Trello es una de las herramientas más populares para la gestión visual de proyectos y tareas.
Utiliza un sistema basado en tableros y tarjetas que facilita la organización de tareas y
proyectos, especialmente para equipos que prefieren una interfaz simple y visual. A
continuación, te detallo las características clave de Trello:
1. Tableros (Boards)
• Tableros personalizables: Trello te permite crear tableros para diferentes proyectos,
iniciativas o equipos. Cada tablero es una representación visual del proyecto o área de
trabajo.
• Privacidad: Los tableros pueden ser privados (solo accesibles para los miembros
invitados), de equipo (accesibles para todos los miembros de un equipo en Trello), o
públicos (abiertos a cualquier persona con el enlace).
2. Listas (Lists)
• Listas dentro de un tablero: Cada tablero contiene listas que ayudan a organizar las
tareas en diferentes categorías o etapas del proyecto (por ejemplo, "Por hacer", "En
progreso", "Hecho").
• Organización visual: Las listas pueden moverse entre diferentes posiciones dentro del
tablero, lo que permite reorganizar y actualizar rápidamente el flujo de trabajo.
3. Tarjetas (Cards)
• Tareas individuales: Las tareas se representan mediante tarjetas, que puedes mover
entre las listas. Cada tarjeta corresponde a una tarea o un elemento del proyecto.
• Descripciones y detalles: Las tarjetas pueden incluir una descripción detallada,
subtareas, fechas de vencimiento, etiquetas, archivos adjuntos y más.
• Arrastrar y soltar: Las tarjetas pueden ser fácilmente movidas de una lista a otra
simplemente arrastrándolas, lo que permite un seguimiento visual del progreso.
4. Fechas de Vencimiento y Recordatorios
• Fechas de vencimiento: Puedes asignar fechas de vencimiento a las tarjetas para
asegurar que las tareas sean completadas a tiempo.
• Recordatorios: Trello envía notificaciones antes de las fechas de vencimiento para
recordarte las tareas pendientes.
5. Etiquetas (Labels)
• Etiquetas de colores: Las tarjetas pueden tener etiquetas de colores personalizables
que permiten categorizar tareas según criterios como prioridad, tipo de tarea o fase del
proyecto.
• Etiquetas descriptivas: Las etiquetas se pueden nombrar para mayor claridad, como
"Urgente", "En espera", "Revisión", etc.
6. Checklists y Subtareas
• Listas de verificación (Checklists): Puedes añadir checklists dentro de las tarjetas
para dividir las tareas en subtareas más pequeñas y hacer un seguimiento del progreso
de cada una.
• Tareas dentro de una tarea: Los checklists ayudan a mantener las tareas más
organizadas y asegurar que no se omita ningún paso.
7. Comentarios y Colaboración
• Comentarios en tarjetas: Los miembros del equipo pueden agregar comentarios a las
tarjetas para discutir el progreso de las tareas, hacer preguntas o compartir
actualizaciones.
• @menciones: Puedes mencionar a otros miembros del equipo en los comentarios
utilizando el símbolo @, lo que les notificará directamente.
• Notificaciones: Los miembros reciben notificaciones cuando se les menciona, cuando
hay comentarios nuevos o cuando las tareas son actualizadas.
8. Adjuntar Archivos y Enlaces
• Archivos adjuntos: Puedes adjuntar archivos directamente a las tarjetas desde tu
computadora, Google Drive, Dropbox, OneDrive, y otras plataformas.
• Enlaces: También puedes agregar enlaces a recursos externos directamente en las
tarjetas para centralizar la información necesaria.
9. Automatización con Butler
• Butler: Trello incluye una herramienta de automatización llamada Butler, que
permite crear reglas, botones y comandos automáticos. Por ejemplo, puedes
automatizar el movimiento de tarjetas entre listas, asignar tareas automáticamente o
establecer recordatorios sin intervención manual.
• Acciones prediseñadas: Butler también tiene acciones prediseñadas que puedes usar
para ahorrar tiempo, como mover una tarjeta a "Hecho" cuando se marca una sub-tarea
como completada.
