ARBOLEDA URIBE. GUÍA PARA EL GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS Y PROGRAMAS ESCOLARES.
UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA. MEDELLIN.
4. MARCO TEÓRICO
4.1 Plan, Proyecto, Programa, Actividad.
4.1.1 Los planes.
Un plan es la proyección en el presente de un escenario deseado en el futuro,
una intención o un proyecto. Se trata de un modelo sistemático que se elabora antes
de realizar una acción, con el objetivo de dirigirla y encauzarla. En este sentido, un
plan también es un escrito que precisa los detalles necesarios para realizar una obra.
Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias,
políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los instrumentos,
mecanismos y acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados. Un plan es
un instrumento dinámico sujeto a modificaciones en sus componentes en función de
la evaluación periódica de sus resultados, del incremento del costo de los recursos y
la legislación fluctuante.
Un plan es un modelo sistemático que se desarrolla antes de concretar una cierta
acción con la intención de dirigirla. En este sentido, podemos decir que un plan es
el diseño que se aplica a determinadas enseñanzas impartidas por las Instituciones
Educativas.
En el desarrollo de un plan de estudio se incluye, además de la formación,
el entrenamiento de los futuros profesionales. Esto quiere decir que, junto a las
técnicas particulares de cada disciplina, se busca que el estudiante adquiera
responsabilidad acerca de su futuro como profesional y la incidencia que tendrá a
nivel social.
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“En el caso de la enseñanza nos encontramos con el hecho de que todo plan de
estudio, tal y como está establecido en un real decreto. En concreto debe estar
integrado por la justificación, los objetivos, los contenidos, los recursos, el sistema
de garantía de calidad, la admisión de estudiantes, la planificación y los resultados
previos.
El plan de estudio brinda directrices en la educación: los docentes se encargarán de
instruir a los estudiantes sobre los temas mencionados en el plan, mientras que los
estudiantes tendrán la obligación de aprender dichos contenidos si desean
graduarse.”
Es importante tener en cuenta que los planes de estudio cambian con el tiempo, ya
que deben ser adaptados a las nuevas circunstancias sociales y actualizados para que
la formación de los estudiantes no pierda valor.
―Un plan es ante todo la consecuencia de una idea, generalmente y en función de
lograr una óptima organización, adoptará la forma de un documento escrito en el cual
se plasmará dicha idea acompañada de las metas, estrategias, tácticas, directrices y
políticas a seguir en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y
acciones que se usarán para alcanzar los fines propuestos y que fueron la motivación
del plan. El recurso de escribirlo en una hoja o tipearlo en la computadora evitará
olvidos, pérdidas u otras cuestiones que atenten contra la continuación del proyecto.
En tanto, el plan también se caracteriza por su dinamismo, ya que un plan no resulta
ser un instrumento estático y sin movimiento, por el contrario, siempre estará al
pendiente y al tanto de las modificaciones que sean necesarias hacerle en función de
los resultados parciales que se vayan obteniendo, para al final lograr el objetivo
principal.
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Resulta muy común y una herramienta de gran utilidad para las futuras empresas, que
antes de convertirse en tales, echen mano del llamado plan de empresa para
posicionarse y analizar sí si es viable y rentable la iniciativa que proponen en el
mediano y largo plazo. Con esto lo que se hace es evitar gastos innecesarios o
pérdidas de tiempo en proyectos que no tengan sentido y lo más importante: permite
tener controlado el negocio que se quiera hacer respecto del tan temido fracaso.
Además, el plan permite que sus organizadores reflexionen acerca de la idea inicial,
busquen las mejores alternativas y den forma a un discurso coherente que será el que
finalmente y llegado el caso, sea la llave del éxito de la empresa, porque el plan
también actuará así, como una especie de carta de presentación de la misma para que
en los tiempos iniciales se acerquen los inversionistas o bien los futuros y posibles
socios y clientes.
Entre los elementos esenciales que debe contemplar cualquier plan de empresa se
cuentan: caracterizar y diferenciar el producto o servicio que se ofrecerá, el
currículum de los responsables, incluyendo estudios y habilidades de las personas que
integrarán la empresa, un análisis del mercado en el cual deberá competir, la
operativa con la que contará, la previsión financiera y los mecanismos
de financiación‖.
