MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL –
Módulo General
Versión 1.0
2024
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ÍNDICE
1. INGRESO AL SISTEMA ................................................................................... 3
2. MANUAL DE AYUDA ....................................................................................... 4
3. CAMBIO DE CONTRASEÑA ........................................................................... 5
4. PANTALLA DE INICIO ..................................................................................... 6
4.1 CAMBIO DE DEPENDENCIA ..................................................................................................6
5. MENÚ HORIZONTAL ....................................................................................... 7
5.1 DOCUMENTOS ........................................................................................................................8
5.1.1 Emisión de documentos ....................................................................................................8
5.1.2 Recepción de documentos................................................................................................8
5.2.3 Emisión personal ..............................................................................................................8
5.2 CONSULTAS............................................................................................................................9
6. MENÚ RESUMEN............................................................................................. 9
2
1. INGRESO AL SISTEMA
Mediante el URL: [Link]
NOTA: SE RECOMIENDA UTILIZAR EL SISTEMA CON EL NAVEGADOR FIREFOX
Nos mostrará la siguiente pantalla donde podremos ingresar nuestro usuario y
contraseña.
Al momento de ingresar su usuario debe figurar la dependencia a la que corresponde;
de lo contrario, el usuario es incorrecto.
2. MANUAL DE AYUDA
En caso tuviese alguna duda o consulta sobre el Sistema de Trámite Documentario
puede ingresar a la opción “MANUAL DE AYUDA”, donde encontrará las guías para los
diversos procedimientos.
3
4
3. CAMBIO DE CONTRASEÑA
Para cambiar de contraseña se selecciona la opción “Cambiar de contraseña”
Aparecerá la siguiente pantalla:
Se ingresa el usuario, la contraseña actual y se elige una nueva contraseña que debe
incluir mayúsculas, minúsculas y números, con un mínimo de 8 caracteres. Finalmente
se da clic al botón “CAMBIAR”.
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4. PANTALLA DE INICIO
Al ingresar al aplicativo nos muestra un resumen de nuestros documentos y las
opciones activas para cada usuario.
4.1 CAMBIO DE DEPENDENCIA
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En caso de que el usuario pertenezca a dos o más dependencias dentro de la institución,
podrá elegir la correspondiente dándole clic donde indica la imagen. Como resultado
obtendrá la siguiente pantalla:
5. MENÚ HORIZONTAL
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5.1 DOCUMENTOS
5.1.1 Emisión de documentos
Modulo que se utiliza para elaborar documentos administrativos pertenecientes a su
dependencia. Estos llevarán la firma digital del funcionario a cargo. También servirá
para realizar consultas, búsquedas y seguimiento de documentos creados y emitidos.
5.1.2 Recepción de documentos
Modulo donde se encuentran los documentos que han sido enviados desde otras
dependencias. Aquí se realiza la recepción de los documentos, consultas, búsquedas
y seguimiento.
5.2.3 Emisión personal
Este módulo permite emitir documentos personales, los cuales deberán llevar la firma
del propio usuario. Además se pueden realizar consultas, búsquedas y seguimiento.
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5.2 CONSULTAS
Nos permite realizar seguimiento y reporte de emisión y recepción de documentos, los
cuales pueden ser exportados a PDF y Excel.
6. MENÚ RESUMEN
Este módulo nos muestra el resumen de documentos que tenemos.
Actualizar
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Tener en cuenta de que se debe de actualizar para visualizar los cambios.
a) PARA DESPACHO: Aquí se encuentran los documentos que están listos para la
firma y emisión.
b) EN PROYECTO: Se encuentran los documentos que aún no han sido culminados y
que aún pueden ser modificados.
c) NO LEÍDOS: Se encuentran los documentos que no han sido recepcionados. Esta
opción muestra la misma pantalla que la opción de “Recepción de documentos”.
d) URGENTES / MUY URGENTES: Estos documentos están incluidos en la bandeja
de “No Leídos”, pero cuentan con una prioridad de atención otorgada por el emisor
del documento.
e) PENDIENTE/ PENDIENTE URGENTE / PARA SEGUIMIENTO: Estos son los
documentos que una vez recepcionados reciben estas etiquetas otorgadas por el
propio usuario para un mayor seguimiento.
