P ARALELO CLAS ES DE DO CU M ENTO S

Diego Armando Santiago de Hoyos

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Administración Documental En El Entorno Laboral

2025
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 CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de

información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las

siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la

facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se

pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

• Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la

información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus

actividades o funciones.

• Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o

acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de

archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los

archivos: de gestión, central e histórico.

 CLASE DE
DEFINICIÓN USO DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMENTO

Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se conoce como

documento de archivo, el registro de información producida o
recibida por una organización pública o privada, en razón de
Pueden hacer parte de ellos los
sus funciones y/o actividades. También podemos decir que el
documentos electrónicos, pero
documento de archivo se refiere al resultado de una acción y
también hacen parte los
es definido por distintos autores como aquel que el producido Son el conjunto de
documentos textuales que se
y/o recibido por institución o individuo durante la trayectoria de documentos que se usan
trasmiten a través de medios
su comisión o actividad para el cumplimiento de sus objetivos de manera
magnéticos o evidencias fisicas.El
y conservado como prueba e información, es decir, su finalidad frecuente por la
valor documental se determina de
DOCUMENTO es cumplir con alguna gestión. Los Documentos de Archivo organización emisora y/o
acuerdo a su autenticidad y el
DE ARCHIVO nacen debido a los procesos administrativos. Esto ocurre receptora y por las
contenido de los documentos
porque los autores de dichos procesos han de justificar entidades públicas,
debe permanecer con sus
documentalmente sus decisiones, expresando el cumplimiento privadas y/o personas
soportes, esto permite que se
de la ley, la oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y naturales interesadas. Comparten los mismos objetivos,
mantenga la integridad de la
coherencia del procedimiento seguido. Parte importante de los los cuales son el mantener y
información que reposa en el
documentos de archivo son sus valores documentales mismos
documento. preservar la información de
que tienen una estrecha relación con la teoría del ciclo vital,
manera organizada y preservada.
estos valores denominados primarios y secundarios se deben
identificar durante una valoración documental que se da en el
archivo de concentración. En ambos casos se debe contar
con el personal idóneo para su
manipulación al igual que con los
equipos para su mantenimiento.
Se conoce como documento electrónico, el conjunto de la Puede ser que no todo
información generada, enviada, recibida, almacenada o documento electrónico se
El proceso de clasificación
acumulado por una organización pública o privada, por medio convierta en un documento de documental se desarrolla de
magnético, los cuales pueden hacer parte a su vez del archivo archivo, además que no son igual forma para ambos tipos.
de gestión, archivo central o archivo histórico. físicos, si no que se hacen
Debe ser entendido como el conjunto de documentos Su diseño y creación se visibles u oídos a través de Se deben realizar archivos para
producidos, recibidos o reunidos por una persona física o realiza, en la mayoría de herramientas como pantallas su clasificación.
jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo En el los casos para ser (computadores, Tablet, iPhone,
transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es interpretados visual, tv) o de audio (grabadoras,
DOCUMENTO testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y auditiva e incluso celulares, computadores, entre
ELECTRONICO transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos manualmente y como otros). Su contenido solo puede
de conservación permanente tras efectuar una selección a reflejo y/o prueba de lo ser leído mediante un dispositivo
partir de la identificación y valoración de las series, con plasmado de manera electrónico, ya sea iPad,
medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con escrita. ordenador o móvil. Su
una organización respetuosa con su modo de producción, con autenticidad depende del
el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así hardware o software utilizado para
como de permitir su creación, además que solo se
su acceso y uso también mediante las tecnologías de la podrá mantener si se conserva en
información. su estructura original.