COI

ASPEL-COI Windows 4.0 es un sistema diseñado para capturar, procesar y mantener

actualizada la información contable y fiscal de su empresa en forma segura y confiable;
además, le permite calcular la depreciación y reevaluación de activos fijos, así como
obtener reportes y gráficas de alto nivel, pudiendo interactuar con los demás sistemas de
la línea ASPEL para lograr una administración automatizada.
Además, ASPEL-COI facilita el control los activos fijos de su negocio, calcula la
depreciación contable y fiscal a partir de los valores actualizados de los activos. Permite la
generación de los reportes financieros más importantes: Balanza de comprobación, Diario
general, Libro mayor, Auxiliares, Balanza anual, Balance General y Estado de resultados.
Proporciona todo tipo de facilidades para el completo aprovechamiento de la información
que en él se genera en otras aplicaciones, como hojas de cálculo, evitando así la doble
captura y facilitando la elaboración de declaraciones fiscales de la empresa.
Cuenta con siete catálogos principales: Cuentas, Rangos de cuentas, Departamentos,
Pólizas, Activos, Monedas y Tipos de activo por empresa. Ofrece cuatro catálogos de
cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros más comunes en México, pudiendo
diseñar su propio catálogo de cuentas.
La afectación de las pólizas a los saldos de las cuentas de detalle y las correspondientes,
se realiza de forma inmediata. Proporcionando así, información confiable en cualquier
momento.
El manejo de cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de costos) para
que las afectaciones a través de las pólizas se asignen a los departamentos que las
originaron.
Permite generar infinidad de reportes de depreciación, entre los que destacan:
Depreciación contable, Depreciación con valores actualizados anuales (deducción fiscal
sobre el título II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), 2% a los activos fijos, deducción y
proyección de depreciación.
¿CÓMO EMPEZAR A TRABAJAR CON COI?
Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa COIWIN.EXE ya sea a través del
Explorador de Windows, Mi PC, Inicio–Ejecutar, del icono en el grupo de programas donde
se haya instalado, o bien con el icono del Escritorio.
Podemos entender como Empresa a la entidad financiera de la cual se van a capturar sus
movimientos contables. El sistema en su modalidad básica de licenciamiento tiene la
posibilidad de dar de alta (registrar) hasta 4 Empresas (si se requieren más Empresas y/o
usuarios, se podrán adquirir las licencias y paquetes correspondientes).
Cada Empresa maneja los archivos de datos de manera independiente, ya que la
estructura de los archivos que se crean permite identificar la empresa a la que pertenecen,
es decir, la extensión de los archivos de datos indica el No. De Empresa, por ejemplo:
En la Base de Datos se tiene el archivo ‘CATC1203.D01’, donde:
 CATC Indica que es el Catálogo de Cuentas.
 1203 indica que pertenece al Periodo Diciembre del 2003.
 D Indica que se trata del archivo de Datos.
 01 indica que corresponde a la Empresa No. 1
El sistema presenta la ventana de Abrir Empresa, en ella aparece el nombre o razón social
de la Empresa número uno, en caso de que no se haya personalizado el nombre por
omisión es: “Empresa Inválida, S.A. de C.V.”
En la ventana aparecen tres botones gráficos, los cuales facilitan la personalización y
configuración de las empresas:
 Crear empresa: Esta función permite dar de Alta una nueva empresa, mostrando el
Asistente para guiar al usuario en su configuración.
 Registrar Clave de alta: Esta función permite definir la Razón Social de la Empresa.
 Agregar número de Serie: Esta opción es útil, cuando se compran Licencias de
usuarios adicionales, ya que permite registrar los Números de serie
correspondientes a dichas licencias, para incrementar el número de usuarios que
acceden simultáneamente al sistema.
Para ingresar al sistema es necesario elegir la Empresa en que se desea trabajar, una vez
seleccionada, se deberá indicar la Clave de Acceso (por omisión la clave es F8, ASPEL1 o
ENTER), una vez indicada dicha información, se debe “Aceptar” la ventana.
Posteriormente, se debe definir el directorio de trabajo, así como el mes contable:
Aquí podemos determinar 2 casos:
 Cuando se selecciona un directorio donde no existen datos.
