INTRODUCCIÓN GENERAL
Hola, bienvenido a CONTALINK
En este tutorial te explicaremos cómo podrás llevar tu contabilidad de forma automática, rápida
y sencilla. Comencemos por conocer los primeros pasos.
MI CUENTA
Al contratar tu suscripción recibiste un correo electrónico con la información de bienvenida que
incluye tus claves de acceso: tu correo electrónico es tu usuario y la contraseña una vez que
inicies sesión puedes activar una nueva.
Para iniciar sesión puedes ingresar al sitio www.contalink.com y dar clic en la opción
INGRESAR que podrás ubicar en la esquina superior derecha. O bien de forma directa ingresar
al apartado app.contalink.com
En esta ventana podrás introducir tus claves de acceso, iniciando con el correo y enseguida tu
contraseña y das clic en el botón INICIAR SESIÓN.
Ya que estamos estas dentro del sistema es importante que ubiques las opciones principales:
● La primer ventana que puedes ver te mostrará el listado de los RFC con los cuales
podrás trabajar dependiendo del rol que tiene asignado tu usuario. Tu primer usuario es
de tipo administrador y tendrá acceso a todas las empresa registradas
● En la parte superior izquierda podrás ver reflejado en todo momento el nombre o razón
social de la empresa con la cual estas trabajando
● Justo alado de este nombre se encuentra el menú principal donde encontrarás nuestras
áreas de trabajo
● De lado derecho tenemos los accesos directos, entre ellos el acceso a nuestros
materiales y documentación
● Y el icono de engrane que te dará acceso al menú de configuración.
MODALIDAD DE TRABAJO
En CONTALINK tenemos una herramienta que te permitirá registrar de forma automática tus
operaciones contables, entre ellas se encuentran:
● Descarga de XML a través de la configuración de tu FIEL
● Clasificar tus facturas con una cuenta contable para identificar tu tipo de ingreso o gasto
● Contabilizar facturas y registros de conciliaciones automáticamente
Estos procesos automáticos podrán ligarse con dos modalidades de operación que podrás
echar a andar en nuestro sistema. Basado en el tipo de operación, criterio y régimen fiscal que
tengas con tus clientes, puedes seleccionar en CONTALINK el tipo de modalidad con la cual
desean llevar a cabo tus procesos contables.
Te explico enseguida la diferencia entre ambas modalidades y en base a tus procesos puedas
elegir la adecuada:
● CONTABILIDAD A DETALLE
● CONTABILIDAD SIMPLIFICADA
OPCIÓN 1
CONTABILIDAD A DETALLE
En esta guía te explicaremos cómo llevar a cabo tus operaciones con el tipo de modalidad
CONTABILIDAD A DETALLE.
Este tipo de modalidad te permitirá registrar la información de tus clientes con desglose de
operación minuciosa ya que podrás integrar un proceso de conciliación bancaria. Esta
modalidad es recomendada para empresas con régimen General de Ley de Personas Morales,
Incorporación Fiscal y Actividad Empresarial que requieran detalles de sus cuentas por cobrar y
pagar.
Comencemos por entender como trabaja CONTALINK. Al subir tus archivos XML
correspondientes a tus facturas de ingresos, egresos y nómina el sistema comienza a procesar
tu información y arrojarte los primeros datos.
Estos documentos podrás clasificarlos dependiendo el tipo de venta y gasto facturado, esta
clasificación permite que se generen tus primeras pólizas contables.
Seguido de esto podrás integrar la relación de tu estado de cuenta bancario y llevar a cabo tu
proceso de conciliación, el cual generará también tus pólizas de cancelación de saldos. Y a
partir de aquí analizar toda tu información en las diversas herramientas de análisis.
La primer empresa que tienes registrada en CONTALINK ya cuenta con su configuración inicial
lista, ya incluye un catálogo de cuentas estándar del SAT. Si deseas agregar una empresa de
nueva creación te compartimos cómo realizarlo:
Para iniciar, ingresa en el MENÚ PRINCIPAL y selecciona la opción EMPRESAS.
En la ventana que se muestra podrás visualizar el listado de todos los RFC con los cuales
podrás trabajar con tu usuario actual, esto basado en tu rol y permisos de usuario.
En el apartado ACTIVAS encontrarás cada uno de los RFC registrados y con los cuales puedes
comenzar a realizar tus operaciones. Si es la primera vez que ingresas a CONTALINK, por
defecto podrás ver ya reflejada tu primera empresa, esta contiene los datos proporcionados a
nuestro equipo comercial.
Crear una nueva empresa en la plataforma es un proceso muy sencillo, en la vista EMPRESAS
donde nos encontramos en este momento da clic en el icono CREAR EMPRESA
Dentro del formulario ingresa los datos:
● Nombre: razón social o nombre de la empresa
● RFC: es importante marcar esta información sin espacios o guiones, ya que este es el
principal filtro por el cual no se muestra la información de tus facturas en el sistema.
