MANAUL DE COMPRAS

EMPRESA GRUPO COLLADO

ALUMNO: PEREZ ALVAREZ RAFAEL OMAR
GRUPO: 4RV63
 EMPRESA “GRUPO COLLADO”
 TELEFONOS:
 Informes: 5804-2200
 Ventas: 5804-2360
 Del interior de la república: 01-800-900-3333
 Finanzas: 5804-2348
 Compras: 5804-2341
 HORARIO DE ATENCIÓN:
 8:30 a 18 horas de lunes a viernes
 PÁGINA WEB
 http://www.collado.com.mx/index.html
 SECTOR: INDUSTRIAL
 Persona que autoriza: Armando Reyes Torres
ANTECEDENTES.
Grupo Collado fue creado por Don Lorenzo Collado Casanueva en 1949 mediante
la fundación de una pequeña empresa comisionista especializada en la venta de
celosía. Constituyéndose, posteriormente como L. Collado, S.A. de C.V.
En 1971, Don Lorenzo Collado, fundó TYPASA (Tuberías y Productos de Acero) la
primera empresa filial de L. Collado, la cual estaba dedicada a la compra, venta y
distribución de tubería de acero. Dado el éxito de ambas empresas, Lorenzo
Collado, junto con un grupo de empresarios crearon diversas empresas en la
Ciudad de México, dedicadas únicamente a la comercialización y servicio de
transformación al acero.
- Mercantil Collado, S.A. de C.V. Fundada el 12 de enero del 1973.
- Industrias Protectomalla, S.A. de C.V. Fundada el 3 de mayo de 1979.
- Tulesa (Tubería, láminas y estructurales, S.A. de C.V.) Fundada el 11 de
abril de 1978.
- Madisa (Maquiladora y Distribuidora de Acero, S.A. de C.V.) Fundada el 3
de mayo del 1979.
- En el año de 1994, a fin de optimizar recursos, todas estas empresas se fusionan
bajo una sola administración, naciendo así Grupo Collado S.A. de C.V. Ahora, bajo
su nueva infraestructura organizacional, la empresa está presente en el mercado
como una empresa comprometida con la sociedad y con sus clientes
VISIÓN ALCANCE MISIÓN
Ser la empresa líder en el mercado de La empresa “Grupo Collado” es una “GRUPO COLLADO” Es una empresa
soluciones integrales en acero y productos empresa descentralizada, porque cada uno especializada en la transformación y
derivados del metal, buscando siempre de sus departamentos tienen su propio distribución de acero, comprometida con
beneficiar a nuestros clientes y personal, lo cual es una cuestión no nuestros clientes, encargada de proveer
relacionados elaborando productos favorable en cuanto al alcance del manual, soluciones integrales en acero y productos
metálicos con calidad, competitividad y porque únicamente contaran con el derivados del metal a través de una
vanguardia. manual los encargados de las áreas que labor eficiente, asegurando el éxito de
VALORES estén interesadas. nuestros clientes.
Integridad: nos comportamos de forma Es Indispensable contar con la supervisión,
ética, honesta y congruente. aprobación y autorización por parte de
Respeto: tratamos con dignidad a las la alta dirección para que exista un
personas y al entorno. control, por ello, es necesario contemplar
Confianza: cumplimos con los compromisos aspectos que son: tiempo, presupuesto y
adquiridos. otras áreas de conocimiento para
Equipo: Nos apoyamos, compartiendo alcázar los objetivos
conocimiento y experiencia.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: empresa
descentralizada, cada sede compra
sus propios productos. Depende de la aprobación
presupuestaria de la dirección
general de la casa matriz.
POLÍTICAS:
I. La elaboración de los pronósticos se hará de manera trimestral, abarcando
a cada una de las áreas de la empresa; tomando en cuenta los datos
históricos de las ventas junto con las investigaciones actuales.
II. Las políticas serán diferentes de acuerdo al tipo de pronóstico que se desea
realizar.
i. El Pronóstico de ventas proporcionará una medida total de los
requerimientos materiales, productos y servicios que se deben
comprar por el departamento de compras.
ii. El Pronóstico de producción dará información sobre la
localización en donde se requerirán materiales, los productos
y los servicios en general.
iii. El Pronóstico económico brindará información sobre las
tendencias generales de precios, salarios y otros costos
externos.
III. Los pronósticos meticulosamente elaborados deberán ser presentados ante
Dirección General a más tardar a mediados del mes posterior al que se
efectúa el pronóstico.
IV. Deberán ser claros, razonables y fáciles de llevar a la práctica
V. Cubrir las necesidades de los departamentos que se encuentran solicitando
alguna materia prima
PROCEDIMIENTO
No. Actividad Responsable
1 Estimar cuantos productos se fabrican y
modifican de acuerdo a los históricos.
