Procedimiento para la Creación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

(COPASST)
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la conformación del COPASST en la empresa Sabanagro,
garantizando el cumplimiento de la normatividad en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)

2. RESPONSABILIDADES
Gerente o representante legal: Convoca y supervisa el proceso.
Área de SST o encargado de seguridad: Coordina el proceso.
Empleados: Participan en la elección de los representantes.

3. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

3.1 Convocatoria para Elección del COPASST (Día 1 - 5)
Responsable: Empleador o Área de SST
Acción:
 Elaborar y publicar la convocatoria para elección de representantes de los trabajadores.

 Anunciar el proceso a todos los empleados mediante cartelera, correo electrónico o

reuniones.
Formato: Aviso de convocatoria (Anexo 1)

3.2 Inscripción de Candidatos (Día 6 - 10)

Responsable: Empleador o Área de SST
Acción:
 Permitir que los empleados postulen candidatos voluntarios.
 Registrar las inscripciones.
Formato: Lista de inscripción de candidatos (Anexo 2)

3.3 Elección de Representantes de los Trabajadores (Día 11 - 15)

Responsable: Empleador o Área de SST
Acción:
 Realizar votación secreta entre los empleados.
 Contabilizar los votos y registrar los resultados.
 Publicar el acta de elección.
Formato:
 Acta de elección (Anexo 3)
  Formato de votación (Anexo 4)

3.4 Designación de Representantes del Empleador (Día 16 - 18)

Responsable: Empleador
Acción:
 Nombrar los representantes del empleador en el COPASST.

Formato: Acta de designación del empleador (Anexo 5)

3.5 Constitución Formal del COPASST (Día 19 - 20)

Responsable: Empleador o Área de SST
Acción:
 Elaborar el acta de constitución del COPASST con los miembros elegidos y designados.

Formato: Acta de constitución (Anexo 6)

3.6 Capacitación Inicial del COPASST (Día 21 - 25)

Responsable: Empleador o Área de SST
Acción:
 Realizar capacitación obligatoria sobre funciones y responsabilidades del COPASST.

Formato: Lista de asistencia y certificado de capacitación (Anexo 7)

3.7 Registro del COPASST en el SG-SST (Día 26 - 30)

Responsable: Área de SST
Acción:
 Incorporar el COPASST en el Sistema de Gestión de SST.

 Publicar la información en carteleras o medios internos.

Formato: Registro en el SG-SST (Anexo 8)

4. POLITICAS DE OPERACION
4.1 Estructura del COPASST en una Empresa de 30 Empleados
Número de Miembros:
Según la Resolución 2013 de 1986, para empresas entre 10 y 49 empleados, el COPASST
debe estar conformado por:
 1 representante de los trabajadores con su suplente (elegidos por votación).
  1 representantes del empleador con su suplente (designados por la empresa).

4.2 Cargos y Funciones dentro del COPASST:

El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) es el órgano encargado
de la promoción y vigilancia del cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo
(SST). A continuación, se detallan las funciones y responsabilidades de cada uno de sus
miembros:
Funciones del COPASST
Según la Resolución 2013 de 1986, las principales funciones del COPASST son:
1. Actuar como veedor del SG-SST dentro de la empresa.
2. Participar en la identificación de peligros y evaluación de riesgos laborales.
3. Promover la capacitación en SST para trabajadores.
4. Reportar condiciones inseguras a la dirección de la empresa.
5. Realizar reuniones mensuales para evaluar la gestión de SST.
6. Acompañar investigaciones de accidentes de trabajo.

Presidente del COPASST

Responsabilidades:
 Dirigir las reuniones del comité y garantizar su correcto funcionamiento.

 Representar al COPASST ante la dirección de la empresa.

 Velar por la implementación de las recomendaciones del comité.

 Asegurar el cumplimiento de la normativa SST dentro de la empresa.

Funciones:
 Convocar y presidir las reuniones del COPASST.
 Garantizar que las decisiones del comité sean ejecutadas.
 Coordinar con el empleador y trabajadores la implementación de acciones preventivas.
 Presentar informes periódicos sobre avances y retos en SST.

