NOTA:

Tomar apuntes en el cuaderno, hacer los ejemplos el paso a paso del documento y los ejercicios 1 y
2 que se encuentran en la parte final del documento.

Formato condicional
El formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una
condición (o criterios). Puede usar formato condicional para resaltar celdas que contienen
valores que cumplen cierta condición.
Si las condiciones dadas en el formato condicional son verdaderas este aplicará el formato
a la celda o rango de celdas. Si son falsas, la celda o el rango de celdas no recibirán el
formato establecido.

Formato condicional con análisis rápido

Puedes usar el análisis rápido para aplicar formato condicional a los datos de un rango de
celdas o una tabla de Excel. No obstante, debes tener en cuenta que esta opción no está
disponible en algunas versiones de Excel.

 Para aplicar el formato condicional solo debes seleccionar los datos y en la

esquina inferior derecha de la selección aparecerá un botón (Análisis rápido).

 Haga clic en el botón de análisis rápido o también puedes presionar las teclas CTRL
+Q
 Aparecerá una ventana emergente. En la opción Formato podrá visualizar las
diferentes opciones y hacer clic en el formato que desee aplicar. Las opciones que
se visualicen dependen de los datos que hayas seleccionado.

 Si aparece un cuadro de diálogo “Texto que contiene” deberá escribir el

formato condicional que desea aplicar y hacer clic en Aceptar

Aplicar formato condicional con escala de colores

Nos ayuda a comprender la variación y la distribución que existen en los datos. Así como
validar tendencias o comportamientos de ciertas actividades, ya que nos permiten comparar
un rango de celdas usando una grabación de colores o mapa de color

 Para aplicar el formato condicional seleccionamos nuestra tabla como se muestra

en la imagen anterior, vamos a ir la pestaña Inicio – Estilos – damos clic en Formato
Condicional para que se desplieguen las opciones y vamos a utilizar la opción que
dice Escala de color
 Luego de seleccionar una opción de escala de colores, vamos a ir a configurarlo,
para hacer esto, volvemos a dar clic en formato condicional y desplegamos las
opciones y escogemos la que dice Administrar reglas y le damos clic en Editar
regla.

 Como vemos en la imagen, se nos muestra varias opciones, la primera de ellas nos
indica que selecciones el tipo de regla que queremos aplicar. Para este ejemplo
vamos a dejar la opción “Aplicar formato a todas las celdas según sus valores”, luego
puedes ir probando las demás reglas y validar cada una de sus funciones.
 En la segunda opción, editar una descripción de la regla, podemos dar formato
a todas las celdas según sus valores. En estilo de formato, puedes elegir opciones
como: Escala de 2 colores o Escala de 3 colores.
 Para nuestro ejemplo, vamos a utilizar la opción de escala de 3 colores y en tipo de
valor le voy a decir que me coloque un color rojo a los valores más bajos, luego al
punto medio que nos calcule el percentil 50 (dato que se encuentra en la posición
central – 50%) y nos lo pinte de color amarillo. Por último, para el valor más alto,
vamos a decirle que nos ponga como valor alto, lo que este a partir del percentil 90,
 ósea del 90% de los valores.

Formato a las celdas con barras de datos

Nos ayuda a ver el valor de cada celda en relación a las demás. En este formato la barra
de datos representa el valor de cada celda y se mide de acuerdo a su longitud, es decir, si
la barra es más larga va a representar un valor alto o si es una barra corta nos va a
representar un valor bajo.
Las barras de datos también son muy útiles para mostrarnos valores positivos y negativos,
y podemos plasmarlos o representarlos mediante colores.
Par ello vamos a: Inicio – Estilos – y hacemos clic en la opción de Formato
condicional para que se nos desplieguen una serie de opciones y escogemos Barras de
datos.
Una vez que hemos aplicado un relleno a nuestras barras de datos, vamos a configurar la
regla de formato. Por lo tanto, volvemos a seleccionar los datos, vamos
a Inicio – Estilos – Formato condicional y hacemos clic en la opción de Administrar reglas.

