CONTROL
El proceso administrativo
- Decisión sobre los objetivos.
- Definición de planes para alcanzarlos.
planificación - Programación de actividades.
- recursos y actividades para alcanzar los
objetivos.
- órganos y cargos.
organización - atribución de autoridades y responsabilidad.
- designación de cargos.
- comunicación, liderazgo y motivación de
dirección Personal.
- Dirección para los objetivos.
- definición de estándares para medir el
controlar desempeño.
- Corregir desviaciones y garantizar que se
realice la Planeación.
control
DEFINICION: Es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través
de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social
amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito
organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso
netamente técnico de seguimiento , sino también como un proceso informal
donde se evalúan factores culturales,organizativos,humanos y grupales.
control
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de una
función o del área que se aplique como puede ser entendida:
• Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto
con la planeación , organización y dirección y lo que la precede .
• También hay cosas en que la palabra control sirve para diseñar un sistema
automático que mantenga un grado constante de flujo de funcionamiento del
sistema total.
También hay otras connotaciones para la palabra control:
1. Comprobar o verificar
2. Regular
3. Ejercer autoridad sobre alguien(dirigir o mandar)
4. Frenar o impedir.
Importancia del Control
Una de las razones mas evidentes de la importancia de control es
porque hasta el mejor de los planes se puede desviar .el control se
emplea para:
Crear mejor calidad
Enfrentar el cambio
Producir de lo masa rápido
Agregar valor
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.
BASES DEL CONTROL
Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las
siguientes actividades:
Planear y organizar
Hacer
Evaluar y mejorar
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los
que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la
planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la
consecución de los objetivos.
El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la
información.
La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán
las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
PASOS DEL PROCESO DE CONTROL
• El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para
establecer normas de desempeño con objetivos de
planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para
comparar los resultados reales con las normas previamente
establecidas, para determinar si existen desviaciones
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
Establecer normas y métodos para medir el rendimiento
Medir los resultados
Tomar medidas correctivos
Retroalimentación
PRINCIPIOS DE CONTROL
Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el
grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se
delega y la responsabilidad se comparte
De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas, con anticipación.
De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten
en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control
debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en
relación con las ventajas reales que este reporte
De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos
y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas
requieren el control.
• De la función controladora: La función controladora por ningún
motivo debe comprender a la función controladora
TIPOS DE CONTROL
PRELIMINAR CONCURRENTE
RETROALIMENTACION
• Control Preliminar: Este tipo de control tiene lugar antes de
que principien las operaciones e incluye la creación de
políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que
las actividades planeadas sean ejecutadas con propiedad.
• Control Concurrente: este tipo de control tiene lugar durante
la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección,
vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en
otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será
llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones
requeridas .la forma mejor conocida del control recurrente es
la supervisión directa
• Control de retroalimentación: este tipo de control se enfoca
sobre el uso de la información de los resultados anteriores para
corregir posibles desviaciones futuras de estándares aceptables.
AREAS DEL CONTROL
• Las principales áreas de control en la empresa son:
Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican
los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se
prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:
Control de producción
Control de calidad
Control de costos
Control de los tiempo de producción
Control de inventarios
Control de operaciones productivos
Control de mantenimiento y observación
Control de desperdicios.
Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o
comercializar los productos o servicios producidos.
Control de ventas
Control de propaganda
Control de costos
Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos
financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros.
Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación:
Control presupuestario
Control de costos
Área de recursos humanos: Es el área que administra al
personal, los principales controles que se aplican son los que
siguen:
Controles de asistencia y retrasos
Control de vacaciones
Control de salarios.
TECNICAS PARA EL CONTROL
• Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las
siguientes:
Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Gráficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
• A continuación describiremos algunas de ellas:
1. Reportes e informes se clasifican en:
Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la
gerencia pueda formular planes para diseñar un informe se considera:
o Unidad del tema
o Concentración sobre las acepciones
o Claridad y concisión
o Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales
o Equilibrio entre la uniformada y la variedad
o Frecuencia de los reportes
o Evaluación de la información
1. Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar
es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada
una de ellas implica, como en la relación que deben aguantar entre sí en
cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin.
2. Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más
modernos avances en materia de técnicas de control planeación se
encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son
métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos
bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA
(Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades).
FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL
o Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables
en vez de causas y posibles soluciones
o Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser
demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado,
lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente
o Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones
por lo que se vuelve costoso
o Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo,
lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.
