ADMINISTRACION DE FARMACIA Y DROGUERIA
2° SEMESTRE
LESLIE VILLEGAS BALDOVINO
NUBIA GARCIA
14 - 11 - 2023
PLAN DE COMPRAS EN UN ALMACEN FARMACEUTICO
En este proceso el servicio farmacéutico adquiere o compra lo medicamentos que necesita según
como lo estableció en el proceso de selección en el listado básico de medicamentos, y las
políticas de compras definidas por la institución, además debe conocer a los proveedores que va
a tener de tal modo que sean confiables y tener presente las demás actividades siguientes a este
proceso como lo son la recepción y el almacenamiento de medicamentos.
Proceso de Adquisición: Es el conjunto de actividades que realiza la institución o
establecimiento farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que
han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción
de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios. En este proceso es necesario
establecer cual es el momento de la compra, esto se puede mediante cálculos que nos indiquen
cual es el nivel mínimo de existencias, el nivel máximo y el punto de reposición. Es importante
tener claro este concepto porque no se debe comprar tanta cantidad que sea difícil su
almacenamiento, ya que esto aumenta los costos de inventario. Cantidades que estén acordes con
la capacidad de almacenamiento del servicio o establecimiento farmacéutico, que evite
problemas como el almacenamiento de medicamentos vencidos y que permita tener un control
sobre los medicamentos que se tienen. La cantidad y el tiempo para el cual se compran los
medicamentos se puede relacionar con la rotación del mismo, un medicamento con alta rotación
se debe comprar constantemente y en cantidades mayores a las que se puede presentar un
medicamento de baja rotación, sin embargo se debe tener presente el espacio que este ocupe, ya
que no debe evitar el almacenamiento adecuado de los demás medicamentos que fueron
establecidos en el listado básico, es decir en el área de almacenamiento debe haber espacio para
todos los medicamentos que el servicio o el establecimiento farmacéutico considere necesario.
Comité de Compras: Este es un grupo encargado en las compras de los medicamentos y
dispositivos médicos, el director del servicio farmacéutico (Químico Farmacéutico o Tecnólogo
en Regencia de Farmacia) debe dar su concepto técnico acerca de productos a comprar, de esta
manera se tiene un grupo de personas expertas en la materia de compras (tipo de compra,
criterios para la selección de proveedores, normatividad para contratación, etc.) complementado
con los conceptos científico de los medicamentos y dispositivos médicos, esto se hace para
adquirir medicamentos de calidad en pos de la salud de los pacientes.
Procedimiento para la adquisición
Este es el procedimiento básico para el proceso de adquisición de medicamentos, en el cual se
definen las necesidades en base a la cantidad de pacientes que maneja, la morbilidad de estos, el
tiempo necesario para la reposición de los medicamentos, en fin se debe manejar la logística
adecuada para adquirir los medicamentos y mantener una cantidad considerable para satisfacer
las necesidades de los pacientes, sin olvidarse del presupuesto de la institución. Anteriormente se
mencionó a un comité de compras y se dijo que el director técnico da su concepto en cuanto a los
medicamentos, pues cuando se presente una diferencia entre este comité y el director técnico en
cuanto a la calidad de medicamentos y dispositivos médicos prima el criterio del director técnico
pues este es el que tiene un conocimiento más científico en cuanto a los medicamentos y
dispositivos médicos.
Selección de proveedores
Esta etapa es critica dentro de el proceso de adquisición de medicamentos, porque de acuerdo al
proveedor depende la calidad del medicamento, se debe seleccionar un proveedor que cumpla
con la normatividad, no le compre a cualquier persona que le venga ofreciendo productos,
recuerde que los medicamentos son un objeto muy delicado y de ellos depende el tratamiento de
muchos problemas de salud, por lo que una falla en la terapia puede incrementar los problemas.
CONSUMO PROMEDIO MENSUAL EN UNA FARMACIA
Es el registro de las cantidades despachadas en promedio (cada mes). Este promedio se hace
teniendo en cuenta la información de un periodo (últimos 3, 6 o 12 meses).
Para obtener este dato se debe establecer los movimientos de salida del Inventario de cada
insumo durante los últimos tres meses como mínimo, datos que se obtienen directamente del
kardex y/o el sistema de Información, el cual debe ser actualizado constantemente.
Para calcular el consumo promedio mensual se suman el total de salidas de los insumos durante
el periodo analizado y se divide por el número de meses que conforman dicho periodo.
TIEMPO DE REPOSICION (TR)
Es la fracción de tiempo que se requiere para llevar a cabo la adquisición, sumándole además el
tiempo que tarda el Proveedor en realizar la entrega del pedido. El tiempo de reposición
dependerá de la ubicación geográfica, de los medios de transporte, vías de acceso y flujo del
trámite.
NIVEL MINIMO DE EXISTENCIA (NmE)
Se define como la cantidad de insumo que se debe tener en existencia en la farmacia necesaria
para cubrir emergencias mientras llega un nuevo pedido.
La fórmula a desarrollar es:
NmE = CPM * Fracción del tiempo de reposición
PUNTO DE REPOSICION (PR)
Se define como el momento en el cual hay suficiente cantidad del insumo para cubrir su gasto
hasta que llegue el nuevo pedido sin utilizar el nivel mínimo de existencias (NmE), en otras
palabras, es el punto en el cual se deben empezar a realizar los trámites de pedido para garantizar
abastecimiento oportuno.
Es importante porque permite visualizar el momento preciso en el cual debe iniciarse el proceso
de adquisición para no sufrir agotamientos Para ello entonces se debe tener en cuenta el nivel
mínimo de existencias más un tiempo de reposición que se consumirá mientras llegue el nuevo
pedido sin que se agote el nivel mínimo.
La fórmula para calcular este parámetro es:
PR = 2 NmE
NIVEL MAXIMO DE EXISTENCIA (NME)
Se define como la cantidad máxima que se debe tener en existencia un producto determinado, es
decir, es el límite superior del cual no debe pasar las cantidades adecuadas para un periodo
determinado, sin necesidad de hacer inversiones en cantidades exageradas, lo cual ayuda a
optimizar el presupuesto.
El nivel máximo de existencias (NME) se calcula teniendo en cuenta la cantidad mínima (NmE)
más la cantidad que se consume durante el periodo para el cual se compra.
Fórmula:
NME = NmE + CPM * Tiempo para el que se compra
BIBLIOGRAFIA
[Link]
%81uticos/ADQUISICION%20DOC..pdf