Al hacer clic en Administrar reglas se abrirá la ventana emergente del Administrador de reglas
de formato condicionales y en el cual, vamos a hacer clic sobre la opción Editar reglas. A
continuación, se nos muestran dos opciones generales: seleccionar un tipo de regla y editar
una descripción de la regla para dar formato condicional a todas las celdas según sea el caso.

En la opción de seleccionar un tipo de regla, para este ejemplo, vamos a Aplicar formato a
todas las celdas según sus valores, luego podrás ir probando las demás opciones que se
encuentran allí.

l editar una descripción de la regla vamos a poder darle formato a todas las celdas
según sus valores, podemos elegir un estilo de formato, que para el caso hemos
escogido barras de datos y en la opción tipo podemos modificar o configurar la
opción tanto para la barra más corta, como para la barra más larga. Por ejemplo:
Para la barra más corta algunas de las opciones que podemos establecer o
configurar son:

 Valor más bajo

 Número
 Porcentual
 Fórmula
 Percentil
 Automático

Para la barra más larga, estas son las opciones que podemos establecer o
configurar:

 Valor más alto

 Número
 Porcentual
 Fórmula
 Percentil
 Automático

Dependiendo de la opción (tipo) que elijamos debemos establecer un valor. Luego,

podemos modificar la apariencia de la barra (Colores), tanto en valores positivos,
como en los valores negativos según creas convenientes.
Usar formato condicional con iconos
Podemos aplicar formato condicional con iconos para comentar o clasificar la
información. Cada icono que establezcamos nos ayuda a representar un rango de
datos, como por ejemplo, un icono o punto verde, nos indica que el valor está
cumpliendo un objetivo, un circulo o icono de color naranja puede indicarnos que el
indicador tiene un cumplimiento del 50% o el icono de color rojo puede indicarnos
que el cumplimiento está por debajo del 50%.
Como podemos analizar, un formato condicional con iconos nos permite mostrar o
ilustrar las celdas que cumplen con determinada condición.

Para hacer un formato condicional con iconos utilizaremos una tabla donde tenemos
los presupuestos, ventas y porcentajes de cumplimientos de las líneas de productos.
Entonces, lo que queremos hacer es resaltar mediante iconos de color verde,
aquellas líneas donde hayamos cumplido por encima del 100% y resaltar con color
naranja las líneas que estén entre el 99.9% y el 50% de cumplimiento. Por último,
poner iconos de color rojo a las líneas de productos que tenga un cumplimiento de
menos del 50%
 Lo primero que vamos a hacer es seleccionar la fila de los porcentajes de
cumplimiento, seleccionamos el rango completo. Luego, vamos a ir
a Inicio – Estilos – y hacemos clic en Formato condicional para desplegar todas
las opciones, elegimos la opción de Conjunto de Iconos. Al hacer clic sobre la
opción de conjunto de iconos se nos mostrará todas las opciones que
 podemos emplear, para este ejemplo utilizamos la opción formas – 3
Semáforos (sin marco)
 Una vez que hayamos aplicado el formato condicional, vamos a ir administrar
o configurar la regla del formato. Para ello, volvemos Inicio – Estilos – y
hacemos clic en Formato condicional, desplegamos todas las opciones,
elegimos la opción de Administrar regla.
 Una vez hemos dado clic en Administrar regla, se abre una ventana con el
administrador de reglas de formato condicionales. Allí, vamos a dar clic en
Editar regla, para lo cual, se abrirá una nueva ventana (Editar regla de
formato) en la cual vamos a poder configurar y mostrar cada icono según la
regla que establezcamos

Formato a celdas que contienen datos, números o fecha y hora

También podemos aplicar formato condicional a las celdas que contienen valores
de texto, números o fecha y hora para encontrar rápidamente o específicamente las
celdas con algún criterio establecido. Por ejemplo, podemos resaltar de color verde
las celdas que están en determinada fecha (hoy, ayer, los últimos 7 días, este mes,
el mes pasado, etc.) o podemos resaltar las celdas que contienen artículos menores
a 3 unidades disponibles.

