REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO PARA LA PRODUCCIÓN

ORGÁNICA DE LA ASOCIACIÓN CAFETERA
“PALMASAN”

RESOLUCIÓN:
Estando conscientes que el desarrollo del sector agrícola orgánico requiere que mediante un proceso
sean las organizaciones quienes vayan asumiendo nuevas responsabilidades, siendo una de ellas el
manejo y aseguramiento del Sistema de Control Interno, contribuyendo de esta manera al desarrollo
que toda persona o asociación persigue.
Considerando que es necesaria la implementación de normas propias, procesos y controles
adecuados que permitan brindar la garantía y confianza a los miembros de los asociados filiales, a
los entes de control, comercializadores y consumidores, se ve la necesidad de formalizar y
desarrollar los sistemas de control interno.

Que las atribuciones y facultades que gozan como representantes legalmente elegidos por sus bases
resuelven aprobar el presente reglamento de control interno para la producción orgánica de las
unidades productivas.

CAPÍTULO I
OBJETIVOS
Art. 1 – Objetivos

a) Establecer las normas, procedimientos y controles básicos para el aseguramiento de la

calidad e integridad orgánica de las unidades productivas propuestas dentro de un proceso
de certificación orgánica.
b) Mejorar el nivel de credibilidad y confianza de los principales actores de los procesos de
control y/o certificación, comercializadores y exportadores, así como del consumidor final.
c) Supervisar y controlar el sistema de producción de manera transparente e imparcial, no
discriminatorio y minimizando los conflictos de interés.

CAPÍTULO II
CAMPO DE APLICACIÓN
Art. 2 – Ámbito de aplicación
El presente reglamento será obligatorio para todos y cada 1 de los sistemas productivos insertados
en un proceso de certificación orgánica que haya libre y voluntariamente solicitado ser parte del
SIC de PALMASAN, para todos los actores vinculados dentro de los procesos a nivel de
producción, control, servicio de capacitación y administrativo insertados dentro de los procesos
orgánicos.
CAPITULO III
CONCEPTOS

Art. 3 - Con el fin de contar con una definición unificada y una correcta interpretación, los
conceptos deberán ser entendidos bajo las siguientes definiciones:
TRANSICIÓN A LA PRODUCCIÓN ORGÁNICA
Art. 4 - Transición hacia la agricultura orgánica: Las parcelas que integren un proceso de
certificación normalmente deberán estar bajo la supervisión del SCI por un espacio de al menos tres
años, durante los cuales, en base a un plan de manejo, se aplicarán las prácticas de manejo orgánico
contemplado en el presente Reglamento.

Art. 5 - Tal como lo contempla los reglamentos de producción orgánica de los principales
merininternacionales, el SCI propondrá a la Agencia de certificación orgánica la reducción del
periodo de transición, cuando se trate de parcelas de origen natural o agropecuarios que no hayan
sido tratados con productos no incluidos dentro de las normas bajo las cuales se esté proponiendo la
certificación. Dicha solicitud se realizará siempre y cuando el productor haya presentado los
soportes o pruebas suficientes que permitan demostrar y verificar al SCI que las condiciones se
cumplían durante al menos cuatro años atrás. En caso de ser necesario, la parcela propuesta para
la reducción del periodo de transición será puesta a consideración de la agencia certificadora para
que sea este ente el que determine su estatus de certificación.
Cuando se trate de un producto a ser comercializado como orgánico dentro del mercado nacional,
prevalecerá la normativa de producción orgánica nacional, en la cual se contempla que la reducción
del periodo de transición para parcelas naturales o agropecuarias no será menor a los 12 meses.
PRODUCCIÓN ORGÁNICA

