MANUAL DE FUNCIONES
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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE: RESPONSABLE ARCHIVO TIPO PERFILNo Aplica
DEPENDENCIA: ESTACION DE POLICIA PITALITO UNIDAD: DEUIL
CLASIFICACIÓN: Unidad sin Clasificación NIVEL DE GESTIÓN: ADMINISTRATIVO
NIVEL DE RESPONSABILIDAD: Contribución Individual Superior
CARGO JEFE INMEDIATO:COMANDANTE ESTACION DE POLICIA
PROCESO: Gestión documental NIVEL DEL PROCESO:Primer Nivel
AFECTA LA CONFORMIDAD DEL SERVICIO: Indirecta
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Supervisar el desarrollo de las actividades establecidas para la conservación del acervo documental de acuerdo
con la ley general de archivo, preservando los niveles de seguridad y confidencialidad de la información.
III. FUNCIONES
FUNCIONES DEL CARGO HABILIDADES FUNCIONALES (Evaluación de Desempeño)
CRITERIOS DE DESEMPEÑO EVIDENCIAS
1. Revisar los parámetros establecidos en 1.1 Los parámetros establecidos Desempeño
gestión documental con el fin de garantizar losen gestión documental son Por observación y/o
niveles de seguridad y confidencialidad de la revisados con el fin de garantizar sustentación de acuerdo a los
información. los niveles de seguridad y procedimientos de gestión
confidencialidad de la documental.
información. Conocimiento
2. Llevar el control de la entrada y salida de 2.1 El control de la entrada y Normativa existente expedida
documentos que se encuentren bajo su salida de documentos que se por el archivo general de la
responsabilidad siguiendo los procedimientos encuentren bajo su nación.
establecidos con el fin de prevenir la pérdida responsabilidad siguiendo los
Producto
de información. procedimientos establecidos es
llevado a cabo con el fin de Actos administrativos.
prevenir la pérdida de Conceptos de viabilidad.
información. Cuadros de clasificación
3. Revisar los conceptos técnicos sobre gestión3.1 Los conceptos técnicos documental.
documental emitidos por el grupo con el fin deemitidos por el grupo son Formatos de préstamo de
que cumplan con las directrices de la revisados con el fin de que documentos.
Institución y estatal. cumplan con las directrices de laInventario documental.
Institución y estatal. Listados maestros.
IV. FUNCIONES GENÉRICAS
1. Brindar la información que corresponda de acuerdo a la naturaleza del cargo, a quien la requiera, siguiendo
los lineamientos de la normativa establecida.
2. Implementar el sistema de gestión integral de acuerdo con los lineamientos institucionales, efectuando
mejora continua en los procesos que lo requieran.
3. Realizar las actividades establecidas en la gestión documental, aplicando la normativa vigente.
4. Realizar las actividades establecidas para la implementación del sistema de gestión ambiental en la Policía
Nacional.
5. Guardar la reserva y confidencialidad de los documentos e información que sea de su conocimiento dentro
del cumplimiento de sus funciones.
6. Dar buen uso a los elementos asignados bajo su responsabilidad, con el fin de mantenerlos disponibles para el
servicio.
7. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la ley, los reglamentos o la naturaleza de su cargo.
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V. PERFIL
1. GRADO POLICIAL: (Decreto 1791/2000)
Oficiales Nivel Ejecutivo Suboficiales y Agentes
* Intendente * Sargento segundo
* Subintendente * Agente
* Patrullero
2. EDUCACIÓN: (Ley 30/1992) Familias que contienen estudios técnicos profesionales, tecnológicos, profesionales
universitarios y posgrados.
Criterio Familia(s) pregrado: Familia(s) posgrado
* Bibliotecología y archivística
Requiere Técnico Profesional/
Tecnólogia
3. FORMACIÓN PARA EL TRABAJO: (Ley 115/1994) Actualización de conocimientos evidenciados en seminarios,
cursos y diplomados
Criterio Familia(s) de formación:
Requiere Curso o Seminarios * Gestión documental/archivo
4. EXPERIENCIA: Cargos de menor o igual nivel de responsabilidad que aportan al desarrollo del proceso en el
que participa el funcionario.
Nombre familia(s) de cargo:
* Jefe o responsable proceso gestión documental (familia)
* Responsable archivo
5. HABILIDADES COMPORTAMENTALES: Comportamiento requeridos con mayor frecuencia que se relacionan
directamente con el nivel de responsabilidad, propósito y funciones del cargo.
1. Actualizar su conocimiento constantemente: capacidad para mantenerse enterado de los conocimientos
que son útiles para su trabajo, dedicando el tiempo necesario al estudio, a las conversaciones y a las reuniones
que le dan riqueza intelectual, para aplicarla a su ejercicio profesional.
2. Integrar información: habilidad para conseguir y ordenar datos que aseguran una adecuada comprobación
de la información, prestando atención al detalle.
3. Validar procedimientos: capacidad para aportar información confiable de hechos y hallazgos, cuestionando
la vigencia de los procedimientos actuales y sugiriendo cambios que conducirán a una mayor certidumbre y
sostenibilidad de las acciones.
4. Elaborar informes con base científica: pericia del funcionario para realizar informes respaldado por hechos
comprobables, profundizando en su indagación cuando esta podría conducirle a una certeza comprobable.
5. Comunicarse convincentemente: disposición del funcionario para convencer y desempeñarse con
elocuencia al compartir información en su interacción con personas internas y externas.
VI. PUNTAJE AJUSTE AL PERFIL DEL CARGO*
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FORMACIÓN PARA EL HABILIDADES
GRADO EDUCACIÓN TRABAJO EXPERIENCIA COMPORTAMENTALES TOTAL
Puntaje Máx Cargo 15 15 40 10 20 100
Puntaje Obtenido 15 0 40 10 17.33 82.33
*Cada una de las variables para evaluar el ajuste al perfil del cargo, tiene un porcentaje
diferencial de acuerdo a la relevancia de las mismas para el desempeño laboral.
Escala de Ajustes : 0 - 40.99 Debilidad, 41 - 69.99 Avance, 70 - 89.99 Ajustado, 90 - 100 Fortaleza
IT.JOSE EFRAIN MORALES ALARCON
7707332
