ACTIVIDAD NUMERO 3 (AA3-EV2)
(DESARROLLO DE LA AUDITORIA)
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD.
a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un
memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato
para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se
debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios
de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.
a) Reunión de apertura.
Empresa: PROINDUSTRIA Y ASOCIADOS SAS.
Representante: Eduardo Martínez Aparicio
Dirección: Carrera 38 a sN°12-31 Barrio Alcázares
Tel: (605) 433666-57
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx@[Link]
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxx@[Link]
Memorando reunión de apertura
Para: “responsable de proceso” / Copia “Alta Gerencia”
De: “Responsable de Ejecutar la auditoria”
Fecha: “del memorando”
Objetivo
Identificar mediante la revisión y establecer el desarrollo de la
auditoria interna, el estado actual y la eficacia del sistema de gestión
de la calidad en los procesos administrativos y operativos. Y
establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance
Verificar si las actividades actuales en el proceso Administrativo de
Gestión Humana y el proceso operativo, concuerdan con las normas
y los procedimientos establecidos junto con los formatos empleados
y
políticas de la empresa mediante instructivos de acuerdo a la norma
SGC.
Criterios de auditoria
•Política de Cliente
•Manual de Procedimientos
•Norma ISO 9001:2015
•Política Anticorrupción de la empresa
•Política de contratación de la empresa
•Procedimiento “Gestión Humana”
•Manual de funciones
•Manual de procedimientos
Oficialización de la auditoria
Reunión de apertura
Fecha: 19 de julio de 2023
Hora: 08:00 am.
Reunión de cierre.
Fecha: 20 de julio de 2023
Hora: 03:00 pm.
De manera respetuosa nos permitimos dirigirnos a usted responsable
del proceso administrativo de Gestión Humana, con el fin de
informarle que de acuerdo con el cronograma de auditoria
establecida por el área de Control Interno y aprobado por la alta
gerencia de la empresa, se debe llevar a cabo la auditoria de su
dependencia en el presente mes, con el fin de verificar los objetivos
planteado en el presente memorando, la visita será precedida por el
área de Auditoria, se requiere de su disposición y de su equipo de
trabajo de acuerdo el tiempo y solicitudes realizadas, es necesario
que para le reunión de apertura cuente con su personal a cargo.
En la reunión se presentará el plan de auditoria a ejecutar junto con
la documentación y visita inicialmente requeridas; pueden seguir el
criterio del equipo de trabajo auditor, se puede solicitar información
adicional.
Cordialmente,
Control Interno de la empresa
Indicadores
Indicador de rotación personal
Indicador de gestión
Procedimientos a auditar
Contratación de funcionarios
Bienestar y seguridad y salud en el trabajo.
Formación de personal.
Liquidación y finalización de contratos
Afiliación de personal
Responsables de auditar
Maicol Luis Polo Cantillo
Yeimys Carolina Lara Martínez
Luis Miguel Diaz Sinning
Asistencia
N Nombres completos Cargo Firma
°
1
2
3
4
5
6
7
b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.
a) Revisión
N Documento revisado Observaciones del documento
°
1 Política de contratación Revisión de estándares ISO, Actualización
y posibles oportunidades de mejora
2 Evaluación, Conocimientos, políticas de Compresión y conocimiento de la política
seguridad y objetivos de calidad y objetivos.
3 Procedimiento de contratación (evidencias Revisión de las hojas de vida al azar y su
hojas de vida de funcionarios) debida estandarización de calidad
4 Procedimientos de formación del personal Estandarización de los documentos,
(evidencias, formatos de asistencias a referenciados en los procedimientos
capacitaciones, plan de formación)
5 Procedimiento de bienestar y seguridad y Estandarización de los documentos y
salud en el trabajo (evidencias del plan de referenciados en los procedimientos
bienestar, soportes de reuniones de
copasst y brigadistas)
6 Liquidación y finalización de contratos Revisión de formatos de retiro, hojas de
vida al azar, y su debida estandarización de
calidad
7 Procedimiento de afiliación al personal Revisión de planillas de afiliación de los
(soportes: afiliaciones y planillas de últimos tres meses
afiliación)
c) Comunicación durante la auditoría.
Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.
La escucha activa
d) Recolección y verificación de información:
Se debe establecer un formato a manera de lista de verificación (Check list)
en el que se tenga en cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al
proceso) en el que se define si cumple a cabalidad y la respectiva
observación de los evidenciado en la visita.
Las técnicas deben basase en las visitas al proceso, en la que exista una
verificación ocular, verbal, documental, física y escrita.
e) Generación de hallazgos.
Fecha: 20 de julio de 2023 Auditores: Grupo auditor
Proceso auditado: Gestión Humana Auditados: Dueño del proceso.
N° Evidencias de Criterios de Hallazgos de auditoria C NCM NCm
auditoria auditoria
1 Proceso de Política de Se evidencia que las x
contratación contratación contrataciones se están
realizando acorde a la norma
2 Evaluación, Conocimientos Se evidencia que un 38 % de los x
conocimiento, y funcionarios que interactúan en el
política de comparaciones proceso no cuentan con el
calidad y de la política y conocimiento requerido
objetivos objetivos de
calidad
3 Procedimiento de Estandarización Se evidencia la implementación x
bienestar, de los que no se encuentran
seguridad y salud documentos y estandarizados y adicional no son
en el trabajo referencia en referenciados en la matriz
los
procedimientos
4 Procedimiento Estandarización El procedimiento se ajusta acorde x
formación de de los con los documentos y se
personal documentos y encuentran debidamente
referencia en estandarizados
los
procedimientos
5 Liquidación y Revisión de Se evidencia que no existen x
finalización de formatos de contratos ni entrevistas de retiros
contratos retiro y hojas de de funcionarios de acuerdo con
vida al azar y los procedimientos
su debida
estandarización
de calidad.
6 Proceso de Revisión de las La afiliación de los funcionarios se x
afiliación de planillas de hace a tiempo y en los términos
personas afiliación de los requeridos
últimos tres
meses
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin
de actualizarlos cuando se requiera en busca de mejoras
optimización del mismo
Implementar las acciones correctivas necesarias y a las que haya
lugar a fin de subsanar las no conformidades resultado de auditoria.
Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda la Política
de Calidad y los objetivo.
Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional de acuerdo con la No Conformidad Mayor (NCM)
hallada.
g) Realización de reunión de cierre:
Cierre de auditoria
Empresa: PROINDUSTRIA Y ASOCIADOS SAS.
Representante: Eduardo Martínez Aparicio
Dirección: Carrera 38 a sN°12-31 Barrio Alcázares
Tel: (605) 433666-57
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx@[Link]
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxx@[Link]
Para: “responsable de proceso” / Copia “Alta Gerencia”
De: “Responsable de Ejecutar la auditoria”
Fecha: “del memorando”
Objetivo Se estableció mediante la auditoria interna de la empresa el
estado actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el
proceso de administrativo gestión de recursos humanos y las
mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaron las actividades ejercidas en el proceso
administrativo de recursos humanos para determinar si van acorde
con la norma y los procedimientos actualmente establecidos y
documentos juntos con los formatos empleados y políticas de la
compañía que aplique
h) conclusiones del aprendizaje.
Mediante a auditoria logre entender la objetividad y finalidad de la revisión
teniendo en cuentas los principios y valores de los auditores. Verificar el
cumplimento de la norma y de los procedimientos establecidos por la
compañía en el proceso de recursos humanos, garantizan el desarrollo de
las empresas mediante la transparencia y compromisos social para con sus
colaboradores. Por otra parte, se logre identificar oportunidades de mejora
lo cual contribuye al mejoramiento del sistema de gestión de la calidad.
Realizado por
Maicol Luis Polo Cantillo
Aprendiz.