● Régimen fiscal: seleccionar el tipo de régimen al cual pertenece tu RFC
Enseguida pondrás la información de la FIEL de tu empresa, esto permitirá que CONTALINK
comience a descargar tus XML correspondientes a facturas, notas de credito, nómina y
complementos de pago de forma automática
● Adjunta tu FIEL, comenzando por tu archivo .cer, tu archivo . key y agregando la
contraseña correspondiente a estos documentos
● y por último captura la fecha de inicio de descarga, esta permitirá indicar a partir de qué
día se comiencen a descargar automáticamente tus XML .
Posteriormente podrás seleccionar en el apartado CONFIGURACIÓN CONTABLE el tipo de
catálogo de cuentas que deseas utilizar en tu empresa:
● Catálogo del SAT: esta opción posee todas las cuentas y características necesarias
para que a partir del día 1 comiences a llevar a cabo tu contabilidad
● Basado en empresa: si cuentas con empresas ya registradas en el sistema, con la
opción Basado en empresa podrás copiar los datos de su catálogo y configuraciones
previamente cargadas
● Sin Catálogo: esta opción te permite registrar tu empresa sin un catálogo definido, de
esta forma podrás subir tu catálogo personalizado.Para finalizar da clic en el botón
CREAR EMPRESA, con ello podrás ver reflejada tu empresa y se comiencen a
descargar tus primers XML automáticamente.
Para generar tu contabilidad puedes seguir una serie de 4 pasos que te mostraremos
enseguida,
Estos puedes hacerlos de forma manual o de forma automática, comencemos por configurar el
proceso automático. Para ello ingresa al menú de configuración dando clic en el icono de
engrane que localizarás en la esquina superior derecha, aquí da clic en ICONO DE ENGRANE
(lado derecho superior)/CONTABILIDAD y selecciona AUTOMATIZACIÓN,
En esta ventana podrás activar 3 opciones para que CONTALINK de forma automática realice
tus movimientos:
● Clasifque tus facturas con una cuenta contable
○ Esta Opción permite al sistema asignar una cuenta contable desde el momento
que tu factura se descarga del SAT o se sube manualmente, esta cuenta se
asigna en base a un algoritmo que toma por primero por criterio el histórico de
datos de tu empresa, en segunda instancia el histórico de tu despacho y
finalmente determina con información acumulada en CONTALINK. Al tener
asignada una cuenta contable, tus facturas están listas para generar las pólizas
de que impactarán tus ingresos y egresos
● La segunda opción nos ayudará a contabilizar las facturas previamente clasificadas
● y el tercero a contabilizar los movimientos de pagos y cobros de facturas. De esta
forma generamos las pólizas de cancelación de saldos.
Es importante solo activar los tres primeros checks, los dos últimos solo aplican para
contabilidad simplificada.
PASO 1: DESCARGA DE XML
Para llevar a cabo esto selecciona el icono que se encuentra en la parte superior derecha, en
esta ventana selecciona la opción Descarga automática . Con esta opción puedes configurar la
FIEL de tu empresa, da clic en el icono Configuración fiel e ingresa los siguientes datos:
● Fecha de inicio , a partir de que día se descargan tus XML
● Selecciona tus archivo .cer y .key
● Y agrega tu contraseña FIEL
Esto permitirá a CONTALINK comenzar a bajar sus XML correspondientes a facturas de
ingresos, egresos y comprobantes de nómina. Tus primeras facturas podrás verlas reflejadas
en un lapso no mayor a 72 hrs, para localizar tus documentos ingresa al menú principal aquí
podrás ver 3 apartados:
● MENÚ IZQUIERDO/VENTAS/FACTURAS
● MENÚ IZQUIERDO/EGRESOS/FACTURAS
● MENÚ IZQUIERDO/NÓMINA/COMPROBANTES
En cada uno de estos apartados podrás localizar tus facturas y comprobantes apoyándote del
filtro que puedes localizar marcado en color azul en las herramientas de lado derecho, con este
filtro podrás buscar por fecha o algún dato particular de tu documento.
PASO 2: CLASIFICAR
Cada que el sistema va registrando una factura revisa si esta configurada la opción de
automatización, al tenerlo activo nos clasifica automáticamente cada factura integrando así una
cuenta contable para cada una de ellas. De lado derecho en la columna etiquetas podrás ir
evaluando que esta clasificación sea correcta, o bien si deseas generar tu proceso de manera
directa puedes aplicar lo siguiente:
Podrás realizar tu clasificación
1. De forma manual clasificando factura por factura
2. De forma masiva seleccionando una cuenta particular para un grupo de documentos
3. Por medio de un algoritmo que clasifica de forma automática las facturas
Es importante que previo a realizar este proceso cargues tus CFDIS en CONTALINK. Una vez
que las facturas ya están dentro del sistema puedes ubicarlas en el MENÚ PRINCIPAL en los
apartados de VENTAS y EGRESOS. Cada sección incluye el apartado FACTURAS desde el
cual puedes entrar y localizar tus documentos.
