SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES
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1. OBJETIVO

Adquirir bienes y servicios mediante las modalidades de selección establecidas, con el

fin de satisfacer las necesidades de la palmera.

2. ALCANCE

Inicia con la recepción de la solicitud para la adquisición de un bien o servicio y termina

con el recibo a satisfacción del bien o servicio y la aprobación de la factura, cuenta de
cobro o documento equivalente para trámite de pago.

3. DEFINICIONES

3.1. Acta de terminación y cierre

Documento bilateral en el que las partes se declaran a paz y salvo respecto a las
obligaciones establecidas en un contrato.

3.2. Anticipo a proveedores

Es el porcentaje que se pacta sobre el valor total del bien o servicio a adquirir, el cual se
gira antes del inicio de las actividades establecidas, una vez firmado el contrato o se
genere la orden de compra o servicio; para lo cual el proveedor expide una cuenta de
cobro o factura proforma.

3.3. Contratante
Persona natural o jurídica que suscribe el contrato u orden de compra o servicio, para
asegurar la provisión de un bien o servicio.

3.4. Contratista
Persona natural o jurídica con quien se suscribe un contrato u orden de compra o
servicio.

3.5. Contrato
El contrato es un acuerdo de voluntades de dos o más partes que genera obligaciones y
derechos. En el contrato se constituyen, regulan o extinguen relaciones jurídicas
patrimoniales. El contrato debe formalizarse a través de un documento contractual, una
orden de servicio o una orden de compra. Igualmente puede existir un convenio de
voluntades, donde las obligaciones patrimoniales se expresen en elementos diferentes
al dinero.

3.6. Evaluación de proveedores

Proceso mediante el cual se califica el desempeño del proveedor mediante la aplicación
del formato Evaluación de Desempeño de Proveedores ABS-F06.

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3.8. Fraccionamiento de adquisición de bienes y servicios

Se entiende fraccionamiento de contratos cuando se generen dos o más órdenes de
compra, de servicios o contratos, entre las mismas partes, con el mismo objeto y en un
término inferior a cuatro meses.

Hay también fraccionamiento cuando se busca adquirir mediante orden de compra o

servicio, sin el lleno de los requisitos plenos, dividiendo la unidad material del bien o
servicio a adquirir, en partes, de forma tal que una de las partes quede excluida de la
exigencia bien sea de la modalidad de selección o de la formalidad de contrato.

3.9. Interventor
Persona natural o jurídica contratada para velar por la ejecución y cumplimiento de las
condiciones de un contrato.

3.10. Oferta
La oferta, propuesta o cotización es el proyecto de negocio jurídico que una persona
formula a otra, deberá contener los elementos esenciales del negocio y ser comunicada
al destinatario. Se entenderá que la propuesta ha sido comunicada cuando se utilice
cualquier medio adecuado para hacerla conocer del destinatario. Al momento de ser
aceptada generará obligaciones para las partes.

3.11. Pago anticipado

Pago que se hace al proveedor o contratista al inicio del contrato u orden de compra o
de servicio como parte del valor total pactado y los recursos pasan a ser de su
propiedad, como consecuencia no se requiere la constitución de garantías para su
manejo, por ejemplo en: suscripciones, afiliaciones, arrendamientos, servicios públicos
y asimilados, entre otros.

3.12. Proveedor crítico

Es aquel que afecta la conformidad de los productos y servicios de los procesos
misionales de la palmera y además su contratación es recurrente, es decir que se repite
al menos una vez cada año.

3.13. Reevaluación de proveedores

Proceso mediante el cual se califica el desempeño del proveedor que obtuvo un puntaje
para ser reevaluado en el periodo anterior, mediante la aplicación del formato
Evaluación Desempeño de Proveedores ABS-F06 , teniendo en cuenta las
observaciones registradas por el evaluador.

3.14. Registro

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Proceso mediante el cual se crea y registra un proveedor con los documentos

requeridos.

3.15. Solicitud de adquisición

Formato que contiene de manera detallada y exacta los requisitos de los servicios o
productos que requiera un responsable de centro de costo.

3.16. Supervisor
Empleado (a) de la palmera encargado de velar por la ejecución y cumplimiento de las
condiciones del contrato, orden de compra o de servicio.

3.17. SMMLV
Salario mínimo mensual legal vigente.

3.18. Términos de referencia

Documento que contiene de manera detallada y exacta los requisitos de los servicios o
productos que requiera un responsable de centro de costo y a través del cual se
expresa las necesidades a los posibles proveedores.

3.19. Términos de negociación

Acuerdo al que llegan contratante y contratista en términos comerciales y
administrativos.

