Qué es un arqueo de caja (y
algunos ejemplos)
Un arqueo de caja nos permite cuadrar el montante en efectivo que hay en la caja de
la empresa con el saldo contable de la cuenta de caja.
Un arqueo de caja nos puede ayudar a detectar errores. Si
no cuadra el dinero que hay en la caja con el que debería
haber, se deberán analizar los motivos del descuadre.
El arqueo de caja es el proceso mediante el que se comprueba que el dinero que
hay en la caja, es el que debe de haber. Para ello, la suma de billetes y monedas de
la caja física de la empresa debe coincidir con el saldo contable de la cuenta de caja,
en la que se reflejan los cobros y pagos en efectivo.
Cuando se realiza un arqueo de caja se pueden dar tres situaciones diferentes:
Caja cuadrada. El dinero de la caja física de la empresa coincide con el saldo
de la cuenta contable de caja.
Falta dinero. El resultado del arqueo de caja es inferior al saldo contable de la
cuenta de caja.
Sobra dinero. El resultado del arqueo de caja es superior al saldo contable de
la cuenta de caja.
¿Por qué se generan descuadres en la
caja?
La caja de la empresa puede descuadrar, principalmente por los siguientes motivos:
Errores al realizar el registro contable.
Extravío o falta de justificantes de cobros o pagos.
Errores al cobrar o pagar.
Hurto interno o externo.
¿Por qué se realizan arqueos de caja?
La contabilidad de una empresa debe reflejar la imagen fiel de la empresa. Por eso,
todas sus cuentas contables deben reflejar la realidad económica y financiera de la
sociedad. Entre estas cuentas contables se encuentra las cuentas de caja y caja
de moneda extranjera. El saldo contable que se refleja en estas cuentas debe
coincidir con la suma de las cantidades en efectivo que se encuentran en la caja física
de la empresa.
Además, también se realizan para detectar posibles hurtos o errores.
Se pueden realizar de forma sistemática. Por ejemplo al finalizar el día, o de forma
no prevista, para asegurarse de que la caja está cuadrada en todo momento y
comprobar que se lleva según los procedimientos definidos.
En un arqueo de caja pueden aparecer faltantes o sobrantes, con respecto al saldo
que refleja el libro mayor contable de la cuenta de caja. Estas diferencias se pueden
contabilizar en una cuenta contable de diferencias de caja. Los faltantes se
contabilizarán como gastos y los sobrantes como ingresos.
Gracias a los arqueos de caja se puede determinar si las
personas responsables de la caja de la empresa actúan
con honestidad, eficiencia y responsabilidad.
¿Cuándo se deben realizar los arqueos
de caja?
La frecuencia con la que se deben realizar arqueos de caja dependerá del tipo de
empresa y de otras circunstancias. Por ejemplo, con el cambio de turno de la
persona responsable de la caja debe realizarse un arqueo de caja, ya que la persona
que se incorpora tiene que cerciorarse de que la caja le queda arqueada y cuadrada.
Si no se realiza el arqueo de caja con el cambio de turno, entonces no se sabrá a cuál
de los dos cajeros le ha descuadrado la caja.
En función de la cantidad de efectivo que se acumule en la caja se pueden hacer uno
o más arqueos al día. Si se cobra mucho efectivo en la empresa, es conveniente ir
arqueando la caja cada cierto tiempo para cerciorarse de que esta cuadrada y
apartar parte del efectivo a un lugar más seguro.
En empresas con volúmenes de cobros en efectivo
moderados, si se realiza diariamente, será más fácil
localizar el motivo de cualquier descuadre.
También se realiza un arqueo de caja en las auditorías de cuentas. En este caso, el
recuento se realiza a cierre del ejercicio y se suele plasmar en un documento de
arqueo de caja firmado por el responsable de la caja de la empresa.
Ejemplos de arqueos de caja
Se pueden realizar los arqueos de caja de forma totalmente automatizada mediante
dispositivos de cobro automático vinculados a terminales de punto de venta. En
estos casos, lo normal sería que los datos que se reflejan contablemente en la cuenta
de caja coincidan con el recuento de monedas y billetes.
Por otra parte, el arqueo de caja más tradicional, consiste en realizar un recuento de
caja y anotar el dinero en metálico (billetes y monedas) que existe en caja al finalizar
el período. Para realizar esta tarea se puede utilizar una hoja de cálculo, en la que se
detallen los tipos de monedas y billetes, de forma que al introducir el número de
cada tipo nos de automáticamente el montante de efectivo en caja.
Por lo tanto, mediante el arqueo de caja se comprueba que la suma del efectivo en
caja cuadre con la suma que se refleja en el terminal punto de venta de la empresa
o en el programa contable. Si hubiese diferencias se deben cotejar los documentos
de cobro y pago justificativos de las anotaciones que se han trasladado al libro de
caja.
En conclusión, el arqueo de caja se revela como una práctica esencial para asegurar
la integridad y exactitud del efectivo de una empresa. Al comprender sus distintas
situaciones, desde una caja cuadrada hasta faltantes o sobrantes, y examinar los
motivos que pueden originar descuadres, los empresarios pueden mantener un
control financiero más riguroso.