En este ejemplo se trabaja en el apartado de ventas, de lado derecho podrás ubicar la
herramienta de filtro los van a encontrar en el LADO DERECHO/ICONO CON FORMA DE
CALENDARIO que te permitirá localizar tus facturas enseguida se da clic en el botón de
APLICAR.
Aquí se muestran las facturas y notas de crédito que correspondan con la información filtrada.
1. Del lado derecho encontrarás la columna CUENTA CONTABLE. Aquí podrás clasificar
factura por factura dando clic en el campo en blanco, puedes asignar la cuenta contable
correspondiente buscando por nombre o número de cuenta. Con ello se despliegan las
cuentas que ya están incluidas en tu catálogo contable y que tienen como característica
principal ser de último nivel e imputables contablemente.
Una vez asignada la cuenta se marca en color azul, puedes repetir este mismo paso en cada
factura.
2. Para clasificar puedes hacerlo también de forma masiva y con ello agilizar tu proceso,
selecciona una a una las facturas que deseas clasificar o da clic en el botón TODAS
para seleccionar en un solo clic todas las que ya se encuentran filtradas. Posteriormente
da clic en el icono para clasificar que se ubica en la parte superior derecha, en esta vista
selecciona la opción Aplicar cuenta contable definida y agrega la cuenta que se utilizará
para clasificar , puedes buscar por nombre o número de cuenta.
Para finalizar da clic en APLICAR
Una vez asignada la cuenta se marca en color azul.
3. En CONTALINK contamos con una herramienta para clasificar de forma automática ,por
medio de un algoritmo se fija la cuenta contable, este algoritmo primero se basa en el
criterio histórico de la empresa, en segunda instancia en el criterio histórico del
despacho, y finalmente en información que Contalink determinará con base a sus
propios algoritmos y así sugerir la cuenta contable.
Para utilizarlo selecciona tus facturas y da clic en el icono para clasificar que se ubica en la
parte superior derecha, en esta vista selecciona la opción Clasificación de cuentas contables
usando algoritmo automático
Para finalizar da clic en APLICAR
Una vez asignada la cuenta se marca en color naranja. Esto te permite poder identificar qué
facturas fueron clasificadas de forma automática y en color azul cuales de forma manual.
PASO 3: CONCILIACIÓN BANCARIA
A través de este desarrollo podrás marcar como pagadas tus facturas y comprobantes llevando
a cabo un procedimiento detallado donde puedas registrar tus estados de cuenta de cada uno
de tus bancos o la relación de movimientos que tengas en tus cajas chicas, tarjetas de crédito,
entre otras cuentas de control.
Enseguida te explico como:
● Dar de alta un banco o caja
● Cargar tu estado de cuenta
● Conciliar primeros movimientos
Alta de Banco y caja
Para iniciar es requerido dar de alta una cuenta de banco o caja, ya que estas cuentas
financieras almacenarán la información de tus movimientos de pago y cobro.
Para dar de alta una cuenta financiera ingresa en el Menú Principal y selecciona TESORERÍA
seguido de Bancos y Cajas, dentro de esta ventana da clic en el boton que se ubica en la
parte inferior llamado +CUENTA FINANCIERA
Con ello se desplegará una ventana como la que te mostramos enseguida y podrás llenar la
siguiente información, los campos marcados en color azul son datos obligatorios.
● Nombre: con este dato podrás identificar tu registro, para este ejemplo registraré un
banco.
● Tipo de cuenta: puedes seleccionar el tipo de registro a realizar
● Fecha inicial: Fecha con la cual se comenzará a trabajar con esta cuenta.
● Cuenta contable: Marca la cuenta contable que se va a afectar una vez aplicada la
contabilidad.
● Número de cuenta: Campo opcional, en este campo puedes incorporar el número de
cuenta bancaria para integrarse si la empresa desea emitir complementos de pago
● Débito/Crédito
● Saldo inicial: Si la cuenta que se está aperturando ya tiene un saldo es importante
integrarlo, ya que con ello podrá cuadrarse el saldo inicial y final de cada periodo. Este
saldo es administrativo y no se refleja en la contabilidad.
● Personal/ Moral: puedes identificar el tipo de cuenta que se está asociando a la
empresa
● Banco: en este campo puede marcarse el nombre de la institución bancaria
● Moneda: seleccionar el tipo de moneda base de las operaciones que se van a registrar.
Actualmente en el sistema solo trabajamos con USD y MXN
Para finalizar da clic en GUARDAR
En esta misma ventana podrás monitorear los saldos de cada una de tus cuentas registradas.
