.
9. Cuáles son los controles internos a considerar en el uso de las formas.
Las tareas básicas para controlar formularios incluyen asegurar que cada
formulario en uso cumpla con su propósito específico para ayudar a los
trabajadores a realizar sus tareas y que el propósito especificado sea
integral para el funcionamiento de la organización, de manera que se
evite la duplicación de la información re- copilada y de los formularios
correspondientes; diseñar formularios efectivos, decidir sobre cómo
reproducirlos en la forma más económica posible y establecer
procedimientos que los pongan a disposición de los empleados (cuando
sea necesario) al menor costo posible. A menudo, para esto se requiere
que los formularios estén disponibles en Web para poder imprimirlos. Hay
que incluir en cada formulario un número único y una fecha de revisión
(mes/año), independientemente de que se llene y envíe en forma manual o
electrónica. Esto ayuda a que los usuarios sean organizados y eficientes.
10. Incluir un modelo de forma indicando las partes