Secretario del COPASST

Responsabilidades:
 Registrar y documentar todas las actividades del COPASST.

 Custodiar los documentos y actas de las reuniones del comité.

 Asegurar la comunicación entre el COPASST y el resto del personal.

Funciones:
 Elaborar y distribuir las actas de cada reunión.
 Llevar control de asistencia a las reuniones del COPASST.
 Gestionar la difusión de información sobre SST dentro de la empresa.
 Organizar la documentación relacionada con el SG-SST.

Representantes de los Trabajadores

Responsabilidades:
 Representar los intereses de los trabajadores en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
 Informar al COPASST sobre problemas o situaciones de riesgo en los lugares de
trabajo.
 Velar por el bienestar y la seguridad de sus compañeros.

Funciones:
 Recoger y transmitir inquietudes de los trabajadores en SST.
 Participar en inspecciones de seguridad dentro de la empresa
 Apoyar la realización de campañas y capacitaciones en SST.
 Reportar condiciones inseguras y proponer soluciones.
 Asistir y participar activamente en las reuniones del COPASST.

Representantes del Empleador

Responsabilidades:
 Velar por la implementación de las medidas de SST dentro de la empresa.

 Garantizar que los recursos necesarios para SST sean proporcionados.

 Cumplir con las normativas y estándares legales en materia de SST.

Funciones:
 Asegurar que se ejecuten las decisiones del COPASST.
 Coordinar con el área de SST la implementación de medidas preventivas.
 Facilitar recursos para las actividades de prevención y promoción en SST.
 Informar a la gerencia sobre el estado del SG-SST.

Suplentes (Tanto de los Trabajadores como del Empleador)

Responsabilidades:
 Sustituir a los miembros principales en caso de ausencia.
 Apoyar en las funciones y responsabilidades del COPASST.
Funciones:
  Asistir a reuniones en ausencia de los miembros principales.
 Colaborar en actividades de promoción y prevención en SST.
 Mantenerse informados sobre las decisiones del COPASST.

Resumen de Responsabilidades por Cargo

Cargo Responsabilidades Clave

Presidente Dirige el comité, garantiza su funcionamiento y coordina con

la empresa.

Secretario Registra las actas, gestiona documentos y facilita la

comunicación.

Representantes de Reportan riesgos, apoyan capacitaciones y representan a sus

Trabajadores compañeros.

Representantes del Implementan medidas SST, aseguran recursos y cumplen la

Empleador normativa.

Suplentes Reemplazan a los principales cuando sea necesario y apoyan

en actividades.

4.3 Las reuniones mensuales son obligatorias y deben documentarse con actas.
4.4 Las inspecciones deben realizarse en coordinación con el área de SST.
4.5 Los informes semestrales deben incluir avances, problemas identificados y
recomendaciones.
4.6 La capacitación del COPASST debe incluir normatividad vigente y buenas prácticas en SST.

5. ANEXOS
Formatos para la Creación del COPASST

5.1 Formato de Convocatoria para Elecciones del COPASST

Encabezado: Nombre de la empresa – Logo
Fecha de Emisión: [DD/MM/AAAA]
Asunto: Convocatoria para Elección del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
(COPASST)
A todos los trabajadores de SABANAGRO SAS:
En cumplimiento de la Resolución 2013 de 1986 y el Decreto 1072 de 2015, convocamos a
todos los trabajadores para participar en la elección de sus representantes ante el COPASST.
Fecha de inscripción de candidatos: [DD/MM/AAAA] al [DD/MM/AAAA]
Fecha de elecciones: [DD/MM/AAAA]
Lugar: [Oficina/Área designada]
Requisitos para postularse:
 Ser trabajador activo de la empresa.

