COMUNICADO COMERCIAL
EVENTO GREENSOULS
DEL MARTES 28 AL JUEVES 30 DE MAYO DE 2024
ALOJAMIENTO
El día lunes 27 de mayo realizan anticipo del 50% del valor total del evento, el valor restante será
cancelado un día después de finalizado el evento con la cuenta final real, es decir el viernes 31
de mayo de 2024.
Abrir Folio a nombre de Greensouls con los siguientes datos y enviar a todo el Comité Ejecutivo:
FOKUS LWD SAS
901.090.073-0
CR 22 17 125 OF 235 216
3147941643
[email protected]
A este folio se debe cargar todo lo que se realiza en cuadro de cargos con los valores definidos
tanto de alojamiento como Alimentos & Bebidas.
Las únicas personas autorizadas para solicitar servicios y/o cargos adicionales y deben f
firmar los cheques autorizando son:
Juan Pablo Bolivar
Camilo Jaramillo
María Paulina Osorio
Se adjunta rooming list en Excel con datos de asistentes para manejo de reservas.
Noche 27
ASISTENTE HABITACIÓN No. RESERVA
María Paulina Osorio Ruiz
Estandar Beach 3665
Sandra Milena Arciniegas Arias
Noche 28 y 29 No. RESERVA
Mario Alberto Espitia Cure
Juan Pablo Bolivar Usma
Manuela Trujillo
María Paulina Osorio Ruiz Cabaña principal 3099
Sandra Milena Arciniegas Arias
Jaiber Steven Tangarife
Daniel Herrera
Camilo Jaramillo
Suite 3099
Manuela Parra
Laura Marcela Olaya Mora
Bungalow 3099
Juan Diego Amaya Molina
Ana Sofia Henao
Juan Pablo Betancur Suite 3731
Candelaria Betancur
Kim De Sutter Gómez Bungalow 3099
Sara Samaniego Ruiz
Bungalow 3099
Nicholas Busl
Pablo Mejía
Bungalow 3099
Sergio Mejía
Sebastian Vega
Bungalow 3099
Valentina Ochoa Pardoux
Alejandro Mesa
Bungalow 3099
Ana María Uribe
Angie Llanos
Lina Molina Cabaña Tipica 3099
Kelly Londoño
W ilson Barco
Iván Calderón Cabaña Tipica 3099
Leonardo Gomez
Maria Paula Madriñan Bungalow 3099
Jaime Andrés Restrepo
Sandra Saldarriaga
Loft 3731
Mattias Restrepo
Salome Restrepo
Laura Marcela Giraldo Echeverry Estandar Beach 3099
Rosa Maria Sarmiento Nieto Estandar Beach 3731
Número de Número de Valor habitación Valor habitación
Tipo de habitación Valor antes de IVA Valor sin descuento Descuento después de IVA
personas habitaciones noche 1 noche 2
Cabaña Principal 7 pax 7 1 $ 4.418.792 $ 4.418.792 $ 8.837.584 $ 10.516.725 $ 1.767.517 $ 8.413.380
2 suite 2 pax por hab 5 2 $ 1.252.764 $ 1.252.764 $ 5.011.056 $ 5.963.157 $ 1.002.211 $ 4.770.525
2 cabañas tipicas 3 pax 6 2 $ 2.975.832 $ 2.975.832 $ 11.903.328 $ 14.164.960 $ 2.380.666 $ 11.331.968
2 Estandar Beach (2pax) 2 2 $ 1.252.764 $ 1.252.764 $ 5.011.056 $ 5.963.157 $ 1.002.211 $ 4.770.525
1 Estandar Beach (2pax) 2 1 $ 1.252.764 $ 1.252.764 $ 1.490.789 $ 250.553 $ 1.192.631
