"PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS"
APRENDIZ
ROSMIRA ASTRID GARZON ESLAVA
Ficha:2907377
INSTRUCTOR:
VIVIANA PAOLA GRAU CARO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
FEBRERO DE 2024
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS
En documentos en primer lugar, encontramos los documentos textuales, los
cuales son los realizados en papel, y en segundo lugar encontramos aquellos
documentos no textuales, que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de
soporte para guardar una información concreta. Por otra parte, tenemos los
archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa
de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e
integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación.
CLASE DE DEFINICION USO SIMILITUDES
DOCUMENTO
DOCUMENTO Es un instrumento de Son el conjunto de Comparten los
DE ARCHIVO carácter contemporáneo documentos que se mismos objetivos,
que es creado por usan de manera los cuales son el
individuos y frecuente por la mantener y
organizaciones en el organización preservar la
desarrollo de sus emisora y por las información de
actividades; con el entidades públicas, manera organizada
transcurrir del tiempo privadas y y preservada. En
estos documentos se personas naturales ambos casos se
convertirán en una interesadas. debe contar con el
ventana que nos personal idóneo
permitirá tener acceso a para su
los eventos ocurridos en manipulación.
el pasado. Ley 594 de
2000, en su artículo 3: se
conoce como documento
de archivo, el registro de
información producida o
recibida por una
organización pública o
privada, en razón de sus
funciones.
DOCUMENTO Se conoce como Su diseño se Se deben realizar
ELECTRÓNICO documento electrónico, el realiza, en la archivos para su
conjunto de la mayoría de los clasificación toda la
información generada, casos para ser información
enviada, recibida, interpretados generada, enviada,
almacenada por una visual, auditiva y recibida,
organización pública o como prueba de lo almacenada o
privada, por medio plasmado de acumulada por
magnético, los cuales manera escrita medio electrónico.
pueden hacer parte a su El proceso de
vez del archivo de clasificación
gestión, archivo central o documental se
archivo histórico. Como desarrolla de igual
ejemplos de documentos forma para ambos
electrónicos aparecen las tipos.
imágenes de documentos
impresos llevados al
formato digital, los
archivos con diversos
contenidos creados
electrónicamente como
son los documentos de
texto, tablas, gráficos o
presentaciones, informes,
ficheros de audio y
videos.
CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y
comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de
transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo:
Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o
funciones.
Documento Electrónico:
Toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo
que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los
archivos: de gestión, central e histórico
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