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COMO EJECUTAR LA INTERFASE CONTABLE
1. ENTRADA AL SISTEMA
1.1 Iniciamos este proceso, ubicándonos en el escritorio de
Windows. Allí, le aparece un ítem llamado BITACORA de la siguiente
manera:
Fig. 1.1 Imagen de la
opción BITACORA
1.2 Proceda haciendo doble click sobre este icono y
observara que aparece la siguiente ventana en la cual debe
digitar el nombre del usuario y la contraseña asignadas para
entrar a la aplicación:
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Fig. 1.2 Muestra el control de acceso a la aplicación
NOTA: Si no tiene clave de acceso pruebe con el Usuario S y el Password
S. Luego haga click sobre la tecla OK, que se encuentra en la parte inferior
de la ventana.
1.3 Automáticamente, el usuario haya ingresado al programa de
BITACORA, el sistema le mostrara la siguiente pantalla donde se
muestra el menú principal.
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Fig. 1.3 Menú principal del aplicativo BITACORA
1.4 Antes de ir a generar la Interfase Contable, verifique los valores
de las variables que encontrara en la opción de Mantenimiento.
Esta opción se encuentra en la parte superior de la pantalla del
menú principal (Código de Sucursal, Sucursal Emisora, Empresa
Contable). A continuación presione el botón mantenimiento.
2. GENERACION DE INTERFASE CONTABLE
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Esta opción permite obtener un archivo plano con extensión .txt, el cual
contendrá los datos de los extractos de aduana que hayan sido facturados
entre las fechas indicadas (Desde – Hasta).
Para obtener este archivo siga las siguientes instrucciones:
2.1 haga click en el botón Interfase Contable que aparece en el menú
principal de la aplicación.
Fig. 2.1 Imagen de la opción Interfase Contable
2.2 Tan pronto haga click en el botón, observara la ventana siguiente:
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Fig. 2.2 Muestra los campo para ingresar las fechas de las
facturas
2.3 En la anterior pantalla deberá indicar el rango de fechas entre las
cuales se tomaran los datos de las facturas para generar la interfase
contable. Indique las fechas y presione el botón Generar, que se
encuentra en la parte inferior izquierdo de la ventana.
Automáticamente, la aplicaron le pregunta:
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Fig. 2.3 Imagen de la opción Generar Interfase Contable
Como puede observar, el sistema muestra el nombre del archivo que será
generado en esta oportunidad y cuyo nombre queda conformado de la
siguiente manera: el año, mes y día de la fecha en que se ejecuta la opción.
En otras palabras, el sistema tomara todos los conceptos de los Extractos de
Aduanas que hayan sido facturados entre las fechas indicadas y creara un
archivo cuyo nombre será la fecha de generación del archivo, es decir, si la
interfase se ejecuta el 24 de Abril del 2004, el nombre del archivo será:
20040424.
NOTA IMPORTANTE: Únicamente se incluirán en el archivo de la interfase,
los datos de los extractos en los cuales se haya digitado el Número de la
Factura correspondiente.
2.4 Como puede observar, el sistema muestra el nombre del archivo que
Será Tan pronto acepte el nombre del archivo, se muestra la
siguiente
Ventana:
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Fig. 2.4 Muestra la ubicación del archivo dentro del Directorio
Usted puede seleccionar la unidad y el directorio en el cual quiere que sea
guardado el archivo con la interfase.
Observe que por omisión (Si usted no especifica una carpeta diferente), el
sistema guardara el archivo en la misma ubicación que el programa.
Si desea copiarlo en un disquete, haga click en el cuadro de lista
desplegable que aparece en la parte baja de la ventana, titulado Unidad: y
seleccione la Unidad A. No olvide introducir un disquete antes de
seleccionar la unidad.
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2.4.1 Selección de la Unidad A:
2.5 Finalmente presione el botón Seleccionar para que el sistema
acepte la ubicación que usted le esta indicando.
Como parte final del proceso, el sistema abrirá una ventana
mostrando un Preview del reporte con los datos de la interfase y a
continuación el cuadro de dialogo mediante el cual podrá indicar al
sistema en que impresora desea el reporte de soporte con los datos
que van en el archivo. Para nuestro ejemplo la impresora seria Epson
LX-300+ (observe la pantalla siguiente)
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Fig. 2.5 Imagen de la opción Imprimir
Puede seleccionar la impresora de acuerdo a las que tenga disponibles.
Si no desea imprimir el reporte, haga click sobre el botón Cancelar, que se
encuenta el la parte inferior derecho de la pantalla.
Una vez terminada la impresión, el archivo habrá sido generado y quedara
ubicado de nuevo en la pantalla inicial de la interfase.
NOTA: Puede verificar la existencia del archivo a través del Explorador
de Windows, como se muestra en la siguiente Figura.
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Fig. 2.5.1 Ventana del Explorador de Windows para la
verificación del archivo
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