INFORME DE NECESIDAD

“CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE OUTSOURCING PARA COPIADO, IMPRESIÓN Y ESCANEO

EN LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS PERTENECIENTES AL BNFL”

1. BASE LEGAL

REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN

PÚBLICA. (Decreto Ejecutivo No. 458), publicado el: 2022-06-20, vigencia en el plazo el 20 de
agosto de 2022, manifiesta lo siguiente:

CAPÍTULO I FASES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA:

Sección Primera
FASE PREPARATORIA

“[…] Art. 42.- Fase preparatoria.- El órgano administrativo requirente de la entidad

contratante, con la finalidad de satisfacer y cumplir con los objetivos, metas y demandas
institucionales, de acuerdo con sus competencias y atribuciones, realizará la identificación
específica, detallada, clara y concreta de la necesidad de contratación.

Art. 44.- Determinación de la necesidad.- La determinación de la necesidad incorporará un

análisis de beneficio, eficiencia o efectividad, considerando la necesidad y la capacidad
institucional instalada, lo cual se plasmará en el informe de necesidad de contratación, que
será elaborado por la unidad requirente, previo a iniciar un procedimiento de contratación.

Art. 50.- Monto del presupuesto referencial.- El presupuesto referencial que se utilizará para
determinar el procedimiento de contratación a seguir, de conformidad con la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública y el presente Reglamento General, luego del estudio
de mercado, no deberá incluir impuestos.

La contratación de servicios estará sujeta a la formulación de términos de referencia. No

obstante, atendiendo a la naturaleza del servicio requerido, se podrán incorporar
adicionalmente especificaciones técnicas relativas a los bienes necesarios para su ejecución,
siempre y cuando no se modifique el objeto de contratación, por tanto, esta variación solo
podrá repotenciar o mejorar el objeto de contratación previamente delimitado.

Art. 53.- Términos de referencia.-

3. Los términos de referencia para la contratación de servicios incluidos los de consultoría
contendrán obligatoriamente los siguientes aspectos: a) Antecedentes; b) Objetivos; c) Alcance;
d) Metodología de trabajo; e) Información que dispone la entidad; f) Productos o servicios
esperados; g) Plazo de ejecución: parciales y/o total; h) Personal técnico/equipo de
trabajo/recursos; y, i) Forma y condiciones de pago. 4. Los términos de referencia se
establecerán con relación exclusiva a los servicios objeto del procedimiento y no con relación a
los consultores o proveedores.

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Art. 152.- Uso de herramienta.- En todas las contrataciones que se efectúen por el
procedimiento de ínfima cuantía, previo al inicio de la misma, las entidades contratantes
deberán contar con la determinación de la necesidad del objeto de contratación,
especificaciones técnicas o términos de referencia. Una vez cumplido el inciso anterior, la
entidad contratante dará inicio a la selección del proveedor, con la publicación del objeto de la
contratación en la herramienta, "Necesidades Ínfimas Cuantías", que se encuentra disponible
en el Portal COMPRASPÚBLICAS, cuya utilización es de carácter obligatorio. Se procurará que
las entidades contratantes obtengan mínimo tres proformas. De las proformas recibidas, se
seleccionará al proveedor cuya oferta cumpla con lo determinado en los números 17 y 18 del
artículo 6 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, según corresponda.
La proforma será considerada como la oferta y su tiempo de validez será el fijado por la
entidad contratante.

Art. 129. Contratación por subasta inversa.- Se realizará cuando las entidades contratantes
requieran adquirir bienes y servicios normalizados cuya cuantía supere el monto equivalente al
0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado, y que no puedan contratar a través del
procedimiento de catálogo electrónico.

El Servicio Nacional de Contratación Pública establecerá el o los mecanismos para ponderar el

criterio de mejor costo previsto en el artículo 6 número 17 de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública, con los criterios de valoración que permitan incentivar y
promover la participación nacional establecida en el artículo 25 de la Ley.

