CASO INTEGRADOR- TRANSFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ALFA
Universidad del Valle
Isabella Martínez Campo | 2460374 - 3845
Luisa Fernanda Ríos Rincón | 2460437 - 3845
Karen Andrea Perlaza Banguera | 2460423 - 3845
Diego Alexander Quinayas Jiménez | 2460673 - 3845
3 de diciembre del 2024
Yumbo, Valle del Cauca
1. Se realiza diagnóstico de cada situación:
➔ Áreas problemáticas:
- Análisis de producción:
El departamento de ventas suele prometer plazos que el equipo de producción no
siempre puede cumplir, lo que ocasiona atrasos en los procesos y genera
insatisfacción entre los clientes debido al incumplimiento de los plazos. Además, la
falta de coordinación y sincronización entre ambas áreas provoca demoras en la
entrega de los productos terminados, afectando tanto la relación con los clientes como
la eficiencia operativa. Por si fuera poco, los empleados sienten que no se les
reconoce su esfuerzo ni se les brindan oportunidades de desarrollo, lo que disminuye
su motivación y afecta su rendimiento.
Identificación:
La falta de planeación, coordinación y motivación en la Organización Alfa afecta
mucho su desempeño global. Por ejemplo, el departamento de ventas promete plazos
sin preguntar a producción si son posibles, y esto causa atrasos y problemas con los
clientes porque no se entregan los productos a tiempo. Además, como no hay una
buena comunicación entre áreas, se hacen las cosas de manera desorganizada y eso
afecta la eficiencia de la empresa.
Otro problema es la falta de motivación de los empleados. No se les reconoce su
trabajo ni se les da la oportunidad de crecer o capacitarse, lo que hace que no estén
contentos y no trabajen al máximo. Todo esto hace que la empresa no funcione bien,
tenga problemas internos y pierda la confianza de los clientes.
- Análisis de ventas y marketing:
Compromisos de plazos sin consultar a producción, lo cual provoca una falta de
coordinación, ya que prometer plazos sin la verificación previa con el equipo de
producción genera desajustes significativos en la planificación y ejecución de los
proyectos. La falta de coordinación provoca demoras en las entregas y perjudica la
eficiencia operativa, ya que producción no siempre logra cumplir con los tiempos
establecidos por ventas.
Identificación:
La falta de planeación y coordinación en el departamento de ventas y marketing de la
Organización Alfa afecta gravemente el desempeño de la empresa. Por ejemplo, los
vendedores prometen plazos de entrega sin consultar primero al equipo de
producción, lo que provoca desajustes en la planificación. Como resultado, no se
cumplen los tiempos, lo que afecta la relación con los clientes porque se sienten
decepcionados.
Además, esta falta de coordinación entre ventas y producción hace que todo el
proceso sea menos eficiente. Si las dos áreas trabajan juntas desde el principio,
podrían evitarse muchos de estos problemas. Por eso, es importante que los
departamentos se comuniquen mejor y que se planifiquen bien las tareas para evitar
estos conflictos y mejorar el desempeño general de la empresa.
- Análisis de logística:
La falta de coordinación con el equipo de producción genera demoras en la entrega
de productos terminados. Estas demoras impactan negativamente en la satisfacción
del cliente y en la eficiencia operativa. Además, no hay protocolos claros para manejar
imprevistos en la distribución, lo que dificulta resolver problemas.
Identificación:
En el área de logística de la Organización Alfa, la falta de coordinación con producción
también afecta el desempeño de la empresa. Por ejemplo, como no trabajan juntos de
manera eficiente, hay demoras en la entrega de los productos terminados. Esto no
solo molesta a los clientes, sino que también daña la imagen de la empresa porque
no cumple con lo que promete.
Además, no tienen protocolos claros para resolver problemas inesperados en la
distribución, lo que hace que las soluciones sean más lentas y complicadas. Si hubiera
mejor comunicación y planificación entre logística y producción, podrían entregar los
productos a tiempo, lo que aumentaría la satisfacción del cliente y la eficiencia de la
empresa.
- Análisis de recursos humanos:
El departamento carece de programas efectivos de capacitación y bienestar, lo que
afecta directamente la motivación y el compromiso de los empleados. Esto también
se refleja en la alta rotación del personal y en la falta de desarrollo profesional, lo cual
limita el crecimiento interno de la empresa.
Identificación:
En el análisis de recursos humanos, la falta de planeación, coordinación y motivación
también afecta significativamente el desempeño de la empresa. En la Organización
Alfa, el departamento de recursos humanos no tiene programas efectivos de
capacitación ni de bienestar para los empleados. Esto afecta directamente en la
motivación y el compromiso del personal, ya que los trabajadores sienten que no se
les da el reconocimiento adecuado ni tienen oportunidades para crecer
profesionalmente dentro de la empresa.