Art 6 - Se permite a un productor contar con producción paralela (MISMO CULTIVO CON
ORGÁNICO Y CONVENCIONAL) en su unidad productiva. Todas las parcelas cultivadas con la
especie y variedad de cultivo a certificarse y/o certificados que estén bajo su responsabilidad y
manejo, deberán estar dentro de un proceso de conversión a producción orgánica en máximo 3 años.
DE ACUERDO A CADA UNO DE LOS MARCOS NORMATIVOS.
Art. 7 - La producción mixta dentro de una unidad estará restringida a la presentación previa de un
plan de separación e identificación, tanto físico como documentario, qué garantice la no
contaminación de los equipos, herramientas, infraestructura y demás aspectos relevantes que
pongan en riesgo la integridad orgánica de la parcela o producto orgánico. Dentro del manejo de la
parcela está totalmente prohibido el uso de cualquier material que contenga o provenga de
organismos genéticamente modificados (OGMs).

CAPÍTULO IV
REQUERIMIENTO PARA LAS PARCELAS
Art. 8 - Las parcelas tienen que estar claramente separadas e identificadas de cualquier otra parcela
que no cumplan con los requerimientos orgánicos.

Art. 9 - De existir riesgo de contaminación por sustancias externas, se tiene que implementar una
zona de amortiguamiento, que controle o garantice la no contaminación de la parte orgánica.
Art. 10 - Las parcelas con manejo orgánico deberán contar y aplicar un plan de manejo del cultivo.
En el plan de manejo deberá constar:
a. La información general de la parcela.
b. La descripción de las principales labores agrícolas a realizarse.
c. Detallar los tipos de insumos a utilizarse, indicándose si cuenta o no con certificación de
compatibilidad y/o la copia de las fichas técnicas del insumo, acompañado de la
autorización previa del SCI
d. Una descripción de los riesgos y archivos implementados para sustentar el manejo y la
capacidad productiva de la parcela.
e. Las prácticas administrativas o físicas que se han implementado para evitar algún riesgo de
contaminación.

CAPÍTULO V
SISTEMA DE REGISTRO DE LAS PARCELAS
Art. 11 - Toda parcela certificada deberá contar con un sistema de registro que permita sustentar
el manejo del cultivo, su capacidad de producción y la comercialización realizada. En el caso de
recertificación, la unidad deberá archivar y mantener la información por lo menos de un año
más después de haber sido auditado.

CAPÍTULO VI
MANEJO DE LA FERTILIDAD Y ACTIVIDAD BIOLÓGICA DEL SUELO
Art. 12 - Se deberá realizar prácticas que permitan mantener o mejorar la fertilidad del suelo y
que minimicen la erosión.
a) El productor deberá mantener o compensar la biodiversidad existente a partir de haber
iniciado la producción orgánica.
b) Deberá contar con un sistema de reciclaje de los residuos vegetales producidos en la
parcela.
c) Se aplicará compost compuesto por estiércol o guano, mezclado con residuos vegetales para
cumplir una relación de C: N entre 25: 1 y 40: 1 y manejado durante sus 3 primeros días
entre una temperatura de 55 °C a 70 °C, con 5 giros como mínimo durante este período.
d) Fomentar la siembra del cultivo de cobertera, uso de leguminosas y otras alternativas que
sean validadas por parte del SCI
e) Queda prohibido la quema de material vegetal a excepción que sea para el control de una
plaga o enfermedad eminente, para lo cual se procederá a justificar y solicitar la
autorización del SCI
f) En caso de requerirse la utilización de insumos externos a nivel de abonos o fertilizantes,
deberán ser productos que consten dentro de la lista aprobada previamente por el SCI. De
requerirse, se solicitará la autorización previa de la agencia de certificadora Orgánica, para
lo cual se enviará la Carta de Solicitud y la ficha técnica del producto.

CAPÍTULO VII
USO DE SEMILLA O MATERIAL VEGETATIVO
Art. 13 - Semilla o material vegetativo.
a) El material vegetativo utilizado para siembras, reposición o resiembras deberá provenir de
parcelas ya certificadas como orgánicas, seleccionadas, con buen nivel de calidad y
fitosanitariamente sanas.