4. NORMAS LEGALES

• Código Civil
• Código de Comercio
• Código Contencioso Administrativo
• Ley 797 de 2003 “por la cual se reforma n algunas disposiciones del sistema general
de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los
Regímenes Pensionales exceptuados y especiales”.
• Ley 1070 de 2013 “por la cual se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario
• Decreto 510 de 2003 “Por medio del cual se reglamentan parcialmente los artículos
3°, 5°, 7°, 8°, 9°, 10 y 14 de la Ley 797 de 2003.
• Decreto 723 de 2013 “Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de
Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de
prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los
trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan
otras disposiciones”.

5. NORMAS INTERNAS

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5.1. Atribuciones

Conforme las decisiones de las Juntas Directivas de PALMERAS LA CABAÑA, las

atribuciones para aprobar la adquisición de bienes y servicios son las siguientes:

PALMERAS LA CABAÑA
RESPONSABLE CUANTIA APROBACION
Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios
o Jefe de Servicios Administrativos con la
HASTA 10 SMMLV
aprobación del responsable del centro de
costo
Director de Servicios Compartidos con la
HASTA 100 SMMLV
asesoría del Comité de Compras
Presidente Ejecutivo con la asesoría del
HASTA 200 SMMLV
Comité de Compras
Junta Directiva Superior a 200 SMMLV

PALMERAS LA CABAÑA
RESPONSABLE CUANTIA APROBACION
Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios
o Jefe de Servicios Administrativos con la
HASTA 10 SMMLV
aprobación del responsable del centro de
costo
Director de Servicios Compartidos con la HASTA 50 SMMLV
asesoría
del Comité de Compras

Director General con la asesoría del

Comité de HASTA 100 SMMLV
Compras
Junta Directiva Superior a 100 SMMLV

• Las atribuciones aplican para los productos y servicios registrados en la solicitud de

adquisición que superen por proveedor las cuantías establecidas.

• El valor a aprobar debe incluir todos los gastos asociados a la adquisición del bien o
servicio, tales como impuestos, fletes, instalación, entre otros.

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• La adquisición de recursos informáticos y de activos fijos requieren el visto bueno del

Jefe de Tecnología Informática y el Jefe de Servicios Administrativos,
respectivamente.

• Cuando por razones excepcionales no se siga este procedimiento, el Director de la

Unidad o Coordinador de Programa de Investigación responsable del centro de
costo, solicita el pago de la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, con
un memorando dirigido al Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios con el visto
bueno de los competentes según las atribuciones establecidas.

En el memorando se especifica el centro de costos afectado y las razones que

condujeron a esta situación. Este se tramita con todos los documentos requeridos
para el pago.

• No se permite el fraccionamiento de contratos y de ello son garantes los competentes

según las atribuciones establecidas : Presidente Ejecutivo, Director General, Director
de la Unidad de Servicios Compartidos, Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios y
Jefe de Servicios Administrativos.

5.2. Registro de proveedores

• Los documentos requeridos para la creación del tercero en la base de datos de la

palmera son:

Persona
Documento
Natural Jurídica
Registro Único Tributario — RUT X X
Certificado de existencia y representación legal
X
para persona jurídica
Copia del documento de identidad de la persona
natural o del representante legal de la persona X X
jurídica
Certificación bancaria X X

5.3. Formalidades para la adquisición de bienes y servicios

• Se suscribe contrato cuando se esté en presencia de alguna de las siguientes

condiciones:

1. Plazo de ejecución superior a cuatro (4) meses, excepto si la cuantía es inferior a

10 SMMLV.

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2. Consultoría
3. Construcción de obra civil de mayor complejidad, a criterio del Jefe de Servicios
Administrativos.
4. Arrendamiento
5. Convenios
6. Recursos administrados
7. Compraventa de inmuebles

• Las adquisiciones de bienes y servicios que no se realicen mediante contrato, son

tramitadas mediante orden de compra o servicio.

5.4. Evaluación de proveedores críticos

• La palmera evaluará a sus proveedores críticos cada año, durante el último trimestre
conforme a la siguiente tabla:

Concepto de evaluación Rango de

puntaje
Proveedor aprobado 4,00 - 5,00
Proveedor para ser reevaluado 3,00 - 3,99
Proveedor rechazado 1,00 - 2,99

• Si el rango de evaluación indica “proveedor rechazado” o por segunda vez

consecutiva “Proveedor para ser reevaluado, no podrá ser seleccionado durante el
año siguiente a partir de la fecha de la evaluación, para proveer el bien o servicio por
el cual fue rechazado.

• Cuando un proveedor siendo exclusivo o único, tenga un concepto “Proveedor para

ser reevaluado” por segunda vez consecutiva, se convocará a una mesa de trabajo
conjunta con los responsable del proceso y/o subproceso y la Oficina de Adquisición
de Bienes y Servicios para establecer un plan de acción donde se indiquen las
actividades a realizar cuyo cumplimiento se deberá ver reflejado en la siguiente
evaluación.

