PATRICIA HEREDERO MARTÍN
TEMA 5: DOCUMENTOS ESCRITOS EN
LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
SUMARIO
1. Estructura de la carta
2. Documentos de uso en la empresa
3. Documentos de uso en las Administraciones Públicas
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1. ESTRUCTURA DE LA CARTA
Desde la aparición de Internet el modo de comunicación entre las personas
ha evolucionado, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Pese a
ello, se siguen redactando y enviando cartas. Ya sea a través del correo postal
o con las nuevas tecnologías, en el momento de escribir una carta es
importante mantener la estructura que se expone a continuación.
En primer lugar, debemos tener en cuenta que cada documento (carta
comercial, solicitud, certificado, etc.) tiene su propia estructura, pero existe
una general que abarca todos los tipos.
Las partes de la estructura general de los documentos son:
Encabezamiento-------------------Cuerpo-------------------------------Cierre
Encabezamiento o cabecera
Es la parte formal de los documentos. En el ámbito empresarial, este apartado
suele tener siempre la misma estructura:
− Membrete: está formado por los datos que identifican al remitente,
es decir, quien envía la carta. Se sitúa en el margen superior izquierdo
normalmente e incluye: nombre de la empresa, NIF, web, dirección
postal, teléfono, correo electrónico y logotipo. No todas las cartas
llevan membrete. (Logotipo de la empresa)
− Datos del remitente: suele situarse en la parte izquierda. Conviene
que figuren el nombre, apellidos, departamento al que pertenece,
referencias, etc.
− Datos del destinatario: suele situarse en la parte derecha, debajo
de la información del remitente, pero nunca en línea con él (sangría de
8 cm.), y contiene los siguientes elementos: nombre de la empresa (si
la dirección es la de otra organización), nombre y apellidos del receptor
y dirección postal completa.
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− Lugar y fecha completa: se suele poner como en el siguiente
ejemplo: “Toledo, 15 de marzo de 20XX”. Va debajo de los datos del
destinatario (parte derecha).
− Saludo: siempre debe utilizarse y se adaptará en función de a qué
persona se esté enviando el mensaje: “Estimado señor o señora” (si
sabemos a quién nos dirigimos) o en plural cuando se desconoce.
Siempre se ponen dos puntos “:”, nunca pondremos una coma “,”.
Cuerpo
En esta parte debe mencionarse el motivo del escrito, explicando de manera
detallada lo que se desea comunicar. Siempre nos dirigiremos a usted. Suele
tener la siguiente estructura:
− Introducción: informa, de manera escueta, del contenido de la carta.
− Desarrollo: explica, de forma ordenada y completa, el motivo de la
carta.
− Conclusión: se hace hincapié en la idea principal.
Cierre
La carta se cierra con una fórmula de despedida. Está compuesta por las
siguientes partes:
− Despedida: se utilizan frases breves que cierran el texto. No existe
una fórmula fija. Según la confianza que se tenga con la persona que
recibe la carta, se utilizarán formulismos más afectuosos o más
formales. (Atentamente, Saludos cordiales, Cordialmente, van
seguidos de coma “,”). (Recibe un cordial saludo., Recibe un afectuoso
saludo., Reciba un saludo., siempre seguidos de punto “.”, cuando
empiece por la palabra Recibe/a, tanto si nos dirigimos a usted o a tu).
− Identificación: se escribe nombre y apellidos de la persona que
remite la carta.
− Antefirma: es la fórmula de tratamiento que corresponde a una
persona o corporación y que se pone antes de la firma en las cartas.
− Firma: el remitente escribe a mano su nombre y apellidos en el
documento, para darle autenticidad o mostrar la aprobación de su
contenido.
En ocasiones, si la persona que debe firmar la carta se encuentra
ausente, puede haber otra persona autorizada (firma delegada). Para
que quede constancia debe firmar el autorizado incluyendo las
siguientes siglas:
• P. O.: "por orden”
• P. A.: “por autorización”
• P. P.: “por poder”. En este caso es necesario que el
firmante tenga un poder notarial que le permita la firmar
documentos. El notario da fe para el poder notarial.
Notario=Fedatario (es un representante del estado que da
fe de que todo lo que contiene un documento es verídico).
− Postada: es un breve mensaje que se incluye cuando la carta ya está
concluida. Por ejemplo: P. D.: “Para colaborar con el medioambiente,
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el catálogo, a partir del mes de mayo, solo estará disponible en
formato digital”.
Diferencia entre firma y rúbrica
La firma, es el resultado de escribir, de puño y letra, el nombre y apellidos
del remitente. En la mayoría de las ocasiones esta se sustituye por la
rúbrica, que se entiende como el conjunto de rasgos realizados siempre de
la misma manera y habitualmente contiene el nombre y apellidos, pero
añade, líneas y trazos o rasgos. En ocasiones, se prescinde del nombre
haciendo solo trazos.
La firma va después que la antefirma.