CAPÍTULO VIII
MANEJO PREVENTIVO, CONTROL DE PLAGAS Y ENFERMEDADES

Art. 14 - La prevención estará basada en el manejo adecuado y oportuno de las labores

agrícolas, así como un buen sistema de abonamiento y fertilización.
Art. 15 - En el caso de identificación de enfermedades provocado por virus, se procederá a
seleccionar el material vegetativo, a eliminar las plantas que presenten signos y síntomas de
estar afectadas, cuyo material podrá ser incinerado.
Art. 16 -El control de plagas, se realizará mediante la utilización de medios físicos y mecánicos
como trampas, cebos, señuelos, repelentes, extractos de plantas y de ser necesaria la
eliminación de la fuente de propagación.
Art. 17 - El control de malezas se realiza por medios mecánicos y físicos.

CAPÍTULO IX
COSECHA, TRANSPORTE Y COMERCIALIZACIÓN DEL PRODUCTO
Art. 18 - El productor deberá contar con sistema de registros actualizado y accesible, que
permita o demuestre la capacidad productiva, en base a la cual se acordará el cupo de corte.
Art. 19 - Cada parcela contará con un código el cual será único, intransferible y no sujeto a
cambio, sin previo aviso y autorización del SCI, quien a la vez comunicará al ente certificador.
Art. 20 - Hoy cada productor será responsable de verificar y asegurar que la producción
empacada sea codificada adecuadamente, evitando de esta manera un mal uso de su código. En
caso de incurrir en el endose de producción, todo el producto de ese lote de corte será reciclado
para la elaboración de abonos orgánicos sin tener derecho a reclamo alguno.

Art. 21 - El transporte del café deberá ser exclusivo para producción orgánica previamente
verificada su limpieza y ausencia de sustancias contaminantes.
Art. 22 - La documentación que se genera en cada 1 de los procesos de corte y comercialización
deberá ser archivada, estar ordenada y disponible para su control.
Art. 23 - No se podrá comercializar ningún producto que no provenga de una finca con
certificado máster vigente, siendo la agencia certificadora la única que puede certificar y otorgar
la certificación correspondiente.

CAPÍTULO X
TRANSFORMACIÓN Y MANEJO DE LOS ALIMENTOS

Art. 24 - En el manejo de los alimentos, el fabricante deberá mantener la inocuidad, calidad e

integridad del producto y debe estar separado de la manipulación y transformación de los
productos no orgánicos.
Art. 25 - Hoy solo deben usarse los siguientes métodos de transformación: físico y mecánico,
térmico, químico biológico, ahumado, extracción, precipitación y/o filtración.

Art. 26 - El fabricante debe contar con procedimientos documentados que permitan prevenir y
controlar la contaminación, incluso para el transporte y almacenamiento.

Art. 27 - Se debe mantener la limpieza en todas las instalaciones con medidas permitidas en el
presente reglamento técnico.
Art. 28 - El fabricante debe implementar buenas prácticas de manufactura en los procesos.
Art. 29 - Para el tratamiento de control de plagas debe estar permitido por el organismo de
certificación.
Art. 30 - Los fabricantes no deberán utilizar irradiación, ni desinfectantes persistentes, ni
cancerígenos. Se cuenta con normas internas de protección y desinfección durante el
almacenamiento.
Art. 31 - Para la producción orgánica solo se utilizarán ingredientes y extractos saborizantes
orgánicos.
Art. 32 - El fabricante debe contar con todas las autorizaciones vigentes, incluyendo la de
materia ambiental.
Art. 33 - El fabricante debe cumplir con todas las reglamentaciones sanitarias vigentes.

CAPÍTULO XI
IDENTIFICACIÓN Y/O ETIQUETAJE DEL PRODUCTO
Art 34. - Sin perjuicio de las disposiciones de etiquetado del producto emitido por las normas,
todo empaque deberá llevar el código de la parcela, las siglas, nombre y código de la
ASOCIACIÓN PALMASAN
Art. 35 - Los productos orgánicos son identificados correctamente, con etiqueta en todas las
etapas de la cadena productiva hasta la comercialización.

