5s
Frente a problemas como el desperdicio, los tiempos muertos, las fallas operativas y los
accidentes que se pueden presentar en los lugares de trabajo, las empresas buscan
constantemente mejorar sus oficinas y líneas de producción.
Este proceso es conocido como lean manufacturing y, a partir de su
implementación, han surgido otros conceptos relacionados
con la calidad total de las organizaciones, por ejemplo,
las 5 S. en
Esta filosofía nació en Japón en los años de la
posguerra, cuando la fábrica automotriz Toyota desarrolló
el llamado Just-in-time-system, el cual tenía la meta de
«producir solo lo necesario cuando sea necesario».
Esta, junto con otras metodologías, están centradas en
crear espacios laborales de calidad que beneficien a los
trabajadores tanto física como mentalmente.
Descubre más detalles y cómo puedes aplicar este método
en este artículo.
Qué son las 5 S
Las 5 S son un método que se aplica en los lugares de trabajo para eliminar
desperdicios y alcanzar una mayor productividad mediante la organización y
limpieza. Este concepto japonés engloba 5 aspectos representados con la
letra «s», puesto que así son fáciles de recordar e implementar. Cada uno es un
paso que permite identificar y eliminar aquellas cosas que obstaculicen la
productividad.
La grandes ventajas de este sistema es que se puede aplicar a cualquier tipo y
tamaño de industria, no requiere un informe detallado ni una gran inversión para
comenzar. De hecho, se le considera un punto de partida del lean manufacturing,
pues sirve para implementar más iniciativas a la cultura de una empresa, con
el propósito de mejorarla.
Aunque su metodología es sencilla, en su sencillez está su efectividad. Su
sistema busca organizar, limpiar y mantener un área de trabajo, mediante una
serie de pasos que, a lo largo del tiempo, pueden convertirse en un hábito.
Gracias a este proceso, es más fácil ubicar las herramientas que
evitarán accidentes y crearán un sentido de responsabilidad entre las personas
que trabajan en una compañía.
Objetivos de las 5 S
El principal objetivo de las 5 S es organizar y garantizar la seguridad en los
lugares de trabajo para establecer las bases de una disciplina que lleve a la mejora
continua de la empresa. Para ello, busca los siguientes fines.
Reducir los desperdicios
Por desperdicios nos referimos a aquellas tareas o procesos que se
interponen en el camino de la productividad. Algunos de los más comunes son
el excedente de producción y de inventario, como productos o materiales que
ya no se utilizan y ocupan espacio en almacenes; defectos, puesto que requiere
más esfuerzo para corregirlos y tiempos muertos en espera de piezas o
información.
Mejorar la productividad
Al deshacerte de los desperdicios, tu productividad mejorará notablemente. Si se
tienen los materiales suficientes, las herramientas correctas en el lugar
adecuado y el equipo listo, las personas no tendrán que esperar o realizar tareas
previas antes de realizar su labor. Así se puede hacer más en menos tiempo.
Crear espacios de trabajo seguros
Un espacio de trabajo limpio y organizado se traduce en menos caídas, golpes
por objetos y otros accidentes que ocurren más veces de lo que se cree.
También esto tiene un efecto en el estado de ánimo de los
trabajadores, ya que, al tener todo lo necesario cuando se requiere,
las labores se vuelven menos estresantes.
Generar un mayor compromiso
Esta metodología empodera a las personas a realizar
acciones y tiene en cuenta sus sugerencias para mejorar los
espacios. De esta manera, logra un mayor compromiso de los
trabajadores tanto en la calidad del trabajo como en las tareas para
mantener limpia y organizada la empresa.
Las 5 S de la calidad y cómo implementarlas
1. Seiri (clasificación)
2. Seiton (organización)
3. Seiso (limpieza)
4. Seiketsu (estandarización)
5. Shitsuke (disciplina)
1. Seiri (clasificación)
El término de seiri se refiere a la revisión de todos los artículos o
pasos de los procesos para identificar cuáles son esenciales para
completar tareas. Si alguna herramienta o instrucción no tiene una
función, es mejor deshacerte de ellas.
Implementación de Seiri
La persona encargada de las 5 S evaluará las estaciones de
trabajo y colocará una etiqueta de algún color para seleccionar los
artículos que no se necesitan. De no ser relevantes, se debe
determinar cuándo se utiliza y si es importante que se
conserve.
2. Seiton (organización)
Cuando tengas una idea de lo que debe eliminarse y lo que es
esencial, deberás organizarlo. Aquí aplica el principio de un lugar
para cada cosa y cada cosa en su lugar. El acomodo y
almacenamiento debe ser sistemático, de manera que todos en el
equipo sepan dónde encontrar las cosas.
Implementación de Seiton
Puedes apoyarte de carpetas, organizadores y otras formas de
almacenamiento. La clave es colocarlos en lugares accesibles para
todos y que las búsquedas de los artículos no se traduzcan en una
pérdida de tiempo.
3. Seiso (limpieza)
La limpieza de los espacios, así como de las herramientas o equipos
de trabajo es algo que tiene un impacto en la seguridad, porque,
al limpiar derrames y otros desperfectos, se reduce la posibilidad
de un accidente. Además, cuando se verifica que una máquina esté
limpia y funcione de forma adecuada, nos aseguramos que no existan
posibles daños que se traduzcan en paros en la producción.
Este paso inculca un sentido de responsabilidad en los
trabajadores al encargarles la limpieza de su propia área de trabajo.
Esto les trae una mayor satisfacción y compromiso laboral, pues
si una sección no está limpia, destacará por ello entre las demás.
Implementación de Seiso
Solo tienes que administrar materiales de limpieza dentro de tus
instalaciones para que todos tengan acceso a ellos.
4. Seiketsu (estandarización)
Este es uno de los pasos más importantes de las 5 S, ya que mide el
progreso de las acciones emprendidas y busca formas de
mantenerlas. ¿Cómo? Al establecer las bases y reglas de cómo y
cuándo se llevarán a cabo.
Implementación de Seiketsu
Para evitar regresar a las viejas costumbres, es necesario crear un
manual con horarios, listas y pistas visuales, así como
métricas que ayuden al equipo a identificar cuándo no se están
cumpliendo las condiciones ideales de orden y limpieza.
5. Shitsuke (disciplina)
Ahora que tienes todas las piezas para echar a andar este método,
existe un componente clave para que este método funcione: la
disciplina. La palabra japonesa Shitsuke se puede traducir como
«hazlo sin que te lo digan», un compromiso que se
puede convertir en parte de la cultura de la empresa
para optimizar continuamente sus oficinas.
Implementación de Shitsuke
Crea una auditoría para asegurarte de que cada paso se
realiza conforme a lo acordado. De esta manera, puedes
verificar que no se trata de un evento aislado sino
un hábito.
Las 5 S funcionan a la perfección junto con otras
herramientas y prácticas de la lean manufacturing como las
tarjetas kanban, el kaizen, poka yoke, entre otros, que
también tienen el propósito de crear espacios de trabajo
más productivos y seguros, así como optimizar al máximo
sus recursos.
Este tipo de metodología es muy popular; se utiliza en la
manufactura, hospitales, educación y básicamente en
cualquier industria que busque reducir los desperdicios
y empoderar a su fuerza de trabajo para optimizar la
calidad total de los espacios. Comienza a aplicarla en tu
negocio y experimenta sus beneficios en la planificación
estratégica.
