La gestión de los proyectos en las organizaciones
Juan David Duran Uribe
Rosa Antuña
Project management office
2024
Solución al caso práctico
1. Según los comentarios que realizaron los distintos interesados, ¿cuáles han sido las
principales causas que explican el fracaso de los proyectos de la organización?
Según los comentarios de los interesados, las principales causas que explican el fracaso del
proyecto de aplicación son motivo de la falta de atención y compromiso por parte de la alta
gerencia, dificultando los procesos de producción y progreso del proyecto, la dificultada para
obtener una firma es un acto que posterga el proceso común de una actividad la cual cuenta
con una finalidad y lapso de tiempo planeado, en este caso para temas esenciales como lo es
la compra de materia prima. La mala gestión y organización de las prioridades, se refleja en
la falta de control y seguimiento sobre los resultados de los productos, las reuniones
periódicas son la evaluación puntual a cada tarea designada a cada área rol o dependencia,
donde tener el registro y seguimiento de los avances es fundamental para saber la evolución
o dificultad de cada proceso planeado. Asignación inadecuada de recursos humanos, roles y
actividades, haciendo referencia a que cada actividad debe contar con un personal calificado
y experimentado para la ejecución de su labor, brindando la seguridad apoyada por sus
conocimientos en los campos se desempeña, obteniendo los óptimos resultados para la
realización y proceso de las actividades. Comunicación deficiente de los clientes,
evidenciando que la falta de comunicación y planeación previa tuvo inconsistencias con la
entrega del proyecto y la poca comunicación también se vio afectada en la necesidades del
cliente, donde no se pudo satisfacer de la manera que el cliente lo necesitaba.
2. ¿Qué estructura organizativa sería la más adecuada para implantar la PMO teniendo en
cuenta la distribución actual de funciones y la elevada resistencia al cambio prevista?
La estructura mas adecuada para implementar la PMO, teniendo en cuenta la necesidades y
cambio que se someterá, seria una estructura matricial débil o equilibrada, esta estructura
permite:
- Mantener los departamentos funcionales existentes, reduciendo la resistencia inicial al
cambio.
- Introducir gradualmente la gestión de proyectos a través de la PMO.
- Mejorar la coordinación entre departamentos en los proyectos.
- Facilitar una transición suave hacia una cultura más orientada a proyectos.
Esta estructura permite que los empleados sigan reportando a sus jefes funcionales mientras
siguen las labores en los proyectos coordinados por la PMO, lo que ayudara la transición del
cambio, haciéndolo más fácil de asimilar y complementar los cambios y reestructuraciones
sugeridas y tenidas en cuenta por los antecedentes experimentados.
3. ¿Qué acciones tomarías para minimizar la resistencia al cambio que tanto preocupa al Comité
de Dirección?
Las acciones que se deben tomar para minimizar la resistencia del cambio son las siguientes:
Comunicación clara y constante, tener reuniones con cada departamento y sectores que
integren el proyecto para explicar los beneficios del cambio, como afectara positivamente a
cada departamento y empleado de la organización.
Capacitación formación y desarrollo, brindar capacitaciones en gestión de proyectos para
todos los niveles de la organización, para tener unas bases solidas que sean la estructura del
trabajo en conjunto que se realizara.
Participación de los empleados, tener en cuenta los puntos de vista de los representantes de
cada departamento en el diseño de la implementación de la PMO, es de vital importancia
debido a que son los principales autores que conocen los campos de trabajo y sufren las
principales dificultades que se presentan.
Proyectos pilotos, comenzar con las pruebas piloto para demostrar los alcances y beneficios
que se pueden llegar a obtener, teniendo los resultados positivos.
Reconocimientos e incentivos, establecer un sistema que reconozca y recompense la
adopción de las nuevas prácticas de gestión de proyectos.
Apoyo visible de la alta dirección asegurar que los lideres de la empresa demuestran su
compromiso con el cambio.
4. ¿Qué argumentos utilizarías para convencer al resto de trabajadores de la necesidad de una
PMO en la empresa?
Para convencer a los empleados acerca de la necesidad de una PMO:
- Disminuye la eficacia de los proyectos: La PMO ayudará a definir procedimientos y
metodologías, lo que favorecerá una mayor eficacia en la realización de proyectos.
- Optimización de la distribución de recursos: Asegurará que los proyectos dispongan de los
recursos requeridos, previniendo así circunstancias como la contratación de personal sin
capacitación.
- Incremento de la satisfacción del cliente: La comunicación y la implicación del cliente se
potenciarán, lo que permitirá obtener resultados más acordes a sus expectativas.
- Crecimiento personal: Proporcionará posibilidades de crecimiento y especialización en la
gestión de proyectos.
- Toma de decisiones más cautelosa: Se proporcionará una visión integral de todos los
proyectos, lo que permitirá una toma de decisiones más rigurosa y estratégica.
