Introducción
Objetivo.
El presente manual tiene como objetivo establecer un marco de referencia para la
implementación y mantenimiento de un programa efectivo de prevención de lavado de
activos y financiamiento del terrorismo (PLAFT) en [Nombre de la Empresa], a fin de
cumplir con la normativa vigente en República Dominicana y mitigar los riesgos asociados
a estas actividades ilícitas.
Alcance.
Este manual se aplica a todos los empleados, directores y agentes de la empresa, así
como a todas las operaciones y transacciones realizadas.
Definiciones Clave
o Cliente: Toda persona natural o jurídica que mantenga una relación
comercial con la empresa.
o Beneficiario Final: La persona natural que en última instancia posee o
controla, directa o indirectamente, al cliente jurídico.
o Transacción Sospechosa: Cualquier operación que no tenga un propósito
económico o legal aparente, o que se desvíe significativamente de los
patrones normales de actividad de un cliente.
o PLAFT: Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del
Terrorismo.
o Check List: lista de documentos obligatorios para cada tipo de cliente, de
acuerdo con los riesgos asociados.
Marco Legal
Este manual se basa en las disposiciones de la Ley [Número de la Ley] sobre
Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, así como en las
normas y regulaciones emitidas por la Superintendencia de Bancos y otras
autoridades competentes.
Política de PLAFT
Compromiso de la Empresa [Nombre de la Empresa] se compromete a
cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables en materia de PLAFT y a
mantener un programa de cumplimiento efectivo.
Principios Rectores
o Tolerancia cero al lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
o Transparencia en las operaciones.
o Diligencia en la identificación y verificación de clientes.
o Monitoreo continuo de las transacciones.
o Cooperación con las autoridades competentes.
Organización y Responsabilidades
Estructura del Departamento de Cumplimiento
Un departamento de cumplimiento dedicado a supervisar la implementación y el
funcionamiento del programa PLAFT.
Otros
Empleados
Oficial de
cumplimiento
Otros
Gerencia Empleados
Junta Otros
Directiva Empleados
Roles y Responsabilidades.
Gerencia: Asegurará que el personal cumpla con las políticas y procedimientos.
Junta Directiva: Aprobará la política PLAFT y supervisará su implementación.
Oficial de Cumplimiento: Será responsable de la implementación y supervisión del
programa, la capacitación del personal, y la coordinación con las autoridades.
Otros Empleados: Colaborarán con el departamento de cumplimiento en la identificación
y reporte de transacciones sospechosas.
Conocimiento del Cliente (KYC)
Procedimientos Detallados para la Identificación y Verificación de
Clientes
Recopilación de Información.
o Personas Naturales: Nombre completo, fecha de nacimiento, número de
identificación (cédula), dirección, ocupación, fuente de fondos, referencias
bancarias y, si aplica, información sobre el beneficiario final.
o Personas Jurídicas: Nombre de la empresa, registro mercantil, objeto
social, estructura accionaria, información sobre los accionistas y
beneficiarios finales, dirección fiscal y referencias bancarias.
Verificación de la Información.
Documentación.
Se solicitarán copias autenticadas de los documentos de identificación, comprobantes de
domicilio y otros documentos relevantes.
Bases de Datos.
Se realizarán consultas en bases de datos nacionales e internacionales para verificar la
identidad del cliente y detectar posibles alertas, utilizando como herramientas Nacionales
principales:
Registro Nacional de Identificación y Electoral (Junta Central Electoral): Esta
base de datos contiene información básica de los ciudadanos dominicanos, como
nombre completo, fecha de nacimiento, número de cédula y dirección.
Registro Mercantil: Contiene información sobre empresas, sociedades y otras
entidades jurídicas, incluyendo sus accionistas y representantes legales.
Dirección General de Impuestos Internos (DGII): Proporciona información sobre
los contribuyentes, como RNC, actividades económicas y obligaciones tributarias.
Superintendencia de Bancos: Puede tener acceso a información sobre cuentas
bancarias y movimientos financieros de los clientes.
Listas de Personas Expuestas Políticamente (PEP): Elaboradas por las
autoridades competentes, estas listas incluyen a funcionarios públicos, políticos y
sus familiares cercanos.
Bases de Datos Internacionales
World-Check: Una de las bases de datos más completas a nivel mundial, que
incluye información sobre PEPs, sanciones, alertas de fraude y compañías offshore.
OFAC (Office of Foreign Assets Control): Base de datos estadounidense que
contiene las listas de personas y entidades sancionadas por el gobierno de los
Estados Unidos.
Europol: Agencia de la Unión Europea que proporciona acceso a bases de datos
sobre organizaciones criminales y personas buscadas.
Interpol: Organización internacional de policía criminal que ofrece acceso a bases
de datos sobre personas buscadas y organizaciones criminales.
