UT 4.

- GESTIÓN DOCUMENTAL
RA 4.- Programa el seguimiento documental y los controles del proceso de
aprovisionamiento, aplicando los mecanismos previstos en el programa y utilizando
aplicaciones informáticas.
a) Se han determinado los flujos de información, relacionando los departamentos de una
empresa y los demás agentes logísticos que intervienen en la actividad de aprovisionamiento.
b) Se han enlazado las informaciones de aprovisionamiento, logística y facturación con otras
áreas de información de la empresa, como contabilidad y tesorería.
c) Se han definido los aspectos que deben figurar en los documentos internos de registro y
control del proceso de aprovisionamiento.
d) Se ha secuenciado el proceso de control que deben seguir los pedidos realizados a un
proveedor en el momento de recepción en el almacén.
e) Se han definido los indicadores de calidad y eficacia operativa en la gestión de proveedores.
f) Se han detectado las incidencias más frecuentes del proceso de aprovisionamiento. g) Se han
establecido las posibles medidas que se deben adoptar ante las anomalías en la recepción de
un pedido.
h) Se han elaborado informes de evaluación de proveedores de manera clara y estructurada. i)
Se ha elaborado la documentación relativa al control, registro e intercambio de información
con proveedores, siguiendo los procedimientos de calidad y utilizando aplicaciones
informáticas.

1. EL ALMACÉN

El almacén es aquel lugar físico en el que las empresas realizan las funciones logísticas de recepción,
manipulación, conservación y expedición de la mercancía, con el fin de equilibrar la producción con
la demanda de los consumidores. Algunas empresas cuentan con grandes almacenes y otras
adoptan sistemas como Just in Time, Cross Docking o Kanban, con lo que reducen al máximo el stock
y, por ello, el espacio dedicado a almacenaje.
INCONVENIENTES • Inversión (amortización, alquiler o financiación)
• Costes de mantenimiento de las instalaciones
• Coste salarial

VENTAJAS • Mayor flexibilidad de adaptación a los cambios en el

mercado.
• Garantiza la oferta.

La forma en que se distribuye el almacén no será la misma en una empresa comercial que en una
industrial, pero en todo caso hay zona de acceso, zona de carga y descarga y una zona interna o
layout que se dispondrá en función de la actividad que desarrolle la empresa.

Actualmente, la logística incorpora las actividades de movimiento y almacenamiento de mercancías

en una sola disciplina y las trata de forma coordinada. Por tanto, se puede decir que el objetivo de
la logística es conseguir que los productos y los servicios adecuados estén en los lugares pertinentes,
en el momento preciso y en las condiciones exigidas.
La logística se centra en el tratamiento coordinado de todas las operaciones necesarias para
conseguir que los materiales (materias primas, componentes y productos) estén disponibles en el
momento, lugar y cantidad precisa al mínimo coste posible, gracias al control de los dos flujos
principales: el de mercancías y el de información.
Para realizar el seguimiento del proceso se pueden elaborar los denominados “diagramas de
flujo”. Estos diagramas utilizan una simbología normalizada que podrás encontrar en el menú
“Insertar – Formas – Diagramas de flujo” en las aplicaciones Microsoft Office u Open Office.
Cualquier mapa (diagrama) debe dejar clara la interrelación que existe entre los distintos
procesos, así como ofrecer una visión general del total de actividades principales que se
desarrollan en el centro de trabajo, y que deben responder a conseguir la misión y objetivos
fundamentales establecidos por la organización.

Ejemplos: mirar el diagrama que se hizo en clase

2. PROCESO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE MERCANCÍAS

La entrada de mercancías incluye todas las tareas que se deben realizar desde que el transporte
llega con la mercancía a la puerta del almacén hasta que dicha mercancía queda depositada en él.
Los productos que llegan a un almacén pueden proceder del centro de fabricación, de otros
almacenes de la propia empresa o haber sido solicitados a proveedores. Cualquiera que sea el
origen, las actividades y comprobaciones que se deben realizar son las mismas.
a) Recepción: es el proceso de planificar la entrada de la mercancía. El encargado de recibir al
transportista debe tener un listado con las mercancías que se esperan (previsión de entradas). Se
guía al transportista hacia el lugar donde ha de realizar la descarga y se comprueba que el albarán
de entrada que trae se corresponde con el pedido realizado por la empresa.
b) Inspección de la mercancía: supone comprobar que los datos del documento (albarán del
proveedor o nota de entrega) coinciden con los productos recibidos. Para ello, se realiza una
inspección cuantitativa (comprobar si el número de bultos que se descargan se corresponde con el
que figura en el documento o recuento físico de los artículos recibidos, que consiste en cotejar
cantidades, modelos, tamaños, colores, referencias, etcétera.) y cualitativa (que no existen errores,
como equivocaciones en los artículos enviados, daños externos o roturas en el embalaje o en la
propia mercancía, etc.) del envío.
El resultado del examen puede ser «conforme» o «no conforme», por mercancías en mal estado,
falta de artículos, errores en tallas o colores.