Producción
2 Proporción de información al depto. de
compras.
Producción
3 Estimar las ventas de acuerdo a los
históricos.
Ventas
4 Proporción de información al depto. de
compras.
Ventas
5 Estimar tendencias generales de precios,
salarios y otros costos externos de acuerdo
a los históricos.
Compras
6 Recopilación y cruza de información. DE COMPRAS
7 Presentación ante Dirección General. DE COMPRAS
ORDEN DE COMPRAS
1) Proveedor
2) Fecha de pedido
3) Términos de entrega
4) Fecha de pago
5) La descripción de los
artículos solicitados con
cantidad, precio y si
existe
algún descuento.
6) El costo total y el
destino.
7) Quién elabora, autoriza
y recibe.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE COMPRAS.
1. Las sesiones ordinarias se llevarán a cabo cada dos meses
2. Para llevar a cabo la sesión es necesario que asistan la mayoría de los
integrantes de comité.
3. La documentación debe ser del día y acta de la sesión anterior. Los
casos que serán a consideración deben presentarse 48 horas antes de las
reuniones ordinarias y 24 horas antes para las extraordinarias.
4. Los casos que serán a consideración del comité y acuerdos serán
firmados únicamente durante la sesión.
5. En cada sesión realizada se levantará un acta en el cual firmaran
aquellos que asistieron a dicha sesión.
6. El comité deberá elaborar un informe anual en donde se haga mención
de los acuerdos tomados, aquellos que se concluyeron y por último los que
quedaron pendientes.
7. La documentación del comité debe conservarse por un mínimo de 5
años.
 ACTIVIDAD ETICA
OBJETIVO: Saber actuar con equidad en cada negociación, junto con principios
de lealtad, justicia, honestidad entre otros.
ALCANCE: Departamento de compras y proveedores.
POLÍTICAS:
I. Todo el departamento de compras deberá regirse por el código de
ética.
II. Las violaciones a la ética de compras deberán ser sancionadas
desde amonestaciones hasta la expulsión definitiva del empleado.
III. Respaldar confidencias de la empresa y de los proveedores.
IV. Cuidar la información confidencial de los proveedores.
V. Se tratará con respeto a cada proveedor, sin importar temas ajenos a
los productos o servicios que ofrece.
VI. Evitar que familiares de los empleados de la empresa sean
proveedores.
VII. Todos los proveedores deberán ser evaluados de la misma forma.
VIII. Toda compra se verá reflejada en un contrato y acuerdo pactado con
los proveedores.
IX. Buscar relaciones de “ganar-ganar”.
X. Se prohíbe recibir obsequios, ya sean físicos o monetarios que sean
provenientes de algún proveedor y este tenga un mal propósito.
NEGOCIACIÓN
OBJETIVO: Llegar a un acuerdo con los distintos proveedores con los que se
esté
trabajando y que beneficie a ambas partes buscando siempre una correcta
comunicación.
ALCANCE: Departamento de Compras y Proveedores.
POLÍTICAS:
I. Buscar un ganar-ganar en todas las negociaciones.
II. Las fechas de entrega, los pagos y sus periodos, así como las
excepciones que se manejar deben ser acordados entre ambas
partes.
III. La negociación siempre debe hacerse en las instalaciones de la
empresa y si por causas de fuerza no se pueda dar de esta manera,
se debe acordar entre el departamento y el proveedor un punto para
realizar dicha actividad.
IV. Todos los procesos de adquisición de la empresa deberán ser
regidos por los principios de transparencia, calidad, confianza,
respeto, seguimiento, economía, eficiencia, imparcialidad,
planeación.
No. Actividad Responsable
1 Preparación: Determinar lo que se quiere
lograr con la negociación y qué argumentos se
darán.
Gerente de compras
2 Inicio de la negociación: Explicar necesidades.
intereses e inquietudes por medio de una
conversación formal, pero en la que ambas
partes se sientan cómodas.
Gerente de compras y
proveedor
3 Análisis de la contraparte: Identificar las
diferencias que permitan crear valor a través
del intercambio.
Gerente de compras y
proveedor
1) Número, fecha y código del proveedor
2) El tipo de entrada o salida
3) Nombre del proveedor
4) Códigos de los artículos.
5) Descripción de los artículos con unidad, cantidad,
precio unitario y total.
6) Quien entrega y recibe.
COMPRAR O FABRICAR
OBJETIVO: Establecer las condiciones para comprar o fabricar que
requiera la
empresa.
ALCANCE: Departamento de Compras, Gerente de producción y
Proveedores.
POLÍTICAS:
I. El departamento de compras es el único responsable de realizar el
proceso de compra.