Base de Datos de la ONU: Contiene listas de personas y entidades sancionadas por
las Naciones Unidas.
Visitas a las Instalaciones.
En algunos casos, se podrán realizar visitas a las instalaciones del cliente para corroborar la
información proporcionada.
Actualización Periódica.
Se establecerá un proceso para actualizar la información de los clientes al menos una vez al
año o cuando ocurran cambios significativos.
Documentación Requerida: Se establecerá una lista de documentos obligatorios
para cada tipo de cliente, de acuerdo con los riesgos asociados.
Beneficiario Final
Definición.
El beneficiario final es la persona natural que en última instancia posee o controla, directa o
indirectamente, al cliente jurídico.
Procedimientos
Considerar fuentes de Información Confiables, como:
Registros públicos: Registro Mercantil, Dirección General de Impuestos Internos (DGII),
Junta Central Electoral.
Bases de datos comerciales: World-Check, Dow Jones Risk & Compliance.
Proveedores de servicios de información: Empresas especializadas en la
verificación de identidad y due diligence.
Información proporcionada por el cliente: Declaraciones juradas, cartas de
presentación, organigramas.
4. Métodos de Identificación
Análisis de la estructura societaria: Mapear la cadena de propiedad y control para
identificar al beneficiario final.
Entrevistas: Realizar entrevistas con los representantes legales de la empresa para
obtener información adicional.
Verificación de la información: Corroborar la información obtenida a través de
múltiples fuentes.
Uso de herramientas tecnológicas: Utilizar software especializado para analizar
grandes volúmenes de datos y detectar patrones de comportamiento inusual.
5. Procedimientos Específicos
Cuestionario detallado: Elaborar un cuestionario para obtener información sobre
la estructura de propiedad, los beneficiarios finales y las actividades de la empresa.
Documentos de identidad: Solicitar copias autenticadas de los documentos de
identidad de los beneficiarios finales.
Verificación de PEPs: Consultar las listas de personas expuestas políticamente
(PEPs) para identificar si alguno de los beneficiarios finales figura en ellas.
Actualización periódica: Establecer un proceso para actualizar la información
sobre los beneficiarios finales al menos una vez al año o cuando ocurran cambios
significativos en la estructura de la empresa.
6. Documentación
Mantener un registro: Documentar todo el proceso de identificación del
beneficiario final, incluyendo los documentos recopilados, las fuentes de
información consultadas y las conclusiones obtenidas.
Conservar la documentación: Conservar la documentación durante el plazo
establecido por la normativa vigente.
6. Riesgo de Lavado de Activos
Identificación de Factores de Riesgo: Se identificarán los factores de riesgo
específicos para la empresa, como el tipo de cliente, el país de origen de los fondos,
y el tipo de transacción.
Clasificación de Clientes: Los clientes serán clasificados según su nivel de riesgo,
y se aplicarán medidas de diligencia debida reforzada a los clientes de alto riesgo.
7. Monitoreo de Transacciones
Sistemas de Alerta Temprana: Se implementarán sistemas para monitorear las
transacciones y generar alertas sobre actividades sospechosas.
Indicadores de Transacciones Sospechosas: Se establecerán indicadores claros de
transacciones sospechosas, como grandes depósitos en efectivo, transferencias a
jurisdicciones de alto riesgo, y patrones de transacciones inusuales.
8. Registros
Tipo de Registros: Se mantendrán registros detallados de todas las transacciones,
identificaciones de clientes, y actividades de monitoreo.
Plazos de Conservación: Los registros se conservarán durante el plazo establecido
por la normativa vigente.
9. Capacitación
Programa de Capacitación: Se implementará un programa de capacitación regular
para todos los empleados, con el objetivo de sensibilizarlos sobre los riesgos de
lavado de activos y las medidas de prevención.
Temas a Cubrir:
o Conceptos básicos de PLAFT
o Identificación de clientes
o Monitoreo de transacciones
o Reporte de transacciones sospechosas
10. Reporte de Transacciones Sospechosas
Procedimientos: Se establecerán procedimientos claros para identificar,
documentar y reportar las transacciones sospechosas a la Unidad de Análisis
Financiero (UAF).
11. Auditoría y Seguimiento
Auditorías Internas y Externas: Se realizarán auditorías internas y externas
periódicas para evaluar la efectividad del programa PLAFT.
Revisiones Periódicas: El programa PLAFT será revisado y actualizado
periódicamente para garantizar su adecuación.
12. Incumplimiento
Consecuencias del Incumplimiento: Se establecerán consecuencias claras para los
empleados que incumplan las políticas y procedimientos de PLAFT.
Procedimientos Disciplinarios: Se definirán los procedimientos disciplinarios a
seguir en caso de incumplimiento.