Esta falta de desarrollo profesional lleva a la alta rotación de personal, lo que genera
un costo adicional para la empresa en términos de contratación y capacitación de
nuevos empleados. Además, el ambiente laboral desmotivado puede afectar
negativamente la productividad de los empleados, ya que su rendimiento disminuye
si no se sienten valorados ni apoyados en su desarrollo.
Por lo tanto, la falta de planificación en los programas de capacitación y bienestar de
los empleados afecta en la motivación, el compromiso y el desempeño general de la
empresa. Implementar programas de formación y estrategias de bienestar sería clave
para mejorar la retención de talento y aumentar la productividad.
- Análisis de gerencia general:
En la Gerencia General, el problema principal es que todas las decisiones están
demasiado centralizadas, lo que hace que las operaciones sean más lentas y genera
molestia entre los supervisores, ya que no tienen la libertad de tomar decisiones
simples por su cuenta. Además, esta forma de trabajar crea problemas de
comunicación entre los departamentos, haciendo que cada área trabaje de forma
aislada y aumentando los conflictos dentro de la empresa.
Identificación:
La falta de planeación, coordinación y motivación está afectando a la empresa en
todos los niveles. Cuando todas las decisiones dependen de la Gerencia General, los
procesos se vuelven más lentos, y eso frustra a los supervisores porque no pueden
resolver problemas sencillos por su cuenta. Los departamentos no se comunican bien,
lo que provoca que trabajen de manera aislada y se generen conflictos. Además, los
empleados sienten que su esfuerzo no se reconoce y, sin incentivos, es difícil que se
motiven. Todo esto hace que la empresa pierda agilidad y se quede estancada, en
lugar de avanzar y crecer.
2. Propuestas de soluciones integrales:
➔ Los Principios de la Administración por Objetivos (APO)
La gestión o administración por objetivos se basa en tres principios fundamentales:
Establecimiento de objetivos claros y alcanzables. Medición y seguimiento del
progreso hacia esos objetivos. Evaluación del desempeño y ajustes según sea
necesario.
- Producción:
Establecimiento de objetivos claros:
El área de producción tiene muchos problemas de eficiencia, como retrasos y falta de
motivación del personal. Al establecer objetivos claros y alcanzables, se puede
mejorar el desempeño del equipo y reducir el tiempo perdido.
- Accionamiento en Alfa:
pensamos que se debería establecer como objetivo, reducir los tiempos de
producción o fabricación en un 15% durante los siguientes seis meses. Esto ayudará
a evitar retrasos en las entregas. También podemos tener en cuenta realizar reuniones
semanales con los supervisores para analizar avances y detectar posibles retrasos.
Otra propuesta sería Invertir en capacitación para el personal para que puedan
adoptar mejores prácticas y técnicas más rápidas.
- Ventas y marketing:
primero que todo establecer unos objetivos claros, el equipo de ventas no siempre
consulta con producción antes de prometer plazos a los clientes, lo que genera
conflictos. Es esencial que las metas de ventas estén alineadas con las capacidades
reales de la empresa.
- Accionamiento en Alfa:
Para ello se requiere Organizar reuniones mensuales entre ventas, producción y
logística ayudará a coordinar las estrategias y evitar plazos poco realistas.También
podemos definir un objetivo compartido, como lograr un 90% de entregas puntuales,
mejorará la confianza de los clientes y la reputación de la empresa.
- Logística:
La logística enfrenta problemas porque no hay un sistema claro para medir su
desempeño o manejar los imprevistos. Esto afecta directamente la satisfacción de los
clientes.
- Accionamiento en Alfa:
Se deben establecer indicadores clave, como el porcentaje de entregas puntuales y
el tiempo promedio de respuesta ante problemas. Esto permitirá evaluar el
desempeño y mejorar continuamente. también sería necesario crear un plan de acción
para manejar retrasos en las entregas será fundamental. Todos en el equipo deben
saber qué hacer cuando surjan problemas. Además, los simulacros trimestrales
ayudarán a preparar al equipo para enfrentar cualquier imprevisto y mejorar su
capacidad de respuesta.
- Recursos Humanos:
El personal de Alfa no se siente motivado porque no hay reconocimiento ni programas
de bienestar. Recursos Humanos debe enfocarse en mejorar la satisfacción y el
compromiso de los empleados.
- Accionamiento en Alfa:
Para mejorar el ambiente laboral en Alfa, se puede implementar un programa de
bienestar que incluya capacitaciones y talleres, con el objetivo de capacitar al 80% del
personal en los próximos seis meses. Esto ayudará no solo a que los empleados
desarrollen nuevas habilidades, sino también a aumentar su motivación. Además,
realizar encuestas trimestrales para medir la satisfacción laboral permitirá identificar
problemas a tiempo y fijar metas claras, como incrementar la satisfacción en un 15%
anual. Por último, reconocer los logros de los empleados, ya sea con bonos o premios,
será clave para motivarlos y hacer que se sientan valorados dentro de la empresa.