Vamos a poner formato a las celdas o compras que se hayan hecho desde la ciudad
de Bogotá. Para iniciar, seleccionamos el rango de ciudad, nos vamos
a Inicio – Estilos y damos clic en Formato condicional para que se desplieguen
todas las opciones y nos ubicamos en la opción de Resaltar reglas de celdas. Al
ubicarnos en Resaltar reglas de celdas encontraremos criterios como por ejemplo,
Es mayor que, Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, etc.

Para nuestro ejemplo, vamos a hacer uso del criterio “Texto que contiene” al hacer
clic sobre él, podemos configurar y aplicar formato a las celdas que contenga la
ciudad de Bogotá y podemos darle un formato preestablecido o personalizado.

Nos dirigimos nuevamente a Inicio – Estilos y damos clic en Formato

condicional para que se desplieguen las opciones y damos clic en la opción
de Administrar reglas.

Una vez que hayamos dado clic en Administrar reglas, se abre la ventana del
administrador de reglas de formato condicionales y damos clic en Editar regla, que
a su vez nos va abrir la ventana de Editar regla de formato, en esta ventana tenemos
dos opciones principales, seleccionar un tipo de regla y editar una descripción de la
regla.

En seleccionar un tipo de regla dejamos la opción de Aplicar formato únicamente a

las celdas que contengan y en Editar una descripción de la regla podemos aplicar
formato personalizado al valor de la celda que queremos resaltar.
Valores únicos o duplicados
Encima o debajo del promedio
Rango inferior o superior
Crear y administrar reglas
Copiar y pegar formato condicional
Cómo encontrar celdas con formato condicional
Eliminar formato condicional

Abran una nueva hoja de cálculo en un archivo de Excel. Para realizar las funciones condicionales
que nos permitirán cambiar de color las celdas según algún criterio definido.

Posterior a tener la información definiremos las condiciones para cambiar el color de la celda según
el tipo de GENERO por cada fila, a continuación, se indican los pasos a seguir.
a. Seleccionar los campos a condicionar.
b. Dirigirse en la parte superior
de las opciones del libro de Excel
y seleccionar formato
condicional.

c. Posterior a la selecciona se desplegará un

menú donde escogeremos la opción Nueva
regla.
d. Se abrirá las opciones para
crear la nueva regla según los
criterios definidos.

e. Escogemos la
segunda opción,
como se muestra en
la siguiente imagen

f. Posterior a esto editar la descripción de la regla como se muestra a continuación, según el criterio
de búsqueda que se haya seleccionado
g. Seleccionar el formato que se
dará al texto como se muestra en
la siguiente imagen.
 h. Posterior a la selección se abrirá la
siguiente ventana donde escogemos los
detalles a aplicar a la tabla que hemos
creado

i. Dirigirse a la opción relleno y

escoger el color que se quiere
dar a las celdas de la tabla
creada y posterior a esto dar
Aceptar.
j. En la siguiente imagen
se mostraré el resumen
de cómo quedará la regla
creada.

k. Al dar Aceptar como

se muestra en la imagen
anterior, las celdas de
Excel quedarán como se
muestra a continuación.

 Crear una regla para el género MASCULINO con el color Azul. (Rango de calificación según
sus datos)

Ejercicio 1: Elabora un listado con 15 (mujeres y hombres)

NOTA: las calificaciones la modifica de 0.1 a 5
aplicar el formato a las siguientes condiciones:
 Si la calificación esta entre 1 y 6.9 el texto es cursiva (Rango de calificación según sus datos)
 Si la calificación está entre 7.0 y 8.5 el fondo es rojo (Rango de calificación según sus datos)
 Si la calificación esta entre 8.6 y 10 el fondo es verde. (Rango de calificación según sus
datos)

Ejercicio 2: Elabora un listado con 15 integrantes de tu grupo, elige un listado de materias que
hayan cursado con sus respectivas calificaciones, y aplica formato para diferentes condiciones.