Cierre del ejercicio contable paso a paso
Llega el final de año y para la mayoría de las sociedades es la fecha de cierre del
ejercicio contable. Es una época de bastante actividad destinada a corregir
algunas cuentas, calcular el resultado, fijar la base de los impuestos principales
(IVA y sociedades) y dejar todo listo para el nuevo periodo.
En Circulantis, queremos ayudarte a comprender mejor las tareas necesarias para
realizar este trámite y salir airoso. Básicamente, lo que hay que hacer es:
1. Comprobar que todas las operaciones generales están contabilizadas y
confeccionar los asientos de ajuste.
2. Saldar las cuentas de ingresos y gastos (grupos 6 y 7) para obtener el resultado
final y la cuenta de pérdidas y ganancias.
3. Terminar con el asiento de cierre.
Cualquier aplicación de contabilidad puede elaborar el balance y la cuenta de
pérdidas y ganancias de forma automática, e incluso confeccionar los asientos de
ajuste si tienen los datos para ello. Aun así, es muy positivo comprender todas las
fases contables para saber interpretar mejor la situación del negocio.
Índice del artículo
– ¿Qué es un ejercicio contable?
– ¿Qué hay que tener en cuenta para efectuar el cierre contable?
– Revisión operaciones corrientes
– Inventario/valoración de existencias
– Amortización inmovilizado
– Asientos de periodificación / reclasificación de la deuda
– Provisiones de riesgos y gastos
– Deterioro del valor de los activos
– Otros ajustes y verificaciones
– Resultado final del ejercicio (cuenta de pérdidas y ganancias)
– Asiento de cierre
– Fechas de cierre de ejercicio contable 2020
¿Qué es un ejercicio contable?
Primero, conviene aclarar qué es un ejercicio contable.
Abarca una temporada de doce meses (nunca mayor) y define un ciclo
económico en la vida de una empresa, generalmente asociado a un año
natural (del 1 de enero al 31 de diciembre).
Este periodo es el que se suele tomar como referencia a nivel fiscal,
económico y financiero; y es un baremo común para comparar los resultados de
las empresas en el tiempo.
Aunque el año natural sea el referente habitual, cada empresa puede elegir el
plazo de doce meses que más le interese según sus necesidades. En el sector de
la enseñanza, la agricultura o algunos servicios se pueden elegir otras fechas que
representen mejor el ciclo de actividad.
También puede ocurrir que el ejercicio contable sea un periodo inferior al año:
Cuando una sociedad nace, su primer año empezará en ese momento y
terminará al concluir el plazo que haya establecido.
Cuando una sociedad se disuelve sin terminar su curso, o realiza algún
cambio importante en su forma jurídica, su ejercicio acabaría en ese momento.
¿Qué hay que tener en cuenta para efectuar el cierre
contable?
La clave de este procedimiento son los ASIENTOS DE AJUSTE. Es la tarea más
delicada para completar las operaciones de fin de ejercicio contable. Una vez
realizados, lo más importante ya estará hecho.
Cierre ejercicio contable paso a paso:
Vamos a separar el proceso en nueve pasos:
[Paso 1] Revisión
[Pasos 2-7] Asientos de ajuste
[Paso 8] Cálculo del resultado contable
[Paso 9] Asiento de cierre
1. Revisión operaciones corrientes
Se trata de revisar los apuntes contables, poniendo atención especial en estas
categorías:
1. Tesorería (caja y cuentas bancarias)
Arqueo de caja para comprobar que el saldo de la cuenta (570) refleja lo que hay,
y corregirlo si hace falta.
Revisar el extracto bancario (a día 31): cargos de la tarjeta, recibos, alquileres,
tasas, multas, ingresos, etc., y registrar aquello que falte.
2. Facturas de clientes y proveedores
Todas las facturas que correspondan al año hay que contabilizarlas. Preparar las
que estén pendientes y reclamar a los proveedores las que no han llegado. De
igual forma, hay que contabilizar los pagarés o medios de pago que hayan
entregado los clientes.
3. Operaciones financieras
Registrar los descuentos o anticipos de facturas, líneas de crédito, seguros,
comisiones, intereses, dividendos y, en general, los gastos e ingresos de
productos e inversiones financieras.