2. ANTECEDENTES

Mediante memorando Nro. BNFL-UIT-2022-0082-M, de 07 de septiembre de 2022, Sr. Cesar

Sánchez – Responsable de Infraestructura Tecnológica, solicita a la Econ. Mónica Murillo –
Analista de Planificación, lo siguiente:

“[…] solicito la modificación del Plan Operativo Anual 2022, correspondiente a la Unidad de
Infraestructura Tecnológica de acuerdo al siguiente detalle:

SUBACTIVIDAD OBJETIVO: CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE OUTSOURCING PARA COPIADO,

IMPRESIÓN Y ESCANEO EN LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS PERTENECIENTES AL
BNFL/OBSERVACIONES: Traslado del proceso a la Unidad Administrativa […]”

Mediante memorando BNFL-USEG-2022-0460-M, de 17 de septiembre de 2022, el Lcdo. Edgar

Velastegui – Responsable de Secretaria General, informa a los Responsables de cada Unidad, lo
siguiente:

“[…] me permito poner en su conocimiento la Resolución No. BNFL-POA-2022-004, Cuarta

Reforma al Plan Operativo Anual del año 2022, misma que entrará en vigencia a partir del 16
de septiembre de 2022. […]”

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Mediante informe técnico Nro. BNFL-DIT-2021-007-INF, enviado con Memorando Nro. BNFL-
UIT-2021-0144-M, de 18 de octubre de 2021, el Sr. Edwin Quilachamín – Ex Responsable de
Infraestructura Tecnológica y Comunicación Institucional, solicita al Señor Liquidador, Econ.
José Esteban Melo, el mantenimiento de las impresoras que han sido puestas a funcionar en el
Banco Nacional de Fomento, en Liquidación.

Mediante memorando Nro. BNFL-UCR-2022-1551-M, de 31 de agosto de 2022, el Mgs.

Mauricio Flores – Responsable de Cobranzas y Recuperación, solicita al Econ. José Esteban
Melo – Liquidador del Banco Nacional de Fomento, en Liquidación, lo siguiente:

“[…] me permito solicitar encarecidamente se sirva autorizar la adquisición de impresoras a

cada una de las zonales de Atención al Cliente de la Unidad de Cobranzas y Recuperación (
Guayaquil, Esmeraldas, Quevedo, Portoviejo, Balzar y Quito), considerando que día a día se
acercan los usuarios a suscribir, convenios de facilidades de pago, pagarés, tablas de
amortización, certificados de no adeudar, solicitudes de convenio de pago COA y CPC y otros
documentos para trámites de usuarios como oficios de respuestas a los requerimientos
ingresados. […]”

Mediante memorando Nro. BNFL-UCR-2022-1673-M, de 19 de septiembre de 2022, el Mgs.

Mauricio Flores – Responsable de Cobranzas y Recuperación, solicita al Econ. José Esteban
Melo – Liquidador del Banco Nacional de Fomento, en Liquidación, lo siguiente:

“[…] En tal sentido solicitó a usted encarecidamente se sirva disponer a quien corresponda sede
una solución definitiva para contar con las herramientas mínimas necesarias para dar una
atención digna y oportuna a nuestros usuarios […]”

Mediante memorando Nro. BNFL-UA-2022-1041-M, de 27 de septiembre de 2022, la Lcda.

Mishell Barahona – Responsable Administrativa, solicita al Sr. Cesar Sánchez – Responsable de
Infraestructura Tecnológica, lo siguiente:

“[…] De acuerdo a la planificación establecida dentro del POA de la Unidad Administartiva

consta el proceso de outsourcing para la institución para lo cual necesito los informes de
consumo y el estado de las impresoras (SIC) […]”

Mediante memorando Nro. BNFL-UA-2022-1045-M, de 27 de septiembre de 2022, la Lcda.

Mishell Barahona – Responsable Administrativa, solicita al Sr. Cesar Sánchez – Responsable de
Infraestructura Tecnológica, lo siguiente:

“[…] De acuerdo a la planificación establecida dentro del POA de la Unidad Administartiva

consta el proceso de outsourcing para la institución para lo cual necesito las especificaciones
técnicas de los equipos necesarios para suplir las necesidades institucionales y la vigencia
tecnológica requerida (SIC) […]”

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Mediante memorando Nro. BNFL-UIT-2022-0090-M, de 27 de septiembre de 2022, el Sr. Cesar
Sánchez – Responsable de Infraestructura Tecnológica remite el detalle de la información
solicitada a la Lcda. Mishell Barahona – Responsable Administrativa.