• El responsable responsable del proceso, subproceso o supervisor del contrato hará

el seguimiento a los compromisos adquiridos en el plan de acción.

• Se evalúan los proveedores críticos que al momento de la evaluación hayan al

menos efectuado una entrega del producto o servicio.

6. ENTRADA DE DATOS

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• Solicitud de Adquisición CO-F01

• Solicitud de Anticipo ABS-F08
• Solicitud de Adquisición para publicaciones GC-F01
• Términos de referencia. CO-F19 (y CO-F20
• Términos de negociación CO-F23 () y CO-F24
• Matriz de productos o servicios de proveedores críticos

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

7.1. Adquisición de bienes y servicios por orden de compra o servicio

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

Diligenciar el formato de Solicitud de Adquisición CO-F01
en la plataforma de gestión documental con la aprobación
1. del responsable del centro de costos y asignar por la Solicitante
plataforma al Especialista de Adquisición de Bienes y
Servicios.
Revisar la solicitud y reasignar, según el tipo de Especialista de
adquisición, al responsable encargado en la Oficina de Adquisición de Bienes
2.
Adquisición de Bienes y Servicios. y
Servicios
Responsable asignado
Crear el expediente de la solicitud en la plataforma de en la Oficina de
3. gestión documental y registrar la solicitud en los cuadros Adquisición de Bienes
de seguimiento pertinentes. y
Servicios
Responsable asignado
Solicitar cotizaciones de acuerdo con la modalidad de en la Oficina de
4. selección, y enviar a la Sección de Presupuesto, para Adquisición de Bienes
obtener viabilidad presupuestal. y
Servicios
Presentar a consideración de los competentes, la solicitud Jefe y Especialista de
5. de adquisición y los resultados de la evaluación de las Adquisición de Bienes
cotizaciones, cuando a ello haya lugar. y Servicios.
Aprobar la adquisición y seleccionar al proveedor para lo
Competentes según
6. cual se suscribirá el acta correspondiente cuando la
atribuciones
adquisición supere los 10 SMMLV.
Responsable asignado
Solicitar a los proveedores nuevos los documentos
7. en la Oficina de
requeridos (relacionados en el numeral 5.2 normas Adquisición de Bienes

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internas) para la creación del tercero en la base de datos y

de la palmera Servicios
Responsable asignado
Emitir la orden de compra o servicio y adjuntarla al
en la Oficina de
expediente de la solicitud en la plataforma de gestión
8. Adquisición de Bienes
documental y enviar al Jefe de Adquisición de Bienes y
y
Servicios para su aprobación.
Servicios
Responsable asignado
en la Oficina de
Enviar orden de compra o servicio al proveedor una vez
9. Adquisición de Bienes
aprobada por el Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios.
y
Servicios
Responsable asignado
en la Oficina de
Enviar copia de la orden de compra o servicio al solicitante
10. Adquisición de Bienes
con el formato de recibo a satisfacción ABS-F15.
y
Servicios
Diligenciar el formato de recibo a satisfacción ABS-F15,
cuando reciba el producto o servicio y remitir al
11. Solicitante
Responsable asignado en la Oficina de Adquisición de
Bienes y Servicios.
Hacer seguimiento a la ejecución de las órdenes de compra Jefe de Adquisición de
12. o servicio, conforme a lo establecido en el Manual de Bienes y Servicios o su
Adquisición
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
de Bienes y Servicios. designado

Recepcionista de la
Recibir la factura, cuenta de cobro o documento
Sede o Asistente
13. equivalente por parte del proveedor, radicar y enviar al Jefe
Administrativa de la
de Adquisición de Bienes y Servicios.
Zona
Responsable asignado
Asociar la factura, cuenta de cobro o documento en la Oficina de
14. equivalente y el formato de recibo a satisfacción ABS-F15 Adquisición de Bienes
al expediente en la plataforma de gestión documental. y
Servicios
Aprobar la factura, cuenta de cobro o documento Jefe de Adquisición
equivalente y reasignar junto con los documentos soporte a de Bienes y Servicios
15. la Sección de Presupuesto. Si se trata de la adquisición de o sus designados.
un activo, reasignar a la Oficina de Servicios Jefe de Servicios

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Administrativos para activación del bien de acuerdo al Administrativos o sus

procedimiento Gestión de Activos Fijos código GIP01. designados.

7.2. Adquisición de bienes o servicios por contrato

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

Diligenciar en la plataforma de gestión documental el
formato de Solicitud de Adquisición CO-F01, agregar
términos de referencia y si se ha seleccionado el proveedor
1. Solicitante
(conforme a las modalidades de adquisición) agregar
además términos de negociación y enviar al responsable
del centro de costo para su aprobación.

