CODIGO : GG-PR-001
VERSIÓN : 001
PROCEDIMEINTO DE
PAGINA : 1/9
GESTION GERENCIAL
FECHA : 05-01-2015
1. OBJETIVOS
Definir las acciones generadas por la empresa xxxxx para planificar controlar, ajustar y hacer
seguimiento al Sistema Integrado de Gestión con el fin de verificar su eficacia,
mantenimiento y conveniencia.
La Planificación estratégica: Validar y revisar la Política Integral, directrices, objetivos y los
indicadores de gestión en la frecuencia establecida por la Empresa.
La Planificación de los procesos: Identificar los procesos clave de la empresa, la
secuencia e interacción de éstos, sus indicadores de Gestión, frecuencia de medición y los
cargos responsables. Identificar las necesidades de documentación para describir la
información necesaria de la operación y así crear mecanismos claros de entrenamiento de
los funcionarios, definir los recursos y controles necesarios para la operación eficaz de cada
proceso.
La Planificación para actualizar el sistema: Establecer una metodología para actualizar el
Sistema Integrado de Gestión, ajustado a las variaciones en las necesidades de los clientes,
en las condiciones del mercado, reglamentación vigente, necesidades de las partes
interesadas y a las ofertas de servicio.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a las actividades y/o procesos involucrados en el Sistema
Integrado de Gestión compuesto por el sistema de gestión de calidad NTC-ISO 9001, el
sistema de gestión ambiental NTC-ISO 14001 y el sistema de gestión de Seguridad y Salud
ocupacional NTC OHSAS 18001 y GUIA RUC, incluyendo las evaluaciones sistemáticas de
la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema Integrado de Gestión.
3. DEFINICIONES
Procesos: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Planificación del Sistema de Gestión Integrado: Parte de la gestión enfocada al
establecimiento de los objetivos y a la especificación de los procesos operativos necesarios y
de los recursos relacionados para cumplir los objetivos del Sistema de Gestión Integrado.
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Objetivo: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
Caracterización: Documento que muestra las interrelaciones de cada proceso identificando
entradas, salidas, recursos, clientes, proveedores, seguimiento, medición, relación del
proceso con los objetivos y las directrices de la Política Integral.
Partes Interesadas: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño
ambiental de una organización. (Definición tomada de la norma ISO14001:2004).
Fuente: Documento o Registro en donde se encuentran los datos para su medición. Origen
de los datos.
Medir: Llevar el registro histórico de la evolución del indicador y hacer el análisis.
Gestionar: Es tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora con base en el análisis
de causa efecto. La lidera el dueño de proceso y en la mayoría de los casos es responsable
de la gestión todo el Equipo Directivo.
4. RESPONSABLES
Gerente
Velar por el cumplimiento y control de las actividades establecidas en este documento.
Asignar los recursos necesarios, para el cumplimiento de las actividades descritas en este
procedimiento.
Revisar los informes presentados por cada una de las áreas y definir los compromisos
que sean necesarios para el mejoramiento del Sistema de Gestión Integrado
Planificar y controlar las actividades descritas en este documento.
Reunirse para revisar el Sistema de Gestión Integrado
Reunirse ordinariamente como mínimo una vez cada dos meses.
Está compuesto por todos los dueños de proceso y el responsable de la seguridad y
salud en el trabajo.
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Dueños de Proceso
Preparar y presentar la información requerida para los diferentes Comités o reuniones de
dirección, como son los indicadores de Gestión.
Planear e implementar las acciones correctivas, preventivas o de mejora derivadas de
cada reunión.
Responsable de la SST
Organizar y controlar toda la información requerida para las actividades descritas en
este documento.
Organizar y presentar mediante un acta el resumen de la información revisada y las
actividades desarrolladas en la respectiva reunión según lo descrito en el presente
documento.
Velar por el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión,
controlar los compromisos generados en Revisiones efectuadas por la Gerencia.
5. DESARROLLO
5.1 Planificación del Sistema Integrado de Gestión
MISIO
N
VISION
POLÍTICA INTEGRAL
POLITICA
OBJETIVOS
REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION
PROCESOS
DOCUMENTOS EXTERNOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:
INDICADORES
TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
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La organización cuenta con la Misión y la Visión como herramientas para declarar su razón
de ser y proyectar sus metas a mediano y largo plazo y define el foco de la organización.
Cuenta con una Política Integral, que es la directriz más importante de la Organización, pues
define claramente las condiciones bajo las cuales se presta el servicio, orienta los procesos y
el actuar de las personas dentro de la organización. Cada servicio que presta la firma xxxx
debe cumplir con las directrices que se definen en la política. Igualmente establece la forma
en cómo actuará la organización para cumplir con este propósito. Con el fin de llevar a la
acción, materializar las directrices de la Política Integral, cada una de ellas cuenta con
objetivos estratégicos orientados a las necesidades de los clientes.