 Tener interés en promover la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Para más información, contactar al Área de SST

Atentamente,
[Nombre]
Responsable de SST

5.2 Formato de Inscripción de Candidatos al COPASST

Nombre de la empresa
Fecha de inscripción: [DD/MM/AAAA]

No Nombre del candidato Carg Firma del candidato

. o

5.3 FORMATO DE VOTACIÓN PARA LA ELECCIÓN DEL COPASST

Nombre de la empresa: [Nombre de la empresa]
Fecha de elección: [DD/MM/AAAA]
Lugar: [Oficina / Área designada]

Instrucciones para la Votación:

1. Cada trabajador tiene derecho a un voto.
2. Marque con una X el nombre de hasta dos candidatos de su preferencia.
3. Deposite el formulario en la urna designada.

LISTA DE CANDIDATOS

No. Nombre del Candidato Voto (✔)

1 [Nombre]
No. Nombre del Candidato Voto (✔)

2 [Nombre]

3 [Nombre]

4 [Nombre]

5 [Nombre]

Nota: Solo se contarán los votos correctamente marcados.

Firma del Votante (Opcional)

Nombre y firma: ___________________________________

Verificación de la votación:
✔ Presidente del Comité Electoral: ________________________
✔ Testigo: ________________________
Este formato debe ser custodiado por el Comité Electoral hasta el conteo final de votos.

5.4 Formato de Acta de Elección del COPASST

Fecha de elección: [DD/MM/AAAA]
Lugar: [Oficina/Área designada]
Reunidos los trabajadores de SABANAGRO SAS, se llevó a cabo la elección de
representantes al COPASST, obteniéndose los siguientes resultados:
Resultados de la votación:

No Nombre del candidato Número de votos Resultado (Principal/Suplente)

.

Se declaran como representantes principales y suplentes a:

Principales:
1. [Nombre] – Representante de los Trabajadores
2. [Nombre] – Representante de los Trabajadores
Suplentes:
1. [Nombre]
2. [Nombre]
Firmas:
Presidente del Comité Electoral: _______________
Testigo: _______________

5.5 Formato de Acta de Constitución del COPASST

Fecha: [DD/MM/AAAA]
Lugar: [Oficina/Área designada]
En cumplimiento de la normativa de Seguridad y Salud en el Trabajo, se procede a la
conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), con los
siguientes miembros:
Representantes de los Trabajadores:
1. [Nombre] – Principal
2. [Nombre] – Suplente
Representantes del Empleador:
1. [Nombre] – Principal
2. [Nombre] – Suplente
El COPASST queda conformado por los anteriores miembros, quienes cumplirán
funciones por un período de dos años, según la normatividad vigente.
Firmas de los miembros:
Presidente del COPASST: _________________ Suplente: _________________
Secretario: _____________________________ Suplente: _________________

5.6 Formato de Lista de Asistencia a Reuniones del COPASST

Fecha de reunión: [DD/MM/AAAA]
Lugar: [Oficina/Área designada]

No Nombre Cargo Firma

.

Secretario del COPASST: _______________

Presidente del COPASST: _______________

5.7 Cronograma Anual de Actividades del COPASST

Período: [Año XXXX]
Frecuencia de Reuniones: Mensual (Obligatoria según Resolución 2013 de 1986)
Objetivo: Planificar y ejecutar acciones para mejorar la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).

N° Actividad Responsable Frecuencia Fecha

Programada

1 Reunión de instalación del Presidente y Única vez [DD/MM/AAAA]

COPASST secretario

2 Elaboración del plan de Todos los miembros Anual [DD/MM/AAAA]

trabajo anual del COPASST

3 Reunión mensual del Todos los miembros Mensual Última semana

COPASST (Seguimiento de de cada mes
SST y revisión de
incidentes)

4 Capacitación inicial a los Área de SST / Anual [DD/MM/AAAA]

miembros del COPASST Externo

5 Identificación de peligros y Representantes de Trimestral [DD/MM/AAAA]

evaluación de riesgos en Trabajadores y
los puestos de trabajo Empleador

6 Inspecciones de seguridad COPASST con el Trimestral [DD/MM/AAAA]

en diferentes áreas de la Área de SST
empresa

7 Investigación de COPASST y Área de Según Cuando sea

accidentes de trabajo SST ocurrencia necesario

8 Revisión de condiciones Representantes del Semestral [DD/MM/AAAA]

de salud de los Empleador
trabajadores (exámenes
médicos, EPP, etc.)