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MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Módulo Emisión de Documentos
Versión 1.0
2024
1
ÍNDICE
1. EMISIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 3
1.1. CREAR NUEVO DOCUMENTO .............................................................................................. 3
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1. EMISIÓN DE DOCUMENTOS
Esta opción sirve para generar los diversos documentos a utilizar por la dependencia
correspondiente.
Al ingresar al módulo nos muestra una lista de documentos por defecto en estado
“EN PROYECTO”.
1.1 CREAR NUEVO DOCUMENTO
Darle Clic al botón “NUEVO”, el cual mostrara el siguiente menú de ingreso.
Graba cambios
Número de Emisión
Tipo de Documento
Días de Atención Referencias del documento
Destinatario
3
Se procede a seleccionar el tipo de documento a elaborar, colocamos el asunto y
días de atención correspondiente, y por último el o los destinarios, adicional a ello
podemos insertar alguna referencia documentaria.
Posterior a ello procedemos a “GRABAR” lo cual generara un Número de Emisión.
Luego debemos interactuar con la Barra de Procedimientos:
Luego de haber grabado se debe dar Clic a “GENERAR DOCUMENTO”, lo cual te
desplegara el documento en Microsoft Word donde podrás redactar el contenido de
tu proyecto.
Graba como
archivo .docx Genera archivo
PDF
4
Al terminar con la redacción del documento debemos grabar como Documento Word
(.docx) y generar un documento PDF, el cual debe ser cargado dandole Click a la
opción “CARGAR DOCUMENTO”.
Se debe GRABAR para asegurar la Carga del Documento.
5
Para adjuntar anexos se debe dar click a la opción “CARGAR ANEXOS”, que te
permitirá subir cualquier tipo de archivo que tenga como peso un maximo de 9MB.
Para cargar un anexo se da clic a la opción “CARGAR ANEXOS” y se busca en la
ubicación correspondiente el archivo a cargar. Este Anexo toma como Descripción
el mismo nombre del archivo, lo cual se puede modificar. Para que se proceda a
hacer el cambio se debe Guardar.
6
Como último paso se debe cambiar el estado del Documento de “EN PROYECTO”
a “PARA DESPACHO”.
➢ EN PROYECTO: Son los documentos que aún no están terminados, son
modificables.
➢ PARA DESPACHO: Son los documentos que están preparados para la
firma digital del Jefe correspondiente.
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Estados del
Documento
Estado cambiado
8
Al realizar los procedimientos establecidos, aparecerá de forma automática en
la bandeja del jefe, listo para firmarlo.
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MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- Módulo Recepción de Documentos
Versión 1.0
2024
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Índice
1. RECEPCION DE DOCUMENTOS .................................................................................................... 3
1.1 RECIBIR DOCUMENTOS ....................................................................................................... 3
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1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
1.1 RECIBIR DOCUMENTOS
Esta opción nos permite visualizar los documentos que han sido enviados al usuario.
Cabe mencionar que esta opción muestra el mismo contenido que la opción “NO
LEIDOS” del Menú de Resumen.
3
Seleccionamos el documento que se desea recibir, el cual de forma automática se
resalta de color amarillo.
Barra de Procedimientos
Accesos Directos
Para interactuar con el documento tenemos la posibilidad de usar la Barra de
Procedimientos o los Accesos Directos.
➢ Accesos Directos:
-Editar ( ): Muestra los datos del documento para ver o modificar.
-Ver Documento ( ): Muestra el documento en PDF.
-Ver Anexos ( ): Muestra los anexos adjuntos al documento.
El siguiente paso es ubicarnos en la Barra de Procedimientos en donde
presionamos la opción “Editar” o en el icono de acceso rapido de Edición ( ).
Esta opción de acceso rapido tendra un color especial según el grado de prioridad
que le haya dado el emisor.
➢ Verde: Prioridad Normal.
➢ Amarillo: Prioridad Urgente.
➢ Rojo: Prioridad Muy Urgente.
4
Procedemos a verificar la información y dar la conformidad de la recepción
dandole click a la opción de “Recibir” de la Barra de Procedimientos.
