Que es la organización

Es la estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos.

Importancia

1. Es de carácter continuó
2. Es un medio través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los medios para que se puedan desempeñar las actividades
suficientes, con un mínimo esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos
incrementando la productividad.
5. Reduce o eliminen la duplicidad esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

Principios

Existen o nueve principios que proporciona la pauta para establecer un

organización nacional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:

1. Del objetivo. Es decir, la existencia de un puesto sólo es justificable si

sirve para alcanzar realmente los objetivos.
2. Especialización. Que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta
donde sea posible, al ejecución de una sola actividad.
3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que
emane la comunicación necesaria para lograr planes, en los cuales la
autoridad y de responsabilidad fluyan en una línea clara e y
ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hace nivel más bajo.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. a cada grado de
responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5. Unidad de mando .este principio establece que han determinar un
centro autoridad y decisión para cada función, de designarse un solo
jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior,
pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes
sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
6. Difusión. Para maximizar las ventajas del hombre sesión, las
obligaciones de cada puesto en que cubran responsabilidad autoridad,
del publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos
miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
 7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que
éste pueda realizar todas sus funciones en un eficientemente.
8. De la coordinación. Las unidades de un organización siempre deberán
mantenerse en equilibrio.
9. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura
organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las
condiciones del medio ambiente.

Etapas de la organización

Las etapas de la organización son:

División del trabajo.

Coordinación.

División del trabajo

Es la separación y de limitación de las actividades, con el fin de realizar una

función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar
a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las
siguientes etapas:

Jerarquización. Es la disposición de las funciones de un organización por

orden de rango grado o importancia

Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades

específicas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de
departamentalización.

Tipos de departamentalización.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, es posible aplicar

diversos tipos de departamentalización; los más usuales son:

1. Funcional. Es común en las empresas industriales; concesionado para

las actividades análogas según su función primordial para lograr la
especialización y, con ello, una mayor eficiencia del personal.
2. Por productos. Un es característica de las empresas que se dedican a
la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización
se hace con base en un producto o un grupo de productos relacionados
entre sí.
3. Geográfica o por territorios. Este tipo de departamentalización
proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de
la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y
cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy
extenso y está disperso en áreas muy grandes.
4. Clientes. Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a
los distintos compradores o clientes.
5. Por proceso su equipo. Al fabricar un productor, el proceso o el equipo
que se haya empleado puede servir de base para crear unidades
departamentales, sobre todo se reporta ventajas, económicas, de
eficiencias, ahorro de tiempo, ya sea por la capacidad del equipo,
manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera.
6. Secuencial. Este tipo de departamentalización se utiliza por lo General
en niveles intermedios e inferiores.
7. Descripción de funciones, actividades y obligaciones.
Define con toda claridad las labores de actividades que habrán de
desarrollarse en cada una de las unidades completas de trabajo
opuestos de los distintos departamentos de la organización.

Coordinación

La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los

esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Se obtiene mediante
el establecimiento de las líneas de comunicación fluida. La función
básica de la coordinación es lograr la combinación de unidad
esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.
La coordinación que la sincronización de los recursos y los esfuerzos de
un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y
rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
Tipología de la organización.
Se refiere a los diferentes tipos, sistemas o modelos de las estructuras
organizacionales que se pueden implantar en un organismo social.
Organización lineal o militar
Se caracteriza porque la actividad decisiónal se concentren una sola
persona, quien toma todas las decisiones y tienen la responsabilidad
 básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los
subalternos, quienes a su vez reportan aún sólo jefe.

Ventajas:
a) Mayor facilidad en la toma de decisiones y el ejecución de las
mismas.
b) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
c) Es claro y sencillo.
d) Útil en pequeñas empresas.
e) La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

a) Es rígida e inflexible.
b) Nueva sesión depende de hombres clave, lo que genera trastornos.
c) No fomenta la especialización.
d) Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se
dediquen a labores directivas sino de operación simplemente.

Organización funcional o de Taylor

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera

que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor
número posible de funciones.

Ventajas:

a) Mayor especialización.
b) Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.
c) La división del trabajo es planeada y no incidental.
d) Un trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
e) Disminuye la presión sobre un solo CC oo el número de
especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

a) Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta

seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por
contradicción aparente podrán de las órdenes.
b) Se viola el principio de la unidad de mando, lo que genera
confusión y conflictos.
c) Ya no clara definición del autoridad del lugar a rozamiento entre
los jefes.
 Organización lineo- funcional

Combinan los dos tipos de organización aprovechando las ventajas y

evitando las desventajas.

a) Se tramite través de un solo jefe la autoridad para cada función

especial.
b) De la funcional, la especialización de cada actividad en la función. Este
tipo de organización y la más aplicado en la actualidad, por ser la más
ventajosa.

Organización staf.

