PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN SG-P-MA-04-R0-
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1. OBJETIVO
Definir los recursos indirectos necesarios y suficientes para garantizar una administración
eficiente del proyecto en Inarco. Esto incluye personal de dirección y supervisión,
instalaciones, servicios y equipamiento, con base en un análisis detallado del proyecto.
2. DESARROLLO
Los recursos indirectos del proyecto pueden agruparse en dos categorías principales:
organización e infraestructura.
2.1. Organización del Proyecto:
La estructura organizativa del proyecto será determinada en función de la disponibilidad
del personal y la adecuada distribución de funciones, jerarquías y actividades requeridas
para cumplir con el alcance definido en el contrato y alinearse con el Sistema de Gestión
de Proyectos de Inarco.
Esta organización será establecida por el Gerente de Proyecto en coordinación con el
Gerente de División. En términos generales, la estructura del equipo de trabajo puede
representarse mediante un organigrama como el siguiente:
Figura 1: Organigrama básico de un proyecto
El Gerente de Proyecto asigna funciones, responsabilidades y jerarquías al personal de cada
área, estableciendo las relaciones entre ellas. A continuación, se presenta un listado
referencial de las funciones por área. Esta relación puede variar según las circunstancias y
la complejidad de los proyectos a ejecutar:
A. Gerencia de Proyecto
- Responsable de la gestión integral del Proyecto, asegurando la planificación,
organización, dirección y control de las actividades.
- Coordina permanentemente los trabajos técnicos y administrativos hasta la
culminación del Proyecto.
- Lidera el proceso de Planeamiento del Proyecto.
- Supervisa y gestiona la correcta ejecución contractual del Proyecto.
B. Oficina Técnica
Planeamiento y Control:
- Lidera el control de la ejecución según lo planificado, realizando seguimiento al
cronograma general y la programación semanal.
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- Supervisa y evalúa la producción y productividad del Proyecto.
- Dirige el control de costos, asegurando una adecuada gestión presupuestaria.
Ingeniería:
- Coordina la Ingeniería de Acompañamiento, incluyendo la revisión y compatibilización
de planos, generación de documentos técnicos, administración de consultas al Cliente,
aplicación de normas y especificaciones.
- Responsable del Control Documentario Técnico del Proyecto.
Gestión Contractual:
- Administra los aspectos contractuales del Proyecto, incluyendo valorizaciones,
adicionales o deductivos, y relación con subcontratistas o proveedores.
- Brinda soporte en la gestión contractual con el Cliente.
C. Producción
- Responsable de la ejecución de los procesos productivos del Proyecto, involucrándose
en el planeamiento, avances y control de costos.
- Garantiza el cumplimiento de los procedimientos de Programación y Productividad.
- Supervisa la correcta implementación de las medidas de Prevención de Riesgos y
Gestión Ambiental.
- Asegura el cumplimiento de los estándares de Aseguramiento y Control de Calidad.
- Participa en el proceso de valorización y en la negociación con subcontratistas y
proveedores de equipos.
D. Administración
- Responsable de las actividades de soporte del Proyecto, incluyendo gestión de
almacenes, planillas, logística, servicios generales, campamentos, entre otros.
- Administra los aspectos financieros del Proyecto: cobranzas, flujo de caja, proceso
administrativo de compras, control de pagos y gestión de activos.
- Supervisa la correcta gestión contable del Proyecto, incluyendo contabilidad, planillas,
tributos y emisión de pagos.
- Gestiona los sistemas informáticos y de comunicación del Proyecto.
- Lidera las iniciativas de Responsabilidad Social, tanto en el ámbito interno como
externo del Proyecto.
E. Equipos
- Administra la valorización, facturación, mantenimiento y reparación del equipo propio,
incluyendo el procesamiento de horas máquina, gestión de talleres y transporte
interno.
- Supervisa la gestión y mantenimiento del equipo de terceros en el Proyecto.
- Elabora las valorizaciones de equipos de terceros, con aprobación de la Oficina Técnica.
F. Calidad
- Supervisa las actividades de construcción, asegurando el cumplimiento de los
estándares de calidad requeridos por el Cliente y por Inarco.
- Responsable de la elaboración e implementación del Plan de Calidad del Proyecto.
- Brinda soporte técnico y operativo al Proyecto, incluyendo control documental, análisis
de resultados, toma de decisiones y aplicación de acciones correctivas.
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G. SSOMA
- Adapta las normas, estándares y políticas de seguridad y medio ambiente a la realidad
del Proyecto y supervisa su cumplimiento.
- Implementa sistemas de prevención de riesgos y controles ambientales.
- Realiza auditorías periódicas de seguridad y medio ambiente en el Proyecto para
garantizar el cumplimiento normativo.
La asignación de funciones deberá basarse en un análisis de los procesos que componen la
gestión del Proyecto. Dado que la mayoría de los procesos no son exclusivos de un área
específica, es fundamental definir claramente las interacciones y responsabilidades para
evitar traslapes, omisiones y áreas grises.
Para garantizar una gestión eficiente, se debe privilegiar un enfoque basado en procesos en
lugar de una organización puramente funcional. La asignación de funciones también deberá
considerar las características del equipo del Proyecto. Para ello, se recomienda la
elaboración de una Matriz de Responsabilidades, la cual se adjunta en los anexos.
