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Introducción a la Contabilidad
Unidad VI – Libros o registros de contabilidad
Los registros contables, también denominados como libros del comercio o
libro de contabilidad, son los documentos físicos de todas las operaciones dentro
de una empresa.
En estos registros se refleja todo movimiento contable del ente económico
(empresa) con el objetivo de proporcionar información financiera del mismo. Allí
intervienen dos cuentas, por un lado, el egreso que cuando aumenta se registra por
el ‘Debe’, y por otro lado el activo que cuando disminuye se registra por el ‘Haber’.
Los libros contables son registros donde se detalla toda la actividad
económica, financiera y contable de una compañía. En estos documentos se
recopilan todos los datos necesarios para entender cómo funciona la economía de
la empresa.
Estos libros se actualizan regularmente con cada ejercicio contable. Al
iniciar un nuevo ejercicio, se crean nuevos libros contables. Por ejemplo, durante el
año 2016, la compañía registra su información en los libros de ese año. Al
comenzar el 2017, los libros de 2016 se cierran y se inician los de 2017. En algunos
países, el año fiscal no coincide con el año natural.
Un ejemplo de uno de los registros contables más usados es el libro de caja.
Registros contables
Es fundamental llevar un registro detallado de los movimientos financieros
que se realizan dentro de la empresa, debido a que de allí se analiza la situación
financiera y económica para tomar decisiones importantes dentro de la misma.
Finalidades
1º Dejar constancia cronológica de las operaciones realizadas, de modo tal
que al fin de cada ejercicio, el empresario pueda conocer la situación económica
real.
2º Vigilar la política comercial adoptada para orientar las actividades
económicas de la empresa en forma segura y productiva.
3º Controlar el movimiento de dinero y valores, las cuentas por pagar y por
cobrar y las ventas, costos y gastos de explotación y todo otro rubro que
contribuya a poner de manifiesto la situación patrimonial, financiera y económica
de la empresa.
4º Documentar los derechos y obligaciones con terceros, pues se considera
a los libros deContabilidad elementos de prueba en las controversias que pudieran
producirse, con otros comerciantes o no comerciantes.
Prof. Lic. Olga López
Clases de registros
Los Libros o Registros Contables se pueden clasificar desde varios puntos
de vista.
1. Según el orden en que se efectúan las anotaciones
a. Registros cronológicos: llamados también Libros operativos, que
registran los hechos contables en el orden en que ellos se presentan en el
tiempo, efectuando las anotaciones directamente delos documentos
comerciales respaldatorios. Los registros cronológicos típicos son los
Diarios.
b. Registros sistemáticos: o Libros elaborativos, son los que resumen las
anotaciones efectuadas en los libros preparativos. Estos registros
comprenden: el Mayor General y los auxiliares de elaboración posterior.
2. Según el papel o función que desempeñan los registros
a. Principales: En ellos se anota en forma analítica o resumida, todos los
efectos de los hechos económico-administrativos. Recogen la totalidad de
las cuentas con saldo inicial o que han tenido movimiento durante el
periodo contable. Son: el Inventario, el Diario y el Mayor. Estos libros
principales pueden subdividirse en tantos libros auxiliares de acuerdo a la
magnitud de las transacciones de la empresa. b-
b. Auxiliares: se utilizan para anotar en forma analítica o detallada
algunas cuentas principales. Tienen como función facilitar el manejo del
sistema contable a través de la descentralización de ciertas anotaciones.
Son: Diario de Caja, Diario de compras, Mayor de Cuentas Personales, Mayor
de Documentos, etc.
c. Complementarios o de registros: Se emplean para registrar
determinadas
informaciones queno se hallan entrelazadas directamente con los asientos d
e contabilidad. Son: Libros devencimientos por cobrar y por pagar, Libro de
Actas, Libro de Accionistas, etc.
3. Desde el punto de vista Legal
Se refiere a la clasificación que hace la Ley 1034/83 Art 75a-
Libros indispensables u obligatorios: Son aquellos libros que debe
llevar obligatoriamente el comerciante de acuerdo a lo estipulado en el Art.
75 de la Ley del Comerciante. Ellos son: Libro Diario e Inventario.
Libros facultativos u optativos: Además de los libros indispensables
citados en el párrafo anterior, el comerciante se halla facultado de acuerdo
al mismo Art 75, para llevar otros libros que requiera su empresa
Prof. Lic. Olga López
Libros de Inventarios
Este libro presenta la historia resumida de la empresa, reflejando los
diversos objetivos obtenidos a la finalización de un periodo determinado. En el se
transcriben la situación analítica de los inventarios, como así mismo el Balance
General, el Estado Demostrativo de Pérdidas y Ganancias y otros complementarios
que se creyere conveniente anotar en dicho libro.