La organización Staf surge como consecuencia de las grandes empresas y

del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con
ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de
proporcionar información experta y asesoría a los departamentos de
línea.

Ventajas:

a) Logra que los conocimientos de expertos influyen sobre la manera

de resolver los problemas de dirección.
b) Hace posible el principio de la responsabilidad y autoridad
indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del Staf.

Desventajas:

a) Si los deberes y responsabilidades del asesoría no se delimitan

claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una
confusión considerable en toda la organización.
b) Puede ser ineficaz por falta de autoridad para revisar sus funciones, o
por falta de un inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.

c) Pueden existir rozamientos con los departamentos de organización

lineal.
Organización por comités
Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos
administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se
comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les
encomiendan.
Clasificación
Los comités más usuales son:
1. Directivo. Representan a los accionistas de una empresa que se
encargan de deliberar y resolver los asuntos que surge de la misma.
 2. El cultivo. Es nombrado por el comité directivo, para que cumpla los
acuerdos que ellos toman.
3. De vigilancia. Personal de confianza que se encargan de inspeccionar
las labores de los empleados de la empresa.
4. Consultivo. Integrado por especialistas, que por sus conocimientos
estudios, emiten dictámenes, sobre asuntos que les son consultados.

Ventajas:
1. Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción
de varios criterios.
2. Se comparte la responsabilidad entre todos que integran el comité,
no recayendo aquellas sobre una sola persona.
3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
4. Se aprovechan al máximo los conocimientos especializados.

Desventajas:
1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.
2. Una vez constituido un comité, que es difícil disolverlo
3. . En ocasiones, los gerentes se decidirán de su responsabilidad y
se valen del comité para que se haga responsable de sus propias
actuaciones.

Organización matricial

Surge como una respuesta al crecimiento de las organizaciones legales y de

desarrollar proyectos en los que se requiera la intervención de especialistas
de distintos departamentos, lanzamiento de un nuevo producto, creación de
empresa filial, generación de utilidades en relación con un producto.
Ventajas:
1. Coordinar la actriz acción de necesidades tanto para mejorar el
producto como para satisfacer el programa y el presupuesto
requeridos por el gerente del departamento
2. . Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y
los productos
3. . Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra,
cuando sea necesario.
4. Favorece un intercambio de experiencias entre especialistas para
lograr una mejor calidad técnica.
Desventajas:
1. Existe confusión acerca de quién depende de quién
2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto el gerente funcional como
el gerente de producto.
3. Funciona a través de muchas reuniones lo que supone pérdidas de
tiempo.
 4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aparece
directamente su experiencia y capacidad.
5. Se puede presentar resistencia al cambio, o parte del personal.

Técnicas de organización.

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo un organización

nacional; soy indispensable durante el proceso de organización y
aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Técnicas de organización.

Organigrama.
Conocidos también como gráficas de organización o cartas de
organización, los organigramas son representaciones gráficas de la
estructura formal de un organización, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y
la autoridad, existentes dentro de ella.

Los organigramas se clasifican por su objeto en:

1. Estructurales. Muestran la estructura administrativa de la
empresa.
2. Funcionales. Indican las principales funciones de los
departamentos.
3. Especiales. Se destacan alguna característica.

Por su área los organigramas se clasifican en:

1. Generales. Presentan toda la organización; se llaman también cartas
maestras.
2. Departamentales. Representan la organización de un departamento, o
sección.

Por su contenido los organigramas se clasifican en:

1. Esquemáticos. Contiene sólo los órganos principales, se elaboran
para el público, no contienen detalles.
2. Analíticos. Más detallados y técnicos.

Existen tres formas de representar los organigramas:

1. Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados
derribarse bajo.
2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a
derecha.
3. Circular. Donde los niveles jerárquicos quedado terminados desde el
centro hacia la periferia.
 4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el
vertical.

Manuales

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática,

información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, por su
contenido pueden ser:
a) De políticas,
b) Departamentales,
c) De bienvenida,
d) De organización,
e) De procedimientos,
f) D e contenido múltiple,
g) De técnicas y
h) De puesto.

Son de gran utilidad ya que el:

 Un y forman y controlan el cumplimiento de las funciones de la
empresa
 Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.
 Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indicando que se
debe hacer y cómo se debe ser.
 Son una fuente de información, pues muestran la organización de la
empresa.
 Ayudan a la coordinación y evitar la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
 Son una base para el mejoramiento de sistemas.
 Reducen costos al incrementar eficiencia.

formato e índice de los manuales

 Índice
 Objetivos y antecedentes del manual
 Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se
emitan y que de vigente.
 Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del
manual.
 Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
 Redacción crearon, concisa y ordenada.
 Complementarse con gráficas.

Manuales se organización.
Explicar los detalles más importantes de la organización;
generalmente incluyen:
  Finalidad de cada elemento de la organización.
 Declaración de funciones.
 Glosario de términos utilizados.