Revisar y aprobar la solicitud y reasignar al Jefe de Responsable del

2.
Adquisición de Bienes y Servicios. centro de costo

Responsable asignado
en la Oficina de
Crear el expediente de la solicitud en la plataforma de
3. Adquisición de Bienes
gestión documental.
y
Servicios
Responsable asignado
Solicitar cotizaciones de acuerdo con la modalidad de en la Oficina de
4. selección aplicable, y enviar a la Sección de Presupuesto, Adquisición de Bienes
para obtener aprobación presupuestal. y
Servicios
Jefe de Adquisición de
Bienes y Servicios o
5. Evaluar y negociar con proveedores. su
designado con apoyo
del solicitante
Jefe o Especialista de
Presentar a consideración de los competentes, la solicitud Adquisición de Bienes
6. de adquisición con los documentos que la soportan y los y Servicios o el
resultados de la evaluación cuando a ello haya lugar. responsable del centro
de costo si es

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

competencia de las
juntas directivas.
7. Aprobar la contratación y seleccionar al proveedor para lo Competentes según

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cual se suscribirá el acta correspondiente cuando la

atribuciones
adquisición supere los 10 SMMLV.
Agregar a la solicitud los términos de negociación teniendo Responsable del
8. en cuenta la información de los términos de referencia, la centro de costo o
oferta y la negociación. solicitante
Responsable asignado
Solicitar a los proveedores nuevos los documentos
en la Oficina de
requeridos (relacionados en el numeral 5.2 normas
9. Adquisición de Bienes
internas) para la creación del tercero en la base de datos
y
de la palmera
Servicios
Reasignar la solicitud y los documentos soporte a la
Secretaria Jurídica para la elaboración del contrato e incluir
además:

• Certificado de Existencia y Representación Legal (en el Jefe de Adquisición de

10. caso de personas jurídicas), Bienes y Servicios
• Copia cédula del Representante Legal o de la persona
natural
• RUT del contratista.
• Propuesta
Analista o Especialista
Elaborar el contrato conforme a los términos de Jurídico conforme
11.
negociación. asignación del
Secretario Jurídico
12. Revisar y aprobar el contrato. Secretario Jurídico
El responsable del
Enviar el contrato impreso al solicitante para el trámite de
13. trámite en la
firmas.
secretaria jurídica
Diligenciar el memorando de pertinencia del contrato y
14. reasignar al Representante Legal para revisión y visto Solicitante
bueno.
15. Revisar, dar visto bueno al contrato y devolver al solicitante. Representante Legal
Enviar contrato con visto bueno del Representante Legal al
16. Solicitante
contratista para firma.
Recibir contrato firmado del contratista y remitirlo al
17. Solicitante
Representante Legal para firma.
Enviar el contrato firmado al contratista para expedición de
18. garantías. En caso que el contratista sugiera Solicitante
modificaciones al contrato, indicárselas al Secretario

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Jurídico para que se efectúen las respectivas correcciones.

Recibir contrato y garantías, anexarlas al expediente y
19. Solicitante
reasignar al Especialista Jurídico.
Verificar las pólizas del contrato por la plataforma de
gestión documental y las aprueba o devuelve al solicitante
20. Especialista Jurídico
para corrección. Una vez aprobadas las pólizas reasignar al
Director
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de la Unidad de Servicios Compartidos para designar el
supervisor.
Director de la Unidad
21. Designar por escrito al Supervisor del contrato. de Servicios
Compartidos
Hacer seguimiento a la ejecución del contrato hasta su
Supervisor del
22. liquidación, conforme a lo establecido en el Manual de
Contrato
Adquisición de Bienes y Servicios.
Recepcionista de la
Recibir la factura, cuenta de cobro o documento equivalente
Sede o Asistente
23. por parte del proveedor, radicar y enviar al Supervisor del
Administrativa de la
contrato.
Zona
Asociar la factura, cuenta de cobro o documento
equivalente a su respectivo expediente en la plataforma de
24. gestión documental, aprobarla y reasignarla junto con el Supervisor del contrato
informe de supervisión ABS-F16 a la Sección de
Contabilidad para el trámite de pago.
Elaborar y firmar el acta de terminación y cierre del contrato
previa recepción del informe final y de todos los productos
25. Supervisor del contrato
a satisfacción, someter a firma del contratista y adjuntarla al
expediente del contrato.
Adjuntar al expediente del contrato, paz y salvo emitido por
la Sección de Contabilidad, el informe final del interventor o
26. Supervisor del contrato
supervisor, el acta de terminación y cierre. Finalmente
entregar los documentos físicos al área de Archivo.