c) Registro de la mercancía: se realiza en un documento de carácter interno, “hoja de recepción”,

que se confecciona para dejar constancia de que se han recibido los artículos solicitados y para
controlar el cumplimiento de plazos de entrega, calidad del servicio, roturas o cualquier otra
anomalía que pueda presentar la mercancía. Para comprobar las características físicas de la
mercancía recibida se puede extraer una muestra para el control de calidad. Su contenido debe
reflejar la orden de compra o número de pedido, albarán o nota de entrega, resultado de control
de cantidad y calidad, almacén o sección de destino, descripción y código de la mercancía, cantidad
recibida, solicitada y pendiente de servir.
Esta operación genera un registro de entrada, donde queda reflejada la mercancía entrante y la
rechazada, así como las posibles incidencias.

d) Almacenaje: Una vez realizado el control, se registra la mercancía recibida y se envía una copia a
los departamentos de compras y contabilidad, para que reclamen el material que falta y gestionen
la devolución de los artículos equivocados o defectuosos. Los artículos que están en perfecto estado
se acondicionan y codifican para colocarlos en su lugar de almacenaje. Se separan e identifican los
productos o materiales recibidos y se usa un sistema de codificación: código de barras o RFID. Esta
codificación ayudará al control y localización de las mercancías dentro del almacén.

3. SISTEMA INFORMÁTICO DE TRAZABILIDAD Y GESTIÓN DE LA CADENA LOGÍSTICA.

La trazabilidad es el conjunto de procedimientos preestablecidos que permiten conocer la ubicación
y la trayectoria de un producto a lo largo de la cadena de suministro, desde su origen hasta su
destino final. Consiste en la recopilación de datos relevantes de un artículo, desde su nacimiento
hasta que llega al consumidor final. La trazabilidad incluye los métodos para obtener dichos datos
y la lógica para los datos de origen del artículo.
Siguiendo la evolución de las nuevas tecnologías, hoy en día el RFID juega un importe papel a la hora
de seguir la trazabilidad de los productos a lo largo de la cadena de suministro. Hoy, la cadena de
suministro es extraordinariamente dinámica, donde las mercancías y las transacciones fluyen en
ambos sentidos; dónde lo que se busca es proporcionar al cliente lo que desea, cuando lo desea
tener y dónde el quiera. El RFID dinamiza la cadena de suministro, al conseguir entregar más rápido,
personalizando los pedidos, disminuyendo stock y con la cadena inversa preparada.
En cuanto a los sistemas informáticos para la gestión de la cadena logística, cada empresa,
dependiendo de sus características y necesidades implantará el que más le convenga. Pero en todo
caso hay que tener en cuenta que sea flexible, que permita cambios en tiempo real y que permita
el seguimiento de la trazabilidad de los productos.

4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS VARIABLES DEL APROVISIONAMIENTO

Con el seguimiento se recopilan datos de los tiempos, si las órdenes de compra se están cumpliendo,
calidad y costes. Con esos datos podemos aplicar el control que nos permitirá guiar al proveedor en
caso que sea necesario.
El control lo aplicamos para corregir las desviaciones del proveedor con respecto a lo establecido
en el seguimiento, cada corrección debe ser informada al proveedor para que realice los ajustes
solicitados, es muy importante que esto se realice por escrito: "si no está escrito (mail,
memorándum, etc.), no existe".
El seguimiento y el control debe repetirse las veces que sea necesario hasta lograr nuestros
objetivos, sin embargo, dependiendo de la "dimensión" de lo que estés solicitando, las veces que
apliques los controles deben ser limitadas por el tiempo que dispones para la solución. Si uno de los
proveedores no se aproxima a lo solicitado después del límite de controles, está claro que debemos
sacarlo. Pero si son todos los proveedores los que no se aproximan, la determinación de nuestra
línea base está mal definida.
• Saber identificar oportunamente a los proveedores que no tienen la capacidad de respuesta
esperada, según los parámetros establecidos.
 • Aceptar si has cometido un error en la creación de los objetivos y corregirlo.

5. NORMATIVA VIGENTE SOBRE ENVASE, EMBALAJE Y ETIQUETADO DE PRODUCTOS Y/O

MERCANCÍAS.

