GESTIÓN DE PROYECTOS 18 de diciembre de 2024

ETAPA ACCIONES A EJECUTAR ASPECTOS CLAVE

Diponer o requerir el contrato/pedido firmado con el cliente Identificar claramente las obligaciones asumidas. Tener
Disponer o requerir de la oferta presntada al cliente presente posibles riesgos de penalización o rescición para poner
medidas que los eviten. Anticipar cuestiones que se pueden ir
Elaborar, conjuntamente con comercial, ficha-esquema con los aspectos más relevantes del contrato ejecutando en paralelo para evitar situaciones sobrevenidas al
Hitos contractuales más importantes final del proyecto.
OBLIGACIONES Documentos a preparar/entregar Definir claramente las responabilidades de cada departamento
CONTRACTUALES Certificados y documentación complementaria a entregar en el proyecto
Seguros y garantías
Verificaciones intermedias
Calidad y controles
Condiciones de entrega y cierre de contrato
Conformación del equipo de proyecto El cronograma debe ir desarrollándose a lo largo del proyecto. En
Responsable desde oficina técnica (puede coincidir con project manager) la primera versión establecer las líneas de trabajo fundamentales
y los hitos de contrato y detallar los aspectos iniciales del
Responsable en producción proyecto: Requerimientos del cliente, diseño, etc. Fijar
Administración-finanzas claramente los compromisos que el cliente debe cumplir para
Cronograma de proyecto garantizar el cumplimiento del plan y reflejar cualquier efecto
Definir cronograma inicial en base a contrato/pedido que suponga una desviación al respecto. Desarrollar el
cronograma de forma paulatina según se disponga de la
Desglosar las líneas de proyecto información. Compartir con el cliente una versión de trabajo en la
Diseño que se identifique los hitos clave y las dependencias de su
Fabricación responsabilidad Establecer una organización de la
Verificación/pruebas comunicación con el cliente estructurada y formal. Documentar
Entrega dicha comunicación y obtener siempre su conformidad por
escrito (actas, mails, etc.).
LANZAMIENTO DEL PROYECTO Fijar hitos clave del proyecto
Señalar inputs y plazos del cliente en sus obligaciones
Reunión de kick-off interna (reunión interna de lanzamiento)
Distribución de ficha de contrato
Repaso de aspectos a ejecutar por cada área responsable
Revisión cronograma
Recopilación posibles compras anticipadas y remisión al área de Compras
Reunión de kick-off con el cliente
Comunicación inicio del proyecto
Revisión de planificación. Hitos clave
Repaso de cuestiones que debe aportar, plazos, fechas de entrega
Acta de la reunión y firma por ambas partes.
Recopilar y comunicar por escrito al cliente la documentación o datos necesarios para completar el diseño Monitorizar los plazos de diseño condicionados por las
Incluir en dicha comunicación los plazos de anticipación necesarios para cumplir el hito aprobaciones del cliente y comunicarle cualquier incidencia que
pueda afectarlos con el impacto asociado.
Monitorizar que se dispone de la información necesaria.
Trasladar formalente al cliente los retrasos/desviaciones en la recepción de la información o las aprobaciones previas Optimizar la rentabilidad del proyecto mediante la gestión de
En caso de incumplimientos, revisar el cronograma e informar al cliente por escrito del impacto de las desviaciones medios materiales y humanos.
Monitorizar que el diseño se orienta a la mejora de los costes/plazos del proyecto y el incremento de márgenes. Cuantificar
FASE DE DISEÑO
Evaluar el impacto de los cambios a petición del cliente
Impacto en coste y traslación al precio (negociación acompañado de comercial)
Impacto en plazos y reflejo en la entrega final (deslizamientos de plazo)
Solicitar confirmación por escrito de cada cambio al cliente con desviaciones en precio y plazos
Coordinar la eleboración de los esquemas y verificar su conformidad con los requerimientos del proyecto
Remitir la documentación preceptiva al cliente y obtener su aprobación explícita por escrito o presencial con acta firmada
Ajustar la planificación de producción en el diseño y remitir al cliente, obtener su aprobación Garantizar la disponibilidad de los medios de producción en base
Programar el flujo de producción a la planificación de fabricación, especialmente que los
materiales se encuentran disponibles en tiempo y forma.
Organizar con producción los plazos de fábricación y la planificación de necesidades de mano de obra y materiales Identiticar y ayudar a despejar posibles impedimientos,
Remitir a compras el listado de materireales con los timing de aprovisionamiento en base a planificaciónde producción incluyendo los relativos a criterios técnicos, manteniendo
Monitorizar el alineamiento de los flujos de recepción de materiales con la producción comunicación constante con producción.
Identificar posibles desviaciones o cuellos de botella con anticipación y comunicar a comercial Verificar las condiciones de expedición, de
forma que todos los elementos, incluyendo documentación se
Comunicar al cliente posibles desvicaciones imputables a proveedores, previa validación con comercial remiten al cliente
FASE DE PRODUCCIÓN Seguimiento de la producción
Mantener comunicación constante con producción para identificar problemas y plantear posibles soluciones
Establecer hitos de fabricación y/o entregas parciales que se puedan comunicar al cliente
Verificar el grado de avance periódico y su alineación con el cronograma. Anticipar posibles retrasos y comunicar
Verificación, control de calidad
Revisar cumplimiento de verificaciones previas a envío al cliente
Identificar e implementar posibles protocolos o controles de calidad requeridos en contrato/pedido
Anticipar posibles protocolos específicos requeridos: Planes de calidad, pilotos, etc.
Comunicar envío/s de los cuadros Verificar que se cumple con el contenido del contrato y que los
Realizar entrega de toda la documentación aspectos de cierre final son conocidos por los responsables
ENTREGA Y CIERRE DE Revisar y, en su caso, obtener la conformidad del cliente a todos los requerimientos específicos del pedido
CONTRATO Obtener la firma de la recepción provisional
Reflejar el momento de entrega definitiva y trasladarle al responsable (administración), la información para que se ejecute
Verificar que toda la documentación del proyecto está en la carpeta correspondiente, incluyendo las comunicaciones formales