7.3. Evaluación y reevaluación de desempeño de proveedores críticos

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

Enviar a los responsables de procesos, el listado de Jefe de Adquisición de
1. proveedores críticos asociados al mismo, del periodo Bienes de Servicios o

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inmediatamente anterior, advirtiendo cuales son objeto

de re-
su delegado
evaluación y el formato evaluación desempeño de
proveedores ABS-F06
Identificar los proveedores críticos del proceso que
hayan suministrado productos y servicios en el
transcurso del año, conforme a la Matriz de productos o
servicios de proveedores críticos y realizar la evaluación Responsables de
2.
de desempeño a cada uno de ellos aplicando el formato procesos
evaluación de desempeño de proveedores – ABS-F06 y
devolverlos diligenciados a la Oficina de Adquisición de
Bienes y Servicios.
Ingresar los resultados de las calificaciones en el formato
Analista de
3. de Consolidado Evaluación de Proveedores ABS-F07. Adquisición de Bienes
y Servicios
Responsable del
trámite en la Oficina
Retroalimentar a los proveedores mediante el envío de la de
4. Adquisición de Bienes
evaluación y su respectiva calificación.
y
Servicios
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
Responsable del
Convocar a mesa de trabajo cuando el proveedor siendo trámite en la Oficina de
5. único o exclusivo, presente dos evaluaciones Adquisición de Bienes
consecutivas con calificación para ser reevaluado. y
Servicios
Establecer los planes de acción que se deriven de la
Responsable del
6. mesa de trabajo y enviar los documentos soporte a la
proceso
Oficina de Adquisición de Bienes y Servicios
Hacer seguimiento a las acciones de mejora planteadas
Responsable del
7. y enviar las evidencias a la Oficina de Adquisición de
proceso
Bienes y Servicios.
Archivar el formato evaluación de desempeño de Responsable del
proveedores –ABS-F06 y los documentos que resulten trámite en la Oficina de
8.
de la mesa de trabajo y sus seguimientos en el Adquisición de Bienes
expediente del proveedor. y Servicios.

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8. CONTROL DE SALIDA DE DATOS

Forma de
Sitio de Tiempo de
Registro Código archivo y Disposición
archivo archivo
recuperación
Archivo de
Orden de
CO- F03 Servidor de gestión: 2 años Copia de
compra Magnético, por Archivo
compras seguridad
servicio año y central: 8 años
consecutivo.
Sistema de Por expediente Archivo de
gestión de la solicitud gestión: 1 año Eliminación y
Contrato N.A. documental Archivo copia de
Orfeo central: 19 seguridad
años
Oficina de
Adquisición
de Bienes y Físico y Archivo de Eliminación
Servicios. Magnético Por gestión: 2 años
Cotizaciones N.A.
Sistema de expediente de Archivo Copia de
gestión la solicitud central: 8 años seguridad
documental
Orfeo
Cuadro de
Servidor de Copia de
seguimiento de N.A. Magnético Permanente
compras seguridad
compras
Oficina Jefe o
Especialista Archivo de
Carpeta física.
de gestión: 1 años Eliminación y
Actas Comité Actas Comité
N.A. Adquisición Archivo copia de
de Compras de
de central: 19 seguridad
Compras
Bienes y años
Servicios
Recibo a ABS- Sistema de Magnético, por Archivo de Copia de
F15
Forma de
Sitio de Tiempo de
Registro Código archivo y Disposición
archivo archivo
recuperación
satisfacción gestión año gestión: 2 años seguridad
documental Por expediente Archivo
Orfeo de la solicitud central: 8 años

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Magnético, por Archivo de

Sistema de
año
Informe de ABS- gestión gestión: 2 años Copia de
Por expediente
Supervisión F16 documental Archivo seguridad
del contrato
Orfeo central: 8 años
Magnético, por
Sistema de año Archivo de
Evaluación
ABS- gestión Por expediente gestión: 2 años Copia de
Desempeño de
F06 documental de Archivo seguridad
Proveedores Orfeo evaluaciones central: 8 años
de proveedores
Magnético, por
Sistema de año Archivo de
Consolidado
ABS- gestión Por expediente gestión: 2 años Copia de
Evaluación De
F07 documental de Archivo seguridad
Proveedores Orfeo evaluaciones central: 8 años
de proveedores
Físico:
Archivo de Archivo de
gestión – gestión:
Secretaría Físico y
Acta de Durante la
Jurídica. magnético Selección y
terminación y duración del
N.A. Magnético: (Orfeo) Digitalizació
cierre de contrato y 1
Sistema de Expediente del n
contratos año más.
gestión contrato Archivo
documental central: 8 años
Orfeo.
Documentos
de Magnético, por
reevaluación Sistema de año Archivo de
de gestión Por expediente gestión: 2 años Copia de
N.A.
proveedores documental de Archivo seguridad
(planes de Orfeo evaluaciones central: 8 años
acción y sus de proveedores
seguimientos)

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9. NIVELES DE SERVICIO

9.1. Trámite de adquisición de bienes y servicios: los siguientes son los tiempos de
servicio desde la recepción de la solicitud de adquisición con toda la información
necesaria para su trámite, hasta la elaboración de la orden de compra, según el tipo
de bien o servicio a adquirir:

