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GESTIÓN DE COMPRAS I
SESIÓN 14
Instructor: Mg. Ing. Sotelo Cruz, Guillermo Eloy [Link]
OBJETIVO DE LA SESION DE CLASE
• Finalizada la sesión el estudiante estará en la capacidad de identificar y
entender sobre los reportes de estado de los pedidos registrados.
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REPORTES DE ESTADO
• CUMPLIMIENTO DE FECHA
• CUMPLIMIENTO DE CANTIDAD SOLICITADA
• CUMPLIMIENTO DE LA CALIDAD ACORDADA (ESPECIFICACIONES)
• CUMPLIMIENTO DE LA PRESENTACIÓN: ENVASE, EMBALAJE, PESO, VOLUMEN, MATERIAL DEL
EMBALAJE
• REGISTRO DEL ÁREA DE COMPRAS
• INFORMACIÓN E OTRAS ÁREAS PARA LA PREPARACIÓN DE INFORMES.
• FILTROS DE INFORMACIÓN (BASE DE DATOS)
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SEGUIMIENTO DE LA OC: TRACKING
El seguimiento de ordenes de compra
es el proceso de monitoreo del estado
y el movimiento de un pedido en
tiempo real. Esto ayuda a administrar
el ciclo de PO, que abarca la creación
de una orden de compra, su
aprobación y la recepción de los
bienes. Un sistema de seguimiento
también permite al personal de
adquisiciones identificar pasos
ineficientes en sus procedimientos.
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Una orden de compra suele
considerarse un contrato legal entre
una empresa y sus proveedores. Al
realizar un seguimiento eficaz de
estos contratos, las empresas
pueden asegurarse de que reciben
los bienes adecuados en la
cantidad y calidad esperadas. Esto
es importante para mantener
niveles óptimos de inventario y
reducir los residuos. Además, las
organizaciones pueden proteger su
resultado final asegurándose de que
se asocian con proveedores
confiables.
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Como se realiza el seguimiento de las ordenes de compra
Tradicionalmente Para mejorar
las estrategias de seguimiento
de las ordenes de compra
existentes, las organizaciones
deben comprender los
metodos de supervision
manual. Tradicionalmente, este
proceso implica 4 pasos.
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1. Contactar con el Departamento de Adquisiciones
Cuando un departamento identifica que su equipo necesita nuevos suministros o productos, primero debe ponerse en
contacto con su departamento de compras. Después de realizar una solicitud de bienes, el lider de compras se asegurara
de que tengan suficientes fondos en el presupuesto.
2. Equipo de Compras Crea una Orden de Compra.
Si la compania tiene suficiente capital, el equipo de compras aprobara y creara un pedido de compra dirigido al
proveedor.
3. Enviar orden de compra al proveedor
El equipo enviara por correo el documento fisico del pedido de compra al proveedor.
4. Eldepartamento contacta con el proveedor
Una vez que el proveedor reciba la orden de compra, el departamento lo llamara regularmente para el estado de
entrega.
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Por que el seguimiento manual de pedidos de compra es insuficiente
Aunque el proceso manual de seguimiento de
pedidos parece simple, se considera obsoleto y
lento para las empresas modernas. Las principales
razones por las que el seguimiento físico de las
ordenes de compra es insuficiente incluyen el
•aumento del desperdicio de papel- los papeles
físicos son caros y son insostenibles si las
empresas tienen montones de documentos que
no utilizan. Además, el papeleo es difícil de corregir
y duplicar y requerirá mas documentos para ser
creados.
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•Mas trabajo practico- el seguimiento físico requiere la
introducción manual de datos, correcciones y
procesamiento. Sin automatización, las empresas tendrían
que asignar roles específicos a los empleados para presentar
y preparar ordenes de compra.
•Trabajo que consume mucho tiempo- las organizaciones
que tienen grandes volúmenes de ordenes de compra
tendrán que dedicar mas tiempo a comunicarse con
proveedores y equipos de compras. Esto puede volverse
inmanejable, especialmente si los documentos se pierden, se
olvidan o son inexactos.
•Aumento del gasto- al realizar un seguimiento manual de
pedidos, las organizaciones necesitaran un sistema de
almacenamiento físico o archivo para conservar su papeleo.
El fraude de facturas y la supervisión de gastos también
podrían producirse si las empresas no están manejando
eficazmente sus ordenes de compra.
