ADMINISTRACÍON DEL
TIEMPO
INTRODUCCIÓN
La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se
trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de
recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el
tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es
imprescindible:
Identificar metas, objetivos y prioridades.
Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del
tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y
las prioridades.
Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en
la vida académica como en la vida profesional.
En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saber
administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del
tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el
trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones
muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de
nuestra vida.
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de
vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y
críticos de los administradores.
ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que
se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se
planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el
máximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo
el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL
TIEMPO:
Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos
de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que
toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de
ejecución y produce mejores resultados.
Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos
20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como él lo planea.
Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y
compromisos establecidos.
Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas
planeados, más que por la pura casualidad.
El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que
los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus
actividades.
El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los
compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a
sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los
esfuerzos en cada actividad.
No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con
resultados.
El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y
limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos
problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho
tiempo.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que
desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las
fechas límite establecidas.
Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales
deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de
acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer
llamadas telefónicas.
El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el
tiempo.
El registro de cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el
mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los
objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas
irreales.
CARACTERÍSTICAS DE UN EMPRENDEDOR QUE ADMINISTRAN
EFICIENTEMENTE EL TIEMPO:
Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una
mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.
Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo
asignado.
Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en
el tiempo más corto.
Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y
negativas.
Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para
asegurase que se están logrando los resultados planeados.
Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de
grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la
sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.
Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría
de las personas que se lo propongan.
Recomendaciones:
En el caso de comenzar el día con un contratiempo, lo primero que recomienda es que
se detenga, cuente hasta cinco y ordene sus ideas. Si está sentado en su mesa de trabajo,
procure ordenarla, no tenga demasiadas cosas atiborradas a la vista, le agobiarían más
todavía.
El paso siguiente es revisar lo que conviene hacer.
Decida qué actividades de la jornada va a rescatar y cuáles van a dejar expirar. Una vez
estudiadas, vuelva a negociar las fechas límite que le han dado para los asuntos más
urgentes. Se recomienda que en caso de que dichas fechas sean inamovibles y los plazos
se le echan encima, intente delegar parte de ese trabajo para que pueda salir adelante.
Es importante que en su jerarquización de temas prioritarios para sacar adelante,
posponga todas las trivialidades que pueda para otro día. En lugar de darse una paliza
trabajando dos horas extras para terminar todo, considere la posibilidad de trabajar sólo
veinticinco minutos extra al día durante el resto de la semana.
Aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir entre reuniones de
relevancia y las puramente rutinarias, así podrá mandar a estas últimas a alguien en su
nombre, de este modo usted dispondrá de ese tiempo a sacar adelante parte del trabajo
que no le deja dormir.
El mito de la actividad: “El emprendedor más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se
confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos,
tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para
estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado
todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de
trabajo invertido, así que yo trabajo 15 horas diarias”. Se centra el interés en trabajar más,
en vez de trabajar mejor.
Administración de tiempo/como ocupar "tiempo muerto"
Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente
no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas
de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado.
Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un
poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los
minutos que gasta esperando al jefe o al médico. Podemos planear el trabajo de mañana,
escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.
Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o
revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en
aumentar nuestros conocimientos.
1. Las personas y el cambio
Hoy existe un generalizado acuerdo acerca de que las organizaciones son organismos
vivos e inteligentes, en el sentido de que tienen la posibilidad de evolucionar hacia
maneras superiores de hacer y de ser. Estos atributos organizacionales son un derivado
directo de la capacidad de las personas que las integran. Y lo que nos distingue a las
personas de cualquier otro organismo viviente es nuestra capacidad de formular y cumplir
promesas, a nosotros mismos y a los demás. Esta capacidad es la que nos permite
coordinar acciones con otros y mejorar nuestros hábitos en el manejo del tiempo.
2. ¿El huevo o la gallina?
La antigua fábula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", es un excelente ejemplo
para reconocer la ecuación que toda persona u organización debe resolver a cada
momento, el equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Mañana".
La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a sus gallinas y
encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a
su casa donde comprueba que el huevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las
mañanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral
y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también aumenta su impaciencia con
los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una
sola vez, la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte
de la gallina, sobreviene también la desaparición de su riqueza.
Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme desafío al que nos enfrentamos hoy las
personas: La cuestión de la sostenibilidad y el uso del tiempo.
"Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los resultados a corto
plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"
Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo
que desplace a los métodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la
Eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad.
3. Los enfoques tradicionales de administración del tiempo
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están orientados
por una lógica de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de comportamiento
cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras
culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Sus métodos terminan
provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar.