CAPÍTULO XII
USO Y MANEJO DEL CERTIFICADO ORGÁNICO

Art. 36 - La producción de una finca certificada bajo la responsabilidad del SCI y cuyo dueño y
propietario sea miembro de la organización, podrá ser comercializada, etiquetada o identificada
como orgánico, siempre y cuando sea por medio de la organización, cuya certificación estará
bajo la responsabilidad de los representantes legales vigentes. A excepción que cuente con una
autorización aprobada y escrita por parte del comité de aprobación y se haya comunicado de
manera oportuna a la agencia de certificación.

CAPÍTULO XIII
COMUNICACIÓN
Art. 37 - Es obligación del productor informar al SCI cualquier cambio relevante que se
produjera en su unidad productiva (contaminación lateral o indirecta del predio, incremento o
decremento de la superficie, fluctuaciones fuertes de su capacidad productiva, separación del
programa de certificación, cambio de responsabilidad del manejo de la unidad certificada, otros.
El SCI procederá a evaluar y comunicar al ente certificador para su actualización de datos.

POLÍTICAS SOBRE LOS PRINCIPALES ASPECTOS:

APROBACIÓN DE PRODUCTORES DEL PROGRAMA:
- Presentación y aprobación de la solicitud
- Presentación y revisión de la información previa del productor, (copia del DNI, copia
de documento legal de tenencia de la tierra, croquis detallado de cada parcela a
certificarse, historial de manejo de la parcela).
- Inspección interna.
- Capacitación y concientización sobre normas, requerimientos, reglamento interno,
manejo orgánico del cultivo, controles fitosanitarios orgánicos.
- Implementación del sistema de registros y archivos.

EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE INSUMOS

- Monitoreo y evaluación de las prácticas previas y del problema fitosanitario.

- Reporte técnico y solicitud al ente certificador.
- Información por presentar, ficha técnica completa, copia de certificado de
compatibilidad.
- Aprobación mediante comunicación oficial del ente certificador.
- Comunicación, autorización por parte del SCI
- Actualización del plan de manejo.

CONTROL DE RIESGOS DE CONTAMINACIÓN DIRECTA E INDIRECTA

- Análisis de riesgo a nivel de almacenes, equipo, aplicaciones de vecinos a nivel de
cosecha y postcosecha.
- Medidas de prevención y precaución.
- Seguimiento, verificación y comunicación.

CAPÍTULO XIV
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El sistema interno de control es un conjunto de normas y procedimientos implementados
técnicamente con la finalidad de garantizar la calidad e integridad orgánica de los procesos
productivos orgánicos de la organización.
Art. 38 Componentes del SIC
El sistema de control interno estará conformado por los siguientes:
- Reglamento de control interno.
- Comité de aprobación.
- Cuerpo de inspectores internos.
- Servicio de capacitación básico.
a) El comité de aprobación interno

Es componente técnico operativo, conformado por un grupo de personas con

conocimiento técnico y alto nivel de independencia, encargadas de implementar los
procedimientos y acciones respectivas para garantizar el buen funcionamiento del
sistema interno de control, evaluar y tomar decisiones que permitan garantizar los
procesos orgánicos.

Los miembros de comité de aprobación interno serán elegidos por su inmediato

superior técnico, evaluando el perfil definido para estos casos. Su duración estará
determinada por su desempeño profesional, ético y moral que permitan un adecuado
cumplimiento de sus actividades.

PERFIL DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE APROBACIÓN INTERNA:

- Estar o ser capacitado en el conocimiento de las normas de producción orgánica a

certificarse las unidades productivas.
- Conocer los procedimientos y reglamentos del sistema de control interno.
- Tener como mínimo 2 años de experiencia en el manejo de los cultivos a certificarse.
- Conocer la realidad socio productiva.
- No tener conflictos de interés.
- Tener valores éticos y morales.