Todos los envases como embalajes deben cumplir unos requisitos de información regulados por
ley 11/1997, de 24 de abril de 1997, sobre envases.
La normativa vigente hace mención a dos tipos de información:
1. Aspectos de tipo ambiental (como la reutilización de los envases y embalajes y su reciclaje).
En las mismas leyes se indica que debemos identificar mediante un número el tipo de envase
o embalaje que se va a utilizar. Los plásticos se numeran del 1 al 19; el papel y el cartoncillo,
del 20 al 29; el cartón ondulado, del 30 al 39; el metal del 40 al 49; la madera del 50 al 59,
los tejidos del 60 al 69 y el vidrio del 70 al 77. La identificación podrá hacerse también con
abreviaturas de los materiales utilizados.
2. Aspectos logísticos. Información logística comercial. Tiene como objetivo identificar la
mercancía, proporcionar información sobre la forma de manipulación de la misma y la
fragilidad de los artículos que contiene. De acuerdo con las recomendaciones de la
Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC).
La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), con el fin de establecer unas normas
de embalaje que sean beneficiosas para el expedidor de la mercancía, transportista y el receptor
de la misma hace las siguientes recomendaciones:
• Los envases deben ser de un material solamente, es decir, sin mezclas.
• Los embalajes en el transporte deben servir para la presentación en la sala de ventas, con el
objeto de que no haya trasvases de mercancía no se produzcan desechos que perjudiquen
el medio ambiente.
• Se recomienda, siempre que sea posible, que los embalajes no produzcan residuos
excesivos.
• Los embalajes deben abrirse con facilidad o permanecer abiertos sin que ello deteriore la
mercancía.
• Estos embalajes deben doblarse fácilmente una vez utilizados, sin necesidad de maquinaria
o herramienta.
• Las características físicas y propiedades de los envases reutilizables deberán efectuar varios
circuitos o rotaciones en las condiciones ordinarias de utilización.
• Los envases y embalajes reutilizables se preferirán antes que los de un solo uso.
• Los envases de un solo uso deberán ser reciclables.
• Los envases o embalajes de plástico o materiales combinados deben hacer constar la
combinación de los mismos.
Los productos, generalmente, llega al consumidor envasado o empaquetado, la mayoría de las
mercancías son envasadas por el fabricante, pero otras veces el mayorista las adquiere a granel y
las entrega envasadas y empaquetadas. En el almacén pueden ocurrir dos cosas respecto al
embalaje de los mismos: la primera consiste en almacén la mercancía embalada, tal como nos viene
del mismo productor, y la segunda consistirá en preparar la mercancía en el almacén para su
expedición, volviéndola a embalar en envoltorios diferentes a los originarios, por lo que el almacén
debe tener una zona para realizar la tarea de embalaje.
Veamos esta normativa sobre envasado, embalajes y etiquetado:
 • Directiva 94/62/CE , del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de diciembre de 1994,
relativa a los Envases y Residuos de Envases. Tiene como objetivo armonizar las legislaciones
sobre envases de los países miembros de la Unión Europea, con el fin de reducir el impacto
ambiental y garantizar el funcionamiento del mercado interior.
• Ley 11/97 de envases y residuos de envases, de 24 de abril de 1997. Esta Ley transpone el
ordenamiento jurídico español la anterior directiva. Impone a los agentes del sistema
productivo y comercial que utilizan envases y embalajes una serie de obligaciones sobre su
producción, uso y tramitación de los residuos que estos producen.
• Código alimentario español. Se regula las condiciones y características que deben tener los
envases de los productos agroalimentarios.

6. INDICADORES DE CALIDAD Y RATIOS DE CONTROL

6.1. MODELO DE CALIDAD EN LA GESTIÓN DE COMPRAS

Actualmente las empresas optan por estrategias proactivas de calidad en su gestión de compras,
consistentes en prevenir problemas antes que tener que solucionarlos. Para ello: • La organización
debe tener establecido un procedimiento normalizado para las compras, que debe seguir las
pautas que la norma ISO especifica.
• Personal cualificado en el departamento de compras.
• Establecer políticas de calidad para la compra de materiales.
• Inspección y verificación de los productos recibidos. Se debe llevar un registro de incidencias,
desviaciones que reflejan de forma objetiva los errores producidos en la gestión de compras.

6.2. INDICADORES DE CALIDAD EN LA GESTIÓN DE COMPRAS

Son los instrumentos que miden la calidad de un determinado proceso. Para la gestión de
compras, los indicadores más utilizados son:
INDICADOR DEFINICIÓN CÁLCULO

Entregas Mide el % de pedidos que se han recibido en su

completas totalidad y sin errores.