9 Campañas de prevención COPASST con Área Trimestral [DD/MM/AAAA]

de riesgos laborales de SST

10 Revisión y actualización Representantes del Anual [DD/MM/AAAA]

del reglamento de higiene Empleador
y seguridad

11 Seguimiento a las Representantes de Trimestral [DD/MM/AAAA]

condiciones de trabajo Trabajadores
reportadas por los
trabajadores

12 Participación en auditorías COPASST y Área de Anual [DD/MM/AAAA]

internas del SG-SST SST

13 Informe semestral sobre la Presidente y Semestral [DD/MM/AAAA]

 gestión del COPASST a la secretario
gerencia

14 Revisión y actualización COPASST y Brigada Anual [DD/MM/AAAA]

del plan de emergencias de Emergencias

15 Revisión de cumplimiento Todos los miembros Trimestral [DD/MM/AAAA]

de normas de SST en la
empresa

Notas Adicionales:
7. Normatividad Aplicable:
 Resolución 2013 de 1986: Regula la conformación y funcionamiento del Comité
Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).
 Decreto 1072 de 2015: Establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST) y refuerza la obligatoriedad del COPASST.
 Resolución 0312 de 2019: Define estándares mínimos del SG-SST, incluyendo el
COPASST.

5.8. Formato de Convocatoria para Conformación de Comités y Brigadas

EMPRESA: [Nombre de la empresa]
FECHA: [Día/Mes/Año]
DIRIGIDO A: Todos los empleados
ASUNTO: Convocatoria para la conformación de comités y brigadas de seguridad
Estimados colaboradores,
En cumplimiento de la normatividad vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), se
convoca a todo el personal a participar en la conformación de los siguientes comités y brigadas:
 COPASST (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo)
 Comité de Convivencia Laboral
 Brigadas de Emergencia (Primeros Auxilios, Evacuación y Rescate, Contra
Incendios)
 Comité de Emergencias
 Comité de Seguridad Vial
Los interesados en formar parte de estos grupos pueden inscribirse hasta el [Fecha límite].
Atentamente,
[Nombre y Cargo del responsable]
5.9 Acta de Conformación del Comité de Convivencia Laboral
EMPRESA: [Nombre de la empresa]
FECHA: [Día/Mes/Año]
LUGAR: [Ubicación]
En cumplimiento de la Resolución 652 de 2012, se procede a la elección y conformación del
Comité de Convivencia Laboral con los siguientes miembros:

Cargo Nombre Cédula Cargo en la Empresa

Representante del empleador

Representante de los
trabajadores

Suplente

Funciones:
 Prevenir situaciones de acoso laboral.
 Atender quejas y sugerencias.
 Promover un ambiente laboral saludable.
Firman,
[Nombre y Cargo]

5.10 Acta de Conformación de las Brigadas de Emergencia

EMPRESA: [Nombre de la empresa]
FECHA: [Día/Mes/Año]
LUGAR: [Ubicación]
Con el objetivo de garantizar la seguridad en caso de emergencias, se conforman las siguientes
brigadas:

Brigada Nombre Cédula Cargo en la Empresa

Primeros Auxilios

Evacuación y Rescate

Contra Incendios

Funciones:
 Recibir capacitación y simulacros.
 Actuar en caso de emergencias.
 Apoyar en la evacuación y rescate de personas.
Firman,
[Nombre y Cargo]

Resumen de Requisitos

Comité o Brigada Base Legal Integrantes

Resolución 2013 de 1986, Decreto 4 miembros (2 principales y 2

COPASST
1072 de 2015 suplentes)

Comité de 4 miembros (2 principales y 2

Resolución 652 y 1356 de 2012
Convivencia suplentes)