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Beneficios del uso de la automatización
al realizar un seguimiento de compras Para evitar las ineficiencias del procesamiento
manual de pedidos de compra, las organizaciones deben implementar la
automatización en sus practicas. La tecnología moderna ha permitido la creación de
sistemas basados en la nube que agilizan la gestión de pedidos y el proceso de
adquisición.
Por ejemplo, los propietarios de empresas pueden utilizar software de pedidos de
inventario para obtener visibilidad de sus actividades de adquisición y realizar un
seguimiento de las ordenes de compra. Estos sistemas están equipados con
inteligencia artificial y pueden conectarse a plataformas comerciales existentes con
una herramienta de integración.
El uso de la automatización proporcionara varios beneficios, como los siguientes.
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Interfaces amigables para el usuario
Las soluciones de pedidos
Automatizadas permiten a los usuarios
realizar un seguimiento fácil de sus
compras mediante una interfaz
intuitiva. Dado que estos sistemas Plantillas
están basados en la nube, el personal de pedido de compra El software de pedidos
también puede supervisar las entregas rellenara automáticamente la información clave
de los proveedores de forma remota de los pedidos de compra, como los detalles del
desde cualquier ubicación con un proveedor, los acuerdos de pago y las
dispositivo conectado a Internet. cantidades sugeridas. Esto no solo simplifica el
También proporcionara a los usuarios proceso de creación de un pedido de compra,
documentos bajo demanda, lo que les sino que también garantizara que toda la
permitirá comunicarse con los información introducida sea precisa y mejorara
proveedores y tomar decisiones en la gestión del inventario.
tiempo real.
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Optimize Vendor Management
Automation ayudara a las
empresas a garantizar que están Centralizar todos los datos transaccionales
Estas herramientas de automatización pueden
pidiendo sus productos a
compilar todos los datos de pedidos de compra,
proveedores preferidos. Por como entregas recientes, gastos y pedidos
ejemplo, los administradores históricos. Tener todas las métricas clave en una
pueden programar sus plantillas ubicación centralizada facilitara la generación
para preseleccionar y rellenar el de informes y la auditoria. También racionalizara
nombre de proveedor correcto en la gestión de la cadena de suministro, los
los pedidos de compra. procedimientos contables y las practicas de
control de inventarios.
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Hasta ahora hemos analizado el
concepto de calidad para que una
empresa confirme que está
actuando de manera adecuada
existen una serie de indicadores e
calidad que permiten fijar
objetivos concretos de calidad y
evaluar si se cumple.
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• IMPACTO DE LA GESTIÓN DE COMPRAS EN ÁREAS DE LA EMPRESA: GERENCIA GENERAL, COMERCIALIZACIÓN,
MARKETING Y VENTAS, PRODUCCIÓN, ALMACÉN, FINANZAS, CONTABILIDAD, INGENIERÍA Y DESARROLLO DE
PRODUCTOS.
Dado que la compra ha
La práctica de una correcta gestión de compras dejado de ser una
asegura que la empresa tenga los mejores actividad más para
proveedores para abastecer los mejores convertirse en un
productos y servicios, al mejor valor total. elemento estratégico de
La función de compras a menudo gasta más la organización, hoy más
dinero que cualquier otra función de la que nunca resulta
empresa, así que la gestión de compras necesario conocer las
proporciona una buena oportunidad para aristas fundamentales
reducir los costos y aumentar los márgenes de referidas a la gestión de
beneficio. compras.
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Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:
•Mantener una continuidad en los suministros teniendo en
cuenta los programas.
• Proporcionar estos suministros de acuerdo con las
normas de calidad requeridas.
• Obtener los productos necesarios al costo total más bajo
posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega
requeridos.
• Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así
como de las coyunturas o las tendencias que sean del
interés de la organización.
Para que se realice una gestión de compras efectiva es
necesaria una coordinación permanente entre los
departamentos comerciales o de operaciones y el de
compras.
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Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las
siguientes actividades :
•Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más importantes
de la función de compras , tendente a tener una calificación de los proveedores en función
de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de
partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.
•Mantenimiento de un archivo actualizado de productos , con sus características técnicas ,
códigos de identificación , suministradores , precios y condiciones de entrega y pago .
•Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en
función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
•Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
•Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos
y fechas de lanzamiento previstas.
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•Preparación de órdenes de
compras, lanzamiento de pedidos
y seguimiento de los mismos
hasta su recepción y control de la
calidad, en el caso que lo requiera.
•Solventar discrepancias en la
recepción del producto.
•Analizar variaciones en precios,
plazos de entrega y calidad
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GRACIAS
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