- Gerencia General:
La centralización de decisiones en la gerencia está causando retrasos y frustración
en el equipo. Es importante que la gerencia se enfoque en coordinar y supervisar
objetivos en lugar de manejar todos los detalles.
- Accionamiento en Alfa:
Para mejorar la gestión en Alfa, es importante que la gerencia delegue las decisiones
operativas básicas a los supervisores, lo que permitirá que las operaciones diarias
sean más rápidas y eficientes. También se debería crear un comité de liderazgo con
representantes de cada área, quienes se reunirían cada dos semanas para coordinar
esfuerzos y asegurarse de que todos trabajen hacia las mismas metas. Además, la
gerencia debe garantizar que los objetivos de cada departamento estén alineados con
la visión de la empresa, de modo que cada área aporte de manera efectiva al
crecimiento y desarrollo de Alfa.
➔ Los Principios Generales de la Administración de Fayol
Henri Fayol fue un experto en administración que planteó que para que una empresa
funcione bien, necesita orden y organización. Según él, hay ciertos principios que toda
organización debería seguir, como dividir el trabajo para que las tareas sean más
claras y eficientes, dar a los líderes la autoridad necesaria para tomar decisiones,
mantener una disciplina que motive a los empleados, y garantizar que todos trabajen
hacia los mismos objetivos. En pocas palabras, Fayol veía la administración como una
ciencia que se puede estructurar con reglas simples pero efectivas.
- Producción:
Para Fayol, la división del trabajo es clave en la producción. Creía que los empleados
deben especializarse en tareas específicas para trabajar más rápido y cometer menos
errores. También sostenía que los supervisores deben tener autoridad y ser
responsables de garantizar que el trabajo fluya sin interrupciones.
- Accionamiento en Alfa:
En Alfa, la producción enfrenta retrasos y desmotivación del personal. Usando el
enfoque de Fayol, se podría asignar a cada empleado tareas concretas según sus
habilidades, y los supervisores deben ser empoderados para tomar decisiones
rápidas. Esto evitará depender de la gerencia general para todo y permitirá acelerar
los procesos sin sobrecargar al personal. Además, se podrían realizar capacitaciones
específicas para mejorar la calidad y velocidad del trabajo.
- Ventas y marketing:
Según Fayol, debe haber unidad de dirección, es decir, que las metas de ventas estén
alineadas con las capacidades de la empresa. También destacaba la importancia de
la coordinación, asegurándose de que todos los departamentos trabajen como un
equipo.
- Accionamiento en Alfa:
En alfa, el departamento de ventas promete plazos que el equipo de producción no
siempre puede cumplir. Siguiendo la visión de Fayol, ventas debe trabajar más de
cerca con Producción y Logística para establecer plazos realistas que cumplan las
expectativas de los clientes sin poner presión excesiva en los operarios. Esto se puede
lograr con reuniones periódicas entre departamentos para planificar objetivos
comunes.
- Logística:
Para Fayol, el principio del orden es crucial. Esto significa que todos los recursos
(productos, herramientas, personas) deben estar en el lugar correcto y en el momento
adecuado. También creía en la importancia de la cadena escalar, que asegura una
comunicación clara y jerárquica para resolver problemas rápido.
- Accionamiento en Alfa:
En Alfa, la logística podría mejorar organizando mejor los tiempos de distribución. Esto
requiere planificar las entregas de manera ordenada y en sincronía con la producción.
También se deben establecer canales de comunicación más efectivos entre Logística
y los demás departamentos para evitar retrasos y quejas de los clientes.
- Recursos Humanos:
Fayol valoraba mucho la equidad y el trato justo hacia los empleados, asegurándose
de que se sintieran valorados. Además, recalca la importancia de la estabilidad del
personal, ya que un equipo constante trabaja mejor que uno con alta rotación.
- Accionamiento en Alfa:
Recursos Humanos en Alfa debe centrarse en motivar a los empleados con programas
de bienestar y reconocimiento. Esto podría incluir bonos por desempeño, cursos de
capacitación y un mejor ambiente laboral. Siguiendo a Fayol, al tratar a los empleados
con respeto y ofrecerles estabilidad, la productividad y la lealtad hacia la empresa
aumentarán.
- Gerencia General:
Fayol defendía un equilibrio entre la centralización y la descentralización. Esto
significa que la gerencia debe tomar las decisiones estratégicas importantes, pero
delegar la autoridad operativa a los líderes de departamento para no estancar los
procesos.