Brigadas de Según el riesgo y tamaño de la

Resolución 1111 de 2017
Emergencia empresa

Comité de Representantes de la empresa y

Decreto 1072 de 2015
Emergencias líderes de brigada

Comité de Seguridad Representantes de SST, logística y

Resolución 1565 de 2014
Vial conductores

Comités y Brigadas de SST en una Empresa de Almacenamiento y Transporte (30

empleados)
1. Comités y Brigadas Obligatorios
Según la normatividad vigente en Colombia, una empresa de almacenamiento y transporte con
30 empleados debe contar con los siguientes comités y brigadas:
1. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)
2. Comité de Convivencia Laboral (CCL)
3. Brigada de Emergencias
4. Brigada de Primeros Auxilios
5. Brigada de Prevención y Control de Incendios
6. Brigada de Evacuación

2. COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL (CCL)

 .
Funciones:
 Recibir, analizar y mediar en conflictos laborales.
 Promover estrategias para mejorar el ambiente laboral.
 Emitir recomendaciones para la prevención del acoso laboral.
Periodicidad de Reuniones:
 Trimestralmente o cuando se presente un caso.
Informes a Presentar:
 Informe de casos atendidos (manteniendo confidencialidad).
 Actas de reuniones.
 Informe anual de gestión.
Indicadores:

3. BRIGADA DE EMERGENCIAS
Normativa: Resolución 1401 de 2007, Decreto 2157 de 2017.
Número de Integrantes:
 5 personas (seleccionadas entre los empleados).
Funciones:
 Coordinar la respuesta ante emergencias.
 Apoyar la ejecución del Plan de Emergencias.
 Realizar simulacros de evacuación.
Periodicidad de Reuniones:
 Semestralmente.
Informes a Presentar:
 Actas de reunión y capacitación.
 Reporte de simulacros.
Indicadores:
 Nº de simulacros realizados vs. programados.
 Tiempo de evacuación en simulacros.

4. BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS

Normativa: Resolución 1401 de 2007, Decreto 1072 de 2015.
Número de Integrantes:
 3 personas con capacitación en primeros auxilios.
Funciones:
 Brindar asistencia inmediata en caso de accidentes.
  Verificar botiquines y equipos médicos.
Periodicidad de Reuniones:
 Trimestralmente.
Informes a Presentar:
 Registro de atención de incidentes.
 Reporte de inspección de botiquines.
Indicadores:
 Nº de incidentes atendidos.
 Estado de botiquines (% de elementos disponibles).

5. BRIGADA DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE INCENDIOS

Normativa: Resolución 1401 de 2007, Decreto 2157 de 2017.
Número de Integrantes:
 3 personas con formación en manejo de extintores.
Funciones:
 Inspeccionar y mantener en buen estado los equipos contra incendios.
 Controlar conatos de incendio.
 Apoyar evacuaciones en caso de incendio.
Periodicidad de Reuniones:
 Trimestralmente.
Informes a Presentar:
 Registro de inspección de extintores y equipos.
 Informe de incidentes con fuego.
Indicadores:
 % de cumplimiento de inspección de equipos.
 Nº de incidentes con fuego controlados.

6. BRIGADA DE EVACUACIÓN BUSQUEDA Y RESCATE

Normativa: Decreto 2157 de 2017.
Número de Integrantes:
 3 personas con conocimientos en rutas de evacuación.
Funciones:
 Guiar a los trabajadores en caso de evacuación.
 Verificar que todas las áreas sean evacuadas.
Periodicidad de Reuniones:
 Trimestralmente.
Informes a Presentar:
 Reporte de simulacros.
 Evaluación del tiempo de evacuación.
Indicadores:
 Nº de simulacros realizados.
 Tiempo promedio de evacuación.