5
Al presionar el botón “RECIBIR” nos muestra un mensaje de confirmación de
“Recibir Documento”, si estamos conformes presionamos “Si”.
La confirmación de la recepción crea un Número de Recepción correlativo por
dependencia. Además, el estado del documento cambia de “NO LEIDO” a
“RECIBIDO”.
6
Al realizar todos los procedimientos el documento ya se encuentra en nuestro poder.
Número de
Recepción
Estado del
Documento
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MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- Módulo Documentos Administrativos o Personal
Versión 1.0
2024
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ÍNDICE
1. ATENDER / DERIVAR DOCUMENTOS ........................................................................................... 3
2. ATENDER/DERIVAR COMO DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ................................5
3. ATENDER/DERIVAR COMO DOCUMENTO PERSONAL................................................................. 7
2
1. ATENDER / DERIVAR DOCUMENTOS
Fecha de Atención y
Archivamiento
Para darle atención al documento, primero recepcionamos el documento, luego
colocamos la fecha de atención.
En caso contrario la segunda opción sería Atender y/o Archivar el documento la
cual se realiza colocando la “Fecha de Atención” y/o la “Fecha de Archivamiento”,
luego se debe “GRABAR” para cambiar el Estado del Documento.
3
1) 2)
Estado del Documento Estado del Documento
3)
Estado del Documento
1) Solo ATENDIDO: Se atendio pero aun no se desea archivar el documento.
2) Solo ARCHIVADO: En el caso que el documento sea informativo.
3) ATENDIDO Y ARCHIVADO: Se atendio y archivo (entre ambos estados
predomina la fecha de archivamiento).
4
Además de ello se pueden colocar observaciones en los datos de Recepción del
documento y ante cualquier cambio se debe “Grabar” dándole clic al botón de la
Barra de Procedimientos.
2. ATENDER/DERIVAR COMO DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
Al darle clic a la Opción “Atender/Derivar” nos genera por defecto un documento
administrativo el cual se identifica por las siglas de la dependencia en el campo
Número. Este nuevo documento toma como Referencia automática el documento
previamente recibido como se aprecia en la siguiente pantalla:
Selección de tipo de
Documento
Documento
Previamente Recibido
Siglas de la Dependencia
Agregar Destinatario
5
Se procede a registrar los datos del documento:
✓ Seleccionar tipo de documento a elaborar
✓ Indicar los destinatarios del documento
✓ Modificar Asunto
Por último se Graba lo cual genera un número correlativo de Emisión Administrativa
que corresponde al área a la que pertenece el Usuario. Los pasos siguientes son
similares a los descritos en como Emitir Documentos Nuevos. Al ser un documento
Administrativo requiere la firma del Jefe encargado del Área para que pueda ser
Emitido.
Número de Emisión
generado al Grabar
Número de Emisión
generado al Grabar
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3. ATENDER/DERIVAR COMO DOCUMENTO PERSONAL
Al darle clic a la Pestaña “Atender/Derivar” y luego a la opción “Documento Personal”
nos genera un documento personal el cual se identifica por las siglas de la
dependencia y las iniciales del Usuario en el campo Número. Este nuevo documento
toma como Referencia automática el documento previamente recibido al igual que
la opción de “Documento Administrativo”:
Selección de tipo de
Documento
Documento
Previamente Recibido
Siglas de la Dependencia
e iniciales del Usuario
Destinatario
Destinatario
Se procede a registrar los datos del documento:
✓ Seleccionar tipo de documento a elaborar
✓ Colocar como Destinatario al Jefe del Área
✓ Modificar Asunto
Por último se Graba lo cual genera un número correlativo de Emisión Personal. Los
pasos siguientes son similares a los descritos en como Emitir Documentos Nuevos.
Al ser un documento Personal requiere la firma del Usuario para su Emisión.
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MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Módulo Emisión de Documentos Personales
Versión 1.0
2024
1
ÍNDICE
1. EMISION DE DOCUMENTOS PERSONALES .................................................................................. 3
1.1. CREACIÓN DE DOCUMENTO PERSONAL ............................................................................. 4
2
1. EMISION DE DOCUMENTOS PERSONALES
Esta opción nos permite emitir documentos personales, tales como solicitudes; los
cuales son dirigidos a un Jefe a cargo de una dependencia. De la misma forma, los
documentos deben contar con la firma del usuario emisor, con la finalidad de que el
Jefe pueda visualizarlos en su bandeja.