Servicio Nivel de servicio

8 días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la
solicitud.
Adquirir bienes y servicios
Para el caso del LAFS, el tiempo definido para el
trámite de la compra es de 30 días calendario.
10 días hábiles siguientes a la recepción de la
solicitud. La duración del trámite de nacionalización
Importaciones depende del tipo de bien, el país de origen, el tipo de
importación, las exenciones arancelarias y la gestión
de la Sociedad de Intermediación Aduanera.
Las fechas de entrega de los bienes y servicios
solicitados serán acordadas de acuerdo a los plazos
Entrega de bienes y servicios entregados por el proveedor en las cotizaciones y
previa aceptación del solicitante vía correo
electrónico o telefónicamente.
Enviar el listado de
proveedores críticos asociados
a cada proceso o subproceso A más tardar el 31 de octubre de cada año.
del año
inmediatamente anterior

Nota: En caso de requerirse aprobación de algunas de las instancias relacionadas en el

numeral 5.1, el trámite de la compra o contratación está sujeto a las fecha de las
reuniones

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9.2. Contratación

Servicio Nivel de servicio

15 días hábiles, entre el momento en que Secretaría
Jurídica recibe la solicitud de elaboración del contrato
Elaboración de contrato
hasta la entrega de los originales del contrato al
solicitante.

10. REFERENCIAS

N/A

11. HISTORIA DE REVISIÓN

Revisión Descripción del cambio Revisado por Fecha

0 Edición procedimiento Omar Vásquez 23-02-04
1 Inclusión compras con contrato, pólizas Omar Vásquez 25-02-04
Definición atribuciones, política cotizaciones
2 Omar Vásquez 10-03-04
y contrato
3 Niveles de servicio Omar Vásquez 23-03-04
Cambiar orden pasos 5 y 6, especificar Angel Mosquera/
4 06-04-04
horas hábiles atención emergencias Omar Vásquez
5 Anexo Comité de Compras y atribuciones Fabio Zuluaga 17-02-05
compras
6 En el capítulo 5 se precisó cuando se Omar Vasquez/ 22 de junio
clasifica una compra como especial. Angel Luis de 2005.
En los puntos requeridos se hizo referencia Mosquera
a las tablas 1 y 2 para mayor claridad.
En el capítulo 5 se excluyó: “Debe
conservarse junto con la documentación el
reporte de envío por fax de la orden de
compra al proveedor o su confirmación
telefónica que queda registrada al respaldo
de la orden de compra”.
En el capítulo Nº 7, actividad 5 se incluyó
una nota en relación con verificación
presupuestal.
En el capítulo 7 se excluyó la actividad de
solemnización de contratos, ya que quedará
en el procedimiento de contratación.

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE BIENES
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En el capítulo 7, actividad 10 se incluyó la

actividad de verificación del producto
comprado y se incluyó la nota 2.
En el capítulo 2 se precisó el alcance y se
adicionó donde inicia y dónde termina el
procedimiento. En el capítulo 4 párrafo 3 se
excluyó: “por lo menos dos veces al año”.
En el capítulo 4 se excluyó lo relacionado
con la ley 797/2003 y el decreto 1703/2002.
En la viñeta 4 del numeral 5.1.2. Se adicionó
la palabra orden.
En la tabla 5 se adicionó “o registro de esta
en la factura”. Omar Vasquez/
En la tabla 5 se adicionó “(opcional)”. 18 de julio
7 Angel Luis
En la página 6, viñeta 4, se excluyó: de 2006
Mosquera
El solicitante debe colocar Vo Bo en el
registro de verificación de producto o
servicio comprado.
En el capítulo 7, numeral 5, se adicionó: “En
algunos casos la orden de compra se
genera mediante el uso de un software”.
En el capítulo 7 se adicionó la actividad Nº
11.
Se adicionó la nota 3 en el capítulo 7.
En 5.1.2. se adicionó: “La adquisición de
cualquier activo para PALMERAS LA Omar Vasquez/ 31 de
8 CABAÑA debe ser autorizada por parte del Angel Luis octubre de
Director Ejecutivo en la orden de compra Mosquera 2006
respectiva”.

Revisión Descripción del cambio Revisado por Fecha

En 5.1.2. se adicionó: “Toda entrega de
reactivos analíticos que se realice por parte
de los proveedores debe incluir el
respectivo Certificado de análisis por lote de
dichos productos”.
En el numeral 7, actividad 5 se precisó que
el software se encuentra en implementación
y se dispone que las compras menores a
medio SMMLV no requiere elaboración de
orden de compra o de servicio.
En el capítulo 7, nota 3, se adicionó: “o del”.