Cronograma de Reuniones y Simulacros

Comité / Brigada Reuniones Simulacros / Actividades

COPASST Trimestral Inspecciones trimestrales

Comité de Convivencia Laboral Trimestral o por casos Encuestas de clima laboral

Brigada de Emergencias Semestral 1 simulacro anual

Brigada de Primeros Auxilios Trimestral Capacitación semestral

Brigada de Incendios Trimestral Inspección mensual de extintores

Brigada de Evacuación Trimestral 1 simulacro anual

FORMATOS ESPECÍFICOS PARA COMITÉS Y BRIGADAS DE SST

1. FORMATO DE ACTA DE REUNIÓN

COMITÉ/BRIGADA: _______________________ FECHA: //____ HORA: ____ LUGAR:
__________________
ASISTENTES:
 Nombre - Cargo
 Nombre - Cargo
ORDEN DEL DÍA:
 1.

2.

3.

CONCLUSIONES Y COMPROMISOS:

1.

2.

3.

FIRMAS:

2. FORMATO DE ELECCIÓN DE COPASST Y CCL

FECHA DE ELECCIÓN: //____
LISTADO DE CANDIDATOS:

1.

2.

RESULTADOS:
REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES:
 Principal: ________________ Suplente: ________________
 Principal: ________________ Suplente: ________________
REPRESENTANTES DEL EMPLEADOR:
 Principal: ________________ Suplente: ________________
 Principal: ________________ Suplente: ________________
FIRMAS DEL COMITÉ ELECTORAL:
 

3. LISTA DE VERIFICACIÓN DE INSPECCIÓN DE SEGURIDAD

FECHA: //____ LUGAR: _______________________ INSPECTOR:
_______________________

Ítem Aspecto a Evaluar Cumple (S/N) Observaciones

1 Señalización de emergencias adecuada

2 Equipos de protección personal en buen estado

3 Extintores en su lugar y con carga vigente

4 Rutas de evacuación despejadas

ACCIONES CORRECTIVAS:

FIRMAS:

4. FORMATO DE REGISTRO DE ATENCIÓN DE PRIMEROS AUXILIOS

FECHA: //____ HORA: ____ NOMBRE DEL AFECTADO: ____________________ LUGAR
DEL INCIDENTE: ____________________
DESCRIPCIÓN DEL INCIDENTE:

PRIMEROS AUXILIOS APLICADOS:

PERSONA QUE ATENDIÓ: ________________________ FIRMA:

________________________

5. FORMATO DE INSPECCIÓN DE EQUIPOS CONTRA INCENDIOS

FECHA: //____ RESPONSABLE: _______________________
Equipo Ubicación Estado (Bueno/Regular/Malo) Observaciones

Extintor ABC Pasillo 1

Manguera contra incendios Depósito

Alarma de incendios Oficina

ACCIONES TOMADAS:

FIRMAS:

6. PROCEDIMIENTO DE RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

OBJETIVO: Establecer las acciones a seguir en caso de emergencia.
ALCANCE: Aplica a todo el personal de la empresa.
PASOS:
1. Identificar la emergencia.
2. Activar la alarma.
3. Notificar a las brigadas correspondientes.
4. Seguir las rutas de evacuación.
5. Reunirse en el punto de encuentro.
RESPONSABLES:
 Brigada de Emergencias: Coordinación y evacuación.
 Brigada de Primeros Auxilios: Atención de heridos.
 Brigada de Incendios: Control del fuego si es seguro hacerlo.
FIRMAS:

7. CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES Y SIMULACROS

Actividad Responsable Fecha

Simulacro de evacuación Brigada de Emergencias //____

Uso de extintores Brigada de Incendios //____

Primeros auxilios Brigada de Primeros Auxilios //____

FIRMAS:

Estructura del Comité operativo de emergencia (COE)

DIRECTOR DE
EMERGENCIAS

DIRECTOR DIRECTOR DE
BRIGADA DE COMUNICACIONES
EMERGENCIAS Y APOYO EXTERNO

BRIGADAS DE
BRIGADA DE BRIGADA
EVACUACION
PRIMEROS CONTRA
BUSQUEDA Y
AUXILIOS INCENDIOS
RESCATE
1 1 1
2 2 2