4. Gastos de personal y otros
Verificar que todas las nóminas y pagos a la seguridad social se han anotado
contablemente (cuentas 640 y 642).
Nota
No debe quedar sin contabilizar ningún documento, recibo, ingreso o gasto
corriente con fecha del periodo que finaliza.
2. Inventario/valoración de existencias
Las existencias o materias primas adquiridas para venta o consumo suelen tener
mucho movimiento. Para el cierre, es necesario hacer un recuento de cada tipo de
producto.
En este paso hay dos propósitos:
1. Actualizar el valor contable de cada grupo.
2. Asignar mejor el gasto o consumo real que se ha producido.
El inventario hay que valorarlo con el precio de adquisición de cada existencia. Si
no es posible identificarlo al haber diferentes precios hay dos métodos principales:
Precio medio ponderado (PMM)
Método FIFO (First in, first out): las primeras en entrar son las primeras en salir,
por tanto, las que quedan son las últimas y se valoran con los últimos precios de
compra.
En los asientos de ajuste, por un lado se anula el valor inicial de la mercancía, y
por otro, se computa el nuevo. Ambos contra la cuenta: (610) variación de
existencias.
(E.I) (610) Variación de existencias (30X) Existencias “A” (E.I.)
(E.F) (30X) Existencias “A” (610) Variación de existencias (E.F.)
En cuanto al consumo se puede aplicar la fórmula:
Consumo de mercancía = Existencias Iniciales (E.I.) + compras – Existencias
Finales (E.F)
1. Si las E. F. son mayores que las E.I
Algunas compras no se han consumido y, por tanto, hay que reducir el gasto
contabilizado por ellas (grupo 60).
2. Si las E. F. son menores
Se habrá consumido más de lo que se ha comprado, la cuenta (610) tendrá saldo
deudor y sumará un mayor gasto al ejercicio.
Nota
Este paso será más fácil si se hace un inventario frecuente y tenemos hojas de
cálculo de entradas, salidas y precios para facilitar la valoración.
3. Amortización inmovilizado
El inmovilizado en propiedad (vehículos, maquinaria, mobiliario, locales) hay que
amortizarlo. Al adquirirlo se contabiliza como inversión y no como gasto. Se irá
aplicando como gasto (grupo 6) a medida que se amortiza cada año.
En el caso del inmovilizado material hay que determinar su ciclo de vida y su valor
residual al final:
Amortización = (Valor de adquisición – Valor residual) / Años de vida útil
Hay distintas cuentas de amortización según el tipo de inmovilizado. El asiento
cada año será:
(2) Amortización acumulada de
€ (6) Amortización del inmovilizado €
inmovilizado…
Notas
Se trata de reflejar en el Balance la pérdida de valor del inmovilizado en el tiempo
(grupo 2) y computar el gasto asociado (grupo 6).
Conviene llevar un control de todos los elementos amortizables (tablas de
amortización) para saber lo que imputar de cada uno.
4. Asientos de periodificación / reclasificación de la deuda
Periodificar es imputar derechos y obligaciones al año que les corresponden. Hay
varios ejemplos, pero uno de sus motivos más habituales es la reclasificación de
deudas a largo plazo, especialmente préstamos o arrendamiento financiero
(renting o leasing).
Ejemplo:
Si se contrata un préstamo a devolver en cinco años (100 euros al mes), en el
primer asiento se dividirá la deuda:
(520) Deudas a corto plazo: 1.200 €
(170) Deudas a largo plazo: 4.800 €
Si al final del año se han pagado 7 meses, hay que trasladar 700 euros del largo
al corto plazo para que las cuentas reflejen el valor real de cada plazo. Sería más
correcto hacerlo tras cada pago mensual, pero si no se ha hecho así se haría al
cierre.
Por el pago de cada cuota mensual
100 (520) Deudas a corto plazo (572) Banco, c/c 100
Periodificación (31/12/18)
700 (170) Deudas a largo plazo (520) Deudas a corto plazo 700
Aunque en este ejemplo están omitidos también hay que periodificar los intereses.
En general, se aplica a los ingresos o gastos diferidos en varios ejercicios:
(480) Gastos Anticipados -> por ejemplo, pagar una prima de seguro en Julio que
abarca los próximos doce meses.