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En 5.1. se modificaron las disposiciones en

relación con la compra de activos fijos.
En la primera viñeta del capítulo 7, luego de
las actividades, se referenció la tabla de
Omar Vasquez/
productos o servicios que afectan la 9 de marzo
9 Angel Luis
conformidad y que está en el procedimiento de 2007
de Evaluación y Selección de proveedores Mosquera
CO-P02.
En la segunda viñeta del capítulo 7 se
adicionó publicaciones y medios impresos.
Omar Vasquez/
Se incluyó en la actividad 5 la nota Nº 2 5 de sept.
10 Angel Luis
relacionada con la solicitud de anticipos. de 2007
Mosquera
En el capítulo 7, actividad 11, se adicionó Omar Vasquez/
25 de oct.
11 una disposición para el cruce de los datos Angel Luis
2007
de la orden de servicio y la factura. Mosquera
Se adicionó el anexo 1 y en el capítulo de Gerardo
Control de Salida de Datos se modificaron Montenegro / 10 de
12 las disposiciones para la conservación de Richard Ernesto febrero de
las cotizaciones realizadas por los Marciales 2009
proveedores.
13 Se ajustaron los cargos de acuerdo a la Jefe de 26 de
nueva estructura de la organización. En el Adquisición de agosto de
numeral 5, se incluyeron las directrices para Bienes y 2009
las compras descentralizadas. En los Servicios
numerales 5 y 6, se eliminó Solicitud de
servicio CO-F02, ya que se unificaron las
solicitudes de compras y servicios en un
sólo formato: Solicitud de Adquisición CO-
F01. Se suprimió Orden de servicio CO-F09
en actividad No. 5 y en el numeral 8. Se
adicionaron las actividades No. 10, 11 y 12.
En la actividad No. 13 se incluyeron los
soportes de la factura que se envían a
Contabilidad. Se ajustó el numeral 8: se
eliminaron las solicitudes de compra y de
servicio, como salidas, ya que son entradas
del procedimiento, se eliminó el formato
CO-F08 Registro de Verificación del
Producto Comprado, ya que se reemplaza
por el cuadro de seguimiento de compras,

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se incluyeron las Actas del Comité de

Compras.
Se cambió el nombre del procedimiento. Jefe de 12 de
14 Se adicionaron los numerales 5.2 y 5.3 para Adquisición de noviembre
Bienes y de

Revisión Descripción del cambio Revisado por Fecha

actualizar el procedimiento e incluir Servicios 2010
actividades que se realizan pero no estaban
documentadas.
Se adicionaron los numerales 5.7, 7.2 y 7.3
con la descripción de actividades para la
contratación de servicios de consultoría,
prestación de servicios y arrendamiento de
vehículos.
Se adicionaron los anexos 2 y 3
relacionados con las actividades de
contratación y algunas definiciones
relacionadas con el tema.

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En el numeral 5.1 se ajustó el párrafo

relacionado con casos de urgencia
manifiesta, que se ubica inmediatamente
después de la tabla No. 3. En el segundo
párrafo del numeral 5.4 se incluyó el texto:
15 “Las compras de bienes que requieren 19 de
contrato se deben tramitar según el numeral Secretaria agosto de
7.2 del presente procedimiento”. Jurídica 2011
En el numeral 5.5 se incluyó el texto: “estos
puntos se deben aclarar en el memorando
con el que se solicita la adquisición o
servicio a contratar”.
En el numeral 5.7 se incluyó el texto: “por
medio de un memorando y adjuntando los
Términos de
Negociación”.
Numeral 7.1:
En la actividad No. 1 se incluyó la nota que
hace referencia al formato de solicitud de
adquisición para publicaciones GC-F01.
Numeral 7.2:
Se incluyeron las actividades relacionadas
con el Sistema Documental Orfeo.
Actividad No. 7: Se incluyó “continuar con lo
establecido en el procedimiento de
selección y evaluación de proveedores”.
En la actividad No. 13 se relacionaron los
documentos que se requieren para el
trámite y legalización del contrato.
Se revisaron las demás actividades y se
ajustaron de acuerdo a las funciones que
actualmente desarrolla el Analista Jurídico.
Se incluyeron las actividades No. 9, 15, 16 y
20.
En la actividad No. 19 se incluyó que el
contrato se envía al solicitante para que se
inicie el trámite de firma.
En la actividad No. 25 se incluyó la nota: El
interventor no puede Archivar el expediente
hasta que el contrato no se encuentre
terminado.
Se reemplazó en la actividad No. 26 la lista
de Acuerdos con Proveedores por el cuadro
de control de consecutivos.

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En la actividad No. 27 se incluyó: en los

casos que este estipulado en el contrato.
Se eliminó el numeral 7.3 Arrendamiento de
vehículos.