Loft 4 1 $ 1.759.500 $ 1.759.500 $ 3.519.000 $ 4.187.610 $ 703.800 $ 3.350.088
Bungalow 12 7 $ 1.480.000 $ 1.480.000 $ 20.720.000 $ 24.656.800 $ 4.144.000 $ 19.725.440
TOTALES $ 56.254.788 $ 66.943.198 $ 11.250.958 $ 53.554.558
Cobros alimentos & Bebidas:
CONCEPTO N° PAX Valor Total
COCTEL DE BIENVENIDA 30 0 0
DESAYUNO 1 30 0 0
PRIMER DIA
ALMUERZO 1 36 $ 80.000,00 $ 2.880.000
CENA CARIBEÑA 36 $ 110.000,00 $ 3.960.000
DESAYUNO 2 36 0 $0
EXPERIENCIA WELLNESS 25 0 $0
ALMUERZO EN ISLA 33 $ 80.000,00 $ 2.640.000
SEGUNDO DIA
ALMUERZO EN HOTEL 2 $ 80.000,00 $ 160.000
CENA EN NOCHE
35 $ 37.000,00 $ 1.295.000
TROPICAL
DESAYUNO 35 0 $0
TERCER DIA ALMUERZO EMPACADO 7 $ 80.000,00 $ 560.000
ALMUERZO HOTEL 28 $ 80.000,00 $ 2.240.000
$ 13.735.000
SERVICIO: En documento adjunto los menús definidos para cada momento
Cargos por alimentos & Bebidas $ 13.735.000
Cargos por alojamiento $ 53.554.558
Total $ 67.289.558
Recepción: Hacer Split al final por valor de: $ 3.911.604
Valor a facturar Greensouls al final del evento $ 63.377.954
RECEPCION: Hacer al final del evento split por valor de $ 3.911.604; esto es lo acordado por convenio
y el valor total a facturar, si se tienen adicionales durante el evento cambiaran este valor final pero el
split será de este valor mencionado
AGENDA DEL EVENTO
LUNES 27 DE MAYO
- Llegan los organizadores del evento a una Estandar Beach dos personas
- Los consumos de estas personas se deben enviar al folio de Greensouls, servicio deben firmar
las personas sin falta todos los vouchers
- Todas las áreas estar atentos a ellos y a sus requerimientos
MARTES 28 DE MAYO
- El transporte de los asistentes del evento lo está manejando el mismo grupo, el hotel no tiene
coordinado transporte
HORA ACTIVIDAD NOTA
Día 1 RESPONSABLE
Llegada al aeropuerto de Monteria
9:11 -Paleta de GreenSouls guiando a las personas al transporte Greensouls
Asistentes Med y Bog
Traslado Aeropuerto Monteria - Hotel Aimarawa
9:30 -Bus con iman de GreenSouls Greensouls
Asistentes Med y Bog
Desayuno de bienvenida en el Hotel
10:30 -Se desarrolla en el restaurante del hotel Servicio
Asistentes Med y Bog
Llegada al aeropuerto de Monteria
10:37 -Sandris los recibe Greensouls
Asistentes Cali
-Bus con iman de GreenSouls
Traslado Aeropuerto Monteria - Hotel Aimarawa
10:45 -Arepa de huevo o pandeyuca con juguito en caja para recibirlos y Greensouls
Asistentes Cali
puedan comer durante el trayecto
-Banderas tipo vela en la entrada del salón
Servicio
Bienvenida por parte de GreenSouls, entrega de kits y -Sillas para 35 asistentes.