II. Toda compra y/o fabricación que se realicen deben de estar
contempladas dentro de la programación de una unidad ejecutoria,
aquellas que no lo estén deben estar justificadas.
III. Analizar si existen controles de calidad.
IV. Hacer comparaciones de costos.
V. Tomar en cuenta los factores de trabajo, así como los factores de
programación.
No. Actividad Responsable
1 Fabricar bienes, materias o servicios que requiera
la empresa.
Gerente De
Producción
2 Compra de materiales, bienes o servicios que
requiera la empresa
Responsable de
Compras
3 Entrega de bienes, materiales o servicios que la
empresa haya solicitado.
Proveedores
4 Pedir la Devolución de pedidos de bienes o
materiales que hayan resultado defectuosos.
Responsable de
Compras
5 Devolución de pedidos de bienes o materiales que
hayan resultado defectuosos.
Proveedores
6 Cotización de pedidos de la empresa Proveedores
7 Facturación de bienes, materiales o servicios que la
empresa haya solicitado.
Proveedores
COTIZACIÓN
OBJETIVO: Establecer los lineamientos para compras futuras.
ALCANCE: Área de compras y proveedor.
POLÍTICAS:
I. Se deben solicitar cotizaciones a los proveedores para obtener
precios y condiciones de compra – venta.
II. Las cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las
especificaciones requeridas en el Formulario de Requisición de
Compras para los artículos que se desean comprar.
III. Las cotizaciones deberán contener precios firmes y fechas de
entrega.
IV. Las cotizaciones pueden recibirse por escrito, internet, email y
fax.
V. En el expediente final deben anexarse por escrito, en original y
sin
tachaduras.
VI. Las cotizaciones serán objeto de estudio por el área de
compras
avaladas por la Dirección General y la Gerencia de Administración.
PRODECIMIENTO
No. Actividad Responsable
1 Recepción de requisiciones Jefe de compras
2 Localizar proveedores Compradores
3 Solicitar cotizaciones a proveedores elegidos
Compradores
4 Recibir cotizaciones Compradores
5 Elaborar un cuadro comparativo con las
diferentes cotizaciones y analizarlas
Jefe de compras y
gerente
6 Elegir la más adecuada Gerente de compras
7 Negociar con los proveedores Compradores
8 Elaborar orden de compra Compradores
1) Nombre del proveedor.
2) Atención.
3) Teléfono, fax y/o e-mail
4) Fecha y hora
5) Descripción de los artículos con la
cantidad y el precio total.
6) A quién se enviará la cotización
7) La validez de la oferta
8) Tiempo de entrega
9) Fecha límite para recibir la
cotización y el lugar
10)Observaciones
11)El responsable de la compra
12)Firma y sello del proveedor
13)Fechas
MODIFICACIONES Y CANCELACIONES
OBJETIVO: Cumplir con lo solicitado por parte del área solicitante,
tomando en
cuenta lo establecido en la requisición y cotización.
ALCANCE: Departamento solicitante, Departamento de compras y
proveedores.
POLÍTICAS:
I. Para realizar un cambio o devolución, se deberá llamar al número
de
grupo collado o enviar un email.
II. Determinar el plazo para la devolución y con las especificaciones
requeridas, en caso de devolución.
III. Se debe contar con el producto en perfectas condiciones,
incluyendo
los papeles con los que contaba el producto al momento de recibir,
así como la garantía
IV. Evaluar que el producto devuelto cumpla con las especificaciones
anteriormente ya mencionadas para así poder ser aceptado.
V. El envío de la devolución corre a cargo del cliente.
VI. Se abonará el importe de dicha compra, ya sea en efectivo o
crédito,
según sea el caso, en un periodo máximo de 20 días
1) Proveedor
2) Justificación
3) Número del pedido al que se hará la notificación
4) Fecha
5) Fecha del pedido original
6) En donde se efectuará la entrega
7) Condiciones de entrega
8) Condiciones de pago
9) Decir
10)Debe decir
11)Quién entrega, valora y aprueba.
CONCLUSION
En conclusión, un proceso de compras bien gestionado es
esencial para el éxito de cualquier organización. Este
manual ha proporcionado una guía detallada sobre cómo
llevar a cabo las actividades de compras de manera
eficiente y efectiva. Al seguir los procedimientos y las
mejores prácticas descritas aquí, los profesionales de
compras pueden optimizar el uso de los recursos, reducir
costos y maximizar el valor para la empresa.
Es fundamental establecer políticas claras y
procedimientos estandarizados para todas las etapas del
proceso de compras, desde la identificación de
necesidades hasta la evaluación de proveedores y la
gestión de contratos. Además, la comunicación efectiva
entre los diferentes departamentos y partes interesadas
es crucial para garantizar una colaboración fluida y una
toma de decisiones informada.