(485) Ingresos anticipados -> facturar a un cliente un servicio que cubrirá más de
un año.
5. Provisiones de riesgos y gastos
Las provisiones son cuentas de pasivo que sirven para reconocer cualquier gasto
o riesgo conocido y cuantificable, cuando aún no se sabe en qué momento se
producirá. Pueden ser provisiones para impuestos, responsabilidades varias,
mantenimientos, posibles sanciones, etc.
El ajuste cada año se centra en dotar las provisiones nuevas que hagan falta y
reclasificar el plazo de las que ya estén activas: grupo 14 para el largo plazo o
cuenta 529 para el corto.
EJ. Una empresa tiene dudas en relación a un impuesto medioambiental y decide dotar una
provisión de 1500€ para cubrirse de un posible cargo y sanción posterior
1000
(631) Otros tributos
(678) Gastos excepcionales-multa- (141) Provisiones para impuestos 1.500
500
El riesgo se confirma, pero la cantidad a pagar es menor (1000 €). Se aplica la provisión y se
corrige el exceso.
(57) Tesorería 1.000
1500 (141) Provisión para impuestos (7951) Exceso de provisión imp. 500
Notas
Las provisiones contribuyen a dar estabilidad y seguridad, anticipando futuros
gastos o situaciones de riesgo. Tras verificar el suceso que las provoca se deben
revertir aquellas cantidades aplicadas en exceso.
6. Deterioro del valor de los activos
Hay que registrar, como mayor gasto, cualquier deterioro o pérdida reconocida.
Por ejemplo:
(29) Deterioro de inmovilizado.
(39) Deterioro de existencias.
(49) Deterioro de activos comerciales (clientes, facturas incobrables o de dudoso
cobro).
(59) Deterioro de valor de algunas inversiones (reducción del valor de las
acciones).
Una empresa tiene una factura de 1000 € de muy difícil cobro y confirma el deterioro
(694) Pérdidas por deterioro de (490) Deterioro de activos
1000 1000
créditos comerciales comerciales
En el ejercicio siguiente el cliente se declara insolvente pero se pueden recuperar 500€
500 (570) Caja (436) Clientes de dudoso cobro 1000
(490) Deterioro de activos (794) Reversión deterioro de 500
comerciales créditos comerciales
1000
Nota
Si el deterioro es irreversible se salda la cuenta directamente reduciendo o
anulando el activo afectado.
7. Otros ajustes y verificaciones
Las subvenciones recibidas para la compra de un bien concreto no se puede
computar en una cuenta de ingresos (grupo 7) directamente sino por medio de la
amortización del activo correspondiente. El asiento cada año sería:
(746) Subvenciones trasferidas al ejercicio (por
(139) Subvenciones de capital
el valor de la amortización anual)
Las empresas que fabrican productos para venta deben imputarlos a fin de año
según su estado de fabricación:
(712) Variación existencias de productos
(350) Productos terminados
terminados
(711) Variación existencias productos en
(340) Productos en curso
curso
8. Resultado final del ejercicio (cuenta de pérdidas y ganancias)
Después de realizar los ajustes necesarios para regular los ingresos y gastos y
actualizar las cuentas del balance llega el momento de calcular el resultado final.
Se realiza con un asiento de reclasificación y cierre de todas las cuentas de
ingresos y gastos con saldo. La diferencia se computa sobre la cuenta: (129)
Resultado del ejercicio.
31/12/2019
(Grupo 7) Cuentas ingresos (Grupo 6) Cuentas de gastos
(o grupo 7 con saldo deudor)
(o grupo 6 con saldo acreedor)
(129) Resultado del ejercicio (129) Resultado del ejercicio
(irá a este lado en caso de pérdida) (irá a este lado si hay ganancia)
La cuenta 129 aparecerá en el balance como fuente de financiación si hubo
ganancias o como reducción de capital en caso de pérdida.
9. Asiento de cierre
Faltaría saldar y cerrar el resto de cuentas (grupos 1 a 5), que formarán parte del
Balance de situación.
31/12/2019
Cuentas de Pasivo o con saldo Cuentas de Activo o con saldo
acreedor deudor
Si la contabilidad se ha hecho bien, ambos lados del asiento tendrán el mismo
valor:
Asiento de apertura
A uno de enero se hará el asiento de apertura, intercambiando los valores del
asiento de cierre, para que las cuentas recuperen el saldo que tenían. Con esa
base, se podrán empezar a registrar las operaciones del nuevo periodo.