En el caso de poner un directorio donde no existen datos del periodo especificado y en
caso de no haber hecho ninguna traducción, el sistema indica con un mensaje que los
archivos necesarios no se encuentran y se deberá crear la Base de Datos para dicho
periodo.
Podemos entender como Empresa a la entidad financiera de la cual se van a capturar sus
movimientos contables. El sistema en su modalidad básica de licenciamiento tiene la
posibilidad de dar de alta (registrar) hasta 4 Empresas (si se requieren más Empresas y/o
usuarios, se podrán adquirir las licencias y paquetes correspondientes).
Cada Empresa maneja los archivos de datos de manera independiente, ya que la
estructura de los archivos que se crean permite identificar la empresa a la que pertenecen,
es decir, la extensión de los archivos de datos indica el No. De Empresa, por ejemplo:
En la Base de Datos se tiene el archivo ‘CATC1203.D01’, donde:
 CATC Indica que es el Catálogo de Cuentas.
 1203 indica que pertenece al Periodo Diciembre del 2003.
 D Indica que se trata del archivo de Datos.
 01 indica que corresponde a la Empresa No. 1
El sistema presenta la ventana de Abrir Empresa, en ella aparece el nombre o razón social
de la Empresa número uno, en caso de que no se haya personalizado el nombre por
omisión es: “Empresa Inválida, S.A. de C.V.”
En la ventana aparecen tres botones gráficos, los cuales facilitan la personalización y
configuración de las empresas:
 Crear empresa: Esta función permite dar de Alta una nueva empresa, mostrando el
Asistente para guiar al usuario en su configuración.
 Registrar Clave de alta: Esta función permite definir la Razón Social de la Empresa.
 Agregar número de Serie: Esta opción es útil, cuando se compran Licencias de
usuarios adicionales, ya que permite registrar los Números de serie
correspondientes a dichas licencias, para incrementar el número de usuarios que
acceden simultáneamente al sistema.
Para ingresar al sistema es necesario elegir la Empresa en que se desea trabajar, una vez
seleccionada, se deberá indicar la Clave de Acceso (por omisión la clave es F8, ASPEL1 o
ENTER), una vez indicada dicha información, se debe “Aceptar” la ventana.
Posteriormente, se debe definir el directorio de trabajo, así como el mes contable:
Aquí podemos determinar 2 casos:
 Cuando se selecciona un directorio donde no existen datos.
En el caso de poner un directorio donde no existen datos del periodo especificado y en
caso de no haber hecho ninguna traducción, el sistema indica con un mensaje que los
archivos necesarios no se encuentran y se deberá crear la Base de Datos para dicho
periodo.
Al contestar afirmativamente, el sistema abre la ventana de ‘Control de archivos’:
Para la creación de la Base de Datos utilizamos la opción ‘Instala auto.’, la cual genera los
archivos de datos necesarios para poder capturar la información y empezar a trabajar.
Si no está seguro que sea el directorio correcto, o el periodo en el cual se deba empezar a
trabajar, entonces deberá:
 Oprimir el botón ‘No’, (el sistema enviará un mensaje indicando que use el Control
de Archivos para instalar su Base de Datos).
 Verificar si el Directorio es el correcto, así como el Periodo en los cuales va a iniciar
operaciones.
 Indicar el Directorio y Periodo correctos.
Nota: La instalación de la Base de Datos se hace sólo en el primer periodo, la creación de
los siguientes se debe hacer en el menú Procesos.
 Cuando se selecciona un directorio el cual sí contenga información capturada del
periodo correspondiente.
Si se elige un directorio que sí contenga información (por ejemplo, el directorio llamado
‘Ejemplos’ que se instala automáticamente), en el campo de Periodo aparecerán los
periodos creados en ese directorio, por lo que se podrá escoger en cual se van a capturar
movimientos. Al iniciar COI se presenta una pantalla con el logotipo del mismo, al centro
del sistema. A esta ventana se le conoce como Ventana Principal.
CERRAR / ABRIR EMPRESA
La opción “Cerrar Empresa “permite terminar el trabajo con la empresa activa, pero no se
cierra el sistema; es decir, podremos terminar de trabajar con los datos de esa empresa y
cambiarnos a otra para seguir trabajando sin necesidad de cerrar el sistema y volver a
entrar.
En el caso en que se desee trabajar con otra empresa se tendrá que elegir la opción “Abrir
Empresa” para seleccionar la empresa en que se va a seguir trabajando.
