SECRETARIA (DONDE SE UBIQUE EL EMPLEO)
I. IDENTIFICACIÓN
Nivel: Asistencial
Denominación del Empleo: Secretaria
Código: 4178
Grado: 10
No de cargos: Ocho (8)
Dependencia: Donde se ubique el empleo
Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la jefatura de la dependencia
II. ÁREA FUNCIONAL/PROCESO:
Subdirección Administrativa y Financiera, Subdirección de Gestión Ambiental,
Subdirección de Planeación y Secretaría General.
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Atender y realizar las actividades relacionadas con la recepción, radicación,
elaboración, archivo y envío de información relacionada con el área, mantener
informado a su jefe inmediato sobre los asuntos de su interés y apoyar a los demás
funcionarios del área en el desempeño de sus funciones.
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES
1. Llevar el registro de los compromisos diarios contraídos por el superior
inmediato y suministrar la información requerida por éste para su cumplimiento
y el adecuado desarrollo de las actividades programadas para dependencia.
2. Atender, guiar e informar al público, empleados y proveedores o contratistas
en todos aquellos requerimientos relacionados con procedimientos, trámites y
demás actividades propias de la dependencia.
3. Estructurar los instrumentos archivísticos de la gestión documental de acuerdo
con la normatividad y metodologías establecidas.
4. Orientar la producción documental en la entidad acorde con la normatividad
vigente.
5. Gestionar los documentos de acuerdo con normatividad y procedimientos
establecidos.
6. Manejar las comunicaciones oficiales con base en la normatividad y
procedimientos.
7. Aplicar la disposición final de los documentos de acuerdo con las Tablas de
Retención y/o Valoración documental.
8. Preservar los documentos de la entidad de acuerdo con la normatividad y
planes definidos.
9. Implementar las herramientas tecnológicas en materia de gestión documental
y administración de archivos con base a la normatividad.
10. Determinar los criterios de gestión documental electrónica y administración de
archivos de acuerdo con la normatividad y estándares.
11. Formular estrategias de accesibilidad de la información institucional con base
en necesidades y requerimientos de las instituciones y ciudadanos.
12. Divulgar la información acerca de la documentación que se administra en los
archivos de la entidad.
13. Cuidar las instalaciones asignadas bajo su responsabilidad para su vigilancia
y control.
14. Mantener absoluta reserva en el manejo de la información de los documentos
a que tenga acceso durante el desempeño de sus funciones.
15. Participar en la implementación, documentación y mejoramiento continuo del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, a través de los diferentes
instrumentos y directrices definidos por la institución.
16. Las demás funciones que le corresponda de acuerdo con el área de
desempeño y la naturaleza del empleo.
V – CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
- Estructura interna de la Corporación.
- Gestión documental y Ley General de Archivos.
- Normatividad ambiental.
- Servicio de atención al cliente.
- Modelo integrado de planeación y gestión.
- Normas Icontec para la elaboración de documentos
- Informática básica (Procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones
multimedia e internet)
- Herramientas de Ayuda (Mensajería, Aplicativos, base de datos)
VI – COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMUNES POR NIVEL JERARQUICO
- Orientación a resultados - Manejo de la información y de los
- Orientación al usuario y al recursos
ciudadano - Uso de tecnologías de la información y
- Transparencia la comunicación
- Compromiso con la organización - Confiabilidad técnica
- Capacidad de análisis
VII – REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA
Título de bachiller en cualquier Aprobación de tres (3) años de educación
modalidad. básica secundaria y seis (6) meses de
experiencia laboral.
ALTERNATIVA
En este nivel sólo se podrá compensar hasta los dos (2) últimos años de educación
básica primaria, únicamente para los grados 05 y 06; hasta dos (2) años de
educación básica secundaria, para los grados 07 al 14; el diploma de bachiller
siempre y cuando se acredite la aprobación de cuatro (4) años de educación básica
secundaria, únicamente para los grados 15 al 20; hasta tres (3) años de educación
superior, siempre y cuando se acredite el diploma de bachiller, para los grados 22
en adelante. En todo caso, los estudios superiores que se exijan deberán referirse
a una misma disciplina académica o profesión.
No obstante, cuando se trate de un empleo clasificado en los grados 05 a 12, cuyas
funciones correspondan a un oficio específico o a labores que se caracterizan por el
predominio de actividades manuales o de tareas de simple ejecución, se podrá
compensar cada año de educación por un (1) año de experiencia en la especialidad.
EQUIVALENCIAS
Título de formación tecnológica o de formación técnica profesional, por un (1) año
de experiencia relacionada, siempre y cuando se acredite la terminación y la
aprobación de los estudios en la respectiva modalidad.
. Tres (3) años de experiencia relacionada por título de formación tecnológica o de
formación técnica profesional adicional al inicialmente exigido, y viceversa.
. Un (1) año de educación superior por un (1) año de experiencia y viceversa, o por
seis (6) meses de experiencia relacionada y curso específico de mínimo sesenta
(60) horas de duración y viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de
bachiller para ambos casos.
. Diploma de bachiller en cualquier modalidad, por aprobación de cuatro (4) años de
educación básica secundaria y un (1) año de experiencia laboral y viceversa, o por
aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y CAP de SENA.
. Aprobación de un (1) año de educación básica secundaria por seis (6) meses de
experiencia laboral y viceversa, siempre y cuando se acredite la formación básica
primaria.
La equivalencia respecto de la formación que imparte el Servicio Nacional de
Aprendizaje - SENA, se establecerá así:
. Tres (3) años de educación básica secundaria o dieciocho (18) meses de
experiencia, por el CAP del SENA.
. Dos (2) años de formación en educación superior, o dos (2) años de experiencia
por el CAP Técnico del SENA y bachiller, con intensidad horaria entre 1.500 y 2.000
horas.
. Tres (3) años de formación en educación superior o tres (3) años de experiencia
por el CAP Técnico del SENA y bachiller, con intensidad horaria superior a 2.000
horas.
