Microsoft To Do es una aplicación de gestión de tareas y listas de trabajo simple y efectiva,
diseñada para ayudar a individuos y equipos a organizar su día a día. Está integrada en el
ecosistema de Microsoft 365, lo que la hace especialmente útil para usuarios que ya utilizan
otras herramientas de Microsoft. Aquí te detallo las principales características de Microsoft
To Do:
1. Listas de Tareas
• Listas personalizables: Puedes crear múltiples listas para organizar diferentes
proyectos, tareas diarias, recordatorios, y más. Cada lista puede ser personalizada
según tus necesidades.
• Plantillas de listas: Microsoft To Do ofrece algunas plantillas predefinidas para tareas
comunes como "Mi día", "Tareas pendientes" o "Tareas compartidas", para agilizar la
creación de listas.
2. Tareas y Subtareas
• Tareas simples: Puedes añadir tareas de forma rápida, asignarles fechas de
vencimiento, establecer prioridades, y agregar notas o detalles adicionales.
• Subtareas: Las tareas pueden dividirse en subtareas, permitiendo un desglose más
detallado y un seguimiento más específico del trabajo.
3. Fechas de Vencimiento y Recordatorios
• Fecha de vencimiento: Cada tarea puede tener una fecha de vencimiento que te ayude
a organizar tus tiempos de forma más eficiente.
• Recordatorios: Puedes establecer recordatorios para que te avise cuando una tarea
esté próxima a su fecha límite o cuando quieras recibir una notificación de
seguimiento.
4. Lista "Mi Día"
• Mi día: Esta funcionalidad permite a los usuarios seleccionar las tareas que quieren
centrarse en el día actual. Las tareas se agregan a una lista específica llamada "Mi
día", lo que ayuda a priorizar las tareas para el día en curso.
• Refrescar diario: Cada día puedes elegir qué tareas agregar a la lista "Mi día", lo que
te permite comenzar de nuevo y mantener un enfoque claro en lo que debes lograr
hoy.
5. Prioridades
• Establecer prioridades: Puedes marcar tareas como "Importante" (con una estrella),
lo que te permite priorizar y destacar aquellas tareas que tienen mayor relevancia o
urgencia.
6. Recordatorios y Notificaciones
• Notificaciones: Microsoft To Do envía notificaciones para recordarte las tareas
pendientes o próximas a vencer.
• Notificaciones personalizadas: Puedes establecer notificaciones para tareas con
fechas específicas y horarios, lo que asegura que no se te pase ninguna.
7. Sincronización en Todos los Dispositivos
• Sincronización en la nube: Todas las tareas y listas se sincronizan automáticamente a
través de tu cuenta de Microsoft, por lo que puedes acceder a ellas desde cualquier
dispositivo que tenga la aplicación instalada (PC, dispositivos móviles, etc.).
• Aplicación web: Además de las aplicaciones para escritorio y móviles, Microsoft To
Do está disponible en la web, lo que facilita su acceso desde cualquier navegador.
8. Integración con Microsoft 365
• Outlook: Las tareas de Outlook se sincronizan con Microsoft To Do. Esto permite que
puedas ver y gestionar tus tareas de correo electrónico en To Do y viceversa.
• Microsoft Teams: Aunque To Do no es una herramienta de colaboración como
Teams, puedes utilizar la integración de Microsoft 365 para acceder a tareas y listas de
To Do directamente desde Teams.
• OneNote: También puedes integrar tareas de OneNote en To Do, lo que facilita la
organización de notas y tareas relacionadas.
9. Colaboración en Tareas Compartidas
• Listas compartidas: Puedes compartir listas de tareas con otros usuarios, lo que
permite a los equipos o grupos de trabajo colaborar en tareas comunes, ver el progreso
y añadir o actualizar elementos en tiempo real.
• Colaboración sincrónica: Al compartir una lista, todos los miembros pueden ver y
editar las tareas de manera colaborativa, lo que mejora la coordinación dentro de un
grupo.
10. Notas y Archivos Adjuntos
• Agregar notas: Cada tarea puede tener una sección de notas donde puedes escribir
detalles adicionales, instrucciones, comentarios, o cualquier otro tipo de información
relevante.
• Archivos adjuntos: Si necesitas adjuntar documentos o imágenes, puedes hacerlo
desde OneDrive, lo que facilita la centralización de información importante dentro de
tus tareas.
11. Tema Personalizado
• Opciones de personalización visual: Puedes personalizar la apariencia de la
aplicación cambiando los temas o colores de las listas, lo que facilita la organización
visual de tus tareas.
• Modo oscuro: Microsoft To Do soporta el modo oscuro, lo que mejora la experiencia
en ambientes con poca luz.
12. Integración con Cortana
• Control por voz: Si usas un dispositivo con Cortana (como un teléfono o una PC con
Windows), puedes agregar tareas y recordatorios por medio de comandos de voz, lo
que hace la experiencia más fluida y rápida.
13. Búsqueda Avanzada
• Búsqueda de tareas: Puedes buscar tareas específicas dentro de tus listas mediante
palabras clave, lo que facilita encontrar rápidamente cualquier tarea importante o
urgente.
14. Gestión de Tareas Recurrentes
• Tareas recurrentes: Puedes configurar tareas para que se repitan automáticamente a
intervalos específicos (diarios, semanales, mensuales, etc.), lo que es útil para tareas
regulares y hábitos.
Ventajas de Microsoft To Do
• Simplicidad y facilidad de uso: Es muy fácil de usar y no requiere una curva de
aprendizaje, ideal para individuos o equipos pequeños.
• Integración con el ecosistema de Microsoft 365: Si ya usas Outlook, Teams, o
OneDrive, la integración con To Do facilita la gestión de tareas en un solo lugar.
• Sincronización en la nube: Acceso a las tareas desde cualquier dispositivo, lo que
asegura que puedas gestionar tu trabajo desde diferentes entornos sin perder datos.
• Gratis: Microsoft To Do está disponible de forma gratuita para todos los usuarios de
Microsoft 365, lo que lo convierte en una herramienta accesible para todos.
Limitaciones de Microsoft To Do
• Funcionalidades limitadas para equipos grandes: Aunque es útil para individuos y
equipos pequeños, carece de algunas funcionalidades avanzadas que ofrecen
herramientas como Asana o Trello, como la gestión de proyectos complejos o
diagramas de Gantt.
• Sin gestión de proyectos complejos: No es una herramienta completa de gestión de
proyectos, por lo que equipos que manejan proyectos grandes o que necesitan un
seguimiento detallado de múltiples tareas interrelacionadas pueden encontrarla
insuficiente.
En resumen, Microsoft To Do es ideal para usuarios que buscan una herramienta sencilla,
accesible y bien integrada con el ecosistema de Microsoft 365 para gestionar tareas diarias,
recordatorios y listas. Es especialmente útil para quienes necesitan una solución ligera y fácil
de usar para organizar su trabajo personal o de equipo.