Veamos algunas de sus principales premisas y limitaciones:
Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer más en menos tiempo". Pero el supuesto
subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una diferencia vital
entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer más velozmente las cosas nos precipita más
rápido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado que estamos en el camino
correcto. Por lo que llegar más rápido al lugar equivocado puede ser "eficiente", pero no
resulta "efectivo".
Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las
acciones de los demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos
relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar
caeremos en la cuenta de que lo único que teníamos era la "ilusión de tener el control" y
que lo único que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el
principal capital que puede tener una relación personal o de trabajo y se basa en la
interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos para
obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la
confianza mutua primero y la relación después.
Administración: el modelo tradicional se ocupa de la administración, no del liderazgo. La
administración es útil cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas
veces los problemas no son de administración, sino de liderazgo y no es suficiente con
mantener firme el rumbo. En realidad mantener firme el rumbo sólo empeora las cosas.
A veces hay que buscar otros rumbos y esto significa liderar.
Métodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee métodos. Nos dice cómo
hacer "bien" las cosas. Si bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad que experimentamos,
también limita nuestra libertad de acción adormeciendo nuestros centros del pensamiento
creativo. Al renunciar a la innovación quedamos esclavos de nuestros paradigmas, en
lugar de hacer que los paradigmas estén a nuestro servicio.
4. Un enfoque a la efectividad para el manejo del tiempo
El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo,
superador de la eficacia que sólo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la
relación costo – beneficio y también de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de
los recursos sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades de las
personas involucradas en el proceso.
La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el
malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensación de correr a los
problemas siempre desde atrás, atender sólo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc.
5. La visión de futuro
Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más allá de la realidad actual y
convertirnos en algo que todavía no somos. La existencia de una visión de futuro es un
elemento indispensable para que exista la posibilidad de superación personal y colectiva.
Nadie puede encontrar motivación para superarse teniendo en cuenta sólo su situación
actual. Por lo tanto, sin visión de futuro no hay motivación y sin motivación tampoco hay
nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. Por lo que si no existe una visión de futuro
o ni siquiera un modelo aproximado que nos impulse a imitar es indispensable crearlo.
"Tener una visión de futuro nos permite aventurarnos a ejercer nuestro pensamiento
creativo y no simplemente responder a las circunstancias actuales".
La visión es la certeza de haber encontrado el destino correcto. Puede asimilarse a la
brújula que nos marca el norte que necesitamos sincronizar con nuestro reloj para
privilegiar las actividades que nos mantengan dentro de la dirección adecuada.
6. Lo urgente y lo importante
Lo urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención
inmediata. Podemos definir a la atención de lo urgente como toda tarea o actividad en la
que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos
presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos
de una organización.
El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades
que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una
organización: Lo que constituye la razón de ser o misión. Al igual de lo que pasaría en
nuestro plano personal, la definición de lo que resulta importante para una organización,
es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro.
La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra
capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del
tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance
que se logre entre la energía asignada a atender lo urgente y lo Importante.
7. La matriz de administración del tiempo
Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la
comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el
modelo propuesto.
Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por
ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy:
proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas
inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión
orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que
si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que
permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa
sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos
son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver
conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías
personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades
para mejorar la respuesta a desafíos futuros.
Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás:
Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo
Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el
tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos
presionar sobre ellas.
8. Los "Roba tiempos"
Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no
corresponden a los Cuadrantes 1 o 2.
Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. A los
Roba tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:
Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las
interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan
deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes
explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a
estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra
popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos
comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En
mis cursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: "Me pasé
todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".
Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no
planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este
cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para
enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales
resultantes de este cuadrante.
a. Gráfico de la Matriz de Manejo del Tiempo
Urgente No Urgente
Cuadrante 1: Cuadrante 2:
Crisis, Presión, "Apagar Planificación, Visión,
Incendios", Fechas Límites, Valores, Preparación,
Importante Problemas Acuciantes. Recreació
n verdadera.
Cuadrante 3: Cuadrante 4:
Interrupciones Actividades de Evasión,
No
Varias, Trivialidades, Pérdidas de
Importante
Reuniones Tiempo.
Imprevistas
, Visitas Inesperadas.
9. Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente
Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida,
transformándonos en el objeto de nuestra atención, recorriendo un trayecto de profecía
auto cumplidor: Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y
manejar crisis, es probable que sólo por azar podamos navegar en aguas calmas. Y esto
es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender
sólo lo urgente y enfocarnos sobre todo, en planificar y atender lo importante.