Contienen:
 Objetivos generales de la organización.
 Políticas generales.
 Glosario de términos administrativos.
 Nombres de áreas o departamentos, y puestos.
 Procedimientos de organización.
 Responsabilidades de los altos niveles.
 Funciones.
 Cartas de organización.
 Descripción de puestos.
 Descripción de actividades.
 Introducción y objetivos del manual.
 Historia de la empresa.

Manuales es departamentales.
Contienen:
 Objetivos generales de la empresa, los del departamento
de que se trate y, los de sus secciones básicas.
 Políticas y normas generales del empresa y del
departamento correspondiente.
 Cartas de organización General y departamental.
 Reglamentación de los aspectos de coordinación
interdepartamental.
 Análisis de puestos.
 Gráficas de proceso y de flujo.

Ventajas:
a) Describen en funcionamiento de un departamento.
b) C emplean para dar instrucciones en el departamento.
c) Presentan el flujo de trabajo.
d) Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.
e) Son una fuente de consulta y un medio de
adiestramiento.
Manuales inter departamentales.
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no
siempre proporcionan la misma cantidad de información:
 Comprenderá todos los departamentos de la organización.
 Describen los procedimientos y las reacciones que abarcan dichos
departamentos.
Diagrama de procedimiento o de flujo
También se les conoce como flujoramas.
Los llega más de procedimiento permiten:
a) Una mayor simplificación del trabajo
b) Determinar la posibilidad de combinar O readaptar las secuencias de
las operaciones para una mejor circulación física.
c) Mejorar una operación, combinando la con otra parte del proceso.
d) Eliminar demoras.
e) Una mejor distribución de la planta.

Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento.

 Gráfica de flujo de operaciones.
 Gráficas esquemáticas de flujo
 Gráficas de ubicación de equipo.
 Gráfica de flujo de forma.

Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento

a) Escoger el procedimiento por realizar.
b) Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse
c) Analizar el trabajo.
d) Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.
e) Establecer el procedimiento más factible.
f) Presentar la proposición.
g) Obtener la aprobación.
h) Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
i) implantar el nuevo procedimiento.
j) Observar el procedimiento implantado.
k) Preparan una guía de adelantos logrados.
l) Llevar registros adecuados de realización.

Carta de distribución del trabajo o de actividades

A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un

departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar
la estructura tres grupos de trabajo. Sirve para realizar labores
relacionadas de cinco, hasta quince, personas.
Desventajas:
a) Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos al que
corresponde.
b) Eliminar la duplicidad de ineficiencia en el trabajo.
c) Normaliza y estandariza procedimientos.
d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos
puestos.
e) Delimitar funciones, evitando fuga de responsabilidad.

Formulación.
Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo que es necesario
seguir los pasos siguientes:
a) Se elabora una lista de deberes o actividades que realiza cada
persona
b) Se asigna lista de las grandes fusiones que corresponden a ese
grupo, o sección.
c) Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de
actividades.
d) Se complementa la información con la observación y la
entrevista.
e) Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que
corresponden a cada persona.
f) Si analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse,
redistribuirse.
g) Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.

Análisis depuesto

Es una técnica la que se clasifican pormenorizadamente las labores

que se desempeñan en una unidad el trabajo especifica el
impersonal, así como las características, conocimientos y aptitudes,
que debe poseer el personal que los empeña.

Los objetivos primordiales de esta técnica son:

a) Mejorar los sistemas de trabajo

b) Delimitar funciones y responsabilidades
c) Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.
d) Fundamental programas de entrenamiento.
e) Retribuir adecuadamente al personal.
f) Mejorar la selección de personal.

El análisis de puestos contiene:

1. Descripción del puesto. Determinación técnica de lo que

el trabajador debe hacer, integrado por:
a) El encabezamiento o identificación.
 Título
 Ubicación
 Instrumental
 Jerarquía
b) Descripción genérica. Definición breve y precisa del
puesto.
 c) Descripción específica. Detalles de las actividades que
se realizan en el puesto.
2. Especificación del puesto. Enunciación precisa de los
requisitos que debe satisfacer el trabajador para
desempeñar el puesto:

a) Escolaridad y conocimientos.
b) Requisitos físicos, legales, mentales y de
responsabilidad.
c) Esfuerzo
d) Responsabilidad
e) Condiciones de trabajo.
Etapas de la Organización.

2do. Set de preguntas.

1.- que es la división del trabajo?

Delimitación de las actividades.

2.- que es la departamentalización?

Agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos para la realización de los objetivos.

3.- Tipos de departamentalización?

Funcional, territorial y por cliente.

4.- Porque es importante la descripción de las funciones?

Para evitar la duplicidad de actividades.

5.- Es necesaria la coordinación?

Es necesaria la coordinación de actividades e interrelacionarlas para poder lograr la visión contemplada.