FUNCIONES DEL COMITÉ DE APROBACIÓN INTERNA

- Implementar los procesos de control y aseguramiento de la calidad orgánica.

- Actualizar y difundir los alcances o modificaciones de las normativas orgánicas y del
reglamento interno.
- Evaluar y tomar decisiones respecto a los estatus de certificación y demás información
de las parcelas a ser propuestos a la agencia de certificación.
- Aplicar el catálogo de sanciones en los que los casos que ameriten.
- Evaluar y aprobar los inspectores internos por lo menos una vez al año.
- Registrar y aprobar los procesos de control.
- Coordinar los procesos de certificación o recertificación orgánica con las agencias de
certificación.
- Verificar que los flujos de volumen y sistemas de trazabilidad sean coherentes.
- Tomar decisiones respecto al ingreso de nuevas unidades productivas.
- Hola mantener actualizada, completa y accesible la información básica del SIC.
- Llevar el libro de actas funcionamiento del SIC.
- Gestionar los recursos necesarios para el buen funcionamiento del SIC.
- Hola elaborar el cronograma de actividades anuales del SIC.
- Elaborar y presentar el presupuesto anual del funcionamiento del SIC.
- Mantener informado periódicamente a su inmediato superior.
- Informar sobre los resultados de los procesos de certificación o recertificación a los
productores.
b) El inspector interno es una persona preparada, que ha sido evaluado y aprobado por
parte del Comité de aprobación interno, para realizar procesos de control a nivel de
campo y demás procesos productivos.

PERFIL DEL INSPECTOR INTERNO

- Estar o ser capacitado en el conocimiento de las normas de producción orgánica a

certificarse las unidades productivas.
- Conocer los procedimientos y reglamentos del sistema de control interno.
- Tener como mínimo 2 años de experiencia en el manejo de los cultivos a certificarse.
- Conocer la realidad socio productiva.
- No tener conflictos de interés.
- Tener valores éticos y morales.

FUNCIONES DEL INSPECTOR INTERNO

- El inspector interno deberá realizar un mínimo de dos inspecciones internas al año por
cada unidad productiva: ya sea programada o sin previo aviso. Estas inspecciones
tienen como objetivo verificar el cumplimiento del reglamento interno y de la norma
orgánica para garantizar la calidad e integridad del proceso productivo y detectar
posibles riesgos de incumplimiento.
- Elaborar y presentar los reportes de inspección de manera oportuna de acuerdo con los
procedimientos establecidos en los procesos de inspección.
- Sistematizar la información en los registros previstos.
- Informar a los productores de las obligaciones o acciones correctivas emitidas por el
SIC y/o por la Agencia de certificación.
- Verificar el avance de cumplimiento de medidas correctivas impuestas a las parcelas.
- Mantener la carpeta de información básica del productor completa, actualizada y
disponible para la evaluación de comité de aprobación interna o de los inspectores
externos.

CÓDIGO DE ETICA DEL INSPECTOR INTERNO

- Comunicar al comité de aprobación cualquier conflicto de interés que tuviera o pudiera

presentar durante los procesos de control.
- No aceptar favores, regalos o sobornos.
- Reportar los actos de manera clara, puntual y profesional con los soportes y/o sustentos
que permitan una adecuada decisión al Comité.
- Cumplir con los procedimientos de inspección establecidos.
- No confraternizar con personal del sexo opuesto en las áreas de responsabilidad
asignado.
- Estar dispuesto a realizar los procesos en los momentos que la situación amerite.

c) Servicio de capacitación básico

El servicio básico de capacitación será coordinado por el comité de aprobación, quienes

en base a las prioridades o deficiencias respecto al cumplimiento de los requerimientos
y principios de las normativas orgánicas identificadas en los procesos. Procederán a
programar los actos que crea relevante a realizar.
CAPÍTULO XV
DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL PRODUCTOR