Entregas a tiempo Mide el % de pedidos que se han recibido en el

plazo establecido.

Entregas con Mide el % que se han recibido con incidencias.

incidencias

Entregas Mide el % de entregas rechazadas por tener

devueltas errores intolerables.

Pedidos Mide el % de pedidos no atendidos respecto al

rechazados total.
Es preciso definir e implementar un sistema eficiente de control de la gestión de las relaciones con
proveedores. Para ello, es necesario un seguimiento continuo de los proveedores, tanto de materias
primas o mercaderías como de servicios, para garantizar que las adquisiciones cumplen con los
requisitos exigidos por el departamento de compras, el departamento técnico o el que lo vaya a
utilizar y, además, satisfagan de forma óptima las necesidades de los clientes.
La norma ISO 9001 indica que el proceso para el sistema de gestión de la calidad es:
• Realizar un seguimiento continuo de los proveedores de material y servicios con destino al
cliente, con el fin de garantizar de antemano que lo adquirido cumple con los requisitos
exigidos por el departamento de compras.
• Actualizar los criterios de evaluación, selección y reevaluación de proveedores. •
Renovar el listado de proveedores evaluados.
• Contar con un manual de calidad de proveedores (supplier quality manual) que recoja los
objetivos que se pretenden alcanzar, los requisitos que han de cumplir los proveedores, posibles
auditorias, control de calidad, así como indicadores usados como métodos de medición.

Los ratios deben ser diseñados por cada empresa en la medida que aporten a la misma aquella
información que le sea de mayor utilidad y, sobre todo, sea más eficiente tanto para medir la calidad
de gestión como la posibilidad de planificación la empresa. Las técnicas de gestión basadas en el
método de los ratios constituyen unas herramientas indispensables. Es importante añadir que no
debe ser un análisis estático, la aplicación más práctica se debe basar en el análisis dinámico
(comparación de varios períodos) de los ratios de la misma empresa, o bien del sector, a fin de
conocer la situación real de la propia empresa en relación a las de su entorno competitivo más
próximo.
INDICADORES DE CALIDAD

Grado de Expresa el grado de cumplimiento de las G. acep = nº de pedidos aceptados /

aceptación características cualitativas de los artículos nº total de pedidos emitidos
de pedidos que suministra el proveedor.

Proveedores Mide el porcentaje de proveedores con P. certif = nº de proveedores

certificados certificación de calidad sobre el total de certificados / nº total de
en calidad proveedores. Cuanto más cercano a 1 sea el proveedores
valor obtenido, mayor será la calidad de los
proveedores.

Plazo de Mide la capacidad de los proveedores para P. respuesta = nº días idóneo

respuesta poner a disposición del cliente toda la para la respuesta / nº de días que
información necesaria. el
proveedor tarda en responder.

Flexibilidad Mide el grado de reacción de un proveedor G. Flex = nº modificaciones

en los respecto a las modificaciones no previstas en atendidas en tiempo y forma / nº
envíos los pedidos. total de modificaciones solicitadas.

Relación de Expresa la relación entre el precio propuesto por R. precios = precio mínimo del
precios el proveedor y el precio mínimo de mercado. producto en el mercado /
precio propuesto
El control de resultados hace referencia a la evaluación a posteriori de la actuación y desempeño
de los proveedores en sus relaciones con la empresa, este control debe cubrir los siguientes puntos:

• Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar registradas en los sistemas
de información de la empresa en el momento de producirse, de tal manera que puedas
disponer de información para una posterior evaluación del servicio prestado.
• Las incidencias con los proveedores deben estar clasificadas según su tipología:
incumplimiento de plazos de entrega, incumplimiento de la cantidad pedida, entrega
incorrecta, mala calidad del material solicitado, etc. Asimismo, pueden ser encuadradas
según la gravedad de la incidencia: incidencias normales, extremas, etc.
• Se debe realizar una evaluación periódica de los proveedores analizando el servicio prestado
por los diferentes proveedores y contrastando el número de incidencias con el volumen de
pedidos realizados.
• Los resultados de la evaluación deben ser aprobados por la dirección de la empresa para
posteriormente ser remitidos a los proveedores para su conocimiento.
La información es más útil si está expresada en ratios que si lo está en cifras absolutas. Ninguna
cifra tiene sentido considerada aisladamente; el ratio expresa el resultado de la comparación entre
dos cifras. Los ratios deben ser diseñados por cada empresa en la medida que aporten a la misma
aquella información que le sea de mayor utilidad y, sobre todo, sea más eficiente tanto para medir
la calidad de gestión como la posibilidad de planificación la empresa.