4.1.2 Los proyectos.
Proyecto es el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad
para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se encuentran
interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada, las cuales deben ser
presupuestadas y precedidas unas con otras en el tiempo.
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Para obtener un buen proyecto hay que tener en cuenta que el objetivo perseguido
debe ser cumplido en un cierto periodo definido con anterioridad y respetándolo de
lo contrario, el proyecto puede fracasar.
Un proyecto puede ser simplemente un plan o una idea. Cuando se habla de proyectos
en un marco más formal, es habitual que puedan distinguirse diversas etapas en su
desarrollo: primero surge una idea que reconoce una oportunidad, luego se diseña el
proyecto en sí mismo con la valoración de las estrategias y opciones y finalmente se
ejecuta el plan. Tras la ejecución del proyecto, llega la hora de evaluar los resultados
según el cumplimiento, o no, de los objetivos fijados.
Diseñar un proyecto educativo significa planear un proceso para alcanzar una meta,
objetivos de aprendizaje. El objetivo principal de un proyecto es resolver, en forma
organizada y planificada, un problema.
―Un proyecto es un conjunto de acciones: No repetitivas, únicas, de duración
determinada, formalmente organizadas y que utilizan recursos.
La coordinación de un proyecto requiere la ordenación en el tiempo de equipos,
proveedores, personas, tareas y dinero. Para realizar estas tareas, un proyecto se
puede dividir en las siguientes fases:
• Fase de creación y planificación del proyecto
• Fase de seguimiento y control del proyecto
• Fase de comunicación del proyecto
Las fases de planificación y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del
proyecto, mientras que la comunicación o supervisión tiene lugar durante toda la vida
del proyecto.
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Procesos en la planificación del proyecto:
• Especificaciones del proyecto
• Definición del calendario del proyecto
• Definición del esquema del proyecto
• Determinación de las características de cada actividad
• Localización de hitos o puntos claves de control
• Búsqueda de dependencias entre actividades
• Determinación de los recursos que participarán en el proyecto
• Revisión y análisis crítico del proyecto‖.
4.1.3 Los programas.
―El término programa de acuerdo con distintos diccionarios, se ha definido de
diversas formas como: que programa se define como un plan y orden de actuación,
organización del trabajo dentro de un plan general de producción y en unos plazos
determinados, o como la secuencia precisa de instrucciones codificadas en un
ordenador para resolver un problema así como la declaración previa de lo que se
piensa hacer en alguna materia u ocasión, o el anuncio o exposición de las partes de
que se han de componer ciertas cosas o de las condiciones a que ha de sujetarse.
Todas estas definiciones coinciden en que el programa se realiza previo a la acción.
Blake presenta que el término programa proviene de las raíces griegas, pro: antes y
gramma: letra. Como ocurre en la mayoría de las definiciones y concepciones
sociales, el término "programa" tiene muchos significados. Se entiendo por programa
desde una forma de actividad social organizada con un objetivo concreto, limitado en
el tiempo y en el espacio, hasta un conjunto interdependiente de proyectos.
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Como una de las derivaciones, se concibe por programa, el concepto de ordenar y
vincular cronológica, espacial, y técnicamente las acciones o actividades y los
recursos necesarios para alcanzar en un tiempo dado una meta específica, que
contribuirá a su vez, a las metas y objetivos del plan.
Este mismo autor señala que A. Saldaña entiende por programa, el proceso de
selección de fines de la entidad y el medio para obtenerlos. En primer término implica
la determinación de objetivos concretos, definidos en su número, naturaleza y grado.
En segundo implica la identificación y selección de las acciones necesarias para
alcanzar dichos objetivos, su naturaleza, volumen y tiempo, tomando en
consideración a los recursos financieros y materiales y además servicios disponibles.
Por último, implica la fijación del presupuesto necesario para obtener los recursos
para alcanzar los objetivos.
Por otro lado se cuenta con distintas concepciones de autores como Horacio Landa
que en 1976 define al Programa como la secuencia ordenada de acciones necesarias
para obtener determinados resultados en plazos de tiempo preestablecidos.