Los productores responsables del manejo de las parcelas orgánicas, una vez que libre y
voluntariamente solicitan el ingreso dentro del programa de certificación orgánica, adquieren
obligaciones y derechos que deberán ser cumplidos y evaluado por parte del SIC
a) Obligaciones del productor

- Cumplir con los requerimientos de las normas de producción orgánica de la Agencia

certificadora y del Reglamento interno.
- Conocer los principios básicos de las normas de producción orgánica y del Reglamento
interno.
- Permitir el control por parte de los inspectores internos y externos de su sistema de
producción.
- El productor deberá permitir la realización de al menos dos inspecciones internas
anuales en su unidad productiva, una programada y otra sin previo aviso, facilitando el
acceso a los inspectores internos y proporcionando la documentación e información
requerida para el proceso de verificación.
- No aplicar productos o insumos externos que no hayan sido aprobados por el comité de
aprobación interna.
- Implementar las acciones físicas y documentarias que controlen cualquier riesgo de
contaminación.
- Registrar sus labores, de cosecha y comercialización, en sistemas de archivos
actualizados, completos y accesibles para su supervisión, sustentando de esta manera su
manejo orgánico.
- Implementar el plan de manejo de la finca acordado con el comité de aprobación
interna.
- Reportar oportunamente en el inspector el cambio relevante que se produjeran en su
sistema de producción.
- Participar activamente en los procesos de capacitación organizados por la Asociación
PALMASAN
- Cumplir con los acuerdos comerciales acordados con la organización.

b) Derechos del productor

- Comercializar el café de acuerdo con los términos de calidad solicitados y de manera
equitativa de acuerdo con la disponibilidad de cupo de comercialización de la
organización.
- Participar en los eventos de capacitación y concientización que realice la organización.
- Que la organización respete su código de parcela asignado
- Participar y ser considerado dentro de los procesos de control y seguimiento de SCI
- Reclamar por medio de los mecanismos pertinentes las acciones que considere
discriminatorias o parcializadas.
- Denunciar actos que comprometan la calidad e integridad orgánica, ya sea por parte de
compañeros y/o inspectores internos.

CAPÍTULO XVI
CATÁLOGO DE INFRACCIONES Y SANCIONES
 Los incumplimientos a las normativas orgánicas, de la agencia de certificación, al
reglamento de control interno o al procedimiento interno de la organización serán
tipificadas de la siguiente manera:

FALTA SANCIONES

Reinicio del periodo de transición, pasa a T1,

todo producto que este procesado o en camino
Aplicación de Insumos prohibidos en algún
a ser comercializado como orgánico deberá ser
sector de la parcela
rechazado o comercializados como
convencional

Retiro inmediato del café sin derecho a reclamo

alguno, en caso de aplicar el infractor deberá
Entrega de producto no certificado o en
cancelar a las Asociación los costos de
periodo de transición
operación y suspensión de la comercialización
del café por espacio de dos meses

Falsear a la verdad en la información

relevante (extensiones, capacidad productiva,
Un año de transición
numero de fincas bajo su responsabilidad)
brindada a los entes de control

No cumplimiento de las sanciones, Suspensión hasta la verificación a nivel de

obligaciones impuestas campo y de registros por pasra del SCI

Almacenamiento de insumos prohibidos sin

Dos años de transición
autorización del SIC

No utilización de semilla o material vegetativo

Un año de transición
procedente de parcelas certificadas

Falta de colaboración o mala conducta durante

Un año de transición
el proceso de control interno o externo.