CAMBIO DE PERIODO
Esta opción nos permite cambiarnos entre los diferentes periodos contables creados en la
empresa. Es importante recalcar la importancia que tiene el directorio de trabajo, ya que
como se mencionó anteriormente, si no se especifica correctamente, el sistema enviará el
mensaje que indica que no existe la Base de Datos del periodo.
SALIR
El comando salir permite terminar definitivamente la sesión del sistema.
TECLAS DE ACCESO RÁPIDO
Todas las opciones del sistema podrán ser ejecutadas al oprimir un conjunto de teclas sin
tener que utilizar el mouse, proporcionando así una mayor velocidad en el manejo del
sistema, ya que al utilizar el teclado se realiza un menor esfuerzo.

Cada función del Menú tiene subrayada una letra, la cual indica la tecla a presionar para
activar dicha opción.
Por Ejemplo: Al Presionar las teclas ALT + A y después la letra ‘t’, se observará que se
abre el Catálogo de Cuentas.
Hay otras teclas que son de gran utilidad como las que sirven para:
 Abrir Ventanas de Captura: Alt + Insert
 Cerrar Ventanas de Captura: Escape
 Cerrar un catálogo: Control + F4
 Cerrar el Sistema: Alt + F4
 Despliegue de Catálogos de ayuda: F2 o clic en ?
CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA
Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de
empezar a trabajar:
1. Creación de archivos de datos.
2. Definición de Parámetros.
3. Definición de Perfiles del usuario.
Este proceso se describe a lo largo en la sección 2.1 como empezar a trabajar con COI y
2.2 Ingreso al sistema empezando por la creación de los archivos de datos, la cual
consiste en generar la Base de Datos donde se almacenará la información que se capture.
Una vez que fueron creados los archivos de datos, se tienen que definir los Parámetros del
Sistema y posteriormente los Perfiles de usuarios.
PARÁMETROS DEL SISTEMA
Ruta: Configuración /Parámetros del sistema
Los parámetros del sistema son las modalidades de configuración con las que trabaja el
programa, las cuales se pueden modificar para una operación más adecuada a las
necesidades de trabajo. Estos parámetros afectan directamente al funcionamiento del
programa y a los catálogos de Cuentas, Pólizas, Activos, así como el manejo de
Multimoneda.
CUENTAS
Ruta: Configuración /Parámetros del sistema/ Cuentas
Dentro de esta ventana, es posible definir:
 Dígitos por nivel. Es la forma de estructurar el catálogo de cuentas y organizar de
forma jerárquica las cuentas contables que se usarán. Es posible definir hasta 9
niveles y hasta 20 dígitos; por ejemplo, el Catálogo Estándar de cuentas maneja
tres niveles utilizando 4 dígitos para el primer nivel, 3 para el segundo y 3 para el
tercero. Por lo tanto, la cuenta de mayor de Caja tiene dicha distribución con el
siguiente número 1110-000-000.
 Cuentas con guion. La función de este parámetro es separar las cuentas contables
por nivel añadiendo un guion, si no se desea este manejo, entonces las cuentas
aparecen sin separación y en la captura de pólizas se debe capturar la cuenta como
se registró en el Catálogo de cuentas.
 Captura de saldo inicial. Permite capturar un saldo a la cuenta al momento de darla
de alta en el catálogo, con el cual iniciará el periodo de trabajo; en este caso es
recomendable capturar el saldo inicial mediante una póliza de apertura para tener el
soporte contable, sin embargo, también se puede hacer directamente en la cuenta,
sólo que será necesario capturar el saldo en la cuenta de detalle y el total de
movimientos en la cuenta acumulativa o de mayor, con el fin de evitar descuadres
en la balanza de comprobación.
 Alta en traspasos. Al momento de realizar un traspaso de saldos, el sistema dará de
alta automáticamente las cuentas que no existan, es decir que no hayan sido
capturadas o dadas de alta en los periodos posteriores.
 Manejo de departamentos. Permite usar el catálogo de departamentos para
clasificar alguna o todas las cuentas por centros de costos, es decir, conocer el
detalle de los ingresos o egresos por el área que los generó.