Para la Administración Pública Municipal el Programa es el conjunto de actividades y
proyectos que pretenden realizarse para cumplir con los propósitos de un plan.
En el mismo concepto Arder-Egg, en sentido amplio hace referencia al programa
como un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o
procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre sí
y que son de similar naturaleza. Un plan está constituido por un conjunto de
programas; un programa operacionaliza un plan mediante la realización de acciones
orientadas a alcanzar las metas y objetivos propuestos dentro de un periodo
determinado.
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Para Andrés. E. Miguel el Programa es una serie de acciones definidas para la
realización del Plan que incluye la determinación de las actividades, sus tiempos y
responsables. Para el mismo autor los programas constituyen el puente que facilitará
la realización del plan en la región, Pueden ser de corto, mediano o largo plazos, de
tipo económico, político, social, cultural, ambiental, de infraestructura, etcétera. Y
como los programas que se derivan de un plan general pueden ser de diversos tipos
cabe señalar que de acuerdo al interés de este estudio existen planes sectoriales,
especiales y o programas de desarrollo regional que han sido conceptualizados de
diversas formas.
Un Programa se deriva de un plan y es condición fundamental para hacer realidad los
objetivos del mismo. El programa es el elemento indispensable en el cual se
encuentran acciones, servicios o procesos organizados sistemáticamente, de manera
coherente e integrada, con tiempos y responsables definidos; que se realiza con el fin
de alcanzar las metas y objetivos propuestos a través de un conjunto de proyectos.
Los programas pueden ser de tipo económico, político, social, cultural, ambiental de
infraestructura, etc.
De donde se puede concluir que el programa es el elemento fundamental para operar,
gestionar, administrar y promover un plan.
De un programa se derivan una serie de proyectos y que estos a su vez tienen su
propia conceptualización y es importante conocerla‖.
La evaluación de programas y la mejora de la actuación pedagógica.
La evaluación de programas es una actividad metodológica que admite, al menos a
los efectos expositivos, dos polos separados por un continuo de actuación: la acción
reflexiva, ordinaria, de cada profesor o educador sobre su programa, entendido como
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plan al servicio del logro de sus metas educativas, y aquella otra llevada a cabo por
expertos mediante la aplicación rigurosa de metodologías de diferente naturaleza y
alcance, destinada a la evaluación de proyectos y programas de intervención social —
en educación, formación, salud, ocio, empleo...— de gran amplitud, complejidad y
duración.
En el campo pedagógico, caracterizado por un afán cientifista, los profesores
universitarios se han ocupado muy poco de la motivación en el profesorado de una
auténtica cultura evaluativa sobre sus programas, los que podríamos denominar
programas ordinarios, a pesar de que es en la aulas, en cada una de ellas, donde se da
en mayor grado y con superior intensidad la acción educativa, el hecho educativo.
Crear una auténtica cultura evaluativa tendría unos frutos espectaculares; tal cultura
supone la existencia de aptitud y de actitud positiva, a lo que se uniría el
conocimiento, la información relevante para la mejora que ofrece la evaluación. Al
caer en tierra bien abonada por la actitud favorable, una información de tal naturaleza
daría sus mejores frutos en el compromiso con las decisiones de mejora de los planes,
proyectos, procesos y resultados.
Tal vez sería ésta la mayor aportación a la mejora de la Educación; sin embargo, y en
el marco del hacer científico, un adecuado estudio de las actuaciones de los
profesores podría ser organizado, sistematizado y tratado desde una perspectiva
cercana a la replicación, dando lugar al establecimiento de enunciados y conclusiones
de cierto nivel de generalidad.
La evaluación de programas, pues, puede servir a esos dos grandes objetivos: la
mejora de la calidad de la acción educativa dentro de cada aula y de cada centro, y la
creación de teoría, aunque, por prudencia y rigor, demos aquí a tal expresión un nivel
atenuado.
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La evaluación de programas como investigación evaluativa.
La evaluación de programas es una actividad nacida en otro contexto y orientada
hacia otro tipo de objetivos; fundamentalmente nos situamos ante una evaluación
externa de programas educativos, realizada por una sola vez, desde el exterior, por
expertos, en ocasiones de diversos ámbitos —disciplinares, metodológicos,
sociales— respondiendo a lo que conocemos como investigación evaluativa. A ella se
han dedicado las mejores de nuestras fuerzas ya que se trata de una actividad lucida y
recompensada en términos profesionales y, en ocasiones, económicos.