Están identificados los Procesos que influencian los objetivos y que su planificación, actuar
diario, verificación y mejoramiento continuo garantizan el cumplimiento de las metas fijadas
por la firma xxxxx son los “Procesos Clave” del negocio. Sobre estos se aplican mayores
controles por ser importantes para la aplicación de la política Integral, la satisfacción del
cliente y el cumplimiento de requisitos. La firma xxx evalúa el logro de los resultados,
mediante Indicadores de Gestión que son evaluados en reunión de gerencia de manera
mensual con el fin de tomar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora como
herramienta para prevenir que los problemas vuelvan a ocurrir, y también para incrementar la
eficacia de los procesos respectivamente.
La firma xxxxx planifica los anteriores elementos del sistema integrado de gestión de la
siguiente forma.
5.2 Planificación estratégica.
La política Integral es validada cada año en reunión celebrada por la alta gerencia de xxx
Los objetivos son revisados y de ser necesario replanteados anualmente conforme a los
resultados generados por el Sistema Integrado de Gestión. Ante un eventual cambio, se deja
registro en el formato Acta SI-DO-004 Y GG-FR-001 Despliegue de objetivos.
5.3 Planificación de procesos
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La identificación de los procesos de la organización se evidencia en el mapa de procesos.
Los procesos, considerados importantes para la implementación del sistema requieren
seguimiento, documentación e indicador como soporte para su ejecución.
Todos los procesos de la Organización son gestionados por el dueño de proceso
responsable y éste tendrá la responsabilidad sobre el entrenamiento, capacitación,
divulgación y demás aspectos necesarios para que las personas involucradas en el proceso
conozcan, gestionen, controlen y ejecuten los procesos conforme al plan y las directrices. La
firma xxxxxxx define la gestión de cada proceso como su planificación, ejecución,
verificación y actuar sobre los resultados (Ciclo PHVA):
Planear: Implica definir el propósito de cada proceso, las entradas, las salidas, los
proveedores internos y los clientes internos. Además, documentar los métodos de trabajo en
los documentos, definir los registros, identificar los recursos necesarios para su operación y
determinar los métodos de seguimiento y medición.
Hacer: Corresponde al día a día de trabajo. Es la aplicación de las disposiciones
establecidas en los procedimientos y evidenciada a través de los registros del Sistema
Integrado de Gestión.
Verificar: Son todas las actividades de control de los procesos. Hacen parte de la
verificación las actividades de seguimiento a través de reuniones, actas, comités, llamadas,
etc. También incluye las actividades de medición a través de los indicadores de gestión de
cada proceso de La firma xxxxxx
Actuar: Después del seguimiento y la medición de cada proceso, se requieren tomar
acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento. Los responsables de los procesos
propician el análisis de los problemas, evaluación de alternativas, diseños de planes de
acción enfocados al mejoramiento, y se definen tareas, responsables y fechas. La
metodología para el análisis y solución de problemas encaminados al mejoramiento de la
calidad son documentados en los reportes de LAS NO CONFORMIDADES definidos por la
firma xxxxxx
Para determinar la secuencia de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, la firma
xxxx cuenta con un mapa de procesos, donde se evidencia la relación entre los procesos
misionales, los procesos de apoyo y los procesos de dirección. Además caracteriza los
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procesos para identificar fácilmente la planificación del ciclo PHVA, para cada proceso se
define su objetivo, el alcance, el responsable, los participantes, cuáles son las entradas a
cada proceso, la salida, la identificación de los proveedores y clientes internos y externos,
además los procesos con que interactúa, el documento que describe las actividades, las
actividades de seguimiento y medición.
Se definió una estructura documental para la firma xxxxxxx y el control de documentos y
control de los registros están bajo las directrices del procedimiento “Procedimiento de
Control de Documentos y Registros” SI-PR-003
Semestralmente la alta gerencia se reúne para la planificación de los procesos del S.I.G.
Define estrategias y directrices a todos los procesos y se deja evidencia mediante el formato
Acta Gerencia
5.4. Planificación del mejoramiento continúo.
La firma xxxxxxx, mejora continuamente la eficacia del Sistema Integrado de Gestión
mediante el uso de la Política Integral, los objetivos, los resultados de las Auditorías, el
análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por parte de la alta
gerencia. La ruta de mejoramiento está dada por el Ciclo Deming o PHVA.
Planificar: Se realiza la planificación del registro de anomalías reales o potenciales, en la
cual se establecen las causas y se establece el plan de acción a seguir para que ésta no se
vuelva a ocurrir.
Hacer: Se ejecutan las actividades que fueron planificadas en el paso anterior.
Verificar: Se realiza el seguimiento y verificación de que lo efectuado elimina la causa raíz
de la anomalía real o potencial. En esta etapa se analiza el resultado de los indicadores y el
comportamiento con respecto a resultados anteriores para establecer que la acción
emprendida es eficaz.
