TIPOS Y CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,
discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el
testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una
fuente archivista, arqueológica, audiovisual, etc.
TIPOS DE DOCUMENTOS
• Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos
son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que
contienen información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los
documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace
perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo de
documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y
matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos documentos, por
sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.
• Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se
almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene
sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan
principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para
grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una grabadora de
sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico, como
cintas, o más recientemente se pueden almacenar digitalmente, lo que no
ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden ser música,
entrevistas, historias de vida, etc.
•
• Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica
su nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que
se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de vídeos donde
se registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de vídeo. En este
caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación que
emiten las televisoras, vídeos caseros, etc.
•
• Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos
se refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de
cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las
fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o
información relacionada con algún evento o hecho concreto.
•
• Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos
se pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de
esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de
procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar
fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de
almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos
documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil
guardarlos y llevarlos a todas partes.
• Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel
Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público
competente y que da fe de su contenido por sí mismo.
• Documento Privado :Documento privado es aquel documento realizado
entre particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público.
CLASES DE DOCUMENTOS
• Según el mensaje informativo: O por la forma de expresión del contenido
hablaríamos de documentos textuales (libros, revistas, etc.) y documentos no
textuales (gráficos como mapas, planos, etc.; sonoros como cintas, discos, etc.;
iconográficos como fotografías, carteles, etc.; audiovisuales como películas, vídeos,
etc.; informáticos como programas de ordenador; tridimensionales como esculturas
o juguetes; compuestos o multimedia cuando el documento combina varios
contenidos mencionados anteriormente); o por la transformación del contenido
hablaríamos de documentos primarios (originales, como libros y revistas, etc.),
secundarios (que hacen referencia a los documentos primarios, como bibliografías,
catálogos, índices, sumarios, boletines, bases de datos, etc.) y terciarios (tienen
estructura formal de secundarios, pero contenido primario, como los diccionarios,
enciclopedias, léxicos, tesauros, etc.).
• Según la posibilidad o forma de transmisión o difusión: Desde el punto de
vista social hablaríamos de documentos públicos, reservados e inéditos; y desde el
punto de vista temporal hablaríamos de documento periódicos o no periódicos (de
naturaleza monográfica).
• Según el soporte material: Hablaríamos de documentos de papel (libros, revistas, folletos,
etc.), material químico (películas), material magnético (cintas de vídeo, disquete de ordenador,
casetes, etc.),soportes ópticos (CDROM, DVD, vídeo-discos, etc.), etc.
REFLEXIÓN
El objetivo de las comunicaciones tanto escritas como empresariales y oficiales es dar un
mensaje , a una o más personas, mediante todas las formas que son necesarias para ello ,
como lo son el emisor , receptor , el mensaje , código etc.. En los tres tipos de comunicaciones
ya nombradas el objetivo claramente siempre va a ser dar un mensaje.