Sin embargo, son muchos los que dudan de su valor práctico, de su utilidad, aunque
sea forzoso reconocer que los grandes programas institucionales, al igual que las
innovaciones de cualquier tipo, suelen llevar unida como una realidad socialmente
exigida, una evaluación de programas, destinada por lo general a rendir cuentas, a
ganar apoyo público (Nevo: 1986) y, al menos teóricamente, a la mejora del
programa a través de la toma y aplicación de las adecuadas decisiones de mejora.
Lo que se debe pedir a estas evaluaciones es que se realicen con el rigor propio de
toda investigación evaluativa, siguiendo hasta donde sea posible y la naturaleza de la
situación lo aconseje y lo permita, los estándares propuestos por el Joint Committee
y, de modo concreto, en el ámbito de la metodología, aplicando el principio de
complementariedad metodológica con la mayor riqueza posible.
Vale la pena señalar, por último, que en este ámbito los pedagogos estamos
afrontando evaluaciones que no siempre se relacionan en sentido pleno con la
educación y que, en consecuencia, muchas de las reflexiones anteriores —y de las
que siguen— sólo les serán de aplicación de forma limitada. La ampliación de
nuestro campo tanto de intervención como de su evaluación puede responder a causas
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diversas, no siempre concordantes pero sí perfectamente explicables y muchas
defendibles y asumibles. Entre éstas conviene destacar, y apoyar:
a) Aquellas que derivan del reconocimiento profesional de personas que trabajan en
el ámbito educativo en general y pedagógico en particular, que les hace ser llamados
para que desempeñen, con el rigor y la profesionalidad acreditados, la actividad
evaluativa de programas no estrictamente educativos ni pedagógicos.
b) La ampliación del campo de actuación de los pedagogos desde el estrictamente
educativo al más amplio de la formación, de gran porvenir e interés en el marco de la
educación permanente.
Entre las demás, es preciso tomar conciencia de que, en ocasiones, los profesionales
de la educación abordamos ámbitos más o menos relacionados con el nuestro como
consecuencia, tal vez en simultáneo pero a veces como fenómenos independientes,
por un lado, nuestra falta de capacidad —o de interés— para desarrollar lo que debe
ser nuestro campo de atención preferente y, por otro, del empuje de profesionales de
ámbitos cercanos que se hacen cargo de parcelas teóricamente propias de los
pedagogos, ya sea por nuestro abandono, ya porque nuestras aportaciones no alcanzan
la calidad y los resultados que se esperaban, ya por la indefinición de los respectivos
ámbitos de actuación, por no señalar sino algunas de las posibles explicaciones.
Dejemos constancia aquí de que las reflexiones y propuestas que siguen quieren
centrarse en ámbitos estrictamente educativos, no por desdén o menosprecio de los
demás sino por considerarlos como el campo prioritario de los profesionales de la
Pedagogía.
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4.1.4 Las actividades.
―Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un
programa o subprograma de operación, que consiste en la ejecución de ciertos
procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales,
técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que
queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es una
categoría programática cuya producción es intermedia, y por tanto, es condición de
uno o varios productos terminales. La actividad es la acción presupuestaria de
mínimo nivel e indivisible a los propósitos de la asignación formal de recursos.
Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad
administrativa como parte de una función asignada‖.
4.2 Gerencia de proyectos.
4.2.1 Definición de Gerencia de proyectos.
El proyecto, es un nivel de concreción de la planificación y se refiere a un conjunto
de actividades que, organizados de manera sistemática, se ejecutan con el propósito
de producir bienes o servicios orientados a satisfacer necesidades o resolver
problemas (Ander-Egg y Aguilar, 1996, p. 16; Juran, 1990, p. 34; Álvarez y Santos;
1996, p. 11) e involucran una inversión de recursos humanos, materiales,
tecnológicos y financieros. De manera específica la formulación del proyecto orientan
al que hacer, como hacerlo y cuándo hacerlo.
Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de
forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las
restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.
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