Mediante memorando Nro. BNFL-UA-2022-1047-M, de 27 de septiembre de 2022, la Lcda.

Mishell Barahona – Responsable Administrativa, solicita al Ing. Luis Antonio Camino –
Responsable Zonal de Operaciones, lo siguiente:

“[…] En tal virtud solicito indique de acuerdo al consumo en la Zonal si es necesario una o dos
impresoras para suplir las 7000 impresiones mensuales […]”

Mediante memorando Nro. BNFL-UZO-2022-0112-M, de 27 de septiembre de 2022, el Ing. Luis

Antonio Camino – Responsable Zonal de Operaciones, informa a la Lcda. Mishell Barahona –
Responsable Administrativa, lo siguiente:

“[…] Me permito indicar, que para cubrir dicha necesidad serán necesarias dos impresoras […]”

Mediante memorando Nro. BNFL-UIT-2022-0092-M, de 29 de septiembre de 2022, el Sr. Cesar

Sánchez – Responsable de Infraestructura Tecnológica remite las especificaciones técnicas
solicitada a la Lcda. Mishell Barahona – Responsable Administrativa.

Mediante correo institucional, de 28 de septiembre de 2022, la Ing. Eliana Herrera – Analista

de Servicios Administrativos, solicita información al Ing. Luis Antonio Camino – Responsable
Zonal de Operaciones, mencionando lo siguiente:

“[…] Al ser INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA, el área que mantendrá control del servicio
directamente con el proveedor adjudicado para el servicio de OUTSOURCING PARA COPIADO,
IMPRESIÓN Y ESCANEO, Se requiere que se remita a nuestro despacho toda la información
detallada correspondiente a las OBLIGACIONES QUE DEBE CUMPLIR EL CONTRATISTA Y
CONTRATANTE, con el objeto de considerarlos en la elaboración de los términos de referencia,
para su efectivo control y seguimiento a futuro […]”

Mediante correo institucional, de 29 de septiembre de 2022, la Ing. Paola Cando – Analista de

Infraestructura Tecnológica, informa lo siguiente:

“[…]… el día martes 27 de septiembre, se realizó el cambio de toner en Secretaría General y la

Unidad Financiera, el día de hoy 29 de septiembre, la Unidad de Secretaría General reportó el
termino del consumible, cabe señalar que actualmente en esa impresora envían los trabajos de
impresión Secretaría General y Coactivas, motivo por el cual solicito actualice el número de
impresiones que realiza Coactivas, con 4000 impresiones más a las señaladas en el Memorando
Nro. BNFL-UIT-2022-0090-M y 2000 impresiones más para Secretaría General […]”

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 3. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Contratación del Servicio de Outsourcing para Copiado, Impresión y Escaneo en las oficinas
administrativas pertenecientes al BNFL.

4. JUSTIFICACIÓN
Mediante informe técnico Nro. BNFL-DIT-2021-007-INF, enviado a través del memorando Nro.
BNFL-UIT-2021-0144-M, de 18 de octubre de 2021, se detalla que el Banco Nacional de
Fomento, en Liquidación, puso a disposición impresoras que fueron entregadas a título
gratuito por el Banco Ecuatoriano de la Vivienda, en Liquidación, en diferentes entregas de
bienes, realizadas en los años 2018, 2019 y 2021, las cuales en su momento fueron revisadas
bajo parámetros técnicos por el personal de la Unidad de Infraestructura Tecnológica de ese
entonces, así como, por técnicos especializados en estos equipos y como producto de dichas
inspecciones técnicas que indicaron los mantenimientos correctivos y preventivos que deben
efectuarse.

Así mismo, mediante memorando Nro. BNFL-UIT-2022-0090-M, de 27 de septiembre de 2022,

emitido por el Sr. Cesar Sánchez – Responsable de Infraestructura Tecnológica, detalla el
estado de los equipos que la Institución está haciendo uso.