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1.1. CREACIÓN DE DOCUMENTO PERSONAL
Para crear un nuevo documento personal debemos presionar la opción “NUEVO”
Se procede a registrar los campos correspondientes
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Al Presionar el botón “GRABAR” se generará un Número de Emisión
Número de Emisión generado al
Grabar
Selección de tipo de
Documento
Siglas de la Dependencia
e iniciales del Usuario
Destinatario
5
Posterior a la generación y carga del Documento se procede a firmar digitalmente,
para terminar con la Emisión del mismo.
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MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Módulo Firma de Documentos
2024
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ÍNDICE
1. FIRMAR DOCUMENTOS ............................................................................................................... 3
2
1. FIRMAR DOCUMENTOS
Los Documentos que se encuentran con el estado “PARA DESPACHO” son
aquellos que están listos para ser firmados digitalmente.
Para poder ubicarlo se puede acceder desde el menú resumen, en el botón “PARA
DESPACHO”.
Al ingresar nos muestra todos los documentos que requieren ser firmados. Para lo
cual se debe seleccionar el documento (al hacer clic se seleccionar de forma
automática) y proceder a darle clic al botón “EDITAR”.
3
Proceder a Firmar
Documento
Como resultado nos mostrara la información del documento, donde se encuentra
habilitada la opción de “FIRMAR DOCUMENTO”.
4
En esta opción antes de realizar la firma se pueden realizar correcciones en el
documento, tales como tipo de En caso se hayan realizado modificaciones se tiene
que Grabar y/o Cargar el Documento para que se reflejen los cambios.
Al presionar el botón “FIRMAR DOCUMENTO”, se abre el software de firma digital
el cual nos permite firmar el documento.
Se debe colocar el cursor del mouse sobre la opción “FIRMAR” para desplegar el
menú donde se procede a dar clic a la opción “FIRMA TITULAR”.
5
Seleccionamos al titular de la firma y se presiona el Botón de confirmación.
6
Automáticamente se genera una nueva ventana en donde el usuario debe colocar
su contraseña del certificado personal.
7
Sello que representa la Firma
Digital encriptada
Como resultado tenemos el documento firmado digitalmente.
8
Cerramos el software de firma digital y procedemos a Emitir el documento, dándole
clic a la opción “EMITIR DOCUMENTO” (resaltada en verde).
Emisión de
Documento
Como resultado el estado del documento cambia a “EMITIDO”. En este estado no
se pueden realizar modificaciones y/o correcciones porque el documento ya se
encuentra en las bandejas de los destinatarios. Si desea realizar algún cambio se
debe cambiar el estado a “EN PROYECTO” pero para ello los destinatarios no deben
haber “RECIBIDO” el documento.
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Documento
EMITIDO
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MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Módulo de Consultas
Versión 1.0
2024
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ÍNDICE
1. MODULO DE CONSULTAS ........................................................................................3
1.1 Documentos Emitidos ...........................................................................................3
1.2 Documentos Recibidos .........................................................................................4
1.3 Documentos Personales .......................................................................................5
1.4 Seguimiento de Emitidos ......................................................................................5
1.5 Seguimiento de Recibidos ....................................................................................6
2
1. MODULO DE CONSULTAS
Estas consultas solo nos permitirán visualizar nuestros documentos y exportarlos en
PDF o Excel; para esto nos colocamos con el mouse en la ventana consultas y
automáticamente se despliega la lista de opciones a consultar.
1.1 Documentos Emitidos
Son todos los documentos elaborados administrativamente.
Nos permite ver el detalle de nuestro registro emitido, documentos, anexos y poder
exportar en PDF o Excel.
3
1.2 Documentos Recibidos
Son todos los documentos que recibimos como dependencia de las diferentes unidades
orgánicas.
4
Nos permite ver el detalle de nuestros registros recibidos, documentos, anexos y poder
exportar PDF y Excel para realizar reportes.
