El Control
1. Definición
Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o
fases mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una
empresa. Estas etapas se dividen en planeación, dirección, organización y
control.
Como observamos el control es la última etapa del proceso administrativo. Esta
etapa consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para
asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas.
Tiene las siguientes variantes:
I. Función restrictiva y coercitiva: se utiliza evitar los desvíos indeseables o
comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar las funciones y así
prohibir la libertad de los subordinados cuando realizan sus actividades,
dentro de la empresa.
II. Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o
funciones de los subordinados se han desviado o presentan irregularidades,
esta regulación hará volver a los subordinados a las actividades ya
planeadas.
III. Función administrativa: como ya lo dijimos, el control forma parte del
proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la
dirección.
Objetivo del control
El objetivo de esta función administrativa es la de ver que todo se haga
conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar
los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.
2. Importancia
El control es importante porque se enfoca en evaluar y corregir el desempeño
de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes
de la organización se están llevando a cabo.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye
todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar
evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar
las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la
administración.
3. Tipos
Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional
comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas
para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye
dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el
plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones.
4. La Supervisión como herramienta de Control
-¿Quién es el supervisor?
Quien supervisa es quien se encuentra en la situación de superioridad
jerárquica, ya que tiene la capacidad o la facultad de determinar si la acción
supervisada es correcta o no.
De manera general, se puede decir que todo supervisor tiene cuatro grandes
funciones:
Proyectar: se debe programar o planificar el trabajo del día ,
establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y
el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus
colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro
de su departamento.
Dirigir: esta función comprende la delegación de autoridad y la toma
de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las
buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones claras,
especificas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de
habilidad de sus colaboradores.
Desarrollar: esta función le impone al supervisor la responsabilidad
de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus
aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo
y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y
antiguo, así se elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores.
Controlar: significa crear conciencia de sus colaboradores para que
sea cada uno de ellos los controladores de su gestión, actuando luego
el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados.
Supervisar son todas las actividades que se realizan para operar y
controlar el esfuerzo de los hombres, con el objetivo de que éstos, en
grupo o individualmente cumplan con las funciones o tareas que le han
sido asignadas.
Los supervisores actúan como jueces y como solucionadores de
problemas en el proceso de control en una organización. Los
supervisores cumplen con dos principales funciones: en el primer rol,
actúan como juez observando lo que sucede en el departamento para
ver si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se
esperaba. En el segundo rol, actúan al solucionar problemas y tomar
decisiones. Esto se hace con el fin de averiguar por qué no salió bien algo
y luego decidir qué hacer al respecto.
5. Las Fuentes de Control
Según Don Hellriegel, las fuentes de control básica son cuatro:
control de los grupos interesados: se refiere a las presiones externas que
recibe la empresa para que modifique ciertas conductas.
El control organizacional: se refiere a las reglas y procedimientos formales,
ya sea preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el
cumplimiento de los objetivos deseados.
El control grupal: se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los
miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos.
El autocontrol individual: consiste en los mecanismos orientadores que
operan en un individuo o persona, ya sea en forma consciente o
inconsciente.