Y en la parte superior ver un concentrado de la información y una gráfica para monitorear el
flujo de tus cuentas.
Carga de estado de cuenta
Ingresa en el menú principal y selecciona la opción TESORERIA seguido de HERRAMIENTAS.
Aqui podrás da clic en el siguiente icono y dirigirte a la siguiente vista.
En la parte superior selecciona el nombre de la institución bancaria a la cual pertenece tu
estado de cuenta. Enseguida da clic en el recuadro gris para localizar tu documento o arrastra
tu archivo a esta vista, el sistema irá revisando tu archivo hoja por hoja e irá armando tu archivo
XLS
En caso de no encontrar tu banco dentro de la lista anterior, da clic AQUÍ y compártenos tu
información, queremos escucharte y conocer tus necesidades
De lado derecho podrás ir viendo el avance y al finalizar te mostrará un resumen de los
movimientos encontrados. Al terminar, de forma automática el sistema descargará el archivo a
tu computadora y en pantalla tendrás visible la opción DESCARGAR,
Al tener a la mano tu archivo XLS ingresa a la ventana de Menú
izquierdo/Tesorería/conciliación y asegúrate de seleccionar el mes y año correspondiente a
los datos incluidos en tu estado de cuenta
Posteriormente da clic en este botón y adjunta tu archivo XLS. Para finalizar da clic en
IMPORTAR
Con ello se podrá leer tu información y arrojar los movimientos en la columna PENDIENTES,
aquí se irán registrando todos los movimientos incluidos en tu archivo y que podrán ser
conciliados contra facturas y conceptos. En la parte central podrás ver reflejado el total de
cargos y depósitos que acabas de registrar y así ir cuadrando tu información.
Si requieres editar alguno de los movimientos pendientes, da doble clic sobre él, de esta forma
podrás editar o eliminarlo de forma individual.
Si requieres eliminar los movimientos de la columna pendientes, en la parte inferior podrás
localizar esta opción. Se borrarán los movimientos que aún no hayan sido conciliados.
Conciliación de movimientos
Para conciliar tus movimientos selecciona uno de los mostrados en la columna pendientes, se
marcará en color verde el movimiento y automáticamente buscará facturas que correspondan al
importe seleccionado. Podrás ver una sección de filtros que te serán de utilidad para localizar
tus facturas, notas de crédito y comprobantes de nómina. Aquí ya está aplicado el filtro del
importe del movimiento que seleccioné y me localiza una primer factura , para conciliar arrastra
el recuadro al movimiento o da clic en el botón CONCILIAR
Enseguida selecciona otro movimiento y repite los pasos, usando los filtros puedes quitar el
filtro de importe aplicado automáticamente y buscar por fecha, folio, nombre, forma de pago o
método de pago . Puedes aplicar uno o varios filtros juntos dando clic en la tecla enter o dando
clic en el botón BUSCAR.
Así localizas tus facturas y comienzas a conciliar. Cada que se completa un movimiento se
muestra en la columna CONCILIADOS, aquí podrás ver la relación de cada uno. Dando doble
clic podrás ver más detalles, entre ellos la póliza contable que se genere de esta transacción.
Si deseas quitar la conciliación da clic en este botón, esto genera que la factura ya no esté
marcada como pagada y el movimiento regresa a la columna PENDIENTES.
Para consultar casos de uso y cómo conciliar en diversos escenarios, te invitamos a consultar
los siguientes tutoriales, te comparto en los comentarios de este video la información.
PASO 4: CONTABILIZACIÓN MASIVA
Ya que tenemos nuestras facturas clasificadas y los pagos registrados, se podrán generar las
pólizas contables de cada operación. Si tenemos activado el proceso automático las pólizas ya
estarán generadas ya que CONTALINK va procesando estos movimientos.
Si no activaste esta opción, puedes ingresar al apartado MENU IZQUIERDO/CONTABILIDAD y
seleccionar contabilidad masiva. Aqui selecciona el periodo que trabajaste, la opción todo
tomará todos los movimientos trabajados y da clic en este botón.
Con ello se estarán generando las pólizas de facturas clasificadas y movimientos de pagos y
cobros, en caso de no poderse generar algun movimiento esta venta estará mostrando los
errores o detalles que se deberán corregir.
Y listo, ahora puedes consultar tu información en los diferentes reportes generados en el
sistema.
Podrás encontrar una serie de reportes en el Menú principal/Contabilidad como:
1. Balanza de comprobación
2. Auxiliares de cuenta
3. Libro diario
4. Estados Financieros
5. Reportes de impuestos
Si tienes alguna duda o pregunta, puedes contactarnos directamente a través del chat de
soporte que se encuentra en la parte inferior derecha del sistema. Estaremos encantados de
ayudarte.