Ejercicio: Nuestra empresa presenta los siguientes datos durante el periodo económico anterior
referidos a garrafas de plástico de 5 litros.
• Compras del periodo 65.000 unidades.
• Compras realizadas al mismo proveedor 35.000 unidades.
• El precio presupuestado para este producto era de 49 céntimos.
• El precio real ha sido 51 céntimos.
• Hemos realizado 60 pedidos y los gastos de gestión de cada pedido han ascendido a
1,2€.
• Las deudas a los proveedores ascienden a 15.000€.
• La cantidad media diaria de compras ha sido 1€ (365 días)
Calcular las ratios más generales de cualquier empresa.

Vamos a calcular las ratios más representativas de una empresa:

1. Dependencia de los proveedores/participación de los proveedores.

Grado dedependencia=Compras proveedor

∗100
Compras totales

2. Desviación de precios.

Desviación de precios=Precio real−Precio presupuestado *100

Precio presupuestado
 3. Eficacia operativa.

Eficacia operativa= Gastos de la operación *100

Valor de las compras

4. Periodo medio de pago.

PMMp= Cantidad media de compras

Saldo proveedores

Los indicadores de eficacia y calidad (KPI) se calculan periódicamente, siguiendo los criterios
establecidos por la empresa y/o las recomendaciones de organizaciones reconocidas nacional e
internacionalmente, como AECOC, y considerando al menos:
• Entregas a tiempo: % de entregas a tiempo.
• Entregas completas: % de entregas completas.
• Calidad en la entrega: % de pedidos con incidencias.
Un indicador es un soporte de información (habitualmente expresión numérica) que representa una
magnitud de manera que a través del análisis del mismo se permite la toma de decisiones sobre los
parámetros de actuación (variables de control) asociados. KPI, del inglés Key Performance
Indicators, o Indicador Clave de Desempeño, miden el nivel del desempeño de un proceso,
enfocándose en el "cómo" e indicando el rendimiento de los procesos, de forma que se pueda
alcanzar el objetivo fijado.
Los indicadores deben ser concebidos en conformidad con las exigencias reflejadas en el Manual
de la Calidad, ISO 9001 y/o otros procedimientos existentes en la empresa que sean convenientes
consultar.

Ejercicio resuelto Seguimos estudiando el aprovisionamiento de las garrafas de 5 litros, sabemos

que nuestra empresa ha generado 60 pedidos, de los cuales 10 han mostrado algún tipo de
incidencia. Hemos emitido 60 ordenes de compras y hemos rechazado dos pedidos por no ajustarse
a lo contratado y 5 pedidos han llegado con retraso.
Calcular los índices de calidad.

7. INCIDENCIAS Y MEDIDAS ANTE ANOMALÍAS EN LA RECEPCIÓN DE PEDIDOS. INFORMES DE

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

En una pequeña empresa el llevar un control detallado de las actividades que se realizan con los
proveedores no va más allá de una mera observación. Pero en las medianas y grandes empresas
los controles a los proveedores son más complicados. Tenemos que realizar un análisis de cómo
evoluciona y a continuación es necesario que realicemos un informe de todo lo que hemos
analizado.
De los informes de proveedores puedes obtener informaciones tales
como:
• Proveedores que tienen las mejores notas globales.
• De los mejores proveedores, quiénes recibieron una nota particularmente buena o mala en el
criterio principal precio.
• Proveedores que recibieron una buena nota global, pero por debajo de la nota media en el
criterio principal calidad.
• Proveedores recibieron una nota global mala, pero una nota muy buena si sólo se considerara
un material en particular.
• Proveedores que nos han brindado sus servicios puntualmente y con una alta
calidad.
• Todos los proveedores que no han sido evaluados desde una fecha determinada.

Asimismo, es conveniente realizar un análisis de puntos críticos, como son la seriedad, el servicio,
la calidad, el tiempo de respuesta o garantía.
El incumplimiento por parte del proveedor de cualquiera de los puntos críticos puede llevar a tu
empresa a un incremento de costes. Si un proveedor se retrasa en la entrega puede ocurrir que no
puedas atender a tus clientes en la forma que tenías prevista, si el cliente no quiere o no puede
esperar los productos realizará la compra a otro proveedor y tú perderás la venta.
Si llegan productos de calidad inferior también ocasionará unos costes, porque la empresa
ofrecerá productos de inferior calidad a sus clientes, lo que perjudicará su imagen corporativa.