Actualmente las impresoras se encuentran obsoletas, han culminado su periodo de vigencia

tecnológica, en varias ocasiones se ha brindado mantenimientos correctivos los cuales ha
permitido mantener los equipos en funcionamiento, pero con el tiempo han ido presentado
fallas, considerando que son equipos donados de otras instituciones financieras en liquidación
donde ya han cumplido su vida útil, por lo que es necesario contar con un sistema de copiado e
impresión flexible y listo para funcionar, sin complicaciones innecesarias.

A través del servicio de Outsourcing, las instituciones resuelven el dilema de enfocar sus
recursos internos en actividades que le permiten tener ventajas competitivas, al mismo
tiempo, cada transacción de Outsourcing le agrega competitividad y productividad a la
Institución, ya que permite ahorrar recursos económicos, redirigir recursos a otras actividades
de mayor valor. Entre sus beneficios está:

 Reducción de costos: Contratar un plan de costo-por-página fija, eliminando el

riesgo de gastos excesivos o sorpresas presupuestales durante la duración del
contrato.
 Redistribución estratégica de recursos internos: Outsourcing libera al
personal interno de la obligación y carga de comprar, administrar y mantener
equipos y consumibles de impresión. Esto también reduce la carga de tiempo
en personal de soporte de la Institución. Estos grupos pueden ser
reapropiados para trabajar en áreas de mayor prioridad estratégica.

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  Eliminación de inversiones de capital: El modelo de costo-por-página elimina
los requerimientos de inversión de capital en equipos y consumibles
incrementando el flujo de efectivo y liberando capital para otros propósitos.
 Visibilidad de costos: Las Instituciones en contratos de Outsourcing saben
exactamente cuál es su costo real por página, de manera clara, concisa e
inmediata así como como la incidencia de errores, tiempos de disponibilidad,
entre otros. Esta información se debe utilizar para tomar mejores decisiones,
incluyendo decisiones presupuestales de optimización de recursos.
 Incremento en la productividad: Las Instituciones que toman como opción el
servicio de Outsourcing aseguran el tener una variedad de equipos
informáticos correctamente administrados, a los cuales se le da el
mantenimiento apropiado y con tecnologías actuales.

Adicionalmente al contratar el servicio de Outsourcing, los proveedores otorgan valores

agregados para proveer de servicios altamente flexibles, que permitan incrementar la
productividad de sus equipos, previniendo fallas o problemas técnicos de la operatividad de
sus equipos.

Finalmente, estos equipos son de vital importancia para el desempeño de las funciones diarias
del personal del Banco Nacional de Fomento, en Liquidación, sustentando el desarrollo de
actividades a través de impresiones, copias y el escaneo o digitalización de los documentos.

5. DESARROLLO
5.1. ANÁLISIS DE BENEFICIO, EFICIENCIA O EFECTIVIDAD

5.1.1. CAPACIDAD INSTITUCIONAL INSTALADA

En base al memorando Nro. BNFL-UIT-2022-0090-M, de 27 de septiembre de 2022, emitido

por el Sr. Cesar Sánchez – Responsable de Infraestructura Tecnológica, se determina que el
Banco Nacional de Fomento, en Liquidación cuenta con los siguientes equipos de copiado,
impresión y escaneo, que se encuentran distribuidas de la siguiente manera:

5.1.2. CUADRO ESTADO Y DISTRIBUCIÓN DE EQUIPOS DE COPIADO, IMPRESIÓN Y

ESCANEO.

ESTADO
UBICACIÓN IMPRESORA
EQUIPOS
SECRETARIA GENERAL TOSHIBA STUDIO 255SE MALO
DESPACHO XEROX PHASER 3635 MFP REGULAR
HP COLOR LASERJET
DESPACHO MALO
CP3525DN
JURIDICO HP LASERJET P2055DN REGULAR
FINANCIERO HP LASERJET 4250 MALO