Operaciones
12:00 presentación por parte de las marcas patrocinadoras. -TV con sonido para presentaciones y videos
Mantenimiento
Task, Colgate, Grill Station y Aimarawa -Cóctel de bienvenida by aimarawa
Ama de llaves
-Kit de bambú by Ilko + Pin + Drybag
-Tener en cuenta que habitaciones que estan listas se entregan, Recepcion
13:00 Recorrido en el hotel y entrega de habitaciones
las demás se entregan a las 3:00 p.m Ama de llaves
13:45 Almuerzo en el hotel -Se desarrolla en el restaurante del hotel Servicio
-Banderas tipo vela de Colgate en la entrada del salón
-Hablador de colgate Servicio
-Quitar sillas, nos hacemos en el salon y la salita de afuera, Operaciones
14:45 Donaciones a comunidades by Colgate
somos en total 120 personas aproximadamente, o si de tiene Mantenimiento
otro lugar del hotel que funcione Ama de llaves
-TV con sonido para presentaciones y videos
-Ubicar en la playa dos mesas medianas para ubicar las
maquinas
-Tener donde conectar la maquina, enchufe de 110v Servicio
16:30 Actividad de plastico reciclado by Colgate
-Banderas de Colgate Mantenimiento
-Hablador de Colgate
-Sillas para 38 personas
-Hotel Aimarawa
18:00 Tiempo libre Greensouls
-Flotadores y cojines de Maaji
-Adaptar la playa para la cena de 35 personas
20:00 Cena caribeña Servicio
-Vino Ramon Bilbao Verdejo de Dislicores
NOTA:
Los consumos adicionales de las personas se deben cargar a cada habitación, haciendo firmar con
nombre completo el consumo para los cobros en el check out, pago por cada persona en el momento
del check out
MIERCOLES 29 DE MAYO
Día 2
Traslado hotel al aeropuerto de monteria para Sebastián
7:15 -Carro con imanes de GreenSouls Greensouls
Vega
7:30 Desayuno -Se desarrolla en el restaurante del hotel Servicio
-Banderas tipo vela de Aimarawa
9:00 Actividad wellness by Aimarawa Spa
-Se va a desarrollar en el spa
-Botes con banderas tradicionales
10:30 Salida en Bote hacia la Isla Avalon -Nevera con producto de Dislicores, latas de Fizzy y JP Operaciones Bote
-Nevera con garrafon de agua
11:45 Llegada a Isla y bienvenida. -Isla Avalon Servicio
12:00 Almuerzo en la isla. -Isla Avalon Servicio
-Preparación en vivo de algunos postre por parte de The Kitchen
Brothers
-Los demás postres tenerlos preparados previamente para los 35
13:00 Prepración The Kitchen Brothers by Ilko Servicio
asistentes
-Banderas tipo vela de Task
-Hablador de Task
-Botes con banderas tradicionales
14:15 Regreso al hotel. -Nevera con producto de Dislicores, latas de Fizzy y JP Greensouls
-Nevera con garrafon de agua
-Banderas tipo vela de Task en la entrada del salón
Servicio
-Sillas para 35 asistentes.
Operaciones
15:30 Entrega kits y charla Marce la Recicladora by Task -TV con sonido para presentaciones y videos
Mantenimiento
-Entrega kits: Paño antibacterial, bolsas para mascotas, bolsas
Ama de llaves
compostables y esponja celulosa
16:15 Donaciones a cocineras y recicladoras by Ilko Preparado en las mesas Greensouls
-Arco de ingreso
-Banderas tipo vela de Task
-Carpa con 2 banderas tradicionales
16:30 Limpieza de playas by Task Greensouls
-Hablador de Task
-Nevera con garrafon de agua para llenar termos
-Nevera con producto dislicores, agua tonica MIL976
18:00 Snack y tiempo libre -Arepa de huevo empacada en bolsa de papel Greensouls
-Espacio para preparación de hamburguesas by Grill Station
-Banderas de Grill Station (si sí hay)
-Adaptar la playa para la cena de 34 personas
20:00 Cena y beach party - Hamburguesas by Grill Station Servicio
-Sonido y/o DJ
-Producto Dislicores, latas de Fizzy
-Flotadores y cojines de Maaji
JUEVES 30 DE MAYO
Día 3
8:00 Desayuno -Se desarrolla en el restaurante del hotel Servicio
Servicio
-Banderas tipo vela de todas las marcas en la entrada del salón
Operaciones
9:30 Charla cierre, impacto alcanzado en la experiencia -Sillas para 35 asistentes.
Mantenimiento
-TV con sonido para presentaciones y videos
Ama de llaves
-Hotel Aimarawa
10:00 Tiempo libre Greensouls
-Flotadores y cojines de Maaji
Traslado hotel al aeropuerto de Monteria para asistentes
11:30 de Cali -Carro con imanes de GreenSouls Greensouls
Entrega de almuerzos empacados
12:00 Almuerzo en el hotel -Se desarrolla en el restaurante del hotel Servicio
14:00 Traslado al aeropuerto de Monteria asistentes Med y Bog -Bus con iman de GreenSouls Greensouls
CONTRALORIA
- Por favor crear las teclas por los valores definidos en los diferentes momentos
- La venta de Avalon se debe llegar a cargar ese mismo día al hotel también con previa tecla creada