 Directorio de trabajo. Se debe especificar el directorio de trabajo donde se guardan
los datos, el sistema instala automáticamente los formatos de impresión, las hojas
financieras y fiscales en el directorio Datos (archivos *.fto, *.xls), por lo que se
recomienda guardar la información ahí mismo. En caso de trabajar en red, se debe
establecer la ruta en las estaciones de trabajo con la unidad asignada al servidor. Si
se requiere que los usuarios no cambien esta ruta, se debe crear un perfil para que
no accedan a esta opción.
PÓLIZAS
Ruta: Configuración /Parámetros del sistema / Pólizas
Dentro de esta ventana, es posible definir:
 Tipos de póliza. Permite clasificar los movimientos contables de la empresa, por
tipos de pólizas, por ejemplo, si se reciben depósitos de clientes es posible definir
un tipo de Póliza como “Cb”, que hace referencia a la cobranza. Se pueden definir
hasta 12 clasificaciones distintas para las pólizas, el sistema muestra las más
comunes: Dr (de Diario), Ig (de Ingresos) y Eg (de Egresos).
 Número secuencial. Al dar de alta una póliza, automáticamente se le asignará un
número consecutivo y en la captura de las pólizas este campo no podrá
modificarse; de lo contrario estará disponible para capturar el folio.
 Folio único. Al dar de alta una nueva póliza, el sistema asignará un número
consecutivo a la póliza sin importar el tipo de póliza al que pertenezca; o el folio de
pólizas se puede controlar por tipo de póliza, por ejemplo: si la última póliza de
Diario capturada es la 5 y la de Ingresos es la 10, la siguiente póliza tendría el
número de acuerdo al tipo, si es de diario tendrá el 6 y si es de ingresos el 11.
 Sin decimales. En los campos numéricos, el sistema permite la captura de cifras
con hasta 5 decimales, y en las consultas las cantidades se redondean a 2
decimales. Al activar este parámetro, el sistema no aceptará cifras con decimales
en la captura de saldos o de pólizas, aunque el usuario trate poner punto para la
separación de las cifras, el sistema no lo aceptará.
 Mes de ajuste (13). Se puede crear un mes “13”, en el cual se requieran hacer
pólizas de ajuste o registrar la póliza de cierre del ejercicio, sin que se mezcle con la
información del último mes capturado; al activar este parámetro se indica al sistema
que después de diciembre o mes de cierre, cree un mes llamado Ajt, en lugar de
crear enero o el siguiente, como ocurriría cuando el parámetro esté inactivo.
 Auxiliares por fecha. Al consultar e imprimir auxiliares mensuales y anuales, los
movimientos registrados en las pólizas se ordenarán por fecha; o de lo contrario por
el tipo y número de póliza.
 Contabilizar en línea. Al activar este parámetro, cuando se graban las pólizas se
actualizan automáticamente los saldos de las cuentas que se están utilizando, es
decir, el sistema afectará inmediatamente sus saldos; en caso contrario, no se
afectarán sino hasta el momento de ejecutar el proceso de Contabilización.
 Alta de cuentas en pólizas. Al activar este parámetro, estando en la captura de
pólizas, el sistema permitirá dar de alta cuentas que aún no han sido registradas en
el catálogo de cuentas; es importante mencionar que sólo se podrán agregar
cuentas de detalle.
 Cuadrar Pólizas automáticamente. Con este parámetro y la Cuenta de cuadre
definida, se podrá “cuadrar” una Póliza automáticamente desde su captura, aún
cuando no se hayan terminado de registrar todas sus partidas. El sistema le asigna
el status de “Pendiente” y en la consulta respectiva aparecerá en color rojo,
facilitando así su identificación para que posteriormente sea completada o
modificada.
  Cuenta de Cuadre. Aquí se especifica la Cuenta que le servirá al Sistema para
cuadrar las Pólizas, dicha Cuenta debe ser de Detalle. Esto es, si se indica al
sistema que se va a usar cuenta de “cuadre”, al realizar el proceso en el alta de
pólizas, el sistema generará un asiento contable para la cuenta que se indique.
 Mes de cierre fiscal. Permite indicar el mes en el que se efectuará el cierre fiscal de
la empresa, por lo regular es el mes de diciembre. Este parámetro está relacionado
con la operación del mes de ajuste, en cuyo caso si se trabaja con él y el mes de
cierre fiscal corresponde a diciembre, entonces el mes 13 se ubicará entre
diciembre y enero.