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 COACTIVAS TOSHIBA STUDIO 255 MALO
TICS LASERJET CP1525NW COLOR REGULAR
GUAYAQUIL HP LASERJET PRO 400 REGULAR
COBRANZAS CANON IMAGE RUNNER 2018i REGULAR
BODEGA HP LASERJET4250/Q5401A MALO
BODEGA CANON IMAGERUN NER2030i MALO
TOSHIBA ESTUDIO 182/DP-
BODEGA MALO
1830
HP COLO LASERJET
BODEGA MALO
CP3525DN/CC470A
BODEGA HP COLOR 4650/Q3670A MALO
CANON SCANER DR-
BODEGA MALO
1210C/M11057
BODEGA EPSON ARTISAN 810/C381A MALO
BODEGA HP LASER JET CP4525 MALO
CANON SCANER DR-
BODEGA MALO
1210C/M11057
HP HP LASER JET
BODEGA MALO
P3015/CE528A
BODEGA XEROX WORKCENTER M15i MALO
TOSHIBA ESTUDIO 255/DP-
BODEGA MALO
2520
BODEGA HP C4224A MALO
BODEGA HP LASER JET P1505 MALO
OKI PRINTING SOLUTION
BODEGA MALO
MC361/N34306A
BODEGA RICOH AFICIO MP 2500 MALO
ADMINISTRATIVO SAMSUNG SCX-3200 REGULAR
CANON IMAGERUNNER
BODEGA MALO
2018i/F189800
CANON IMAGERUNNER
BODEGA MALO
2025i/F189800
Fuente: memorando Nro. BNFL-UIT-2022-0090-M

Del total de 28 impresoras que mantiene la Institución, 6 de las mismas se encuentran en

estado REGULAR, es decir, están en funcionamiento pero constantemente presentan fallas
en sus componentes internos como: atascos de papel, fallas en las unidades de
transferencias, fusores, etc., concluyendo que ya se encuentran cumpliendo su vida útil.

Por lo tanto, actualmente nuestra capacidad instalada está conformada por el 21,43% del
total, lo cual demuestra que es insuficiente para cubrir las necesidades diarias del personal
del Banco Nacional de Fomento, en Liquidación:

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 5.1.3. CUADRO EQUIPOS DE COPIADO, IMPRESIÓN Y ESCANEO REGULARMENTE
OPERATIVAS

UBICACIÓN IMPRESORA ESTADO EQUIPOS

XEROX PHASER 3635
DESPACHO REGULAR
MFP
HP LASERJET
JURIDICO REGULAR
P2055DN
LASERJET CP1525NW
TICS REGULAR
COLOR
GUAYAQUIL HP LASERJET PRO 400 REGULAR
CANON IMAGE
COBRANZAS REGULAR
RUNNER 2018i
ADMINISTRATIVO SAMSUNG SCX-3200 REGULAR
Fuente: memorando Nro. BNFL-UIT-2022-0090-M

5.2. ANÁLISIS DEL EFICIENCIA

Con las soluciones que brinda el alquiler de impresoras/copiadoras/escáneres, se evitan gastos

innecesarios, generando mayores beneficios para el Banco Nacional de Fomento en
Liquidación, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:

 Contar con una amplia gama de impresoras, impresoras multifunción y copiadoras de

alta calidad para sus necesidades de copiado, impresión, y escaneo.
 Entrega, instalación y desinstalación a cargo de la compañía contratada.
 Servicios especiales como operadores o asistencia técnica 7x24 (7 días a la semana, 24
horas al día).
 Recarga de toners sin costo.
 Escaneo de documentos sin costo.
 Software de auditoría y control de impresiones.

A su vez, en base al análisis realizado en el memorando Nro. BNFL-UIT-2022-0090-M, de 27 de

septiembre de 2022, emitido por el Sr. Cesar Sánchez – Responsable de Infraestructura
Tecnológica, el correo institucional, de 29 de septiembre de 2022 de la Ing. Paola Cando –
Analista de Infraestructura Tecnológica, y al memorando Nro. BNFL-UZO-2022-0112-M, de 27
de septiembre de 2022, emitido por el Ing. Luis Antonio Camino – Responsable Zonal de
Operaciones, se ha determinado las áreas que requieren de los equipos de impresión en base a
la demanda mensual que mantienen, siendo estas las siguientes:

