Secretaria(o)
Título del cargo
SECRETARIA (O)
Código: 01032 Nivel: 4
Descripción genérica de funciones
Objetivo general
Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor
inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y
eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.
Funciones, actividades y/o tareas
Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y
otros documentos varios de poca complejidad.
Transcribe a máquina o en computador correspondencia como:
oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de
exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías,
contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros
documentos diversos.
Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos,
requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de
uso de la dependencia.
Recibe y envía correspondencia.
Opera la máquina fotocopiadora y fax.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Realiza y recibe llamadas telefónicas.
Actualiza la agenda de su superior.
Toma mensajes y los transmite.
Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la
Institución y público en general.
Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y
eventos.
Convoca a reuniones de la unidad.
Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
Actualiza el archivo de la unidad.
Distribuye la correspondencia de la unidad.
Elabora cheques.
Desglosa y entrega cheques.
Lleva control de caja chica.
Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su
superior.
Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la
unidad.
Lleva control de los registros de asistencia del personal
administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio,
adscritos a la unidad.
Elabora actas de notas.
Elabora hemeroteca.
Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.
Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.
Recibe y controla peticiones de tesis de grado.
Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y
eventos de la unidad.
Actualiza la cartelera.
Vende guías a los estudiantes.
Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los
estudiantes.
Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- Ámbito de la actuación:
Responsabilidad:
Materiales:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente
complejos, siendo su responsabilidad directa.
Dinero:
Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia
de materiales.
Información confidencial:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad media.
Toma de decisiones:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias
anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
Supervisión:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no
ejerce supervisión.
Relaciones internas y externas:
Relaciones internas:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad
administrativa a la que pertenece y/o frecuentes con los integrantes de la
comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al
área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
Relaciones externas:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones públicas y/o
privadas y público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
2.- Condiciones ambientales y riesgo de trabajo:
Ambiente de trabajo:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene
contacto con agentes contaminantes, tales como polvo.
Riesgo:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia
baja.
Esfuerzo:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y
requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.
3.- Perfil del cargo:
Educación y experiencia:
A) Educación:
Bachiller Mercantil, más curso de dos (2) años de duración de secretariado
computarizado.
Experiencia:
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área
secretarial y de oficina.
B) Educación:
Bachiller, más curso de secretariado de seis (6) meses de duración, más
curso de computación de seis (6) meses de duración.
Experiencia:
Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área
secretarial y de oficina.
Conocimientos, habilidades y destrezas:
Conocimientos en:
Técnicas secretariales.
El manejo de equipo común de oficina (computadora, fax, fotocopiadora,
máquina de escribir electrónica y otros).
Métodos y procedimientos de oficina.
Técnicas de archivo, ortografía, redacción y mecanografía.
Computación básica.
Relaciones humanas.
Normas de cortesía.
Técnicas de Fichaje y Kardex.
Habilidad para:
Relacionarse con público en general.
Expresarse claramente en forma verbal y escrita. Seguir instrucciones
orales y escritas.
Tratar en forma cortés y efectiva al público.
Redactar correspondencia de rutina, actas e informe de cierta complejidad.
Comprender situaciones de diversa índole.
Organizar el trabajo de la oficina.
Destrezas en:
El manejo de computador, máquina de escribir, ficheros, archivos.
El manejo del equipo común de oficina.
Adiestramiento requerido:
Secretariado Computarizado.
Nuevos programas de computación.
Técnicas actualizadas de ortografía y redacción.
Actualización en el área secretarial.
Relaciones Humanas.
