CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS:
Una base de datos es un conjunto de datos relativos a un mismo tema. Es un
programa que nos permite gestionar, ordenar y tratar una gran cantidad de
información.
Elementos fundamentales de una base de datos:
a) Tablas: son el elemento fundamental de una base de datos. En ellas se
almacena la información. Una base de datos puede constar de una sola tabla,
pero lo habitual es que tenga más de una.
Una tabla es una cuadrícula formada por filas (registros) y columnas (campos).
b) Consultas: son filtros que hacemos sobre la información disponible en la base
de datos. Podemos extraer la información de una sola tabla o de varias de
ellas. Las consultas se pueden guardar.
c) Formularios: son pantallas de entrada y visualización de datos.
d) Informes: es el elemento destinado a la impresora.
Para visualizar la tabla de diferentes formas hacemos un clic a la opción ver de la
pestaña inicio y nos aparecen dos tipos de vistas:
a) Vista hoja de datos: para ver la tabla como una cuadrícula con sus datos
incluidos.
b) Vista Diseño: para poder definir la estructura y características de la tabla.
Clave principal: es un campo o conjunto de campos que identifican de forma
única cada registro de la tabla. Es decir, que no se puede repetir. Aunque no es
obligatorio que una tabla tenga clave principal, sí que es conveniente que exista.
Tipos de datos:
Texto: utilizaremos este tipo de datos cuando queramos almacenar texto o
combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos,
como los números de teléfono. Hasta 255 caracteres como máximo.
Memo: igual que texto pero con mucha más capacidad, hasta 63. 999 caracteres.
Lo utilizaremos cuando el campo requiera más de 255 caracteres.
Número: para datos numéricos con los cuales se pretenda hacer cálculos
matemáticos.
Moneda: para números que incorporen el símbolo de moneda.
Fecha/Hora: para fechas y horas.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número
aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a
una tabla.
Sí/No: para campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,
Verdadero/Falso).
Objeto OLE: datos que provengan de otras aplicaciones.
Hipervínculo: texto o combinación de texto números almacenados como texto y
utilizados como dirección de hipervínculo.
Datos adjuntos: cualquiera de los tipos de archivos admitidos.
Propiedades de los campos: cada campo de la tabla tiene sus propiedades y se
muestran en la parte inferior de la ventana. Estas propiedades son diferentes
para cada tipo de datos.
Tamaño de campo: para los tipos de datos de texto indica el tamaño máximo que
puede tener el campo. Por defecto está definido a 50 y como máximo hasta 255.
Formato del campo: a través de esta propiedad personalizamos la forma de
presentar los datos en pantalla o en un informe.
Las relaciones: sirven para reunir la información procedente de las diferentes
tablas existentes en la base de datos. Podemos relacionar dos o más tablas
cuando tienen algún campo en común, que muestre la misma información y que
sean del mismo tipo de datos.
Características de la relación y el tipo:
Exigir integridad referencial: nos permite asegurar que la información introducida
en las tablas relacionadas es válida y evita la introducción de datos erróneos.
Actualizar y borrar en cascada: estas opciones se refieren a las actualizaciones y
borrados de la tabla principal, para que se borren o actualicen los registros
relacionados en la tabla secundaria.
Consultas: hay dos tipos de consultas.
a) La consulta de selección: simplemente recupera los datos que coinciden
con los criterios establecidos. Los resultados se pueden ver en pantalla o
imprimirse.
b) La consulta de acción: realiza una tarea con los datos. Pueden servir para
crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o
eliminar datos.
Tipos de consultas de acción:
a) Consultas de creación de tablas: se usa cuando hay que copiar los datos a una
tabla o almacenarlos. Recupera datos de una o varias tablas y, a continuación,
carga el conjunto de resultados en una nueva.
b) Consultas de actualización: se utiliza para actualizar o cambiar datos en un
conjunto de registros.
c) Consultas de eliminación: para eliminar registros completos que cumplan con
los criterios que se especifican.
d) Consultas de datos anexados: agrega un conjunto de registros de una o varias
tablas origen (consultas) a una o varias tablas de destino.
Diseño de la consulta:
Campo: nombre del campo que queremos ver en el resultado
Tabla: se rellena de forma automática
Orden: para ordenar los datos de forma ascendente o descendente
Mostrar: para indicar si esa columna se muestra o no en el resultado
Criterios: para especificar las condiciones que tienen que cumplir los registros
resultantes
O: para combinar condiciones.
Condiciones múltiples:
Si queremos elaborar consultas con varias condiciones tenemos que especificar
cada condición en la columna a la que pertenezca la información.
Cuando establecemos varias condiciones y queremos que se cumplan todas ellas,
tenemos que ponerlas todas en la línea Criterios, en su columna correspondiente,
de esta forma se seleccionarán los registros que cumplan todas las condiciones.
Si por el contrario, de todas las condiciones que establecemos queremos que se
cumpla alguna de ellas o las dos, tendremos que ponerlas en líneas diferentes.
CRITERIOS PARA CAMPOS NUMÉRICOS:
OPERADO SIGNIFICADO
R
< Menor
> Mayor
<= Menor o igual
>= Mayor o igual
<> distinto
NO
Entre …y … Para establecer un intervalo donde los extremos están incluidos
>=… y <= …
>…y<… Intervalo con los extremos excluidos
= Igual. En el caso del igual se puede omitir
CRITERIOS PARA DATOS DE TIPO TEXTO O MEMO:
OPERADO SIGNIFICADO
R
= SE PUEDE OMITIR
<> Distinto
NO
* Nos sirve para hacer patrones de búsqueda. Este símbolo equivale a
cualquier carácter y cualquier número de caracteres.
¿ Símbolo equivalente a cualquier carácter, pero solo uno