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 5.2.1. CUADRO DEMANDA DE IMPRESIONES MENSUALES SEGÚN CADA UNIDAD:

UBICACIÓN IMPRESIONES MENSUAL

SECRETARIA GENERAL B/N 7000
LIQUIDADOR B/N 3000
LIQUIDADOR COLOR 1000
TRAMITES JUDICIALES B/N 7000
FINANCIERO B/N 3000
COACTIVAS B/N 26000
TICS B/N 3000
GUAYAQUIL B/N 7000
COBRANZAS B/N 3000
ADMINISTRATIVO B/N 3000
OPERACIONES NA
PLANIFICACION - COMUNICACIÓN NA
Fuente: memorando Nro. BNFL-UIT-2022-0090-M

5.2.2. CUADRO NÚMERO DE EQUIPOS A REQUERIR SEGÚN LA DEMANDA DE

IMPRESIONES:

UBICACIÓN CANTIDAD DE EQUIPOS

SECRETARIA GENERAL B/N 1
LIQUIDADOR B/N 1
LIQUIDADOR COLOR 1
TRAMITES JUDICIALES B/N 1
FINANCIERO B/N 1
COACTIVAS B/N 1
TICS B/N 1
GUAYAQUIL B/N 2
COBRANZAS B/N 1
ADMINISTRATIVO B/N 1
OPERACIONES 0
PLANIFICACION - COMUNICACIÓN 0
TOTAL 11
Fuente: memorando Nro. BNFL-UIT-2022-0090-M

En caso de las zonales que se encuentran en la ciudad de BALZAR, QUEVEDO, ESMERALDAS

y PORTOVIEJO, los equipos serán considerados según la necesidad de la Institución.

En virtud de lo expuesto, al contratar el servicio de OUTSOURCING PARA COPIADO,

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IMPRESIÓN Y ESCANEO, en base a los equipos que mantenemos y la necesidad presentada
en el cuadro anterior, la eficiencia así como nuestra capacidad instalada incrementaría en un
73%, permitiendo el desarrollo eficaz de las actividades de trabajo que se realizan a través de
impresiones, copias y el escaneo de los documentos de la institución.

6. CONCLUSIONES
Conociendo las necesidades en el mercado tanto de las organizaciones privadas como públicas,
existen varias empresas que prestan el servicio de Outsourcing (copiado, impresión y escaneo),
las mismas que han desarrollado modelos de eficientes para brindar soluciones a las
necesidades institucionales en los últimos tiempos.

Los modelos de impresión corporativos son una excelente opción para las organizaciones ya
que a través de estos, es posible optimizar el uso de los recursos, tanto en recursos humanos
como en activos (impresoras).

El Banco Nacional de Fomento, en Liquidación no cuenta con los equipos ni el personal técnico
necesario para satisfacer las necesidades institucionales, por lo que es necesario contar con un
servicio de Outsourcing flexible, sin complicación innecesaria y listo para funcionar.

De acuerdo al análisis realizado la mejor opción para el Banco Nacional de fomento, en

Liquidacion seria iniciar el proceso de contratación de Outsourcing.

7. RECOMENDACIONES

 Se recomienda dar inicio al proceso para la contratación del SERVICIO DE

OUTSOURCING PARA COPIADO, IMPRESIÓN Y ESCANEO EN LAS OFICINAS
ADMINISTRATIVAS PERTENECIENTES AL BNFL, ya que permite centrar esfuerzos y a su
vez ahorrar recursos.
 Es importante generar una política de impresión que permita controlar y gestionar las
impresiones, copias y escaneos dentro del Banco Nacional de Fomento, en Liquidación,
el cual proporcionará un control directo sobre la eficiencia y los costes de impresión,
con el fin de optimizar los procesos, concienciar a las personas y fomentar el ahorro.

Quito, D.M., 30 de septiembre de 2022.

ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR:

Firmado electrónicamente por:

ELIANA ESTEFANIA Firmado electrónicamente por:
HERRERA FERNANDEZ
MISHELL
STEPHANIE
BARAHONA ARMAS

Ing. Eliana Herrera Lcda. Mishell Barahona A.

Analista de Servicios Administrativos Responsable Administrativo

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