Toda sanción será aplicada inmediatamente por el comité de aprobación y comunicada de igual
manera a la agencia de certificación. No podrá ser levantada sin la previa autorización del
comité de aprobación interna y de la agencia de certificación. El comunicado de las sanciones, en
caso de ser necesario, se dará a conocer a las otras agencias de certificación, grupo de
productores y comercializadores, informando: Nombre del responsable de manejo, numero de
catastro, superficie, puntos de referencia, causa, periodo de transición. Todo caso de
reincidencia provocará el periodo de transición de tres años.
 FALTA OBLIGACIÓN

Sistema de registros incompletos, Suspensión temporal hasta que demuestre que

desactualizados y no coherentes ha cumplido a cabalidad la obligación

Quema de residuos vegetales o animales de Suspensión de la comercialización por seis

manera injustificada meses

Suspensión temporal hasta que se verifique su

Decremento de la biodiversidad compensación mediante la siembra de otras
especies equivalente al daño causado
Falta de implementación adecuada y/o mal
manejo de áreas de amortiguamiento (no Suspensión temporal hasta que demuestre que
identifica, no separa el café proveniente de esta ha cumplido a cabalidad la obligación
área)
Aplicaciones de estiércol fresco o mal Suspensión temporal hasta que demuestre que
comportado ha cumplido a cabalidad la obligación
Falta de comunicación de cambios relevantes Suspensión de la comercialización por dos
que distorsiones o dificulten el control meses

Mal manejo de los residuos sólidos al interior o Suspensión temporal hasta que demuestre que
el perímetro de su finca ha cumplido a cabalidad la obligación
Falta de cumplimento de las obligaciones
Suspensión temporal hasta que demuestre que
emitidas por parte de la agencia de
ha cumplido a cabalidad la obligación
certificación

Las medidas correctivas serán emitidas por el comité de aprobación interno, contemplando un
plazo límite para su cumplimiento. En caso de reincidencia se procederá a emitir la sanción de
un año de transición e inmediatamente se comunicará a la certificadora

FALTA OBSERVACIÓN

Suspensión de la comercialización hasta que

Inasistencia injustificada a más del 30% del
cumpa con el porcentaje mínimo requerido de
evento de capacitación concienciación
capacitación

PROCEDIMIENTOS:
1. Evaluación y aprobación de ingreso y salida de productores del programa de certificación
orgánica.
2. Evaluación y aprobación de usos de insumos externos.
3. Manejo de franjas de amortiguamiento riesgos de contaminación.
4. Propuesta de reducción de periodo de transición.
 CAPÍTULO XVII POLÍTICAS
INGRESO Y SALIDA DE UNIDADES PRODUCTIVAS

Las unidades productivas que manifiesten interés en participar en producción orgánica de los
cultivos que trabaja el núcleo cafetero deberá de cumplir el Reglamento interno en
PALMASAN. Este ingreso será evaluado por él SIC.
Asimismo, el decidirá el retiro de las unidades productivas que falten al Reglamento interno, o
que no se acaten las recomendaciones dadas por el sistema de control interno.
PERIODOS DE TRANSICIÓN
Transición hacia la agricultura orgánica: Las parcelas que integren un proceso de certificación,
normalmente deberán estar bajo la supervisión del SIC por un espacio de al menos 3 años,
durante los cuales, en base a un plan de manejo. Se aplicarán las prácticas de manejo orgánico
contemplado en el presente Reglamento.

La unidad productiva cumple los requerimientos para el período de transición: cultivos anuales
2 años y cultivos perennes 3 años, o cumple las consideraciones técnicas del organismo de
certificación para reconocer el período de transición no menor a 12 meses.

Los sistemas de producción orgánico y convencional están claramente separados e identificados

(física, documentaria. y/o digitalmente) en todas las fases de su proceso.
USO DE SEMILLAS Y/O MATERIALES VEGETATIVOS
Las unidades productivas no usan materiales, insumos, ingredientes con o provenientes de
organismos genéticamente modificados (OGMs)
RIESGOS DE CONTAMINACIÓN DIRECTA E INDIRECTA

Las unidades productivas no almacenan productos prohibidos dentro de las unidades

productivas orgánicas o en transición. Asimismo, durante el transporte no se pueden mezclar
productos orgánicos y convencionales.