Revisión Descripción del cambio Revisado por Fecha

Se ajustó el capítulo 8 Control de salida de
datos. Se eliminaron los formatos CO-F16
Contrato de prestación de servicios
profesionales, CO-F17 Contrato de
representación, CO-F21 Contrato de
prestación de servicios, CO-F22 Carta
Contrato, COF13 Acuerdo de
confidencialidad, CO-F15 Cesión de
derechos patrimoniales y el código CO-F25
para el Acta de Terminación.
16 En el primer párrafo del numeral 5 se Secretaria 20 de abril
incluyó “y actas (extractos) donde se Jurídica de 2012
establezcan las aprobaciones del CAF y/o
de las Juntas Directivas”. Se ajustó el título
del numeral 7.1, de Adquisición de Bienes y
Servicios a Adquisición de Bienes y
Servicios por orden de compra o servicio
En el numeral 7.1 se realizaron ajustes
teniendo en cuenta las actividades que se
realizan a través del Sistema de Gestión
Documental Orfeo. Se amplió la descripción
en las actividades No. 9, 14 y 15.
Se incluyó después de la descripción de
actividades del numeral 7.1, el párrafo
donde se establece que en los casos en
que se requiera realizar modificaciones a la
solicitud de adquisición (ajustes en
cantidades, descripción del producto o
servicio, lugar de entrega o funcionario
encargado), deberán informarse a través de
un memorando, en el cual se identifique el
radicado de la solicitud, con la aprobación
del responsable del centro de costo. Este
memorando se debe dirigir al Jefe de
Adquisición de Bienes y Servicios.
Se ajustó el título del numeral 7.2, de

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Contratos de consultoría o de prestación de

servicios a
Contratación de bienes y servicios.
Se realizó revisión y ajuste general de las
actividades relacionadas en el numeral 7.2.
En el numeral 9, niveles de servicio, se
ajustó la redacción del párrafo que hace
referencia a los contratos.
Se actualizó el anexo No. 3 Tipos de
contratos usados en PALMERAS LA
CABAÑA
En el numeral 2, párrafo tercero, se cambió
que el procedimiento inicia con la recepción
de la solicitud, en lugar de identificación de
la necesidad. En el cuadro que se
encuentra en este numeral, se eliminó la
referencia al procedimiento de contratación
de actividades misionales y se ajustó el Secretaria 9 de mayo
17 nombre del procedimiento de Incorporación Jurídica de 2014
y administración de personal.
Se incluyó el numeral 3.3 Solicitud de
adquisición abierta.
En el numeral 4, normas legales, se
suprimió el texto, dejando el listado de
normas que aplican al proceso.
Revisión Descripción del cambio Revisado por Fecha
En el numeral 5.1, se incluyó la nota inicial
que se encuentra después de la tabla No.
2.
Se actualizaron los numeral 5.2 Bienes y
servicios de uso frecuente y 5.3
Adquisiciones Especiales. Se incluyó el
numeral 5.4 Otras modalidades de
adquisiciones.
Se eliminó el anterior numeral 5.5 Criterios
básicos para la selección de proveedores,
ya que este tema se encuentra en el
procedimiento Selección y Evaluación de
Proveedores.
Se realizó actualización de actividades en el
numeral 7.
En el numeral 8, se actualizó el código del
formato Solicitud de Anticipo y se eliminó en

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este numeral, la evaluación de

proveedores.
Se unifica el procedimiento de adquisición
de bienes y servicios CO-P01 con el
procedimiento de selección y evaluación de
proveedores CO-P02. Así mismo se crea el
manual para la adquisición de bienes y
servicios de la palmera ABS-M01 que
establece la forma para operar la gestión de Jefe de
adquisición de bienes y servicios. Adquisición de
Bienes y
18 Se eliminan el formatos: Servicios y 10/11/2015
Registro y actualización de proveedores CO- Secretaria
F04. Jurídica
Evaluación para selección de proveedores
CO-F05

Se crean los formatos:

Recibo a satisfacción ABS-F15
Informe de supervisión ABS-F16
En el numeral 3.11 Pago anticipado se
adicionan ejemplos.
En el numeral 5.3 – 1 se adiciona la
excepción de cuantias para elaboración de
un contrato. Jefe de
En el numeral 7.2 actividades 14 y 15 se Adquisición de
cambia firma por visto bueno del Bienes y
19 Representante Legal y se adicionan las 22/03/2016
Servicios y
actividades 16 y 17, donde se epecifica que Secretaria
el solicitante después que el Representante Jurídica
Legal da el visto bueno al contrato busca la
firma del proveedor o contratista y con esta
firma devuelve al Representante Legal para
firma del contrato.

TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Versión Descripción de la modificación Fecha
1 Creación del documento. 14-08-2024

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ELABORO REVISO APROBO

Nombre: Andrés Zafra Nombre: Jhon Ortiz
Nombre: Laura Quintero
Cargo: Jefe de Talento Cargo: Jefe de Talento
Cargo: coordinador sst
Humano Humano
Fecha : 14-08-2024
Fecha :14-08-2024 Fecha :14-08-2024

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