La documentación del proceso de análisis de las anomalías, su análisis, la determinación de
las causas y los planes de acción son considerados en la firma xxxxxx factores clave de
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éxito para el logro de los resultados. Todos ellos se documentan en el Formato de Acciones
Correctivas y Preventivas TC-FR-002
Actuar: Se toman acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.
Mensualmente la alta gerencia revisa los indicadores de los procesos de la empresa que son
susceptibles a mejoramiento continuo. Cada dueño de proceso presenta los resultados de
indicadores de gestión el Formato informe de indicadores de gestión GG-FR-002
5.5 Revisión del Sistema Integrado de Gestión
Anualmente se reunirá la alta gerencia con el fin de validar la vigencia del Sistema
Integrado de gestión en los siguientes aspectos:
1. Si hay cambios en la directrices, es decir si siguen vigentes las que están o deben
incorporarse otras. Implica la revisión de la Política Integral.
2. Si los objetivos siguen vigentes.
3. Si los indicadores siguen vigentes, son adecuados y reflejan la eficacia de los procesos.
4. Si las metas siguen vigentes o deben ser modificadas al confrontarlas con los resultados.
5. Se evalúan los resultados de las auditorías internas determinando las propuestas de
mejora y las no conformidades.
6. Retroalimentación de las partes interesadas.
7. Verificar el desempeño de los procesos y el cumplimiento de sus metas.
8. Seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos en revisiones previas.
9. Se revisan los resultados de las evaluaciones de cumplimiento legal.
10. Desempeño global relacionado con calidad, ambiental y de los elementos del sistema de
control de Seguridad y Salud Ocupacional (esto incluye análisis estadístico de
accidentalidad y enfermedad profesional).
11. Se planifican los cambios que puedan afectar el Sistema Integrado de Gestión, entre
ellos, la evolución de los requisitos legales y otros relacionados con sus aspectos
ambientales.
12. Se revisan los planes de acción surgidos de revisiones anteriores.
13. Se efectúa el seguimiento a los planes de mejora y a las acciones correctivas y
preventivas verificando su cierre y el impacto eficaz sobre los indicadores de los
procesos.
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14. Se revisa el estado de las comunicaciones de las partes interesadas externas (quejas)
ambientales y de calidad.
15. Recomendaciones para la mejora.
Se deja registro de las actividades desarrolladas en el proceso de revisión del S.I.G en el
formato Acta
Para dar continuidad a la Revisión por la Gerencia, a continuación se describe la matriz
donde se especifica el tipo de información requerida y quien es el responsable de
suministrarla en el momento de la reunión. (Estos informes son en formato libre – según
aplique):
INFORMACION FORMA DE PRESENTACIÓN RESPONSABLE
1. Informe Auditorías Informe escrito donde se hace el resumen de
Internas y Externas la actividad de auditoría interna o externa.
2. Informe de Acciones
Informe consolidado, de las acciones
Correctivas, Preventivas
presentadas y ejecutadas.
o de Mejora
3. Informe Evaluación de
Informe de resultados de la evaluación, con Responsable de la
Política Integral y
su plan de acción. seguridad y salud
Objetivos.
en el trabajo
4. Informe de Evaluación
Informe de resultados de todas las
de Cumplimiento legal
obligaciones legales ambientales.
Ambiental
5. Informe de Evolución
Informe con las normas ambientales
de los requisitos legales
aplicables que se encuentran en borrador.
ambientales
Informe consolidado, de las quejas, reclamos
o sugerencias del periodo por parte del
6. Informe de Quejas
cliente y de las partes interesadas
Reclamos o Sugerencias Responsable de la
(comunidad, autoridad ambiental, entre
seguridad y salud
otros).
en el trabajo
Informe consolidado, de los resultados
7. Informe Evaluación arrojados por el Desempeño global
relacionado con calidad, ambiental y de los
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elementos del sistema de control de
Seguridad y Salud Ocupacional. (Esto incluye
análisis estadístico de accidentalidad y
enfermedad profesional).
Responsable de la
8. Informe Producto No Informe consolidado, del producto no
seguridad y salud
Conforme conforme presentado en el periodo.
en el trabajo
Informe comparativo con los resultados de
9. Informe Indicadores de Cada Dueño de
los indicadores del periodo anterior a la
Gestión Proceso
reunión con el actual
10. Cambios que Afecten
el S.I.G. Informe consolidado de los cambios y Cada Dueño de
11. Recomendaciones de recomendaciones para la mejora del S.I.G. Proceso
Mejora para el S.I.G
Con la revisión gerencial del Sistema Integrado de Gestión se busca determinar si este
produce los resultados esperados frente a los requisitos de calidad, seguridad y medio
ambiente del servicio, si la organización está actuando conforme a lo definido en la política,
los procesos y los procedimientos y si el sistema es conveniente y adecuado para la
compañía. Finalizado el proceso de revisión se debe generar un plan de mejora para los
procesos y para el servicio.
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CARGO CARGO
RESPONSABELE DE LA SEGURIDAD Y GERENTE
SALUD EN EL TRABAJO