2.2. Infraestructura y servicios para el proyecto:
Según los requerimientos del Proyecto, se realiza el dimensionamiento y equipamiento de
la infraestructura, incluyendo oficinas, almacenes, sistemas de información y comunicación,
energía, y las instalaciones sanitarias y eléctricas necesarias según las características y
alcance del Proyecto.
A continuación, se detallan las principales actividades a considerar durante la habilitación
de la infraestructura del Proyecto. Estas pueden variar en función de la complejidad del
Proyecto:
- Servicios Generales
Se consideran todas las actividades necesarias para garantizar condiciones adecuadas de
seguridad, confort y servicios dentro de las instalaciones del Proyecto:
- Alimentación.
- Servicio de lavandería.
- Limpieza de instalaciones.
- Mantenimiento y operación.
- Seguridad.
- Disposición final de desechos.
- Instalaciones y Equipamiento para Mantenimiento de Equipos
El mantenimiento preventivo del equipo es fundamental para la eficiencia operativa del
Proyecto. Se establecen los siguientes criterios:
- Componentes: estación de servicio.
- Clasificación y criterios de selección: según tipo de Proyecto y cantidad de
equipos mayores.
- Dimensionamiento: cálculo del espacio necesario por tipo de Proyecto.
- Equipamiento: dotación de herramientas y equipos específicos para cada
componente.
- Layouts: distribución óptima de las instalaciones.
- Proveedores y precios negociados: adquisición de bombas de lavado, estaciones
de servicio, oficinas, servicios higiénicos, etc.
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- Sistemas y Comunicaciones
El Proyecto debe garantizar canales de comunicación eficientes y confiables, tanto con la
Oficina Principal como con el Cliente. Se incluyen:
- Comunicación de datos (redes internas, acceso remoto).
- Comunicación de voz (telefonía fija y móvil).
- Comunicación radial HF y VHF (para operaciones locales y de campo).
- Comunicación electrónica (correos corporativos, plataformas en la nube).
- Software y Hardware adecuados para la gestión del Proyecto.
- Transporte de Personal, Equipos y Materiales
El Proyecto debe definir sus necesidades de transporte y establecer los recursos necesarios
para gestionarlas eficientemente.
- Flujograma de transportes:
o Selección de transportistas y contratación de unidades.
o Coordinación con agentes en puntos de origen.
o Embalaje, carga, aseguramiento y seguimiento de envíos.
o Recepción, descarga y supervisión del manejo de materiales.
- Transporte terrestre:
o Implementación de un sistema de estandarización para la gestión del transporte
de maquinaria pesada, materiales e insumos.
o Cumplimiento de reglamentos internos y normativas estatales.
Para la gestión del transporte de equipos y materiales, el Proyecto se apoyará en el área de
Equipos y Logística, que administra una cartera de transportistas homologados y con
acuerdos tarifarios preestablecidos.
- Cobertura y Pólizas de Seguros
El objetivo es garantizar una protección adecuada contra riesgos, utilizando las pólizas de
seguros necesarias, además de aquellas exigidas contractualmente por el Cliente.
El Administrador del Proyecto, en coordinación con la Gerencia Financiera, será responsable
de definir las pólizas necesarias y gestionar su contratación.
2.3. Matriz de Responsabilidades:
GP Pr OT Ad EQ
1 Definir la organización del proyecto X
2 Asignar funciones dentro de la organización X
3 Definir necesidades de infraestructura X X X X X
4 Implementar infraestructura X X X X X
5 Gestión de seguros X
GP: Gerente de Presupuestos
Pr: Jefe de Producción
OT: Jefe de Oficina Técnica
Ad: Administrador
EQ: Jefe de Equipos
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3. DESARROLLO
3.1. Mejores Prácticas:
El diseño organizacional debe responder a las necesidades específicas del Proyecto,
garantizando eficiencia y alineación con los objetivos estratégicos de Inarco. Los principales
criterios a considerar son:
- Equilibrio: La organización debe ajustarse a los requerimientos del Proyecto, evitando
estructuras sobredimensionadas o insuficientes.
- Costo: La estructura organizativa debe respetar el presupuesto asignado. Cualquier
modificación debe estar debidamente justificada y aprobada por el Gerente del Proyecto
y/o el Gerente de División.
- Eficiencia: La correcta definición de roles y responsabilidades facilitará la selección
óptima del personal en términos de cantidad y competencias.
- Objetividad: La asignación del personal debe realizarse con base en los perfiles
requeridos para el Proyecto, asegurando la idoneidad de cada colaborador.
- Orden: La estructura organizativa debe estar orientada a los procesos, organizando las
funciones en tres niveles:
o Órganos de Línea: Encargados de la ejecución del Proyecto, como Construcción y
Puesta en Marcha.
o Órganos de Asesoramiento: Áreas especializadas que brindan soporte técnico y
estratégico, como Gestión de Riesgos, Administración de Contratos, Costos,
Planeamiento y Control, Aseguramiento de la Calidad, etc.
o Órganos de Apoyo: Áreas que proporcionan recursos y servicios transversales al
Proyecto, como Administración y Equipos.