CAPÍTULO XVII
FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
La junta directiva es el grupo de individuos encargados de tomar decisiones y establecer la
dirección de la organización. La junta directiva está compuesta por miembros elegidos o
designados que representan los intereses de la asociación y son responsables de supervisar el
cumplimiento de los objetivos, la toma de decisiones financieras, la planificación estratégica y
la gestión general de la asociación. La junta directiva tiene una duración de dos años de
mandato, con un límite de reelección de 4 veces. Las funciones son:
a) Resolver los asuntos relacionados con el grupo.
b) implementar los planes anuales aprobados, administrar el presupuesto e
informar los resultados a la AG.
c) Atender las solicitudes de las asociadas y las otras que se estimen convenientes para
mejorar el trabajo de la Asociación cafetera Palmasan.
 d) Establece políticas y procedimientos
e) Seguir las recomendaciones del órgano supervisor
f) Aplicar sanciones según el procedimiento disciplinario.

FUNCIONES DEL PRESIDENTE (A)

a) Ejecutar las decisiones, acuerdos y orientaciones de la Asamblea General y de la

Junta Directiva, así como supervisar el funcionamiento de la Asociación Cafetera
“PALMASAN” del Municipio de Rovira Tolima, la prestación de los servicios, el desarrollo de
los programas y cuidar de la debida y oportuna ejecución de las operaciones y su
contabilización.
b) Promover las políticas administrativas de la Asociación Cafetera “PALMASAN” del Municipio
de Rovira Tolima, los programas de desarrollo y preparar los proyectos que serán sometidos
c) Procurar que los asociados (as) reciban información oportuna sobre los servicios y demás
asuntos de interés y mantener permanente comunicación con ellos.
d) Convocar y dirigir asambleas generales.
e) Elaborar con la secretaria el orden del día.
f) Convocar la Junta Directiva a sesiones ordinarias y extraordinarias.
g) Rendir informes de labores a la Junta Directiva.
h) Autorizar gastos del fondo con el tesorero y el órgano de vigilancia
i) Las demás que se le asignen la Junta Directiva de la Asociación Cafetera

FUNCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL

a) Representación legal de la asociación cafetera Palmasan

b) prepara los planes de negocio y los presupuestos para su aprobación.
c) Ejecutar los planes aprobados
d) firma contratos y contrata personal
e) Gestionar Las relaciones públicas del grupo.
f) Rendir informes de labores a la Junta Directiva.

FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE (A)

a) Reemplazar al presidente en sus ausencias temporales o definitivas.

b) programar acciones, laborales y gestiones para la permanente actividad de la Asociación
cafetera “PALMASAN” del Municipio de Rovira Tolima.
c) Ejercer las funciones que le delegue el o la presidente.
d) Las demás que le encomienden la Asamblea, Directiva o el reglamento.

FUNCIONES DEL SECRETARIO (A)

a) Llevar actualizado un libro de los asociados y registro de quienes se vallan retirando y

quienes vayan ingresando.
b) Llevar un libro de actas ordenado y realizar las citaciones correspondientes para las
reuniones que así lo requieran.
c) Contestar las correspondencias e informar a los asociados sobre esta.
d) Administrar el archivo de documentos relacionados con la asociación cafetera “PALMASAN”
del Municipio de Rovira Tolima, los demás que asignen el presidente.
FUNCIONES DEL TESORERO

a) Actuar como verificador de recaudos de los aportes de los asociados y hacer los ajustes de los
registros correspondientes y registrar los debidos soportes de cuentas con la persona encargada de
las transacciones.
b) Actuar como verificador en la rendición de informes sobre la suma recaudada, gastos efectuados
y estado de caja, bancos y otras entidades, con la persona encargada de las transacciones.
c) Actuar como verificador en el pago de los gastos, debidamente autorizados por el presidente y
fiscal y con la persona encargada de las transacciones