Con los dos últimos asientos del ejercicio queda cerrada la contabilidad y
empezará el plazo de preparación de las cuentas anuales, indicadas en el PGC
para pymes:
1. Balance de situación
2. Cuenta de pérdidas y ganancias
3. Estado de cambios en el patrimonio neto (modificaciones en el capital de los
socios, aplicación de subvenciones, reservas, resultado de ejercicios anteriores,
etc.)
4. Memoria
Fechas de cierre de ejercicio contable 2019
Las obligaciones administrativas referidas al 2019 no terminan en la fecha cierre
ejercicio contable. Aún quedan trámites a realizar en el 2020 correspondientes al
intervalo recién finalizado.
Esta es la secuencia para un año natural:
31 Diciembre 2019
Cierre del ejercicio
Enero 2020
Hasta el 20 de Enero:
· Retenciones. Modelos 111 y 115 (liquidación 4º trimestre)
Hasta el 30 de enero:
· IVA. Modelo 303 (declaración 4º trimestre).
· Resumen anual de IVA (modelo 390) y retenciones (180 y 190)
Febrero 2020
Hasta 28 de febrero:
· Modelo 347: Declaración anual de operaciones con terceras personas.
Marzo 2020
Hasta 30 de marzo (o tres meses tras cierre ejercicio contable):
Fecha final para la formulación de las cuentas anuales
Abril 2020
Hasta 30 abril (o 4 meses tras cierre):
Legalización de los libros contables
Junio 2020
Hasta 30 junio (o 6 meses tras finalizar):
Aprobación de las cuentas por parte de los socios
Julio 2020
Hasta el 25 julio (o tras 6 meses más 25 días):
Presentación impuesto sobre sociedades
Hasta el 30 julio (o un mes después de la aprobación de las cuentas):
Fecha límite para presentar las cuentas anuales y el depósito en el Registro Mercantil.
Salvo que se retrasen las gestiones en el Registro Mercantil, la fecha de
presentación del impuesto sobre sociedades es la que suele poner fin al ejercicio
económico.
El resultado contable es la base para calcular –con algunos ajustes fiscales- la
cuantía del impuesto sobre sociedades. Para una buena gestión fiscal es
fundamental que los valores que recogen las cuentas deudoras o acreedoras con
Hacienda en el Balance reflejen las cantidades exactas que se declararán
posteriormente.
H.P. deudora/acreedora por IVA (para el modelo 303)
H.P. acreedora por retenciones practicadas (para los modelos 111 y 115).
H.P. deudora/acreedora por impuesto sobre sociedades
En definitiva, comprender todos estos pasos, saber cómo se hacen y para qué, es
muy positivo para cualquier empresario. Así, se puede entender mejor cómo
funciona la contabilidad y cómo se crea la información que contiene. Esto es
importante para tomar mejores decisiones, económicas y financieras.
10. Estados Financieros: Los Estados Financieros se deben expresar de la
siguiente forma:
La preparación y presentación de los estados financieros
correspondientes a ejercicios concluidos antes del 1° de octubre de
2021, cuya aprobación se efectúe con posterioridad a dicha fecha,
deberán ser expresados en bolívares actuales.
Los saldos auxiliares y cuentas de contabilidad correspondientes a
ejercicios concluidos antes del 1° de octubre de 2021, deberán ser
convertidos a la nueva expresión monetaria con la finalidad de ser
utilizados como saldos iniciales para los siguientes períodos.
La preparación y presentación de Estados Financieros
correspondientes a cierres contables finalizados a partir del 1° de
octubre de 2021, deberán ser expresados en la nueva escala
monetaria, al igual que cualquier información comparativa.
11. Aspectos comunicacionales de nueva expresión monetaria: Los
órganos y entes de la Administración Pública, los bancos e instituciones
financieras públicas y privadas, deberán realizar folletos, habilitar
exhibidores, adecuar páginas web, disponer en las oficinas bancarias de
afiches o pendones, incluir publicidad audiovisual y disponer de una pauta
publicitaria impresa, en los que se divulgue información relativa a la nueva
expresión monetaria