ACTIVOS
Ruta: Archivos /Parámetros del sistema / Activos
Cuando se dan de alta activos, el sistema sugiere la póliza correspondiente a la compra de
los mismos; para que esta póliza sea muy apegada a la operación del usuario, el sistema
permite definir:
 Cuenta Banco. Se coloca la cuenta contable que el sistema sugerirá en la partida
correspondiente a Bancos, o la cuenta de la cual se obtengan los fondos al adquirir
el activo.
 Cuenta I.V.A. Se coloca la cuenta contable que el sistema sugerirá en la partida
correspondiente al impuesto o IVA, con un monto igual al 15% sobre el valor del
activo.
MULTIMONEDA
Ruta: Configuración /Parámetros del sistema / Multimoneda
Dentro de esta ventana, es posible definir:
 Trabajar con monedas extranjeras. Al activar este parámetro, se indica al sistema
que se trabajará con varias monedas y se activarán los campos correspondientes a
dicho manejo.
 Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa. Es posible indicar que al acceder al
sistema, se presente el catálogo de monedas para actualizar el tipo de cambio.
 Proponer tipo de cambio al capturar pólizas. Con esta opción el sistema sugerirá en
la captura de pólizas el último tipo de cambio de acuerdo al Histórico, registrado en
el Catálogo de monedas.
DATOS DE LAS EMPRESAS
Ruta: Configuración/ Datos de la empresa
La función de esta opción es registrar en el sistema los datos fundamentales de cada una
de sus empresas como es la Razón Social, que aparecerá en los reportes y documentos
que se impriman, así como al momento de acceder al programa y en la barra de título.
ALTA DE EMPRESA Y CAMBIOS
Ruta: Configuración /Datos de la empresa /Alta o cambios
Al instalar cualquier Sistema de la línea Aspel, aparece “Empresa Inválida, S.A. de C.V.”
como Razón Social de la Empresa 1, por lo que se deberá(n) solicitar la(s) Clave(s) de Alta
al departamento ‘Atención al Cliente’ de ASPEL; se puede(n) requerir vía internet o vía
telefónica con previa identificación de la persona que la(s) pide. Una vez que se tenga(n),
con el botón “Cambios” se registra la Empresa 1 y con el botón “Altas” se registran de la
Empresa 2 en adelante.
La Clave de Acceso Maestra que se instala por default en todos los Sistemas Aspel es la
tecla de Función ‘F8’ ó el texto “Aspel1”, pero al estar dando de Alta a la Empresa se
puede configurar la que mejor le convenga, siendo ésta de 6 caracteres alfanuméricos.
Recuerde tenerla presente o en un lugar seguro.
Una vez que se da(n) de Alta la(s) Empresa(s) y se ingresa al directorio de trabajo, al
hacer la creación de la Base de Datos se generan los archivos de datos con la extensión
correspondiente al número de empresa, por ejemplo, para la empresa 2 la extensión de los
archivos de datos es *.D02
Hay que recordar que por cada Empresa que se da de alta, se deberá crear su Base de
Datos correspondiente, determinar sus parámetros de configuración y el Directorio donde
se guardarán sus datos, pudiendo ser el mismo para todas, o bien uno por cada empresa;
así como establecer sus perfiles de usuarios.
Al comprar alguno de los sistemas de la línea ASPEL, se adquiere el derecho de utilizar el
programa para manejar la información de varias empresas del mismo grupo empresarial
en una computadora (versión monousuario), o en varios equipos en red (agregando
Licencias de Usuarios Adicionales). Los “usuarios permitidos” son las personas que
pueden acceder al sistema al mismo tiempo, los cuales dependen de la(s) licencia(s) que
se haya(n) adquirido.
NÚMEROS DE SERIE
Ruta: Configuración /Datos de la empresa /Núm. Serie
Para aumentar el Número de Empresas y/o el Número de Usuarios, es necesario agregar
la Licencia correspondiente en la ventana ‘Números de Serie’ con el botón ‘Altas’, donde
solicitará tanto el Número de Serie de la Licencia, como la Clave de Enlace, la cual debe
ser proporcionada por el Departamento de Atención a Clientes.
Para solicitar una Clave de Enlace al departamento de Atención a Clientes, se deben tener
los datos del Número de Serie del programa y Código de Activación, además el Número
de Serie y Código de Activación de la Licencia adicional.