5
1.3 Documentos Personales
Son todos los documentos elaborados de forma personal por el usuario. Al igual que en
los otros procesos esta opción te permite exportar la información como PDF o Excel.
1.4 Seguimiento de Emitidos
Se visualiza las fechas de vencimiento y atención de los documentos emitidos por
nuestra dependencia. Puede utilizarse una búsqueda avanzada configurando los filtros
por tipo de documentos, fechas, estados y vencimiento.
6
1.5 Seguimiento de Recibidos
Se visualiza las fechas de vencimiento y atención de los documentos recibidos por
nuestra dependencia. Puede utilizarse una búsqueda avanzada configurando los filtros
por tipo de documentos, fechas, estados y vencimiento.
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MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL - Módulo Mesa de Partes
Versión 1.0
2024
1
ÍNDICE
1. MESA DE PARTES ..........................................................................................................................3
1.1 REGISTRO DE DOCUMENTOS ................................................................................................3
1.2 CARGO DE ENTREGA .............................................................................................................6
2
1. MESA DE PARTES
En este módulo se ingresan los documentos externos enviados al CNM por ciudadanos,
personas jurídicas u otras instituciones, para luego ser derivados a las dependencias
correspondientes.
1.1 REGISTRO DE DOCUMENTOS
Para ingresar un nuevo documento se selecciona la opción “REGISTRO DE
DOCUMENTOS”, a continuación “NUEVO” y aparecerá la siguiente pantalla:
3
1. Se deberán registrar los campos correspondientes:
a. Remitente: Nombre y N° de DNI, RUC u otros.
b. Datos del documento: Tipo de documento (oficio, solicitud, carta, etc.), número
de documento, número de folios y asunto.
c. Destinatario: En el área resaltada se deberá ingresar el nombre de la
dependencia a la que se dirige el documento y aparecerá de manera automática
el personal autorizado para la recepción del mismo. Se podrán añadir
indicaciones y seleccionar la prioridad de atención (normal, urgente y muy
urgente). Asimismo, se pueden seleccionar varios destinatarios si fuese el caso.
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2. Presionamos la opción “GRABAR” del menú de procedimientos.
3. Se selecciona el documento previamente digitalizado en formato PDF.
4. Se deberán cargar anexos si es que los hubiera.
5. Se podrá anular el documento antes de que se encuentre en el estado “REGISTRADO”.
6. Una vez listo y grabado el documento se procederá a registrarlo. El estado “EN
REGISTRO” cambiará a “REGISTRADO”, lo que indica que el documento ha sido
emitido.
2. Grabar 4. Cargar anexos
cambios
6. Registrar el
documento
5. Anular el
3. Cargar el
documento
documento
5
7. Una vez registrado el documento se generará el número de expediente correlativo.
8. Cuando el documento esté en estado “REGISTRADO” y se detecte un error solo podrá
ser modificado por el Jefe de Mesa de Partes.
1.2 CARGO DE ENTREGA
Este módulo se utiliza para llevar un control de los documentos generados desde el
área.
6
1. Se selecciona “Cargo de Entrega” en la opción “Mesa de partes” del menú horizontal
y aparecerá la siguiente pantalla:
2. En el menú de procedimiento se da click a “NUEVO” y se mostrara la siguiente
pantalla:
3. Para poder generar el cargo solo se podrán seleccionar documentos de la misma
dependencia. Asimismo, se podrán filtrar por tipo de documentos y rangos de fecha.
4. Se seleccionan los documentos de los que se va a generar el cargo y se presiona el
botón “GENERAR CARGO” en el menú de procedimientos.
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4. Generar cargo
5. Una vez generado el cargo aparecerá la siguiente pantalla donde se indica el estado
de “GENERADO”. A continuación se procede a grabar el cargo para luego imprimir.
5. Imprimir
cargo
8
6. Para anular los generados se debe acceder nuevamente a la pantalla de
inicio de “CARGOS DE ENTREGA”, seleccionar el cargo y presionar el botón
6. Editar
cargo
“EDITAR”
7. Aparecerá la siguiente pantalla donde se podrá seleccionar la opción “ANULAR
7. Anular
cargo