10. Power-Ups (Integraciones)
• Integraciones (Power-Ups): Trello ofrece integraciones con muchas otras
aplicaciones populares, como Google Drive, Slack, Dropbox, Zoom, Jira, GitHub,
Evernote, entre muchas otras.
• Power-Ups gratuitos y de pago: Algunas integraciones son gratuitas, mientras que
otras están disponibles solo en planes de pago. Cada tablero puede tener hasta un
Power-Up gratuito por tablero (en el plan gratuito).
11. Tableros y Vistas de Calendario
• Vista de calendario: Trello permite visualizar las tareas programadas en un
calendario, lo que facilita la planificación y el seguimiento de plazos de un vistazo.
• Planificación visual: Puedes ver cuándo se deben completar las tareas y ajustar el
cronograma de manera más eficiente.
12. Vista de Cronograma (Timeline)
• Cronograma de proyectos: Para los usuarios que tienen planes de pago, Trello ofrece
una vista de Timeline (similar a un diagrama de Gantt), que permite visualizar las
tareas del proyecto a lo largo del tiempo y gestionar los plazos de manera más
avanzada.
• Gestión avanzada de proyectos: Esta vista es útil para equipos que manejan
proyectos complejos y necesitan planificar de manera detallada.
13. Seguimiento de Actividades
• Historial de actividad: Puedes ver el historial de todas las actividades dentro de un
tablero, como las actualizaciones de las tarjetas, los comentarios, los movimientos de
las listas y más.
• Control de cambios: Esto te ayuda a mantener un registro claro de lo que está
pasando en el proyecto y a asegurarte de que todos estén en la misma página.
14. Acceso Móvil
• Aplicación móvil: Trello tiene aplicaciones para iOS y Android, lo que permite a los
usuarios gestionar tareas y proyectos sobre la marcha, colaborar desde cualquier lugar
y recibir notificaciones en tiempo real.
15. Permisos y Control de Acceso
• Control de acceso: Puedes controlar quién tiene acceso a cada tablero, ya sea de
forma privada o dentro de un equipo.
• Miembros y roles: Puedes asignar diferentes roles (administradores, miembros,
observadores) a los usuarios dentro de un tablero, lo que te da control sobre qué
permisos tiene cada persona.
16. Plantillas de Tableros
• Plantillas prediseñadas: Trello ofrece una variedad de plantillas de tableros que
puedes usar como punto de partida, adaptándolas a tus necesidades. Estas plantillas
incluyen ejemplos para gestión de proyectos, planificación de contenido, gestión de
tareas personales, etc.
Ventajas de Trello
• Visual y fácil de usar: La interfaz de Trello es muy intuitiva, lo que permite a los
usuarios organizar tareas de manera visual y sencilla.
• Flexible: Se adapta a diversos tipos de proyectos, desde pequeños proyectos
personales hasta grandes iniciativas de equipo.
• Colaboración en tiempo real: Todos los miembros del equipo pueden ver las
actualizaciones de las tareas en tiempo real y colaborar de manera eficiente.
• Automatización: Gracias a Butler, Trello permite automatizar tareas repetitivas, lo
que ahorra tiempo.
• Integraciones: Con los Power-Ups, Trello puede integrarse con muchas herramientas
populares, facilitando la centralización de la información.
Limitaciones de Trello
• Escalabilidad: Aunque es ideal para equipos pequeños y medianos, algunos usuarios
de grandes empresas o con proyectos complejos pueden encontrarlo limitado,
especialmente si necesitan un seguimiento detallado de dependencias entre tareas o
diagramas de Gantt avanzados.
• Funcionalidades avanzadas limitadas en el plan gratuito: Algunas de las
características más avanzadas, como la vista de cronograma o Power-Ups adicionales,
están disponibles solo en los planes de pago.
En resumen, Trello es una herramienta altamente visual y flexible, ideal para gestionar
proyectos y tareas de manera colaborativa. Es especialmente útil para equipos pequeños o
medianos que buscan una solución sencilla para organizar su trabajo sin complicarse con
herramientas más complejas.