Es un libro principal y obligatorio y su finalidad principal es mostrar la
situación económica de la empresa.
Es aquel en que se anotan todos los valores que posee el comerciante o
compañía (mercancías, titulo, bienes raíces, etc) y todo lo que debe, ya sea al
empezar el giro comercial o al finalizar el ejercicio económico, como así mismo los
resultados que correspondan a la finalización de cada ejercicio.
Libro diario
Tiene por objeto, como su nombre lo indica registrar, día a día por orden
riguroso de fechas, todas las operaciones que efectúa el comerciante o compañía
mercantil, indicando, claramente, en cada una de ellas el deudor y el acreedor.
Se anotarán en el Diario, como primera partida, los elementos patrimoniales
que figuran en el inventario de principio de ejercicio (Asiento de Apertura), y luego
los asientos que reflejan las transacciones diarias que se efectúan y que
necesariamente deben estar respaldadas por la documentación comercial
pertinente.
Este libro contiene la historia económica de la empresa a que pertenece y
tiene al igual que las cuentas, una significación matemática, pues en cada asiento se
produce una equivalencia entre las inversiones y las financiaciones.
Es decir DEBE = HABER
En el Diario se realiza la clasificación cronológica de los hechos contables,
destacando en cada transacción:
- el origen, causa o financiación (Haber) y
- su fin, efecto o inversión (Debe)
Por esta razón, antes de registrar un hecho en el Diario, es necesario
efectuar un análisis precontable del acto en cuestión, a fin de precisar claramente
el financiamiento y la inversión correspondiente; este análisis representa el
necesario antecedente de la formulación contable
Estructura del libro Diario
El rayado de este libro debe disponer de tal forma que cada asiento
contenga:
1. La fecha
2. Los títulos de las cuentas que intervienen representando los elementos de
financiación e inversión
3. Breve explicación del hecho registrado
4. Las cantidades o importes que corresponden a las cuentas deudoras y
acreedoras
5. Las referencias necesarias para identificar el número de orden del asiento y los
folios que corresponden a las cuentas en el Mayor.
Prof. Lic. Olga López
Libro mayor
Es uno de los libros no obligatorios de la Contabilidad; su misión consiste en
clasificar sistemáticamente los hechos contables atendiendo a la naturaleza de los
elementos patrimoniales, cuya realidad económica ha sido captada ya en el Diario,
por orden cronológico, de tal manera que se pueda conocer el movimiento y saldo
de cada una de las cuentas del periodo contable en proceso o fenecido.
Estructura del libro mayor
La estructura de un libro mayor se puede presentar de dos formas:
La estructura de 5 columnas
Este sistema está integrado por cinco columnas, de izquierda a derecha;
Fecha: Día en el que se realizó el movimiento
Concepto: Descripción del movimiento
Debe: Columna que registra los ingresos
Haber: Columna que registra los gastos
Saldo: Diferencia entre el debe y el haber
Cuenta T
Este esquema de registro con cuenta con 2 columnas: el debe, donde se
registran todos los cargos en cuenta y que se sitúa en la columna izquierda; y el
haber, donde se anotan los abonos y que estará en la columna derecha.
Prof. Lic. Olga López
Ejemplo de ejercicio libro diario y libro mayor
1. Un señor llamado Anthony Mera en fecha 02 de enero de 2020, decide poner un
negocio propio, dedicándose a la venta de computadoras y dispone de $ 100.000
para invertir.
2. Se compra un terreno por un valor de $ 12.000 y un edificio por $ 40.000, se
paga al contado.
3. Se compran varios muebles para el uso del negocio por un valor de $ 8.000, se
paga al contado.
4. Se compra mercaderías para el negocio por un valor de $ 80.000, al crédito sin
documento (se refiere a que no hay condiciones de pago, como la de una letra de
cambio).
5. Se apertura una cuenta corriente en el Banco con un depósito inicial de $ 30.000.
6. Se vende mercaderías al contado por un valor de $ 50.000.
7. Se compra mercaderías por un valor de $ 30.000, se paga el 30% al contado y el
70% con cheque del Banco.
8. Se compra material de escritorio para el uso de la empresa (papel, lápiz,
borrador y entre otros), por un valor de $ 1.000 y se paga al contado.
9. Se hace un depósito a la cuenta corriente del Banco por un valor de $ 10.000.
10. Se paga los sueldos a los trabajadores por un valor de $ 5.000 y el mismo es
emitido con cheque del Banco.
Prof. Lic. Olga López
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