- Accionamiento en Alfa:
En Alfa, la gerencia debería delegar más responsabilidades a los supervisores y
líderes de área. Esto permitirá que las decisiones del día a día se tomen de manera
más rápida y efectiva, dejando a la gerencia enfocarse en estrategias a largo plazo.
Con esta descentralización, los procesos serán más fluidos y menos frustrantes para
los empleados.
➔ La Escuela de Relaciones Humanas
Elton Mayo y los investigadores de Hawthorne descubrieron que los factores
emocionales y sociales influyen significativamente en la productividad de los
empleados. La Escuela de Relaciones Humanas resalta la importancia de la
comunicación, el bienestar y el reconocimiento para crear un ambiente laboral
positivo. Según este enfoque, los empleados no son sólo engranajes en una máquina,
sino individuos con necesidades sociales que deben ser atendidas.
- Producción:
Elton Mayo y la Escuela de Relaciones Humanas, explica cómo la creación de un
ambiente positivo aumenta la moral del grupo y fortalece la cohesión entre los
trabajadores. Estas dinámicas permiten que los empleados se sientan valorados y
comprometidos, lo que reduce los errores y aumenta la eficiencia.
- Accionamiento en Alfa:
Implementar reuniones semanales de retroalimentación positiva, donde los
empleados puedan expresar sus opiniones y recibir reconocimiento por su
desempeño. También se recomienda fomentar relaciones de equipo mediante
actividades que refuercen la colaboración entre los trabajadores.
- Ventas y marketing:
La teoría de las relaciones humanas resalta que un flujo de comunicación efectivo
fomenta la confianza y la colaboración entre departamentos. Según Mayo, los
conflictos interdepartamentales disminuyen cuando se promueve una cultura
organizacional donde se valoren las relaciones y se priorice el entendimiento mutuo.
Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece la relación con
los clientes al evitar incumplimientos en los plazos prometidos.
- Accionamiento en Alfa:
Establecer canales de comunicación regulares entre ventas y producción, como
reuniones semanales, para asegurar que los plazos prometidos sean realistas y
alcanzables. Además, capacitar al personal de ventas en habilidades de trabajo en
equipo para fomentar la empatía y comprensión hacia las limitaciones del área de
producción.
- Logística:
La organización informal, descrita en los estudios Hawthorne, destaca la importancia
de los "líderes naturales" y el trabajo en grupo para resolver problemas complejos.
Mayo enfatizó que los equipos cohesionados y bien liderados tienen un mayor
desempeño en la resolución de conflictos operativos.
- Accionamiento en Alfa:
Crear protocolos claros para la gestión de imprevistos en la distribución y formar
equipos multidisciplinarios que incluyan representantes de Producción y Logística.
Además, organice simulacros de periódicos para mejorar la capacidad de respuesta
ante problemas inesperados.
- Recursos Humanos:
Según Elton Mayo y la Escuela de las Relaciones Humanas, los trabajadores no son
motivados exclusivamente por incentivos económicos, sino también por factores
emocionales y sociales. Mayo destaca que los empleados que sienten que su trabajo
y contribución son valorados desarrollan un sentido de pertenencia y compromiso con
la organización, lo cual incrementa su productividad. Las actividades de
reconocimiento público y los programas de bienestar, refuerzan la idea de que la
empresa se preocupa por el individuo y no solo por su desempeño.
- Accionamiento en Alfa:
Diseñar programas de bienestar y actividades de reconocimiento público mejorará la
satisfacción de los empleados, reduciendo la rotación. Como por ejemplo,
implementar reuniones semanales de retroalimentación positiva reforzará la moral del
equipo y fomentará un ambiente de colaboración. Estas reuniones permiten que los
empleados sientan que sus esfuerzos son reconocidos regularmente, además de
crear un espacio seguro para expresar preocupaciones o ideas.
- Gerencia General:
La teoría de las relaciones humanas subraya que la participación activa de los
empleados en los procesos de decisión mejora su compromiso y la eficacia
organizacional. Mayo indicó que una supervisión adecuada, basada en la confianza y
el empoderamiento, aumenta tanto la moral como la productividad.
- Accionamiento en Alfa:
Crear un sistema de comunicación abierta entre departamentos, organizando
reuniones mensuales donde los empleados puedan expresar inquietudes y
sugerencias. La falta de comunicación genera fricciones interdepartamentales. Un
sistema abierto permite abordar malentendidos a tiempo, promoviendo un ambiente
laboral armónico. Las reuniones mensuales ofrecen un espacio para expresar
inquietudes y propuestas, mejorando procesos y fortaleciendo el sentido de
pertenencia. La transparencia en la comunicación genera credibilidad y compromiso
en los empleados.
